建筑收發(fā)文管理制度VIP

建筑收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，規(guī)范公司內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)程序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間涉及建筑業(yè)務(wù)相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞、處理、歸檔等管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時高效，不延誤工作。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露、丟失或損壞。3.規(guī)范有序原則：明確文件處理流程和職責(zé)，保證文件流轉(zhuǎn)規(guī)范有序。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的文件接收郵箱和傳真號碼，用于接收外部來文。各部門應(yīng)及時關(guān)注郵箱和傳真信息，指定專人負(fù)責(zé)查看和收取。2.公司前臺負(fù)責(zé)接收當(dāng)面送達(dá)的文件，并及時通知相關(guān)部門。（二）收文登記1.對于收到的文件，收文人員應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、來文單位、文號、日期、密級、份數(shù)、附件等。2.收文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的《收文登記表》，詳細(xì)記錄文件的各項信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確完整。（三）文件初審1.收文人員收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行初步審核。審核要點包括文件是否屬于本公司業(yè)務(wù)范圍、文件格式是否規(guī)范、是否有明確的主送單位等。2.對于不符合要求的文件，收文人員應(yīng)及時與來文單位溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。一般文件傳閱范圍為相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及涉及的具體工作人員；重要文件傳閱范圍應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示確定。2.收文人員應(yīng)按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給傳閱人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱時間、傳閱人簽名等信息。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件傳閱，并將文件及時退回收文人員。如遇特殊情況不能及時傳閱，應(yīng)向收文人員說明原因。（五）文件承辦1.文件傳閱至承辦部門或承辦人后，承辦人應(yīng)及時對文件進(jìn)行處理。承辦人應(yīng)根據(jù)文件要求，明確工作任務(wù)和時間節(jié)點，制定具體的工作方案，并組織實施。2.承辦人在處理文件過程中，如有需要與其他部門溝通協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)及時與相關(guān)部門聯(lián)系，確保工作順利進(jìn)行。3.承辦人完成文件處理后，應(yīng)在文件上注明處理結(jié)果，并將文件及相關(guān)資料一并交回收文人員。（六）文件催辦1.收文人員應(yīng)對傳閱和承辦的文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時處理完畢。對于即將到期仍未處理的文件，收文人員應(yīng)及時提醒承辦人。2.催辦方式可采用電話、郵件、書面通知等形式。承辦人應(yīng)及時反饋文件處理進(jìn)度，對于確實存在困難無法按時完成的，應(yīng)說明原因并提出解決方案。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草文件，擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范。擬稿完成后，擬稿人應(yīng)在文件上簽名，并注明擬稿日期。2.審核：擬稿部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。審核通過后，在文件上簽署審核意見和姓名。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽。4.核稿：公司綜合管理部門對文件進(jìn)行核稿，主要審核文件格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合規(guī)定。核稿通過后，在文件上簽署核稿意見和姓名。5.簽發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.編號：文件簽發(fā)后，由綜合管理部門進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。7.打?。焊鶕?jù)文件簽發(fā)稿，由綜合管理部門安排打印。打印應(yīng)保證文件格式規(guī)范、字跡清晰。8.蓋章：文件打印完成后，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。9.分發(fā)：綜合管理部門根據(jù)文件發(fā)文范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)時應(yīng)做好分發(fā)記錄，注明分發(fā)日期、部門、份數(shù)等信息。（二）發(fā)文要求1.發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格遵循公司的政策法規(guī)和相關(guān)制度，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.文件語言應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.發(fā)文格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、排版、頁邊距等要求。4.發(fā)文范圍應(yīng)明確、合理，避免不必要的擴(kuò)大或縮小。對于涉及多個部門的文件，應(yīng)確保各部門都能及時了解相關(guān)信息。四、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司收文和發(fā)文過程中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.與建筑業(yè)務(wù)相關(guān)的重要會議文件、合同協(xié)議、項目資料等。（二）歸檔時間1.對于收文，承辦部門在文件處理完畢后一周內(nèi)，將文件及相關(guān)資料移交綜合管理部門歸檔。2.對于發(fā)文，綜合管理部門在文件分發(fā)后的一個月內(nèi)，將文件底稿及相關(guān)資料整理歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，確保文件內(nèi)容、附件、簽批意見等無缺失。2.歸檔文件應(yīng)分類清晰，按照文件類別、時間順序等進(jìn)行整理，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和備份，確保電子文件的可讀性和安全性。4.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限等信息。五、文件借閱與查閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱公司文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱時間等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.綜合管理部門對《文件借閱申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)文件密級和借閱用途，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及重要機(jī)密的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱期限1.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)及時說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。（四）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱公司文件的人員，可直接到綜合管理部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將文件帶出。2.查閱人員如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，不得隨意多印。六、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，妥善保管所接觸到的文件，不得泄露文件內(nèi)容。2.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件信息泄露。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)確保文件的安全性，避免文件丟失或被盜。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，綜合管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息?！段募N毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對文件收發(fā)文管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項制度執(zhí)行到位。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件登記、傳閱、承辦、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，以及文件保密措施的落實情況等。（二）考核辦法1.將文件收發(fā)文管理工作納入公司績效考核體系，對相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核