采購與財務(wù)審核管理制度

采購與財務(wù)審核管理制度一、背景和目的本公司為了規(guī)范采購與財務(wù)審核流程，確保資金安全和采購合規(guī)，訂立本制度。本制度的目的是明確采購與財務(wù)審核的職責(zé)與權(quán)限，加強(qiáng)內(nèi)部掌控，提高財務(wù)管理效率，降低企業(yè)風(fēng)險。二、適用范圍本制度適用于本公司全部員工、部門、項目及合作伙伴的采購與財務(wù)審核活動。三、定義與職責(zé)1.采購部門（1）負(fù)責(zé)組織和管理公司的采購事務(wù)；（2）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的談判、合同簽訂、交付等工作；（3）負(fù)責(zé)依據(jù)實際需要，編制采購計劃并供應(yīng)給財務(wù)部門；（4）必需時，進(jìn)行供應(yīng)商評估與審查，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和合規(guī)性；（5）搭配財務(wù)部門，供應(yīng)采購相關(guān)的文件和資料。2.財務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)公司的財務(wù)管理和資金使用；（2）負(fù)責(zé)審核采購申請以及付款申請；（3）審查和核對采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性、合法性和準(zhǔn)確性；（4）確保采購和付款的流程符合公司的財務(wù)政策和標(biāo)準(zhǔn)；（5）定期檢查采購和付款過程中的風(fēng)險，并提出改進(jìn)看法；（6）幫助內(nèi)部審計部門進(jìn)行審核工作。3.項目負(fù)責(zé)人（1）負(fù)責(zé)項目采購方面的決策和管理；（2）確保項目采購與財務(wù)審核流程符合公司制度；（3）對項目的采購與財務(wù)審核負(fù)有最終責(zé)任。4.采購員（1）負(fù)責(zé)依據(jù)采購計劃進(jìn)行物料/設(shè)備的采購；（2）確保采購流程的合規(guī)性和及時性；（3）供應(yīng)采購申請單和相關(guān)采購文件給財務(wù)部門審核。5.財務(wù)審核員（1）負(fù)責(zé)審核采購申請及付款申請是否符合財務(wù)政策和流程；（2）審核采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性、合法性和準(zhǔn)確性；（3）確保采購和付款流程的合規(guī)性和準(zhǔn)確性；（4）對不符合財務(wù)政策和流程的申請?zhí)岢鎏幚砜捶?。四、流程與掌控1.采購流程（1）采購申請：項目負(fù)責(zé)人提出采購需求，填寫采購申請單，注明物料/設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給采購部門。（2）采購審批：采購部門對采購申請進(jìn)行審批，審批通過后，布置采購員進(jìn)行采購工作。（3）供應(yīng)商選擇與談判：采購員依據(jù)采購要求，選擇合適的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商進(jìn)行談判，商定供應(yīng)條件。（4）合同簽訂：采購員將談判結(jié)果反饋給采購部門，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。（5）交付與驗收：采購員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，按合同要求完成物料/設(shè)備的交付，并進(jìn)行驗收。2.財務(wù)審核流程（1）采購申請審核：財務(wù)審核員對采購申請進(jìn)行審核，確保申請的真實、合法和準(zhǔn)確，符合財務(wù)政策和流程。（2）付款申請審核：財務(wù)審核員對采購?fù)瓿珊蟮母犊钌暾堖M(jìn)行審核，審查采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件的真實性和準(zhǔn)確性。（3）財務(wù)審核結(jié)果：對通過審核的采購申請和付款申請，財務(wù)審核員授權(quán)財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的付款操作。（4）異常情況處理：對于不符合財務(wù)政策和流程的采購申請和付款申請，財務(wù)審核員應(yīng)提出處理看法，并與采購部門、項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。五、記錄與報告1.采購記錄（1）采購部門負(fù)責(zé)記錄項目采購的相關(guān)信息，包含采購申請、采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)、交付與驗收情況等。（2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄采購的付款信息，包含付款申請、發(fā)票、付款憑證等。2.報告（1）采購部門應(yīng)向項目負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門供應(yīng)定期的采購報告，包含采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商情況、采購本錢等。（2）財務(wù)部門應(yīng)向公司高層供應(yīng)定期的財務(wù)報告，包含采購支出明細(xì)、資金使用情況等。六、培訓(xùn)與監(jiān)督（1）公司應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行采購與財務(wù)審核制度的培訓(xùn)，確保大家理解并熟識本制度的內(nèi)容和要求。（2）公司應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部審計，對采購與財務(wù)審核流程進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正。七、違紀(jì)與懲罰（1）對未經(jīng)采購部門和財務(wù)部門審批擅自進(jìn)行采購活動的員工，將受到紀(jì)律處分，甚至追究法律責(zé)任。（2）對有意供應(yīng)虛假信息、違規(guī)操作的員工，將受到紀(jì)律處分，并可能面對薪酬扣減或解雇。八、附則本制度由公司管理層負(fù)責(zé)解釋和修訂，并定期對其進(jìn)行評估和更新。全部員工應(yīng)遵從本制度