公文處理培訓講義

公文處理根底知識

為什么要學習和加強公文處理知識？做好公文處理是依法行政的重要保證；做好公文處理是加強機關建設的必然要求；做好公文處理是每個國家公務人員應該掌握的根本技能和應盡的職責；目前公文處理工作存在的問題比較多。第一講公文的一般知識第二講公文的根本格式和常見問題第三講公文的行文規(guī)那么和常見問題第四講公文處理的根本知識第五講常用文種寫作第一講公文概述

一、公文的根本含義

一、公文的根本含義

公文的根本含義可以從四個方面理解：

①公文形成的主體是國家機關及其他社會組織；

②公文形成的條件是行使職權和實施管理；

③公文是具有法定效用與標準格式的文件材料；

④公文是辦理公務重要工具之一。

一、公文的根本含義

行政公文是應用文的重要組成局部，不僅在國家各級行政機關通用，而且還通用于各類企業(yè)、事業(yè)單位和群眾團體，使用范圍非常廣泛。行政公文是一種法定公文，它的種類、格式、行文規(guī)那么、辦理及管理，都有明確的要求：?國家行政機關公文處理方法??國家行政機關公文格式?二、公文的作用〔一〕發(fā)布政令，傳達決策；〔二〕指導工作，推開工作；〔三〕工作依據(jù)，檢查憑證；〔四〕溝通信息，聯(lián)系公務；〔五〕宣傳教育，統(tǒng)一思想。三、公文的特點1、公文有法定的作者；2、公文有法定的權威；3、公文有特定的效用；4、公文有標準的體式；5、公文有規(guī)定的處理程序。四、公文的分類1、按使用范圍劃分：專用公文：由具有專門職能的機關，根據(jù)特殊需要而使用的具有特定內容和格式的公文。如外交領域的國書、照會、條約等；司法機關的起訴書、判決書；衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書。此外，軍務公文、經濟公文、教育公文等。通用公文：是通行于各機關、團體、企事業(yè)單位的公文。如通知、請示、報告等。四、公文的分類

2、按作用劃分知照性公文；成務性公文。

3、按行文方向劃分上行文、下行文、平行文：

(1)上行性公文：下級向上級呈送的公文。文種：請示報告意見

行文方式：逐級行文越級行文

(2)下行性公文：上級向下級遞送的公文。文種：命令決定通報批復會議紀要

行文方式：逐級行文多級行文越級行文

(3)平行性公文：同級或不相隸屬的機關、團體和單位之間的行文。文種：函公告

四、公文的分類五、公文的標準化

五、公文的標準化

六、公文處理的原那么和根本要求1．政治性；2．實事求是；3．精簡、準確；4．及時、高效；5．平安、保密。

七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介〔二〕決定適用于對重大事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項?！踩彻孢m用于向國內外宣布重要事項或法定事項?！菜摹惩ǜ孢m用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。七、行政公文文種簡介〔五〕通知在一定系統(tǒng)內或個別范圍內告知事項的一種公文。適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介〔十〕批復適用于答復下級機關的請示事項?！彩弧骋庖娺m用于對重要問題提出見解和處理方法?！彩澈m用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關部門請求批準和答復審批事項。〔十三〕會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項?，F(xiàn)行國家行政機關的常用公文13種：命令〔令〕決定公告通告通知通報議案報告請示批復意見函會議紀要第二講公文格式及常見問題

一、公文用紙要求

?國家行政機關公文格式?規(guī)定，凡未作特殊說明，公文中圖文的顏色均為黑色。二、公文圖文的顏色三、公文的排版規(guī)格與印刷裝訂要求1、排版規(guī)格

公文標題居中排一行或數(shù)行，用2號標宋體。正文用3號仿宋體。一般每面排22行，每行28個字，從左至右橫寫橫排。2、印刷要求

雙面印刷；版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。3、裝訂要求

左側裝訂。訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。四、各要素標識規(guī)那么及常見問題

眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱訓眉首主體置于紅色反線〔不含〕以下至主題詞〔不含〕之間的各要素統(tǒng)稱主體

版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記主體四、各要素標識規(guī)那么及常見問題〔一〕眉首又稱文頭、發(fā)文機關標識。國家行政機關正式公文的眉首一般由版頭、秘級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

份號秘密等級和保密期限空一字版頭發(fā)文字號〔一〕眉首1、版頭。由發(fā)文機關全稱或標準簡稱加上“文件〞二字組成，置于公文首頁上部居中，用莊重、醒目的字體套紅印刷。①“紅頭文件〞。文件的首頁上端，印有“×××文件〞字樣的紅色大字。②“白頭文件〞。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領導人的講話等文字材料?！惨弧趁际住惨弧趁际?、發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三局部組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置。固定模式為：機關代字+〔年份〕+順序號

〔一〕眉首：

4、發(fā)文字號：機關代字+〔年份〕+順序號⑴機關代字：發(fā)文機關名稱的極度簡縮。一經確定，不得隨意改動。如：商發(fā)商政發(fā)、商政衛(wèi)發(fā);陜政字商政字商政衛(wèi)字商政函商政衛(wèi)函上行文一律用“字〞，下行文一律用“發(fā)〞，平行文一律用“函。⑵年份：發(fā)文當年的年度，用阿拉伯數(shù)字寫全，不得縮寫，如把1999年減縮為“99〞。年份加六角括號，不得用圓括號或別的括號。序號：是機關發(fā)文的流水號，當年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。序號前不加“第〞字，數(shù)字前面也不加“0〞。如：商政衛(wèi)發(fā)〔2007〕33號機關代字

年份

序號

〔〕六角括號

〔一〕眉首平行排列于發(fā)文字號右側簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。居左空1字居右空1字主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。〔一〕眉首〔二〕主體主體也稱正文，一般包括標題、主送機關、正文、發(fā)文機關、成文日期、印章、附件7個局部?！捕持黧w〔二〕主體公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。不能以引用文件字號代替內容提要。公文標題方面存在的問題⑴要素不全，隨意省略發(fā)文機關；⑵標題內容不精煉，不明確，不標準：A、不明確。例如?關于盡快修復三號公路的請示?B、不簡煉。例如?××縣人民政府在工業(yè)會議后為貫徹省政府關于開展增產節(jié)約運動的指示根據(jù)本縣情況提出措施方案并增產指標向市政府的報告?C、不標準。例如，?呈報擴建校舍由??轉發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)﹝2004﹞2號文件的通知?⑶文種使用不當。主要是請示報告不分，報告夾帶請示事項，甚至自造文種，如?關于xxx問題的請示報告?、?關于xxx問題的匯報?，等等。⑷標題過多使用標點符號。〔二〕主體2、主送機關主送機關就是受理公文的機關，俗稱“抬頭〞。主送機關名稱應當用全稱或者標準化簡稱或者同類型機關的統(tǒng)稱，位于公文標題下方，正文上方，頂格排印，與標題之間上下空一行距離。向上級機關行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機關。如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送?！捕持黧w3、正文公文的主體。即公文的具體內容，是公文的核心局部，用來表述公文的內容。正文的寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三局部組成。正文書寫時需注意：首先，需要使用序數(shù)符號標明層次時，一般第一層用“一〞，第二層用“〔一〕〞，第三層用：“1.〞，第四層用“〔1〕〞。其次，排印正文時，標點符號應尾隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。第三，公文中的數(shù)字，除成文時間、局部結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。同一文件中同類數(shù)量的表示方法應前后一致。第四，引文表述要準確。〔二〕主體

4、附件附件是對公文正文的說明、補充或參考材料。公文如有附件，應當在正文之后，機關署名或成文時間之前標識。附件的格式為：附件：序號+標題+件數(shù)〔二〕主體〔二〕主體〔二〕主體7、印章印章是發(fā)文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋發(fā)文機關印章。用印位置居成文日期中間偏上，總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月〞。用印要端正、清晰。上不壓正文、下不離日期、騎年蓋月，上距正文l行之內，也就是不到一行的空白。

〔三〕版記版記局部包括主題詞、抄送機關、印制版記3項。版記中各要素下均加一條反線。版記的位置在公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。版記局部〔三〕版記1、主題詞公文主題詞是為適應辦公自動化的需要，在實踐中總結出來的能表達公文根本內容的標準化的單詞和詞組。主題詞要能反映公文的主要內容和文種。所有的公文都要標注主題詞，上報的公文要求更嚴格，要按上級機關的要求和公文主題詞表標注。商洛市政府機關目前使用的是市政府辦公室2002年印發(fā)的?公文主題詞表?。主題詞標于文尾局部抄送欄之上，數(shù)量一般3-5個，以先內容、后形式的順序排列。標注主題詞應準確、標準?！踩嘲嬗?、抄送機關抄送機關指主送機關之外的其他需要閱知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于主題詞下方，印制版記(印發(fā)機關和時間、份數(shù))上方。抄送機關的名稱用全稱或標準化簡稱?！踩嘲嬗洏俗⒊蜋C關需注意：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送。如：抄送領導個人抄送機關內部科室，“抄報〞、“檔〔二〕〞等；請示公文不得同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關；向下轉發(fā)上級機關的文件，不要再抄送上級機關?！踩嘲嬗?、印制版記由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期、印制份數(shù)組成，位于公文末頁下端，抄送欄之下，左端標注公文印發(fā)機關名稱，右端標注印發(fā)日期。⑴印發(fā)機關。一般是發(fā)文機關的辦公機構，如市政府文件的印發(fā)機關統(tǒng)一為市政府辦公室；市衛(wèi)生局文件的印發(fā)機關統(tǒng)一為市衛(wèi)生局辦公室。⑵印發(fā)日期。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。是實際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。⑶印制份數(shù)。標注在印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之下右側，標注有“〔共印XXX份〕〞。第三講行文規(guī)那么及常見問題

一、行文規(guī)那么的含義行文規(guī)那么是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原那么。它對行文關系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的根本方向。根據(jù)公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。二、行文方式行文方式是根據(jù)行文關系、行文方向以及公文性質、效力范圍等多種因素而確定的公文發(fā)布、傳遞的方式。行文方式從不同角度可以有不同的分類：〔一〕按公文性質不同，有行文與正式行文兩種提法〔二〕按發(fā)布、傳遞范圍不同，有內部公文和外發(fā)公文兩種提法〔三〕按公文遞送途徑不同，有直接行文和間接行文兩種形式二、行文方式

〔四〕按機關隸屬關系和公文的發(fā)送、效力范圍不同，有以下四種形式1．逐級行文。2．多級行文。3．公開發(fā)布。4．越級行文。三、行文方面常見的不標準行為〔一〕文種使用不標準1、請示報告不分請示應當一文一事；報告不得夾帶請示事項；2、不相隸屬機關之間使用上行文種無隸屬關系機關或部門之間一律以函行文，不得使用上行文種或下行文種；3、濫用文種非法律、法規(guī)規(guī)定可用使用命令〔令〕的機關，一律不得使用命令〔令〕；非重要事項或法定事項不得使用公告。

〔二〕行文主體不標準1、越權行文⑴部門內設機構行文⑵業(yè)務主管部門向沒有隸屬關系的下級機關發(fā)布指示性文件。2、非同級機關聯(lián)合行文

〔三〕主送、抄送機關不標準：關于主送行文應當根據(jù)公文的內容及發(fā)文、收文機關的隸屬關系及職權范圍確定主送機關，上行文應當堅持一個主送機關的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機關之間相互推諉或產生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。

確定上行文主送機關的標準是：請示，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當根據(jù)公文內容，即針對具體公務活動的職權歸屬寫明主送機關和抄送機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送"請示"、"意見"和"報告"?！踩持魉汀⒊蜋C關不標準：關于抄送抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送范得當，有助于公文處理，否那么將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

應當抄送的情況：〔1〕除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應列為抄送機關；〔2〕向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；〔3〕上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一個上級機關；〔4〕下級因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關；〔5〕上級越級向下級行文時，可以抄送受文機關的直接上級機關。

不應當抄送的情況：〔1〕請示不得抄送其下級機關；〔2〕接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送；〔3〕凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送。〔三〕主送、抄送機關方面的不標準行為

〔1〕多頭主送，主送個人〔2〕越級行文〔3〕抄送過濫四、行文的根本規(guī)那么1、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規(guī)那么2、授權行文的規(guī)那么3、聯(lián)合行文的規(guī)那么4、一般情況下不越級行文的規(guī)那么5、不越權行文的規(guī)那么6、“請示〞不直接報送領導者個人的規(guī)那么7、“請示〞應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規(guī)那么8、“報告〞中不得夾帶請示事項的規(guī)那么9、公文由文秘機構統(tǒng)一處理的規(guī)那么公文寫作常見問題實例分析

第四講公文辦理一、發(fā)文辦理

發(fā)文辦理：即制發(fā)公文的過程。包括：擬稿、審核、簽發(fā)、復核、編號登記、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。主辦人擬稿→科長審核→辦公室主任核稿→領導簽發(fā)→辦公室室復核、編號登記→主辦科室送印、校對→辦公室用印→主辦科室封發(fā)。〔一〕公文擬稿－擬稿應注意以下事項：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞標準，標點正確，篇幅力求簡短。3、公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。4、起草公文時正文一律打?。皇褂?號仿宋體字，每頁不超過22行；每行不超過28個字。5、人名、地名、數(shù)字、引文準確。6、結構層次序數(shù)；第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕〞，第三層為“1、〞，第四層為“〔1〕〞。7、應當使用國家法定計量單位。8、公文中的數(shù)字，除必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字?！捕彻膶徍斯牡暮烁澹鳛楣闹谱髦械闹匾h(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負責的態(tài)度，對文稿從內容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴格衡量，逐字逐句審核，嚴格把關，杜絕不準確、不標準的文件印發(fā)?！踩彻暮灠l(fā)1、單位重大事項的決定和報送上級機關的請示、意見和報告，由單位主要領導簽發(fā)。單位主要領導外出時，由授權主持日常工作的副職領導簽發(fā)。2、單位內部的下行文可由分管領導簽發(fā)。3、依據(jù)會議決定或者例行手續(xù)的下行文，經領導授權，可由辦公室主任簽發(fā)，但需在審簽意見中予以說明。4、領導簽發(fā)后的文稿，原那么上不得再作改動；確需修改時，應在修改后再送簽發(fā)人審簽?！菜摹彻牡膹秃?、打印、校對打印的文件由擬稿人負責校對。一般需經過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應簽字，落實責任，保證校對質量。經校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴格按國家標準標注。嚴格控制文件印刷數(shù)量。主辦科處室應按文件的發(fā)送范圍計算印刷份數(shù)，防止浪費〔五〕公文用印公文由單位機要人員負責用印。審批手續(xù)不完備或不符合辦文要求的不予用印?！擦彻姆獍l(fā)承辦科室負責文件的裝封、寄發(fā)。封發(fā)文件前應核對文件正文和附件是否齊全，有無缺頁、重頁，頁碼順序是否正確，發(fā)送單位的地址是否書寫正確，有無漏發(fā)的單位，信封是否粘牢等。

二、收文辦理收文辦理，指對收到公文的辦理過程。包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

常規(guī)處理職責分工是：簽收、登記、審核----辦公室機要文書分辦、擬辦----辦公室批辦----單位領導承辦----科室

三、公文歸檔公文辦結后，應按?檔案法?及有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，正確反映公文形成的全過程，完整地反映本機關的主要工作情況，以便于查找和利用。公文歸檔本卷須知單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文等材料，使用后交辦公室檔案工作人員或由陪同參加會議的人員整理；每年3月份為立卷、歸檔月，5月底前，各科室須將上年度應整理歸檔的公文移交辦公室并辦理交接手續(xù)；歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定時間向上級檔案管理部門移交。個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。四、公文管理1、公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?？剖夜膽付▽Ｈ素撠煛＾k公室