2025單位不慎遺失合同文件面臨罰款

2025單位不慎遺失合同文件面臨罰款合同編號：本合同（以下簡稱“本合同”）由以下雙方于年月日在簽訂：甲方（單位）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡(luò)方式：乙方（服務(wù)提供方）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡(luò)方式：鑒于：為確保單位在合同管理過程中不因合同文件遺失而導(dǎo)致的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失，甲乙雙方本著平等、自愿、誠實信用的原則，就合同文件的妥善管理、借閱、歸檔及相關(guān)責(zé)任事項達成如下協(xié)議：第一條合同管理責(zé)任1.1甲方負責(zé)對本單位所有合同文件的管理，包括但不限于合同的起草、審批、簽署、歸檔、借閱、查閱、復(fù)印、歸還及銷毀等環(huán)節(jié)，確保合同文件的安全性和完整性。1.2乙方應(yīng)配合甲方完成合同文件的管理工作，確保合同文件的完整性和準確性，避免因乙方的疏忽導(dǎo)致合同文件遺失或損壞。第二條合同文件的歸檔2.1甲方應(yīng)在合同簽署后個工作日內(nèi)，將合同文件歸檔，并做好分類登記工作，以便于查找和管理。2.2合同文件的歸檔應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、簽署記錄及其他相關(guān)文件。2.3甲方應(yīng)定期對歸檔的合同文件進行檢查，確保其完整性，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求進行保存。第三條合同文件的借閱與查閱3.1任何單位或個人因工作需要借閱合同文件，必須填寫借閱申請表，并經(jīng)甲方負責(zé)人批準后方可借閱。3.2借閱的合同文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，借閱期間不得將合同文件轉(zhuǎn)借他人，且應(yīng)妥善保管，防止遺失或損壞。3.3甲方應(yīng)建立合同文件借閱登記制度，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間及相關(guān)事項，確保合同文件的可追溯性。第四條合同文件的遺失處理4.1一旦發(fā)現(xiàn)合同文件遺失，甲方應(yīng)立即采取以下措施：4.1.1通知所有可能接觸到合同文件的部門或人員，暫停相關(guān)工作，防止合同文件的進一步遺漏或損壞。4.1.2對遺失情況進行全面調(diào)查，并形成書面報告，包括合同文件的基本信息、遺失經(jīng)過及可能的影響。4.1.3根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依法采取補救措施，如重新簽署合同、補充協(xié)議或向相關(guān)方說明情況，以減少損失。4.2乙方應(yīng)配合甲方完成遺失合同文件的調(diào)查及補救工作，提供必要的協(xié)助和信息支持。第五條違約責(zé)任5.1由于甲方的疏忽或管理不善導(dǎo)致合同文件遺失，甲方應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部法律責(zé)任和經(jīng)濟損失，包括但不限于罰款、賠償金或其他相關(guān)費用。5.2由于乙方的疏忽或管理不善導(dǎo)致合同文件遺失，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。5.3違約金的計算方式為：（具體金額或比例）。第六條保密條款6.1甲方應(yīng)在合同管理過程中嚴格保密合同文件內(nèi)容，未經(jīng)授權(quán)不得向第三方披露合同文件中的任何信息。6.2乙方在提供服務(wù)過程中，應(yīng)嚴格遵守保密義務(wù)，不得將合同文件中的任何信息用于本合同之外的其他用途。第七條爭議解決7.1本合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均可向（約定的仲裁機構(gòu)或法院）提起訴訟。第八條補充協(xié)議8.1本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。8.2本合同的修改或補充應(yīng)以書面形式進行，經(jīng)雙方簽字蓋章后方可生效。第九條合同份數(shù)9.1本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)份，具有同等法律效力。第十條簽訂地點和日期本合同于年月日在簽訂。甲方（蓋章）：法定代表人或授權(quán)代表簽字：