基建工程檔案管理制度

基建工程檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)國(guó)電格爾木基建工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)檢修及技術(shù)改造提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于國(guó)電格爾木所屬基建工程項(xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、工程建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的管理。3.基本原則基建工程檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、同步建設(shè)、規(guī)范整理、有效利用的原則。項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案管理工作全面負(fù)責(zé)，各參建單位負(fù)責(zé)本單位形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并接受項(xiàng)目法人的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。二、管理職責(zé)1.項(xiàng)目法人職責(zé)建立健全基建工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確檔案管理部門(mén)及人員職責(zé)。制定基建工程檔案管理制度、工作流程和歸檔范圍及保管期限等。負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的檔案管理工作，對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔情況進(jìn)行定期檢查和專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。負(fù)責(zé)接收、保管和利用本工程的檔案資料，并按規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案。2.參建單位職責(zé)成立本單位基建工程檔案管理工作小組，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。按照項(xiàng)目法人的要求，制定本單位檔案管理制度和歸檔計(jì)劃，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的檔案資料移交項(xiàng)目法人審核，對(duì)審核提出的問(wèn)題及時(shí)整改。三、檔案歸檔范圍與分類(lèi)1.歸檔范圍項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。工程管理文件：工程建設(shè)計(jì)劃、工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程監(jiān)理文件、工程質(zhì)量監(jiān)督文件等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。調(diào)試文件：調(diào)試大綱、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。生產(chǎn)準(zhǔn)備文件：生產(chǎn)人員培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、操作規(guī)程、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等?？⒐を?yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量鑒定書(shū)、工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)等。2.分類(lèi)基建工程檔案按照工程項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、工程管理、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)一步細(xì)分。四、檔案收集與整理1.收集要求各參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照歸檔范圍及時(shí)收集本單位形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要文件、圖紙、數(shù)據(jù)等，應(yīng)采用多種方式進(jìn)行備份，如電子文檔、紙質(zhì)文檔、縮微膠片等，以防止丟失或損壞。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，禁止使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。2.整理要求遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并進(jìn)行備份。五、檔案編目與裝訂1.編目要求編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。檔號(hào)應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保檔號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括文件材料的主要內(nèi)容，字?jǐn)?shù)不宜過(guò)長(zhǎng)。日期應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成日期，格式統(tǒng)一。頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)每份文件材料的起始頁(yè)碼和終止頁(yè)碼。2.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。對(duì)于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4幅面，并在折疊處加蓋檔號(hào)章。六、檔案保管與庫(kù)房管理1.保管要求設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。2.庫(kù)房管理要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、檔案利用與借閱1.利用要求建立檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式和利用手續(xù)。本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)項(xiàng)目法人檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.借閱要求因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定要求定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、工程管理部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。鑒定檔案應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行。2.銷(xiāo)毀要求對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。九、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)要求建立基建工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過(guò)程的信息化管理。對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。制定檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程和數(shù)據(jù)備份制度，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。2.電子檔案管理要求電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。十、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容各參建單位檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。檔案收集、整理、歸檔工作的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管、利用、借閱等環(huán)節(jié)的管理情況。檔案信息化建設(shè)情況。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：項(xiàng)目法人檔案管理部門(mén)定期對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題?？⒐を?yàn)收檢查：在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果作為工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。十一、獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在基建工程檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)金、晉升等。2.懲罰對(duì)違反本制度，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、罰款、暫停相關(guān)工作等處罰；造成嚴(yán)重后果