基于城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)分析

1、內(nèi) 容 摘 要 本文提出的城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)的分析，是根據(jù)我 國國情和行業(yè)發(fā)展需要，吸取國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì) 院具體情況而分析得出。 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，其重要性 和利用的方便性日益凸現(xiàn)。檔案管理對(duì)象的數(shù)字化要求其管理手段 的相應(yīng)變革。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有效處理電子文件，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字 通信技術(shù)快速傳輸電子文件，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)存儲(chǔ)大量電子文件， 運(yùn)用信息檢索技術(shù)方便快捷地瀏覽、查詢電子文件，運(yùn)用信息系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的歸檔和利用過程。 本文主要分析檔案管理在公司生產(chǎn)設(shè)計(jì)過程中的意義和實(shí)際運(yùn) 用，通過檔案管理的手段、辦公局域網(wǎng)的支持和信息管理的技術(shù)控

2、 制和監(jiān)督設(shè)計(jì)圖紙的形成，發(fā)展，銷毀全過程。 本文具體內(nèi)容結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的 CAD 設(shè)計(jì)圖紙的檔案管理， 分析檔案管理的業(yè)務(wù)流程,需求分析,完成對(duì)圖檔管理系統(tǒng)的系統(tǒng)分 析工作。 關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞：電子文件、檔案管理、圖檔管理系統(tǒng)、系統(tǒng)分析 ABSTRACT This article proposed the urban &rural Design Institutes picture, archive management systems analysis, is according to our country national condition and the profession de

3、velopment demand, absorbs the domestic and foreign successful experiences, combined the urban & rural Design Institute special details to analyze obtains. Along with the present information technologys widespread application, the electronic document produces massively, its important use conveniences

4、 in relief day by day. Archive management objects digitization requests its management tool the corresponding transformation. Using computer technology effective processing electronic document, use the Internet and the digital communication technologies rapid transmission of electronic document, sav

5、es the massive electronic document using the database technology, the application of information retrieval technology for electronic document is quickly and easily. Using the information system to realizes the electronic document filing-up and the use process. This article main analysis archive mana

6、gement in the company production design processs significance and the actual utilization, through archive managements method, the work local area networks support and information managements technology control and surveillance design papers formation, the development, destroys the entire process. Th

7、is article actual content unifies the urban & rural Design Institutes CAD design drawings archive management, analysis archive management of business processes, the demand analysis, completes carries on the system analysis work to the picture, archive management system management system. KEYWORDS： E

8、lectronic document, Archive management, picture, archive management system, systems analysis 正文目錄正文目錄 第一章 引言 1 第一節(jié) 選題背景 1 第二節(jié) 選題意義 2 第三節(jié) 研究方法 3 第二章 檔案管理綜述 4 第一節(jié) 檔案的發(fā)展 4 一、檔案的定義、分類 4 二、檔案管理的意義 5 第二節(jié) 檔案管理思想的概念 5 一、文件生命周期理論的提出與內(nèi)容 5 二、文件連續(xù)體理論的提出與內(nèi)容 6 三、文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的關(guān)系 7 第三節(jié) 電子檔案 8 一、電子文件概念 8 二、電子文件（

9、圖紙）的歸檔 8 第三章 圖紙管理需求分析 10 第一節(jié) 公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)研 10 第二節(jié) 設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展，銷毀 12 第三節(jié) 公司圖紙管理業(yè)務(wù)流程的變化 13 一、圖紙管理三階段 13 二、圖紙管理業(yè)務(wù)流程和現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系 14 第四節(jié) 圖紙管理的信息需求 15 第四章 圖檔管理系統(tǒng)分析 16 第一節(jié) 系統(tǒng)總體規(guī)劃 16 第二節(jié) 系統(tǒng)可行性研究 16 一、技術(shù)的可行性進(jìn)行分析 16 二、經(jīng)濟(jì)的可行性進(jìn)行分析 16 三、營運(yùn)的可行性進(jìn)行分析 17 第三節(jié) 系統(tǒng)邏輯模塊分析 17 一、系統(tǒng)功能模塊分析 17 二、系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)分析 22 三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 23 四、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析

10、24 第五章系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì) 32 一、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì) 32 二、用戶界面設(shè)計(jì) 32 第六章 系統(tǒng)評(píng)價(jià)與結(jié)論 37 第一節(jié) 系統(tǒng)評(píng)價(jià) 37 第二節(jié) 結(jié)論 37 【參考文獻(xiàn)】 38 致 謝 39 第一章 引言 第一節(jié) 選題背景 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)人們進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，中國作為一個(gè) 發(fā)展中國家提出了國家信息化的目標(biāo)：在國家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工 業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國防和社會(huì)生活的各個(gè)方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)、廣 泛利用信息資源，加速實(shí)現(xiàn)國家信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。 十六大以來，我國信息化發(fā)展逐步加深，在經(jīng)濟(jì)，政務(wù)，社會(huì)，文化等領(lǐng) 域取得一定的成果。經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和流通中的應(yīng)用

11、進(jìn)一步加 強(qiáng)；制造業(yè)信息化受到了廣泛的重視；解決高能耗，高污染，安全生產(chǎn)等方面 不斷有新的成果涌現(xiàn)；金融，民航，電子商務(wù)等領(lǐng)域信息化成效顯著。政務(wù)領(lǐng) 域，一批重點(diǎn)電子政務(wù)工程項(xiàng)目，如金稅，金關(guān)，金盾，金財(cái)，金水，金審等 已經(jīng)開始發(fā)揮重要作用。政府網(wǎng)站總數(shù)已經(jīng)超過 15000 個(gè)，總體擁有率達(dá)到 85.6%，網(wǎng)站內(nèi)容不斷豐富，功能逐步增強(qiáng)，整體績效水平顯著提高。社會(huì)領(lǐng)域， 現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育漸成體系，教育信息資源開發(fā)利用已成規(guī)模，勞動(dòng)和社會(huì)保障信 息化也在穩(wěn)步推進(jìn)之中，社區(qū)信息化已經(jīng)引起廣泛重視。文化領(lǐng)域，公共文化 信息服務(wù)水平進(jìn)一步提升，數(shù)字圖書館資源建設(shè)取得新的進(jìn)展，市場化信息資 源開發(fā)利用正在有

12、序推進(jìn)。總的來看信息化的認(rèn)識(shí)和理解在不斷深入，信息化 應(yīng)用開始向經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域滲透，信息化推進(jìn)的隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，涌現(xiàn)了許 多高水平的應(yīng)用成果。1 “十五”期間提出了全國檔案信息化建設(shè)的總體指導(dǎo)思想，即以鄧小平理 論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要 求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以 檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔 案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快 速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。2 2000 年 12 月 10 日全國檔案工作會(huì)議通過的全國檔案

13、事業(yè)發(fā)展“十五” 計(jì)劃，明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時(shí)間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略 重點(diǎn)之一，檔案信息化就是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向 以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。目 前我國檔案信息化建設(shè)的最主要任務(wù)是：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃 下，在各級(jí)各類檔案館廣泛推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開發(fā)檔案 1 周宏仁.我國信息化發(fā)展的新形式和新任務(wù).中國信息界J,2008,(1):44-45. 2薛四新,彭榮,陳永生等主編.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)M.北京:機(jī)械工業(yè)出版社.2006.36. 信息資源，推進(jìn)檔案信息上網(wǎng)，提高檔案管理工作的廣

14、度和效率，加速檔案信 息的利用。 第二節(jié) 選題意義 現(xiàn)代化背景要求檔案管理事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，在社會(huì)信息化背景下，檔案管理 逐步從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變。檔案工作信息化并不是簡單地用計(jì) 算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞動(dòng)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制 到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，對(duì)落后 的管理方式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理流程等進(jìn)行符合信息原則所作的全 面而又深刻的變革，以達(dá)到改進(jìn)檔案資源管理，促進(jìn)檔案資源社會(huì)共享的目的。 20 世紀(jì) 90 年代中后期，市場競爭迅速加劇，企業(yè)為了提高市場競爭能力， 適應(yīng)市場競爭，采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，開發(fā)企業(yè)信息化。

15、許多企業(yè)建立企 業(yè)網(wǎng)站，發(fā)布企業(yè)信息，建立企業(yè)局域網(wǎng)，實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA 系統(tǒng) ）， 使得企業(yè)內(nèi)部工作產(chǎn)生大量的電子文件。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技 的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將 使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。 據(jù)有關(guān)調(diào)查，在 1998 年，500 家國有工業(yè)企業(yè)中已有 88的企業(yè)采用了計(jì) 算機(jī)進(jìn)行信息處理，50.2企業(yè)的建成了與國家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系 統(tǒng)。顯然，電子文件階段將是 21 世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然 趨勢。 在城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院公司中，在辦公自動(dòng)化和公司局域網(wǎng)環(huán)境下，生產(chǎn)設(shè)計(jì) 過程中生成

16、大量的 CAD 電子文件，這些圖紙文件是科學(xué)技術(shù)的重要資料，也是 企業(yè)賴以生存的重要資料。做好保管 CAD 電子文件工作對(duì)于公司的發(fā)展具有重 要意義。公司不僅要求保管和搜集 CAD 圖紙數(shù)據(jù)文件，而且要求提供服務(wù)和利 用。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí) 記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等 各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。 我國檔案管理的主導(dǎo)思想是重管輕用，對(duì)于科技檔案是不適用的。公司需 要用現(xiàn)代化檔案管理思想指導(dǎo)科技檔案的管理工作。科技文件的形成具有一定 的生命周期，作為科技生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)要求注重科技檔案的時(shí)效性、強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)

17、實(shí)使用性。 企業(yè)檔案管理不僅使保存有用的企業(yè)生產(chǎn)文獻(xiàn)資料，對(duì)企業(yè)的成長發(fā)展起 重要作用，而其企業(yè)的資源代表著一個(gè)行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，而眾多的行業(yè)發(fā)展?fàn)?況就決定著國家的發(fā)展?fàn)顩r。管理好一個(gè)企業(yè)的檔案管理，就等于管理好國家 的眾多檔案的一個(gè)方面。所以企業(yè)的檔案管理是必要和必須的。選擇該題研究 主要目是促進(jìn)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。 建立一套圖檔管理信息系統(tǒng)對(duì)于如何有效的把本單位生產(chǎn)資料及時(shí)、完整 的收集、管理和利用，有著重要的意義。檔案管理部門是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物資 保障部門。 從微觀上，建立圖檔管理系統(tǒng)能提高檔案管理部門的工作效率，降低工作 失誤的風(fēng)險(xiǎn)，減少信息在傳遞過程中發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，正確

18、及時(shí)的管理檔案的 信息和檔案的實(shí)物。從宏觀上，對(duì)于企業(yè)建立圖檔管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)檔案 的信息，更好地管理整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn) ，設(shè)計(jì)過程，及時(shí)掌握信息，適應(yīng)市場化 競爭的要求，真正做到以市場為導(dǎo)向。 第三節(jié) 研究方法 本文通過查閱關(guān)于現(xiàn)代檔案管理的一些文章、書籍、報(bào)刊等進(jìn)行文獻(xiàn)的資 料收集，整理，結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院檔案管理實(shí)際情況。最后，結(jié)合相關(guān)的的 理論和方法對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的圖檔管理系統(tǒng)進(jìn)行了深入的分析研究。 本文分成五大部分。第一部分，指出了有關(guān)檔案管理的基本問題，從檔案 的定義與分類，檔案管理工作,電子檔案三個(gè)方面進(jìn)行論述；第二部分，闡述了 公司圖紙管理需求分析，分別從公司的組織機(jī)構(gòu)，圖紙

19、業(yè)務(wù)流程的變化，圖紙 運(yùn)動(dòng)周期，以及檔案管理工作的調(diào)研三個(gè)方面進(jìn)行論述；第三部分，分析了圖 紙管理系統(tǒng)，從可行性研究，總體規(guī)劃，邏輯模塊分析研究三個(gè)方面進(jìn)行敘述； 第四部分，完成系統(tǒng)的評(píng)價(jià)工作。 第二章 檔案管理綜述 第一節(jié) 檔案的發(fā)展 一、 檔案的定義、分類 中華人民共和國檔案法中是這樣定義檔案的，“檔案是指過去和現(xiàn)在 的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、技術(shù)、文化、 宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不 同形式的歷史記錄”。從中可以看出，檔案是人類在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷 史記錄，檔案是具有對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄，檔案通過不同的

20、形 式如各種文字、圖表、聲像保存的歷史記錄。檔案具有原始性，內(nèi)容價(jià)值性， 形式多樣性的特點(diǎn)。 檔案和文件二者之間存在密切聯(lián)系，但又有顯著區(qū)別。文件是檔案的前身， 是形成檔案的基礎(chǔ)。因?yàn)閲覚C(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人完成各種社會(huì)活動(dòng)形成 的各種表達(dá)意圖的文件，這些文件日復(fù)一日地積累起來構(gòu)成了檔案的基礎(chǔ)。檔 案是文件有條件轉(zhuǎn)化而來的。完成現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的對(duì)于當(dāng)時(shí)和今后的社會(huì)實(shí)踐 活動(dòng)具有參考利用價(jià)值的按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。 在社會(huì)生活中，有一種普遍的檔案分類方法，以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，分為文書檔 案、科技檔案和專門檔案（司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué) 檔案和外交檔案等）。文

21、書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部 隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。它具有涉及面 廣、內(nèi)容豐富、形式規(guī)范、記錄方式與制成材料多樣等特點(diǎn)，內(nèi)容涉及國家、 政黨、民族和社會(huì)的各個(gè)方面，是了解、研究國家社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展 史，研究個(gè)體的機(jī)構(gòu)、組織歷史的基本依據(jù)。專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組 織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、 基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等 科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。3 科技文件是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，傳遞科技思想的文字，圖表、聲像 等文件材料的總稱。人們?cè)趶氖?/p>

22、科技、生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的科技文件，為 指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)科技，生產(chǎn)，建設(shè)活動(dòng)的依據(jù)，具有現(xiàn)行效用。科技文件具有專業(yè)技 術(shù)性，成套性，更改性，通用性和現(xiàn)實(shí)性。 科技檔案集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測繪、水文、氣象、 建筑等部門。本文中所提到的科技檔案是基本建設(shè)檔案（簡稱基建檔案）， 它是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、 施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。基建檔案的特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成 3姜之茂.檔案人員崗位培訓(xùn)教程M.北京:中國檔案出版社.2002.5. 套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。其中檔案內(nèi)容構(gòu)成一般包括： 可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，設(shè)計(jì)

23、文件，工程管理文件，施工文 件，竣工文件，財(cái)務(wù)文件，財(cái)務(wù)管理，以及其他材料等。 二、 檔案管理的意義 檔案是科學(xué)研究的物質(zhì)基礎(chǔ)和條件，檔案部門收藏的各種檔案原始、系統(tǒng) 地記錄了人類同社會(huì)、同大自然抗?fàn)幍闹R(shí)經(jīng)驗(yàn)，能最大限度地滿足科學(xué)工作 者的需要。檔案不僅是國家珍貴的歷史文化財(cái)富，也是人類文明進(jìn)步的階梯。 檔案管理是國家檔案工作的組成部分，檔案管理是為了更科學(xué)，更有效的 管理檔案，發(fā)揮檔案文件中包含的信息，經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)等資源，同時(shí)是為更好的 社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供利用的保障。 檔案管理的目標(biāo)在于，將人類在生產(chǎn)生活過程中凝集形成的各種資料中包 含大量的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，不再停留在檔案文件中，而是能為更多的

24、人提供利用服務(wù)。 檔案業(yè)務(wù)工作基本內(nèi)容，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利 用這些方面。檔案收集工作是要將企業(yè)內(nèi)重要文書資料，檔案資料進(jìn)行集中保 存的過程，收集起來的檔案來源廣泛，數(shù)量巨大，內(nèi)容復(fù)雜，需要檔案管理人 員進(jìn)行整理和鑒定的工作，鑒定后的檔案編寫目錄，進(jìn)行合理保存，并采取保 護(hù)措施。當(dāng)檔案數(shù)量大，內(nèi)容復(fù)雜時(shí)，為了科學(xué)地進(jìn)行收集、整理、鑒定、保 管、統(tǒng)計(jì)和利用，檔案管理部門要掌握檔案和檔案管理工作的基本情況，需要 對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、統(tǒng)計(jì)、分析工作。檔案的最終目的是提供相關(guān)資 料給需要使用的人，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一個(gè)重要目的，即提供服務(wù)。 第二節(jié) 檔案管理思想的概念 一、 文

25、件生命周期理論的提出與內(nèi)容 （一）文件生命周期理論的發(fā)展 由美國檔案專家菲力浦C布魯克斯向檔案協(xié)會(huì)提交的我們應(yīng)當(dāng)保存 什么文件的報(bào)告中首次提出“文件生命周期”的概念，以區(qū)分文件與檔案界 限，控制文件進(jìn)檔案館的范圍。 1950 年英國檔案學(xué)者羅吉爾艾利斯在巴黎召開的第一屆國際檔案學(xué)會(huì)上 對(duì)文件生命周期作了“三階段論”的劃分。他認(rèn)為在文件向檔案的轉(zhuǎn)化過程中， 文件一般要經(jīng)歷現(xiàn)行文件階段、暫時(shí)保存階段到永久保存階段這樣一個(gè)完整的 運(yùn)動(dòng)周期?！叭A段論”的提出奠定了文件生命周期理論的研究起點(diǎn)。 前國家檔案局長詹姆斯B 羅茲為代表的一批歐美學(xué)者，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的 形式、過程、特點(diǎn)進(jìn)行了全面系統(tǒng)的探討。詹姆斯

26、B羅茲在檔案管理和 文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用中認(rèn)為文件生命周期是指“從文件的產(chǎn)生、 經(jīng)過作為履行組織職能的工具進(jìn)行活動(dòng)和工作階段，一直到實(shí)現(xiàn)效用的消失， 或者當(dāng)其全部使用目的已經(jīng)達(dá)到時(shí)，對(duì)其進(jìn)行銷毀，或者因它們具有值得永久 保存的價(jià)值，而把它們作為檔案，賦予新的使命”。4 由于各個(gè)國家檔案學(xué)者不斷深入研究，使得文件生命周期理論逐漸成熟。 文件生命周期理論是指導(dǎo)從文件到檔案全過程管理的基本理論，是現(xiàn)代檔案學(xué) 重要理論之一。 （二）“文件生命周期理論”的主要內(nèi)容 1文件是一個(gè)廣義的概念，無論其載體形式和記錄方式如何，都是人類社 會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生和使用的信息記錄。現(xiàn)行文件和歷史檔案都是廣義

27、文件 運(yùn)動(dòng)過程中的某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分。( 2)文件運(yùn)動(dòng)現(xiàn) 象如同生命現(xiàn)象一樣。從其最初產(chǎn)生到最終歸宿是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。文件 最初產(chǎn)生、保管和頻繁利用，然后是由于其偶爾的作用和潛在的價(jià)值被送往檔 案室，最后當(dāng)文件的現(xiàn)行業(yè)務(wù)價(jià)值完全喪失后，除具有檔案價(jià)值的文件移交到 檔案館永久保存外，其他一概銷毀。這一發(fā)展過程是連續(xù)的。 2文件價(jià)值狀態(tài)的變化過程可以劃分為若干階段 (1)文件的整體運(yùn)動(dòng)過程具有階段性特征。從文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)可分為現(xiàn)行、半 現(xiàn)行、非現(xiàn)行三個(gè)階段；從文件保存場所可分為承辦單位留存、中間檔案館留 存、總檔案館永久保存三個(gè)階段；從文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程可分為產(chǎn)生辦理、現(xiàn)行利用

28、、 過渡保存、歷史保存四個(gè)階段；從文件管理程序可分為文件形成、使用和維護(hù)、 鑒定和選擇、檔案管理四個(gè)階段。劃分方法盡管不同，卻共同反映出文件的運(yùn) 動(dòng)過程具有階段性的這一事實(shí)。 (2)文件的各個(gè)階段各有不同的特點(diǎn)。如文件的運(yùn)動(dòng)形態(tài)的各個(gè)階段的特點(diǎn)： 現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作用突出，頻繁使用，在部門頻繁使用；半現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作 用減弱，利用率降低，部門使用為主，檢驗(yàn)歷史價(jià)值，存在本部門或檔案中心； 非現(xiàn)行文件，現(xiàn)行作用消失，無歷史價(jià)值的淘汰，服務(wù)對(duì)象擴(kuò)展到社會(huì)，檔案 館保存。 (3)文件價(jià)值形態(tài)。第一價(jià)值，對(duì)形成機(jī)關(guān)的原始價(jià)值；第二價(jià)值，對(duì)其他 機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的從屬價(jià)值。5 4 黃存勛.文件生命周期理論

29、三流派及在中國的“適用”之爭J.北京檔案,2002(6):10. 5 陰宏光.淺析“文件生命周期理論”在檔案管理中的應(yīng)用J,云南檔案,2007,(5):16. 二、 文件連續(xù)體理論的提出與內(nèi)容 1996 年澳大利亞國家檔案標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)“文件連續(xù)體”定義“從文件形成（包 括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中 連貫一致的管理方式。”它揭示了文件形成、保存與長久利用應(yīng)一體化管理的 理念。 文件連續(xù)體理論內(nèi)容豐富，它構(gòu)建了一個(gè)多維坐標(biāo)體系來描述文件的運(yùn)動(dòng) 過程，這一體系主要構(gòu)建于四個(gè)軸之上：文件保存軸、憑證軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸、 形成者軸。每一個(gè)軸又代表了四個(gè)相關(guān)聯(lián)的維：第一維是

30、單份文件，對(duì)應(yīng)的價(jià) 值形式為具體的形為軌跡。第二維是案卷即文件的組合，對(duì)應(yīng)的形成者為機(jī)構(gòu) 的部門。反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)為若干行為的一個(gè)活動(dòng)，表現(xiàn)出的價(jià)值形成為憑證。 第三維是全宗對(duì)應(yīng)的形成者是一個(gè)機(jī)構(gòu)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)為某一機(jī)構(gòu)的活動(dòng)， 表現(xiàn)出的價(jià)值形式為機(jī)構(gòu)、個(gè)人的記憶。第四維是全宗的集合，反映的業(yè)務(wù)活 動(dòng)為整個(gè)社會(huì)，表現(xiàn)的價(jià)值形式為集體記憶。6 文件連續(xù)體理論的基本內(nèi)容非常豐富，它的內(nèi)容主要表現(xiàn)在構(gòu)建一個(gè)多維 坐標(biāo)體系來描述文件的運(yùn)動(dòng)過程。澳大利亞檔案學(xué)者阿普奧德和蘇麥克米希 構(gòu)建了這一保管模式，并進(jìn)行了闡述。 文件運(yùn)動(dòng)過程的多維坐標(biāo)體系包括四個(gè)坐標(biāo)軸，文件保存形式軸，價(jià)值表 現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸，形

31、成者軸。文件連續(xù)體理論通過描述文件保管形式上四個(gè) 坐標(biāo)的變化，引發(fā)形成者軸，價(jià)值表現(xiàn)軸，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化， 揭示出文件的四維運(yùn)動(dòng)過程。 第一，文件保管軸儲(chǔ)存了記錄人類活動(dòng)信息的過程，它的四個(gè)組成部分包 括形成中的文件、檔案、全宗、檔案組合，表明了文件形式“數(shù)”的變化； 第二，證據(jù)軸是由行為的過程、文件提供的證據(jù)和它們?cè)跈C(jī)構(gòu)和社會(huì)記憶 中的角色組成，表明文件憑證作用的擴(kuò)展方向最后具有構(gòu)成社會(huì)憑證與記 憶的屬性； 第三，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸代表了文件形成者的行為、活動(dòng)以及文件體現(xiàn)的功能和 目的。強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)活動(dòng)軸的目的在于把文件管理納入到業(yè)務(wù)活動(dòng)中，使其成為業(yè) 務(wù)活動(dòng)的一個(gè)組成部分，表示了文件的工

32、具性傾向。 第四，來源軸用來揭示文件權(quán)威性的來源，體現(xiàn)了形成者，與形成者相聯(lián) 系的單位，與單位相聯(lián)系的組織以及整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系，認(rèn)為與文件形成有關(guān)的 機(jī)構(gòu)和個(gè)人的業(yè)務(wù)活動(dòng)形成了文件，并賦予了文件憑證和記憶的價(jià)值，同時(shí)也 說明與文件來源相關(guān)的因素之間是統(tǒng)一的,是密切聯(lián)系在一起的。7 6 葉顯智.文件生命周期與文期件理連論續(xù)體理J.科技檔案,2006,(3):22-23. 7 傅榮校,王相華.理論核心問題:原則與內(nèi)容文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論比較研究之二J.檔案 學(xué)通訊,2004,(4):18. 三、 文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的關(guān)系 連續(xù)體理論是文件生命周期理論的補(bǔ)充和發(fā)展，連續(xù)體理論

33、更具有優(yōu)勢。 文件連續(xù)體理論被國際檔案界廣泛認(rèn)可，認(rèn)為可適用于檔案學(xué)背景下的一切文 件管理，包括電子和非電子的檔案和文件管理。 第三節(jié) 電子檔案 一、 電子文件概念 檔案的載體變革，經(jīng)歷了古代的甲骨，青銅器物，石料，竹木和絲綢錦緞， 紙張，近現(xiàn)代的膠片、磁帶、磁片和光盤等。進(jìn)入 21 世紀(jì)，檔案載體將從紙張 逐漸轉(zhuǎn)變成由計(jì)算機(jī)生成和處理，以二進(jìn)制數(shù)字代碼形式記錄和表示，依賴計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件，即電子文件。 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤、光 盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，稱為 電子文件。電子文件的格式

34、多種多樣,如文本文件、圖形圖像文件、視頻文件、 音頻文件等,不同格式的電子文件管理的方法也各不相同。 電子文件具有如下特性，電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)，電子文件對(duì)設(shè)備 的依賴性，電子文件載體的非直接讀取性，電子文件的信息與載體相分離性， 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性，電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性，電 子文件信息的共享性及不安全性，電子文件的高保真性，電子文件的易修改性， 以及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的依賴性、非實(shí)體歸檔的可能性。 電子文件的特性給保管和開發(fā)利用帶來方便，電子文件的記錄密度極大， 存儲(chǔ)空間則極小，電子文件易增刪，將給電子文件管理、開發(fā)利用帶來方便， 同時(shí)也帶來不安全因素。電子文件可共享性，利

35、用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便快捷 地同時(shí)提供給眾多用戶利用，電子文件的非實(shí)體性歸檔，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)，完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)。 二、 電子文件（圖紙）的歸檔 電子文件的歸檔，就是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將整理好的電 子文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文 件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱。 電子文件歸檔要在電子文件整個(gè)生命周期內(nèi)展開。電子文件生命周期包括 三個(gè)階段：設(shè)計(jì)，形成，使用維護(hù)。在設(shè)計(jì)電子文件生成系統(tǒng)時(shí)，檔案管理部 門要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)所生成的電子文件應(yīng)能有效的保存并能成為責(zé)任者活動(dòng)的可靠證 明，還要使具有檔案價(jià)值的電子文件得到

36、確認(rèn)并有效地歸檔和維護(hù)。 電子檔案要求保障電子文件的真實(shí)性。電子文件歸檔時(shí)必須注意鑒別并收 集與該電子文件的原始性、真實(shí)性相關(guān)的各種材料。對(duì)于物理歸檔的電子文件， 要通過有無登記、記錄等管理制度來確認(rèn)它的原始性、真實(shí)性、對(duì)于邏輯歸檔 的電子文件，可以用檔案管理信息系統(tǒng)記載的形成、修改、批準(zhǔn)時(shí)間等來進(jìn)行 對(duì)照，并依據(jù)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能來鑒別它的原始性、真實(shí)性。同時(shí)要嚴(yán)格 審定歸檔文件的版本。對(duì)于文本，應(yīng)以最后定稿歸檔，對(duì)于圖形文件，應(yīng)將與 產(chǎn)品的技術(shù)狀況一致的版本歸檔，對(duì)于技術(shù)手段較為完善的部門，采用過程安 全控制和電子簽名等技術(shù)，以保證電子文件的真實(shí)性。 保障電子文件的完整性，要求包括電子文

37、件和其他相關(guān)文件數(shù)量齊全，內(nèi) 容完整。在電子文件收集過程中，對(duì)收集的資料進(jìn)行登記，并且明確電子文件 的收集和積累制度。 保障電子文件的可讀性，電子文件的可讀性是電子檔案管理的基本要求， 指文件經(jīng)過加密，壓縮，傳輸，遷移，轉(zhuǎn)換等處理能夠讀取，展示其內(nèi)容的真 實(shí)和完整。 保障電子文件的安全性，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中都存在不安全因素，要 保證電子文件不受外界因素干擾。在開放的系統(tǒng)背景下，做到這一點(diǎn)需要對(duì)計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在的黑客攻擊，網(wǎng)絡(luò)病毒，信息竊取，制度不完善等客 觀因素防范和治理。8 電子檔案作為新型的檔案載體，電子檔案的保存時(shí)間受到載體壽命因素的 影響。電子檔案的載體材料主要是磁性物質(zhì)

38、和光盤。磁性物質(zhì)的特性決定，它 容易產(chǎn)生靜電，引起灰塵堆積，導(dǎo)致磁性材料的不可恢復(fù)的物理變化。其中磁 性氧化物顆粒具有剩磁感應(yīng)，當(dāng)受外界磁場影響產(chǎn)生退磁后，嚴(yán)重影響信息再 現(xiàn)。光盤的材料也存在不穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子檔案載體材料的 壽命短，一般僅為 5-15 年。 電子檔案的保存過程中，還要受到環(huán)境條件因素的影響，如溫度、濕度， 灰塵、外來磁場、機(jī)械震動(dòng)、光線、有害氣體等。 電子檔案還受到技術(shù)革新的影響。電子檔案是通過計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié) 合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。而軟硬件發(fā)展使得電子檔案的 讀取的過程產(chǎn)生不確定因素，保存電子檔案的同時(shí)還要保存相應(yīng)的閱讀電子檔 案的設(shè)

39、備和軟件。 正因?yàn)殡娮訖n案的保存壽命和技術(shù)革新的影響，公司檔案管理以電子檔案 為主要管理對(duì)象，一時(shí)還不能實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在采用“雙軌制”，電子文件與紙質(zhì)文 件的同時(shí)存檔的方法可以在現(xiàn)階段解決問題。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化 為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介 質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。 8薛四新，楊艷，黃存勛等主編.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)M.北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2006.196-198. 第三章 圖紙管理需求分析 第一節(jié) 公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)研 杭州市城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院有限公司是由杭州市市政市容管理局所屬七家大、 中型國有企事業(yè)單位的設(shè)計(jì)院、所，根據(jù)深化改革步

40、伐，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，合并 組建成立。具有技術(shù)力量雄厚、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)齊全的優(yōu)勢，在社會(huì)上有較高 的知名度和信譽(yù)。 該公司設(shè)置了燃?xì)鉄崃Σ?，市政部，建筑環(huán)境部，行政部，院部五大部門。 公司又可劃分為生產(chǎn)部門和職能部門,生產(chǎn)部門包括燃?xì)鉄崃Σ浚姓?，建?環(huán)境部的各設(shè)計(jì)室，職能部門包括總師室，人力資源部，財(cái)務(wù)室，行政辦公處， 生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室，黨工團(tuán)。設(shè)計(jì)院現(xiàn)有在編員工 132 人，其中專業(yè)技術(shù)人員 125 人， 具有高級(jí)工程師以上職稱 46 人，擁有先進(jìn)的各種技術(shù)裝備和良好的工作場所。 主要從事燃?xì)鉄崃こ獭⒔o排水工程、市政道橋工程、環(huán)境衛(wèi)生工程、建筑工 程及公共交通工程的設(shè)計(jì)和規(guī)劃、可研、咨詢等工作

41、。同時(shí)還從事技術(shù)開發(fā)、 新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝的技術(shù)研究與應(yīng)用。 城鄉(xiāng)建設(shè)設(shè)計(jì)院的組織結(jié)構(gòu)如下圖 3-1 所示： 杭 州 市 城 鄉(xiāng) 建 設(shè) 設(shè) 計(jì) 院 有 限 公 司 燃?xì)鉄崃κ聵I(yè)部 黨，工，團(tuán) 市政事業(yè)部 財(cái)務(wù)室 行政辦公處 建筑環(huán)境事業(yè)部 總師室 各地辦事處 人力資源部 生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室 發(fā)展研究室 設(shè)計(jì)二室 設(shè)計(jì)一室 設(shè)計(jì)三室 發(fā)展研究室 設(shè)計(jì)二室 設(shè)計(jì)一室 設(shè)計(jì)三室 發(fā)展研究室 設(shè)計(jì)二室 設(shè)計(jì)一室 設(shè)計(jì)三室 寧波辦事處 臺(tái)州辦事處 圖 3-1 企業(yè)組織結(jié)構(gòu) 其中，各個(gè)部門都具有各自的領(lǐng)導(dǎo)小組，各個(gè)部門的專業(yè)設(shè)計(jì)人員通力合 作，為我們城市基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)做出了很大的貢獻(xiàn)。燃?xì)鈱I(yè)主要進(jìn)

42、行燃?xì)鈭?站，燃?xì)夤芫€，燃?xì)庖?guī)劃，熱力站，熱力管線的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，該專業(yè)具有較高 的權(quán)威性，資歷深，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，直接承擔(dān)浙江省內(nèi) 90%的設(shè)計(jì)任務(wù)。市政 專業(yè)主要進(jìn)行道路，橋梁，給排水廠站，給排水管網(wǎng)，管網(wǎng)規(guī)劃方面的規(guī)劃與 設(shè)計(jì)。建筑專業(yè)可進(jìn)行工業(yè)與民用建筑，公共建筑，建筑規(guī)劃等方面的規(guī)劃設(shè) 計(jì)。環(huán)衛(wèi)專業(yè)進(jìn)行固廢物處理，環(huán)衛(wèi)中轉(zhuǎn)站，公共廁所，環(huán)衛(wèi)規(guī)劃等方面的規(guī) 劃設(shè)計(jì)工作。專業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)于生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室的需求是完成設(shè)計(jì)圖紙的交曬，歸 檔和檔案利用過程。他們需要公司提供設(shè)計(jì)出圖后的圖紙的各項(xiàng)管理工作。 職能部門也執(zhí)行各自的職責(zé)，完成各自任務(wù)。如總師室是全院技術(shù)工作的 管理部門，對(duì)全院生產(chǎn)部門的技術(shù)安

43、全工作負(fù)責(zé)，監(jiān)督和檢查工程技術(shù)資料 （規(guī)劃、方案、施工圖等）生產(chǎn)成品的生產(chǎn)，解決設(shè)計(jì)工程中遇到的技術(shù)難題， 處理和協(xié)調(diào)技術(shù)質(zhì)量抽查中存在的問題，并制定技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃（包括技術(shù)規(guī)范、 技術(shù)規(guī)程等），不斷提高設(shè)計(jì)人員的技能水平和專業(yè)水平。 在一個(gè)專業(yè)性的設(shè)計(jì)院中，一般會(huì)設(shè)立科技檔案室。在該公司下，設(shè)有存 放科學(xué)技術(shù)檔案的檔案室以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)部門。其中，生產(chǎn)統(tǒng)計(jì) 室的檔案管理人員負(fù)責(zé)管理科技文檔。檔案室的主要職責(zé)：履行收集、整理、 編目、分類、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等檔案管理的職能，確保公司歸檔文件 材料的真實(shí)性、完整性和有效性。檔案查詢工具可以提供公司的管理，生產(chǎn)和 科研的資料。積累檔案

44、資源，完成共享技術(shù)文檔，最終形成公司的核心競爭力。 9 按檔案分類，公司檔案包括科技檔案，文書檔案，專門檔案。其中科技檔 案包括藍(lán)圖、底圖、文本、電子檔案、技術(shù)資料、生產(chǎn)經(jīng)營管理等。文書檔案 包括黨群工作類、行政管理類。專門檔案包括會(huì)計(jì)檔案，人事檔案，聲像、實(shí) 物類檔案。檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)分類管理。所以，科技檔案由生產(chǎn)統(tǒng) 計(jì)室負(fù)責(zé)管理，文書檔案由行政辦公處管理，會(huì)計(jì)和人事分別由財(cái)務(wù)處和人力 資源處管理。 隨著公司辦公自動(dòng)化的建立和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的推廣，電子圖紙會(huì) 日益增多，電子圖紙將成為檔案管理的重要對(duì)象。根據(jù)CAD 電子文件光盤存 儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求的規(guī)定，企業(yè)在基建工程中

45、形成了大量的 CAD 文件 （包括圖形文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件、計(jì)算機(jī)程序等），對(duì)電子 文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過程管理，保證電子檔案質(zhì)量。 第二節(jié) 設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展，銷毀 9薛四新，彭榮，陳永生等主編.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)M.北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2006.58. 公司的設(shè)計(jì)圖紙從產(chǎn)生到銷毀或最終轉(zhuǎn)化為科技檔案是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過 程。符合“生成處理收集整理移交歸檔檔案管理檢索利用”全過程 管理。設(shè)計(jì)圖紙的生成，處理，收集整理階段在文件生命周期理論中屬于文件 前端運(yùn)動(dòng)，設(shè)計(jì)圖紙的檔案管理、檢索利用在文件生命周期理論中屬于文件的 后端運(yùn)動(dòng)。但是依據(jù)文件連續(xù)體理論，科技

46、檔案仍處于文件的現(xiàn)行期或半現(xiàn)行 期，對(duì)它們的更改和補(bǔ)充，其實(shí)是針對(duì)現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的。由于科技活 動(dòng)不斷發(fā)展、靜態(tài)的科技檔案內(nèi)容難以反映科技活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化，科技檔案的 產(chǎn)生、積累、形成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、不斷完善的過程。所以科技檔案與文書檔案 比較，它具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和記錄對(duì)象的實(shí)存性。 設(shè)計(jì)圖紙的產(chǎn)生，發(fā)展和銷毀由以下的設(shè)計(jì)過程說明： 1當(dāng)公司簽定設(shè)計(jì)合同（設(shè)計(jì)委托）后，事業(yè)部下達(dá)設(shè)計(jì)項(xiàng)目任務(wù)書， 在事業(yè)部下屬的設(shè)計(jì)室中確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和設(shè)計(jì)人員，不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員首 先收集基礎(chǔ)資料，然后熟悉和掌握相應(yīng)資料，最后編寫開工報(bào)告，開工報(bào) 告只有通過主管院長的審核，設(shè)計(jì)人員才能真正開始設(shè)計(jì)。

47、2設(shè)計(jì)開始的階段，設(shè)計(jì)人員做好設(shè)計(jì)進(jìn)度控制，記錄工作時(shí)間，設(shè)計(jì)圖 紙中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行中期審查，填寫中期審查卡片。當(dāng)設(shè)計(jì)圖紙完成后， 主管院長確定評(píng)審方式并由事業(yè)部負(fù)責(zé)組織進(jìn)行成品評(píng)審，要求填寫設(shè)計(jì)評(píng) 審紀(jì)要，成品不符合要求時(shí)需重新設(shè)計(jì)，直到設(shè)計(jì)的成品通過成品評(píng)審。審 核、審定圖紙合格后成為設(shè)計(jì)成品。 3圖紙?jiān)O(shè)計(jì)完成后出圖，進(jìn)行圖紙的交曬和歸檔工作以及成品發(fā)放工作。 4當(dāng)情況不符時(shí)，施工單位要求變更圖紙的設(shè)計(jì)時(shí)，可以開出工程設(shè)計(jì) 聯(lián)系單，經(jīng)過施工單位，設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位三方的核實(shí)同意后，設(shè)計(jì)單位 在原來設(shè)計(jì)的圖紙的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)生成修改圖。設(shè)計(jì)步驟如步驟 2，3。 5存放入資料庫的圖紙要求保存

48、20 年以上，當(dāng)庫存很大，超過保存期限 時(shí)，可以進(jìn)行過期圖紙的銷毀工作。 設(shè)計(jì)圖紙的生命周期中，圖紙文件（科技文件）的歸檔保存管理是十分重 要的。檔案人員如果不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或 至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用，參照國家有關(guān)文件制定出本企 業(yè)的檔案管理制度，企業(yè)檔案工作要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的 有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。設(shè)計(jì)圖紙可能根 據(jù)需要進(jìn)行修改，所以圖紙版本需要明確標(biāo)明，才能給檔案管理人員和檔案利 用者帶來方便。 第三節(jié) 公司圖紙管理業(yè)務(wù)流程的變化 一、 圖紙管理三階段 第一階段，手工繪圖階段（1992 年19

49、99 年），計(jì)算機(jī)這種新型科技產(chǎn)物 剛剛被引入時(shí)，公司只在關(guān)鍵部門使用計(jì)算機(jī)。設(shè)計(jì)人員用筆和紙繪制設(shè)計(jì)圖 紙。圖紙繪制完成后，描圖員將圖紙描畫在硫酸紙上并且保存圖樣作為圖紙檔 案。硫酸紙是一種防水防腐蝕的特殊紙質(zhì)材料，具有紙質(zhì)純凈、強(qiáng)度高、透明 好、不變形、耐曬、耐高溫、抗老化等特點(diǎn)。繪制在硫酸紙上的文字，圖像可 以保存較長時(shí)間。這樣就能將設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)成果保留下來。該階段的特點(diǎn)： 該階段沒有系統(tǒng)的圖紙管理的思想，只停留在圖紙繪制和交曬的工作層面上。 描畫過程是手工描繪，描畫過程出錯(cuò)可能性高，工作效率低。而且圖紙的保存 利用都不能很好地實(shí)現(xiàn)。 第二階段，圖紙管理初級(jí)階段（20002006 年）

50、，隨著計(jì)算機(jī)的技術(shù)快速 發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，企業(yè)使用制圖的軟硬件設(shè)備，包括 AUTOCAD 制圖 軟件，打印機(jī)、繪圖儀等。采用這些設(shè)備大大加快公司業(yè)務(wù)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高 了公司生產(chǎn)能力。但是隨著公司實(shí)力不斷壯大，公司工作業(yè)務(wù)數(shù)量增加，圖紙 的數(shù)量大量增加，圖紙管理的需求不斷增強(qiáng)，所以生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室聘用圖紙管理人 員，配備專門的科技檔案室，使用各種檔案器具用于圖紙的實(shí)物管理，建立案 卷目錄用于檔案條目的信息管理。該階段的圖紙管理業(yè)務(wù)流程如圖 3-2： 圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，形成 圖紙打印輸出 曬圖 底圖藍(lán)圖存檔 編寫科技目錄 設(shè)計(jì)成品發(fā)放 檔案查詢利用 設(shè)計(jì)人員 圖紙管理人員 圖 3-2 圖紙管理業(yè)務(wù)流程 該

51、流程中存在以下幾個(gè)問題： 1檔案管理人員對(duì)設(shè)計(jì)出圖情況不能及時(shí)掌握。一般，檔案管理人員只是 圖紙來了歸檔，不會(huì)主動(dòng)收集掌握資料。 2當(dāng)設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量很大，圖紙?jiān)跁駡D過程中容易發(fā)生錯(cuò)誤，導(dǎo)致圖紙多曬 或少曬。而且曬圖過程很難實(shí)現(xiàn)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)曬圖成本，不能提供曬圖成本給公司 財(cái)務(wù)管理的有效依據(jù)。 3圖紙存檔管理不規(guī)范導(dǎo)致檔案借閱利用過程需要花費(fèi)時(shí)間和人力查找。 4各專業(yè)部門的圖紙數(shù)據(jù)和信息資料不能共享，造成設(shè)計(jì)過程互相脫節(jié)、 資料，重復(fù)記載等問題，給經(jīng)營決策帶來困難。 從以上存在的這些問題中不難看出圖紙管理流程的不足。因此，搞好檔案 管理，不僅可以大大減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)，不斷提高工作效率，而且保障生產(chǎn)合理有

52、序地運(yùn)行。 第三階段，圖紙信息管理階段，如今圖紙信息可以存儲(chǔ)于各種介質(zhì)，可以 是紙張，各種光盤和磁性介質(zhì)等。當(dāng)公司自動(dòng)化辦公的時(shí)候，設(shè)計(jì)圖紙以電子 圖紙的形式在網(wǎng)絡(luò)上傳遞加工，對(duì)于這些大量的以數(shù)字形式存在的電子圖紙， 圖紙檔案管理的工作方式、工作理念都將改變。新環(huán)境新形式下，對(duì)于檔案管 理提出了更高的要求：檔案管理不能坐等資料，應(yīng)該主動(dòng)收集掌握資料，收集 及時(shí)有用的資料，提高檔案室的作用。該階段，檔案管理人員要加強(qiáng)公司電子 圖紙的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證公司產(chǎn)生的有保存 價(jià)值的電子圖紙完整和有效，實(shí)現(xiàn)電子圖紙加工和利用的過程。 二、圖紙管理業(yè)務(wù)流程和現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系 表

53、 3-1 流程/組織矩陣表 ：主要負(fù)責(zé)與決策者 ：主要涉及者 ：相關(guān)者 第四節(jié) 圖紙管理的信息需求 在檔案庫房內(nèi)存放著 2000 年以來公司所有的設(shè)計(jì)圖紙，分設(shè)計(jì)底圖和案卷 文檔。公司每年要承擔(dān)大量的工程項(xiàng)目，平均一年出圖總共達(dá) 10000 張，這么 多圖紙僅靠幾個(gè)目錄管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，電子文件的出現(xiàn)迫使現(xiàn)代檔案管理方法 和手段發(fā)生變化。發(fā)展圖檔管理信息系統(tǒng)就成為公司檔案工作的急切要求。 流程 組織設(shè)計(jì)部門 總師室生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)室財(cái)務(wù)室文印室 圖紙?jiān)O(shè)計(jì)形成 圖紙打印輸出 曬圖 設(shè)計(jì)成品發(fā)放 曬圖成本計(jì)算 歸檔資料存檔 歸檔資料收集 檔案查詢利用 檔案借閱 檔案歸還 1部門領(lǐng)導(dǎo)的信息需求：部門領(lǐng)導(dǎo)需要掌

54、握其部門設(shè)計(jì)人員的實(shí)際工作情 況（包括設(shè)計(jì)項(xiàng)目數(shù)量，設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量），了解設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)內(nèi)容。 2檔案管理人員的信息需求：圖紙的信息包括設(shè)計(jì)人，工程名稱，工程號(hào)， 項(xiàng)目名稱，圖號(hào)，圖紙大小等，檔案管理方面的信息（分類原則），檔案借閱 信息（包括借閱人，工程名稱，工程號(hào)，檔案號(hào)，借閱時(shí)間，借閱數(shù)量，領(lǐng)導(dǎo) 簽字） 3設(shè)計(jì)人員的信息需求：利用科技檔案的內(nèi)容，完成資料查詢。 所以，需要建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，可以對(duì)電子文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理，到轉(zhuǎn)化 為電子檔案的過程進(jìn)行管理，完成電子檔案信息的管理與提供利用過程。該系 統(tǒng)能自動(dòng)記錄電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息，能對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn) 行管理和提供利用，能保證電

55、子文件和電子檔案的有效性，系統(tǒng)也能錄入紙質(zhì) 檔案等的信息并對(duì)其進(jìn)行管理。 第四章 圖檔管理系統(tǒng)分析 第一節(jié) 系統(tǒng)總體規(guī)劃 根據(jù)圖紙管理的需求分析，公司概況分析，規(guī)劃一個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) CAD 電子圖 紙管理和利用。在打印出圖階段，系統(tǒng)自動(dòng)采集圖紙信息、尺寸等信息，將提 取圖紙信息輸入數(shù)據(jù)庫，幫助檔案管理人員快速歸檔，通過條形碼將解決了紙 質(zhì)圖紙與電子圖紙不一致的問題，同時(shí)可以實(shí)時(shí)對(duì)打印費(fèi)用按項(xiàng)目、部門、個(gè) 人、繪圖儀、時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。在檔案管理階段，檔案管理人員能夠?qū)γ?一張圖紙按照工程名稱、工程號(hào)歸檔，形成一份檔案管理清單。實(shí)時(shí)管理實(shí)體 檔案和電子信息檔案。在檔案利用中，該系統(tǒng)能查詢，瀏覽電子

56、文件，通過操 作進(jìn)行檔案的借閱和電子文件的下載利用。 真正做到對(duì)每一張圖紙的產(chǎn)生，變化，歸檔，利用的使用過程的管理。 第二節(jié) 系統(tǒng)可行性研究 一、 技術(shù)的可行性進(jìn)行分析 圖檔管理系統(tǒng)的工作主要是在檔案管理人員能及時(shí)收集信息和處理信息。 這一特點(diǎn)非常適合計(jì)算機(jī)的特性，通過網(wǎng)絡(luò)連接，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的信息傳輸速度 快、準(zhǔn)確度高的優(yōu)勢。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要指對(duì)各種圖紙信息進(jìn)行綜合分析處 理，提取主要信息要素，按一定的規(guī)范格式存貯到計(jì)算機(jī)中，從而將擁有的圖 紙信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)信息的過程。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。 本系統(tǒng)可擬采用服務(wù)器2臺(tái)、計(jì)算機(jī)5臺(tái)、網(wǎng)卡5塊、8口集線器、針式打印 機(jī)1臺(tái)、激光繪圖儀3臺(tái)、掃描儀1臺(tái)，條碼掃描器2臺(tái)、UPS電源5臺(tái)等硬件配備。 本系統(tǒng)客戶端擬采用Window 2000操作系統(tǒng)，服務(wù)器采用Windows 2000 sever操作系統(tǒng)，使用SQL sever2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等軟件平臺(tái)。計(jì)算機(jī)硬件 和軟件技術(shù)滿足系統(tǒng)開發(fā)的需要。 從技術(shù)角度考慮,此系統(tǒng)開發(fā)可行。 二、 經(jīng)濟(jì)的可行性進(jìn)行分析 主要是支出的費(fèi)用：其中包括設(shè)備購置費(fèi)、軟件開發(fā)費(fèi)用、管理和維護(hù)費(fèi)、 人員工資，辦公用品費(fèi)用等。 由于檔案管理人員數(shù)量少，只有 3 名，所以人員工資，維護(hù)費(fèi)用相對(duì)