公司采購(gòu)與驗(yàn)收管理制度

公司采購(gòu)與驗(yàn)收管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)與驗(yàn)收管理，規(guī)范采購(gòu)與驗(yàn)收流程，確保所采購(gòu)的物資、服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)的管理。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本。公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。二、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、預(yù)算以及實(shí)際工作需求，提前制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和必要性。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購(gòu)需求，由需求部門填寫臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單，說明采購(gòu)原因、物資或服務(wù)詳情及預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可進(jìn)行采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估方式包括實(shí)地考察、問卷調(diào)查、參考行業(yè)評(píng)價(jià)、查閱供應(yīng)商過往業(yè)績(jī)等。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，填寫供應(yīng)商基本情況調(diào)查表，并組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，建立供應(yīng)商檔案。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。對(duì)于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停或終止合作關(guān)系。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)等，具體采購(gòu)方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和公司相關(guān)規(guī)定確定。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照公司招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。評(píng)標(biāo)過程中，應(yīng)組建評(píng)標(biāo)小組，按照既定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，確保評(píng)標(biāo)結(jié)果的公平、公正。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商成交。競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、需求不確定或招標(biāo)失敗等情況。采購(gòu)部門應(yīng)組織與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過多輪談判確定最終供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。單一來源采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保采購(gòu)的必要性和合理性。采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或供應(yīng)商無法按時(shí)交貨等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施減少對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。4.采購(gòu)價(jià)格管理采購(gòu)人員應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研、與供應(yīng)商談判等方式，合理確定采購(gòu)價(jià)格。在采購(gòu)過程中，應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于大宗物資或重要服務(wù)的采購(gòu)，應(yīng)采取招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行價(jià)格比較，確保采購(gòu)價(jià)格的合理性。建立采購(gòu)價(jià)格分析機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析評(píng)估。采購(gòu)部門應(yīng)收集、整理采購(gòu)價(jià)格信息，與歷史價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，查找價(jià)格變動(dòng)原因，總結(jié)采購(gòu)價(jià)格管理經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)價(jià)格。三、驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同或采購(gòu)申請(qǐng)單，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員分工等內(nèi)容。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等相關(guān)信息，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢測(cè)設(shè)備等。2.驗(yàn)收實(shí)施物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收方案對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行初步檢查。對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式包括自行檢驗(yàn)、委托第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)等。檢驗(yàn)過程中，應(yīng)做好檢驗(yàn)記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備的驗(yàn)收，應(yīng)邀請(qǐng)技術(shù)專家或相關(guān)專業(yè)人員參與驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。在驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格型號(hào)不符、外觀質(zhì)量缺陷、質(zhì)量不合格等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)做好記錄，并與采購(gòu)部門、供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。對(duì)于不合格物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收工作完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，報(bào)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)提交給采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中應(yīng)詳細(xì)說明不合格情況及處理建議。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并跟蹤處理結(jié)果。4.驗(yàn)收結(jié)果處理對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方式。如供應(yīng)商同意退貨，采購(gòu)部門應(yīng)辦理退貨手續(xù)，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用；如供應(yīng)商同意換貨或補(bǔ)貨，采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的換貨或補(bǔ)貨情況，確保物資及時(shí)到位；如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商賠償損失。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和采購(gòu)合同約定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格且供應(yīng)商未按要求處理的物資，財(cái)務(wù)部門應(yīng)暫停支付相關(guān)款項(xiàng)，直至問題解決。四、采購(gòu)與驗(yàn)收監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立采購(gòu)與驗(yàn)收監(jiān)督機(jī)制，由內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等對(duì)采購(gòu)與驗(yàn)收活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、采購(gòu)方式的合規(guī)性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。被檢查部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.考核制度建立采購(gòu)與驗(yàn)收工作考核制度，對(duì)采購(gòu)部門和驗(yàn)收部門及其工作人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本控制、交貨及時(shí)性、驗(yàn)收合格率、供應(yīng)商管理水平等方面?？己酥芷跒榧径然蚰甓?，考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于在采購(gòu)與驗(yàn)收工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作不力、出現(xiàn)