合約預算部管理制度

合約預算部管理制度合同編號：__________甲方（公司名稱）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（合約預算部）：負責人：地址：聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據(jù)為了加強公司的合約預算管理，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司的實際情況，制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部的合約預算管理工作，包括預算編制、合同管理、招投標管理、成本控制等方面。3.基本原則（1）合法性原則：合約預算管理工作應符合國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。（2）合理性原則：各項管理工作應遵循客觀規(guī)律，合理安排資源，保證工作的高效性和經(jīng)濟性。（3）公正性原則：在招投標、合同簽訂等過程中，應秉持公正、公平、公開的原則，維護公司的利益和聲譽。二、組織架構與職責1.合約預算部的組織架構合約預算部設部門經(jīng)理一名，下設預算編制小組、合同管理小組、招投標管理小組等。2.部門職責（1）負責公司的預算編制、審核和執(zhí)行監(jiān)控工作。（2）起草、審查各類合同，監(jiān)督合同的簽訂與執(zhí)行。（3）組織招投標工作，編制招標文件，審查投標單位資格，參與評標與定標。（4）進行成本估算與分析，設定成本控制目標，制定成本控制措施。（5）識別和評估各類風險，制定風險應對措施，進行風險監(jiān)控與預警。3.崗位職責（1）部門經(jīng)理職責負責部門的整體管理工作，制定工作計劃和目標，協(xié)調(diào)各小組之間的工作，審核各類文件和報告。（2）預算編制小組職責負責收集相關資料，編制公司的年度預算和項目預算，對預算進行分析和調(diào)整。（3）合同管理小組職責起草和審查合同文本，辦理合同的簽訂手續(xù)，監(jiān)督合同的履行情況，處理合同糾紛。（4）招投標管理小組職責組織招投標工作，編制招標文件，發(fā)布招標公告，受理投標報名，組織開標、評標和定標工作。三、預算管理1.預算編制（1）預算編制小組應根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，結合各部門的需求，編制公司的年度預算和項目預算。（2）預算編制應遵循全面性、準確性、合理性的原則，充分考慮各種因素的影響，保證預算的科學性和可行性。（3）預算編制的內(nèi)容包括收入預算、成本預算、費用預算、利潤預算等。2.預算審核（1）預算編制完成后，應提交給部門經(jīng)理進行審核。部門經(jīng)理應認真審查預算的編制依據(jù)、內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提出修改意見和建議。（2）預算審核通過后，應提交給公司領導進行審批。公司領導應根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和財務狀況，對預算進行綜合評估，做出審批決定。3.預算執(zhí)行與監(jiān)控（1）預算經(jīng)批準后，各部門應嚴格按照預算執(zhí)行，不得隨意超支。（2）合約預算部應定期對預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)覺問題并采取措施加以解決。（3）如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。四、合同管理1.合同的起草與審查（1）合同管理小組應根據(jù)公司的業(yè)務需求和法律法規(guī)的要求，起草各類合同文本。（2）合同起草完成后，應提交給部門經(jīng)理進行審查。部門經(jīng)理應認真審查合同的條款和內(nèi)容，保證合同的合法性、完整性和有效性。（3）對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，應邀請公司法律顧問進行審查。2.合同的簽訂與執(zhí)行（1）合同審查通過后，應按照公司的授權審批程序進行簽訂。簽訂合同時應保證合同雙方的主體資格合法，合同內(nèi)容真實、準確、完整。（2）合同簽訂后，合同管理小組應將合同副本分發(fā)給相關部門，并負責監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。（3）在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)覺問題或糾紛，應及時與對方協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理。3.合同的變更與解除（1）如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除合同的，應按照合同約定的程序進行申請和審批。（2）合同變更或解除的申請應說明變更或解除的原因、內(nèi)容和影響，并提供相關的證明材料。（3）經(jīng)批準后，應及時與對方簽訂變更或解除協(xié)議，并辦理相關的手續(xù)。4.合同糾紛處理（1）如發(fā)生合同糾紛，合同管理小組應及時收集相關證據(jù)，了解糾紛的情況和原因。（2）應根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。（3）在糾紛處理過程中，應積極維護公司的合法權益，盡量減少公司的損失。五、招投標管理1.招投標流程（1）根據(jù)公司的項目需求，確定招標項目和招標方式。（2）編制招標文件，包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款等內(nèi)容。（3）發(fā)布招標公告，邀請符合條件的投標人參加投標。（4）受理投標報名，對投標人進行資格審查。（5）發(fā)售招標文件，組織投標人進行現(xiàn)場踏勘和答疑。（6）投標人按照招標文件的要求編制投標文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標文件。（7）組織開標、評標和定標工作，確定中標人。（8）與中標人簽訂合同。2.招標文件的編制（1）招標文件應根據(jù)項目的特點和需求進行編制，內(nèi)容應完整、準確、清晰。（2）招標文件應包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款、技術規(guī)格和要求、投標文件格式等內(nèi)容。（3）招標文件中的評標辦法應科學、合理、公正，能夠客觀地評價投標人的實力和能力。（4）招標文件中的合同條款應符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，避免出現(xiàn)糾紛。3.投標單位的資格審查（1）對投標單位的資格審查應嚴格按照招標文件的要求進行，審查內(nèi)容包括投標單位的資質(zhì)、業(yè)績、信譽、財務狀況等方面。（2）資格審查應采用書面審查和實地考察相結合的方式，保證審查結果的真實性和可靠性。（3）對于不符合資格要求的投標單位，應及時通知其取消投標資格。4.評標與定標（1）評標委員會應由公司領導、相關部門負責人和專業(yè)技術人員組成，人數(shù)為奇數(shù)。（2）評標委員會應按照招標文件規(guī)定的評標辦法和標準，對投標文件進行評審和比較。（3）評標過程應嚴格保密，保證評標結果的公正性和客觀性。（4）評標結束后，評標委員會應根據(jù)評審結果，確定中標候選人，并提交公司領導進行定標。六、成本控制1.成本估算與分析（1）在項目啟動階段，合約預算部應會同相關部門對項目成本進行估算。估算應包括直接成本和間接成本，如材料成本、人工成本、設備成本、管理費用等。（2）成本估算應采用科學的方法和合理的參數(shù)，保證估算結果的準確性。同時應考慮項目的風險因素，對成本進行適當?shù)念A留。（3）在項目實施過程中，合約預算部應定期對項目成本進行分析，比較實際成本與估算成本的差異，找出成本控制的重點和難點。2.成本控制目標的設定（1）根據(jù)項目的成本估算和公司的利潤目標，合約預算部應設定項目的成本控制目標。成本控制目標應具有可行性和挑戰(zhàn)性，能夠激勵項目團隊積極采取成本控制措施。（2）成本控制目標應分解到項目的各個階段和各個環(huán)節(jié)，明確各部門和各崗位的成本控制責任。（3）合約預算部應定期對成本控制目標的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整成本控制策略，保證成本控制目標的實現(xiàn)。3.成本控制措施（1）合約預算部應加強對項目成本的全過程控制，從項目的規(guī)劃、設計、招標、施工到竣工結算，都要嚴格控制成本。（2）在項目規(guī)劃和設計階段，應優(yōu)化項目方案，降低項目成本。在招標階段，應合理確定招標控制價，選擇性價比高的供應商和承包商。在施工階段，應加強對工程進度和質(zhì)量的管理，避免因工程延誤和質(zhì)量問題導致成本增加。在竣工結算階段，應嚴格審核工程結算資料，保證結算金額的準確性。（3）合約預算部應建立成本控制的預警機制，當項目成本出現(xiàn)異常波動時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行調(diào)整。七、風險管理1.風險識別與評估（1）合約預算部應定期對公司的合約預算管理工作進行風險識別和評估。風險識別應包括內(nèi)部風險和外部風險，如市場風險、政策風險、法律風險、信用風險等。（2）風險評估應采用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估。根據(jù)評估結果，將風險分為高、中、低三個等級。（3）合約預算部應建立風險清單，對識別出的風險進行詳細記錄，包括風險的名稱、類型、發(fā)生的可能性、影響程度、應對措施等。2.風險應對措施（1）針對不同等級的風險，合約預算部應制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移、減輕等措施；對于中風險，應采取控制、監(jiān)測等措施；對于低風險，應采取接受、備案等措施。（2）風險應對措施應明確責任人和實施時間，保證措施的有效實施。同時應定期對風險應對措施的效果進行評估，及時調(diào)整措施，保證風險得到有效控制。3.風險監(jiān)控與預警（1）合約預算部應建立風險監(jiān)控機制，對風險的發(fā)展變化情況進行實時監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括風險的發(fā)生情況、風險應對措施的執(zhí)行情況、風險的影響程度等。（2）根據(jù)風險監(jiān)控的結果，合約預算部應及時發(fā)出風險預警信號，提醒相關部門和人員采取相應的措施。風險預警信號應根據(jù)風險的等級和緊急程度進行劃分，如紅色預警、橙色預警、黃色預警等。（3）合約預算部應定期向公司領導匯報風險監(jiān)控和預警情況，為公司領導的決策提供依據(jù)。八、績效考核1.考核指標的設定（1）根據(jù)合約預算部的工作職責和目標，設定績效考核指標。考核指標應包括工作質(zhì)量、工作效率、成本控制效果、風險管理水平等方面。（2）考核指標應具有可操作性和可衡量性，能夠客觀地反映員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績。同時考核指標應根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況進行動態(tài)調(diào)整。2.考核的實施（1）績效考核應定期進行，一般為季度或年度考核。考核過程應公開、公平、公正，保證考核結果的真實性和可靠性。（2）考核方式應采用自我評價、上級評價、同事評價、客戶評價等多種方式相結合，全面評價員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績。（3）考核結果應及時反饋給員工，員工對考核結果有異議的，應在規(guī)定的時間內(nèi)提出申訴，合約預算部應及時進行調(diào)查和處理。3.考核結果的應用（1）考核結果應作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵、培訓等方面的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的員工，應給予相應的獎勵和晉升機會；對于考核不合格的員工，應進行培訓和改進，如仍不能達到要求，應按照公司的規(guī)定進行處理。（2）考核結果應作為合約預算部改進工作的重要依據(jù)，通過對考核結果的分析，找出工作中存在的問題和不足，制定相應的改進措施，提高工作質(zhì)量和效率。九、信息管理1.信息的收集與整理（1）合約預算部應建立信息收集渠道，廣泛收集與合約預算管理工作相關的信息，如市場價格信息、法律法規(guī)信息、行業(yè)動態(tài)信息等。（2）對收集到的信息進行整理和分類，建立信息數(shù)據(jù)庫，為合約預算管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（3）定期對信息數(shù)據(jù)庫進行更新和維護，保證信息的及時性和準確性。2.信息的傳遞與共享（1）合約預算部應建立信息傳遞機制，及時將重要信息傳遞給相關部門和人員。信息傳遞應采用書面、郵件、會議等多種方式相結合，保證信息的有效傳遞。（2）建立信息共享平臺，實現(xiàn)信息的共享和交流。信息共享平臺應具有安全性和保密性，保證公司的商業(yè)機密不被泄露。3.信息的安全與保密（1）合約預算部應加強對信息的安全管理，采取必要的安全措施，如設置密碼、備份數(shù)據(jù)、安裝防火墻等，防止信息被竊取、篡改和破壞。（2）對涉及公司商業(yè)機密的信息，應嚴格遵守保密制度，未經(jīng)授權不得對外泄露。如因工作需要確需對外提供信息的，應按照公司的規(guī)定進行審批和登記。十、內(nèi)部溝通與協(xié)作1.溝通機制的建立（1）合約預算部應建立內(nèi)部溝通機制，加強部門內(nèi)部和部門之間的溝通與交流。溝通方式包括定期召開會議、發(fā)送郵件、即時通訊等。（2）定期召開部門工作會議，總結工作經(jīng)驗，部署工作任務，解決工作中存在的問題。（3）加強與其他部門的溝通與協(xié)作，及時了解公司的業(yè)務需求和項目進展情況，為合約預算管理工作提供支持。2.部門間的協(xié)作流程（1）明確與其他部門的協(xié)作事項和工作流程，制定詳細的協(xié)作計劃和時間表。（2）在協(xié)作過程中，應加強溝通與協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題和矛盾。如遇重大問題，應及時向上級領導匯報。（3）協(xié)作完成后，應及時進行總結和評估，為今后的協(xié)作工作提供經(jīng)驗教訓。3.團隊建設（1）加強團隊建設，營造良好的工作氛圍，提高團隊的凝聚力和戰(zhàn)斗力。（2）定期組織團隊活動，增強團隊成員之間的溝通與交流，提高團隊成員的協(xié)作能力和工作積極性。（3）注重員工的培訓和發(fā)展，提高員工的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，為公司的發(fā)展提供人才支持。十一、培訓與發(fā)展1.培訓計劃的制定（1）根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和員工的實際需求，合約預算部應制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等方面。（2）培訓內(nèi)容應涵蓋法律法規(guī)、業(yè)務知識、技能技巧、職業(yè)道德等方面，以提高員工的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力。（3）培訓方式應靈活多樣，包括內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等，以滿足不同員工的學習需求。2.培訓內(nèi)容與方式（1）內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部的專業(yè)人員或外請專家進行授課，培訓內(nèi)容包括公司的規(guī)章制度、業(yè)務流程、專業(yè)知識等。（2）外部培訓：安排員工參加外部的專業(yè)培訓課程或研討會，拓寬員工的視野和知識面。（3）在線學習：利用網(wǎng)絡平臺提供的學習資源，讓員工自主學習相關知識和技能。3.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃（1）合約預算部應關注員工的職業(yè)發(fā)展需求，為員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的指導和建議。（2）根據(jù)員工的個人能力和興趣愛好，為員工制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確員工的職業(yè)發(fā)展方向和目標。（3）為員工提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展通道，激勵員工積極進取，為公司的發(fā)展做出更大的貢獻。十二、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容（1）對合約預算部的各