2025年度合同管理與采購作業(yè)規(guī)范

2025年度合同管理與采購作業(yè)規(guī)范正文第一條總則1.1為規(guī)范本單位2025年度合同管理與采購作業(yè)，確保各項經(jīng)營活動合法、合規(guī)、有序進行，提高經(jīng)濟效益，規(guī)避法律風(fēng)險，特制定本作業(yè)規(guī)范。1.2本規(guī)范適用于本單位及其下屬機構(gòu)在2025年度內(nèi)進行的各類合同簽訂、履行以及采購活動。1.3本規(guī)范制定依據(jù)包括但不限于《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及本單位內(nèi)部管理制度。1.4合同管理與采購作業(yè)應(yīng)遵循合法性、公開性、公平性、效益性的原則。第二條合同管理第二章合同管理2.1合同管理的范圍包括合同的簽訂、履行、變更、解除、終止以及檔案管理等環(huán)節(jié)。2.2合同管理職責(zé)分工：2.2.1法務(wù)部：負責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，提出法律意見；負責(zé)組織合同范本的制定和修訂；參與重大合同的談判。2.2.2采購部：負責(zé)合同需求的提出、供應(yīng)商的篩選、合同條款的擬定與協(xié)商；負責(zé)合同履行過程中的協(xié)調(diào)工作。2.2.3財務(wù)部：負責(zé)合同款項的支付審核，確保支付符合合同約定及相關(guān)財務(wù)規(guī)定。2.2.4各業(yè)務(wù)部門：負責(zé)合同需求的提出、合同履行的具體執(zhí)行，配合其他部門完成合同相關(guān)工作。2.3合同簽訂流程：2.3.1合同需求提出：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際需求填寫《合同需求申請表》，提交至采購部。2.3.2供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)需求進行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇記錄表》。2.3.3合同擬定：由采購部或法務(wù)部根據(jù)實際情況擬定合同文本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.3.4合同審核：合同文本需經(jīng)法務(wù)部審核，必要時提交至管理層審批。2.3.5合同簽署：經(jīng)審核通過后，由授權(quán)代表簽署合同，并加蓋單位公章或合同專用章。2.4合同履行管理：2.4.1合同履行過程中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。2.4.2合同履行過程中如需變更或解除，應(yīng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議。2.4.3合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同履行總結(jié)報告》，提交至采購部備案。2.5合同檔案管理：2.5.1所有合同及其相關(guān)文件（包括但不限于合同文本、往來函件、驗收證明等）應(yīng)由采購部統(tǒng)一歸檔。2.5.2合同檔案應(yīng)當長期保存，保存期限不得少于合同履行完畢后五年。2.5.3合同檔案借閱需經(jīng)采購部負責(zé)人批準，并填寫借閱記錄。第三章采購作業(yè)規(guī)范3.1采購作業(yè)的范圍包括物資采購、服務(wù)采購、工程采購等各類采購活動。3.2采購作業(yè)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購活動的透明性和競爭性。3.3采購方式選擇：3.3.1采購金額在元以上的項目，應(yīng)當采用招標采購方式；采購金額在元以下的項目，可采用比選、競爭性談判或單一來源采購方式。3.3.2采用招標采購方式的，應(yīng)當依法發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標。3.3.3采用比選采購方式的，應(yīng)當邀請不少于三家供應(yīng)商參與比選。3.3.4采用競爭性談判采購方式的，應(yīng)當由采購部組織談判小組，與供應(yīng)商進行談判。3.3.5采用單一來源采購方式的，應(yīng)當確保供應(yīng)商符合《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的條件，并經(jīng)管理層審批同意。3.4供應(yīng)商管理：3.4.1供應(yīng)商的準入應(yīng)當嚴格審查其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力等條件。3.4.2供應(yīng)商的評價應(yīng)當包括履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，并建立供應(yīng)商評價檔案。3.4.3對于多次違約或質(zhì)量不合格的供應(yīng)商，應(yīng)當將其列入黑名單，禁止其參與后續(xù)采購活動。3.5采購流程：3.5.1采購需求提出：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，提交至采購部。3.5.2采購計劃制定：采購部根據(jù)采購需求制定采購計劃，明確采購方式、時間安排等。3.5.3供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購方式選擇合適的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇記錄表》。3.5.4采購合同簽訂：根據(jù)選定的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并按照本規(guī)范第二章規(guī)定履行相關(guān)程序。3.5.5采購驗收：物資到貨后，由質(zhì)量管理部門進行驗收，并填寫《驗收報告》。3.5.6采購付款：驗收合格后，由財務(wù)部按照合同約定進行付款，并保存相關(guān)憑證。3.6采購質(zhì)量管理：3.6.1采購物資的質(zhì)量應(yīng)當符合國家相關(guān)標準或合同約定的標準。3.6.2質(zhì)量管理部門應(yīng)當對采購物資進行嚴格驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)商解決。3.6.3對于質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失，應(yīng)當按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.7采購驗收與付款：3.7.1采購物資到貨后，應(yīng)當在個工作日內(nèi)完成驗收。3.7.2驗收合格后，應(yīng)當在個工作日內(nèi)完成付款手續(xù)。3.7.3付款應(yīng)當嚴格按照合同約定進行，不得超出合同范圍或支付未經(jīng)驗收的物資款項。第四章爭議解決4.1合同履行過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)當通過友好協(xié)商解決。4.2如果協(xié)商不成，可以向相關(guān)行業(yè)協(xié)會申請調(diào)解。4.3如調(diào)解不成，應(yīng)當依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第五章附則5.1本規(guī)范由本單位法務(wù)部負責(zé)解釋。5.2本規(guī)范自年