采購合同與報價管理制度

采購合同與報價管理制度一、前言為了規(guī)范企業(yè)的采購合同與報價管理流程，提高采購效率和減少風(fēng)險，訂立本制度。本制度適用于我司全部與供應(yīng)商簽訂的采購合同和報價，并旨在確保采購過程的透亮度、合規(guī)性和合理性。二、采購合同管理1.采購合同簽訂流程采購提出需求：由各部門提出采購需求，并填寫采購需求申請表。采購評估與審批：采購部門負責(zé)對采購需求進行評估，并由相關(guān)部門審批。供應(yīng)商選擇：采購部門依照供應(yīng)商資質(zhì)、價格、交貨期等因素選擇合適的供應(yīng)商。編撰采購合同：采購部門與供應(yīng)商協(xié)商并編寫采購合同，確保合同中包含明確的交貨期、付款方式、質(zhì)量要求等條款。合同審批與簽訂：采購合同由相關(guān)部門審批，并由雙方簽訂合同，確保各方權(quán)益得到有效保障。2.采購合同要求合同書寫規(guī)范：采購合同必需使用我司指定的合同模板，并確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、明確。合同條款明確：合同中必需明確標(biāo)明交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，以充分保障我司權(quán)益。簽訂合同副本：采購雙方簽訂合同后，按要求保存合同的原件和副本，便于日后查閱和管理。3.合同更改與停止合同更改申請：若需修改已簽訂的采購合同，采購部門必需書面提出更改申請，并附上更改的理由和必需的證明文件。更改審批與簽訂：更改申請經(jīng)過相關(guān)部門審批通過后，雙方重新協(xié)商并簽訂更改合同。合同停止申請：若需停止已簽訂的采購合同，采購部門必需書面提出停止申請，并附上停止的理由和必需的證明文件。停止審批與執(zhí)行：停止申請經(jīng)過相關(guān)部門審批通過后，雙方依照合同商定進行停止操作，并確保停止的合法性和合規(guī)性。三、報價管理1.報價準(zhǔn)備工作需求明確：各部門提出采購需求時必需明確需求的具體要求，包含數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等。供應(yīng)商選擇：采購部門依照供應(yīng)商資質(zhì)、價格、交貨期等因素選擇合適的供應(yīng)商。報價準(zhǔn)備：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價函，并明確詢價截止時間和要求的報價文件。報價文件評估：采購部門對收到的報價文件進行評估，選擇符合要求的報價進行擇優(yōu)選擇。2.報價管理要求報價文件準(zhǔn)備：報價文件必需包含供應(yīng)商的公司信息、報價明細、交貨期等信息，并確保準(zhǔn)確、完整。保密要求：報價文件必需保密，采購部門要設(shè)立相應(yīng)的措施，確保報價信息不外泄。報價比較分析：采購部門必需對收到的報價進行比較分析，選取最具競爭力的報價，確保合理性和經(jīng)濟效益。報價審批及簽訂合同：采購部門必需依照公司規(guī)定的報價審批流程進行審批，并與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.報價更改與停止報價更改申請：若需修改已報價的內(nèi)容，采購部門必需書面提出更改申請，并附上更改的理由和必需的證明文件。更改審批與執(zhí)行：更改申請經(jīng)過相關(guān)部門審批通過后，采購部門與供應(yīng)商重新協(xié)商并簽訂更改的采購合同。報價停止申請：若需停止已報價的內(nèi)容，采購部門必需書面提出停止申請，并附上停止的理由和必需的證明文件。停止審批與執(zhí)行：停止申請經(jīng)過相關(guān)部門審批通過后，采購部門與供應(yīng)商依照合同商定進行停止操作。四、附則本制度由采購部門負責(zé)解釋和修訂，并報公