鐵路公章管理制度規(guī)定

鐵路公章管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵路公章的管理，規(guī)范公章使用行為，維護(hù)鐵路企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本管理制度規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于鐵路企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各單位以及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作中涉及公章使用的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及鐵路企業(yè)相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保公章存放安全，使用過(guò)程可追溯，防止公章被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確公章使用流程、審批權(quán)限，保證公章使用規(guī)范、準(zhǔn)確。二、公章種類(lèi)及保管（一）公章種類(lèi)1.單位公章：代表鐵路企業(yè)的正式印章，具有最高法律效力，用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、重要文件等。2.部門(mén)公章：各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、業(yè)務(wù)往來(lái)等。3.專用章：如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（二）保管職責(zé)1.單位公章：由企業(yè)辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度責(zé)任心和安全意識(shí)。2.部門(mén)公章：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人保管，并報(bào)企業(yè)辦公室備案。3.專用章：按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，由具體業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人保管，同時(shí)接受財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)監(jiān)督。（三）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員專人負(fù)責(zé)。2.保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮等安全條件，確保公章安全。3.公章保管人員不得擅自將公章交與他人代管，如因特殊情況需臨時(shí)交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人等信息。三、公章使用流程（一）申請(qǐng)1.使用人需填寫(xiě)《鐵路公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。（二）審批1.根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：涉及鐵路企業(yè)重大決策、重要合同、協(xié)議等事項(xiàng)，需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。一般業(yè)務(wù)文件、日常工作往來(lái)等用章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。專用章使用，按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定的審批流程執(zhí)行。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定或存在疑問(wèn)的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求補(bǔ)充相關(guān)材料。（三）用章1.經(jīng)審批同意后，用章申請(qǐng)人持審批通過(guò)的《鐵路公章使用申請(qǐng)表》到公章保管處用章。2.保管人員應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表與用章文件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保內(nèi)容一致、手續(xù)齊全。3.用章時(shí)應(yīng)在指定位置加蓋公章，確保印章清晰、端正，不得模糊、遺漏。用章完畢后，保管人員應(yīng)在用章申請(qǐng)表上記錄用章情況，并留存用章文件復(fù)印件備案。（四）登記1.公章保管人員應(yīng)建立《鐵路公章使用登記簿》，詳細(xì)記錄每一次公章使用情況，包括用章日期、用章部門(mén)、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人、用章人等信息。2.登記簿應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和整理，確保記錄準(zhǔn)確、完整。四、公章使用范圍（一）單位公章使用范圍1.以鐵路企業(yè)名義對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。2.向上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)報(bào)送的重要文件、報(bào)告等。3.涉及鐵路企業(yè)重大事項(xiàng)的公告、聲明等。4.其他需要加蓋單位公章的正式文件、資料等。（二）部門(mén)公章使用范圍1.部門(mén)內(nèi)部發(fā)布的通知、通報(bào)、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.與其他部門(mén)之間的業(yè)務(wù)往來(lái)函件、報(bào)表等。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他內(nèi)部文件。（三）專用章使用范圍1.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)票據(jù)、資金結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.合同專用章：專門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。3.發(fā)票專用章：在開(kāi)具發(fā)票時(shí)使用。4.其他專用章按照其特定業(yè)務(wù)用途使用。五、特殊情況用章規(guī)定（一）緊急情況用章1.因工作緊急需要立即用章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批的，用章申請(qǐng)人應(yīng)電話或書(shū)面形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《鐵路公章使用申請(qǐng)表》上注明原因。2.緊急用章后，如發(fā)現(xiàn)用章事項(xiàng)存在問(wèn)題或不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)采取措施予以糾正，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前通過(guò)傳真、電子郵件等方式將用章申請(qǐng)材料及相關(guān)文件發(fā)送至公章保管部門(mén)，經(jīng)審批同意后，由保管人員將公章快遞至指定地點(diǎn)，或由異地業(yè)務(wù)人員攜帶經(jīng)審批的《鐵路公章使用申請(qǐng)表》到公章保管部門(mén)用章。2.異地用章結(jié)束后，用章人員應(yīng)及時(shí)將公章及相關(guān)材料寄回或交回公章保管部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查用章審批手續(xù)是否齊全、用章范圍是否合規(guī)、登記記錄是否完整等。2.財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)涉及公章使用的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與公章保管部門(mén)溝通，并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)等對(duì)鐵路企業(yè)公章使用情況的監(jiān)督檢查。2.積極配合相關(guān)部門(mén)的審計(jì)、調(diào)查等工作，如實(shí)提供公章使用的相關(guān)資料和信息。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用公章。2.超越審批權(quán)限使用公章。3.用章事項(xiàng)與申請(qǐng)內(nèi)容不符。4.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用、冒用。5.未按規(guī)定進(jìn)行公章登記、保管或交接。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用公章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即責(zé)令停止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用章給鐵路企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.對(duì)違規(guī)保管公章的人員，視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如造成公章丟失或損壞的，應(yīng)責(zé)令其采取措施挽回?fù)p失，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、