合同履約與管理制度

合同履約與管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同履約行為，保障公司合法權益，提高公司經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。3.風險防控原則加強合同風險評估與防控，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行提前預判，并采取有效措施加以防范。4.分級管理原則根據(jù)合同的性質、金額等因素，實行分級分類管理，明確各級管理職責和權限。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責1.合同承辦部門負責合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等具體工作。2.對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力等進行調查和了解，確保合同對方具備簽訂和履行合同的能力。3.組織合同談判，與合同對方就合同條款進行協(xié)商，爭取有利的合同條件。4.負責合同文本的起草和審核，確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。（二）合同審批流程1.合同承辦部門完成合同起草后，應提交至本部門負責人進行初審。初審內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。2.初審通過后，合同承辦部門將合同文本及相關資料提交至法務部門進行法律審核。法務部門重點審核合同的法律風險，對合同條款提出修改意見。3.法務部門審核通過后，合同承辦部門將合同文本及相關資料提交至財務部門進行財務審核。財務部門重點審核合同的財務條款，如付款方式、結算周期、價格條款等，確保合同符合公司財務規(guī)定。4.財務部門審核通過后，合同承辦部門將合同文本及相關資料提交至分管領導進行審批。分管領導根據(jù)合同的性質、金額等因素進行審批，并簽署意見。5.分管領導審批通過后，合同承辦部門將合同文本及相關資料提交至總經(jīng)理進行最終審批?？偨?jīng)理審批通過后，合同方可正式簽訂。（三）合同簽訂要求1.合同應當采用書面形式，由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章。2.合同條款應當明確、具體，包括合同標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。3.合同中應當約定明確的驗收標準和驗收方式，確保合同標的符合約定要求。4.合同中應當約定明確的付款方式和結算周期，避免出現(xiàn)付款糾紛。5.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本分送相關部門存檔，并負責跟蹤合同履行情況。三、合同履約管理（一）合同執(zhí)行計劃1.合同簽訂后，合同承辦部門應制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個階段、時間節(jié)點、責任人等內容。2.合同執(zhí)行計劃應報分管領導審批后實施，并定期向分管領導匯報合同履行情況。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門應建立合同履行跟蹤臺賬，及時記錄合同履行過程中的各項信息，包括合同執(zhí)行進度、付款情況、驗收情況、變更情況等。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為，應及時向對方發(fā)出書面通知，要求對方限期整改，并追究對方的違約責任。3.對于重大合同或履行期限較長的合同，合同承辦部門應定期向分管領導和總經(jīng)理匯報合同履行情況，確保公司領導及時掌握合同履行動態(tài)。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂應按照合同簽訂的審批流程進行審批，確保變更后的合同條款合法、合理、完整。3.合同變更后，合同承辦部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并對合同履行跟蹤臺賬進行更新。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門應及時與合同對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂應按照合同簽訂的審批流程進行審批，確保解除合同的行為合法、合規(guī)。3.合同解除后，合同承辦部門應及時清理合同履行過程中的各項資料，并對合同履行跟蹤臺賬進行核銷。四、合同風險管理（一）風險評估1.合同承辦部門在合同簽訂前，應對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行評估，包括市場風險、信用風險、法律風險、財務風險等。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險防控措施，降低合同履行過程中的風險。（二）風險監(jiān)控1.建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同履行過程中的風險進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風險預警信號，應及時采取有效措施加以應對，避免風險擴大。（三）風險應對1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對策略，如風險規(guī)避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。2.在風險應對過程中，應充分考慮公司的實際情況和利益，確保風險應對措施的有效性和可行性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，包括合同審批表、合同談判記錄、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等。2.合同承辦部門應確保收集的檔案資料完整、準確、真實，能夠反映合同簽訂和履行的全過程。（二）檔案整理1.合同承辦部門應按照檔案管理的要求，對收集的檔案資料進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應按照合同簽訂時間順序進行編號，便于查找和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。2.檔案查閱人員應嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自復制、涂改、銷毀合同檔案資料。（五）檔案銷毀1.合同檔案超過保管期限需要銷毀的，應填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)部門負責人、分管領導、總經(jīng)理批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，并進行登記，確保檔案銷毀過程的可追溯性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立合同管理監(jiān)督小組，定期對公司合同簽訂、履行、管理等情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括合同審批流程的執(zhí)行情況、合同條款的合法性和完整性、合同履行情況、合同檔案管理情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對各部門合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的及時性、合同履行的準確性、合同風險的防控情況、合