用友布萊特集團(tuán)OA協(xié)同辦公解決方案

1、布萊特集團(tuán)布萊特集團(tuán) 協(xié)同辦公解決方案協(xié)同辦公解決方案 用友軟件股份有限公司濟(jì)寧分公司用友軟件股份有限公司濟(jì)寧分公司 20102010 年年 1010 月月 第一章第一章 用友用友 U8-OA 介紹介紹.4 1.1 U8-OA 產(chǎn)品優(yōu)勢.4 1.1.1 管理思想落地優(yōu)勢.4 1.1.2 產(chǎn)品化優(yōu)勢.4 1.2 項(xiàng)目背景分析.5 1.3 信息現(xiàn)狀.5 1.4 需求分析.6 1.5 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分析.6 第二章第二章 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì).7 2.1 設(shè)計(jì)原則.7 2.1.1 先進(jìn)性.7 2.1.2 穩(wěn)定性.7 2.1.3 擴(kuò)展性.7 2.1.4 安全性.7 2.2 技術(shù)架構(gòu).7 2.3 應(yīng)用

2、架構(gòu).8 2.4 安全設(shè)計(jì).8 2.5 網(wǎng)絡(luò)部署、硬件配置及運(yùn)行環(huán)境.9 第三章第三章 功能說明功能說明.11 3.1 關(guān)鍵功能.11 3.2 U8-OA 重點(diǎn)功能.11 3.2.1 協(xié)同辦公.11 3.2.2 知識管理.12 3.2.3 信息發(fā)布.13 3.3 U8-OA 其他功能.14 3.3.1 公文管理.14 3.3.2 日程、會議、計(jì)劃.15 3.3.3 日程會議計(jì)劃應(yīng)用原理.17 3.3.4 日程會議計(jì)劃功能.18 3.4 U8-OA 擴(kuò)展插件.20 3.4.1 擴(kuò)展說明.20 3.4.2 Office插件.21 3.4.3 綜合辦公插件.21 第四章第四章 實(shí)施及部署實(shí)施及部署.

3、22 4.1 系統(tǒng)部署.22 4.2 實(shí)施管理.22 4.2.1 全程管理.22 4.3 實(shí)施保障體系.24 4.3.1 組織保障.24 4.3.2 制度保障.24 4.4 實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃.25 4.5 培訓(xùn)計(jì)劃.26 第五章第五章 服務(wù)保障體系服務(wù)保障體系.27 5.1 服務(wù)宗旨.27 5.2 服務(wù)保證.27 5.3 服務(wù)體系結(jié)構(gòu).27 5.4 免費(fèi)服務(wù)期限的服務(wù)承諾.27 第六章第六章 產(chǎn)品模塊配置及功能產(chǎn)品模塊配置及功能.28 第一章第一章 用友用友 U8-OA 介紹介紹 1.1 U8-OA 產(chǎn)品優(yōu)勢產(chǎn)品優(yōu)勢 1.1.1 管理思想落地優(yōu)勢管理思想落地優(yōu)勢 深刻理解企業(yè)高層管

4、理重點(diǎn)的優(yōu)勢深刻理解企業(yè)高層管理重點(diǎn)的優(yōu)勢 企業(yè)高層將寶貴的時(shí)間和精力，應(yīng)該集中放在把握企業(yè)重要項(xiàng)目、重要人員上來，由此可以基本 把握企業(yè)發(fā)展方向，避免被繁多的信息淹沒；用友協(xié)同辦公系統(tǒng)專門為企業(yè)高層研發(fā)了這個(gè)功能，使 得高層管理者可以站在戰(zhàn)略高度，隨時(shí)掌握重大項(xiàng)目的進(jìn)展情況，重要人員的工作情況，輕松實(shí)現(xiàn)企 業(yè)全局掌控！ 深刻理解組織行為和組織管理優(yōu)勢深刻理解組織行為和組織管理優(yōu)勢 企業(yè)就是一個(gè)組織，如何管理企業(yè)以高效完成企業(yè)的終極目標(biāo)，需要對組織行為和組織管理具備 深刻理解，這是研發(fā) OA 辦公自動化系統(tǒng)的軟件廠商必修之課，沒有組織行為和組織管理的深層理解的 辦公自動化系統(tǒng)只

5、能稱之為功能的模仿和代碼的堆砌。用友經(jīng)過多年對組織行為和組織管理方向的研 究獲得重要意義的成果。 1.1.2 產(chǎn)品化優(yōu)勢產(chǎn)品化優(yōu)勢 產(chǎn)品持續(xù)升級優(yōu)勢產(chǎn)品持續(xù)升級優(yōu)勢 軟件廠商的存活和成長及其產(chǎn)品的平滑升級，是 IT 投資的有力保障。為了確保用戶的投資能夠可 持續(xù)的增值和發(fā)展，用友協(xié)同辦公系統(tǒng)自誕生之日起就堅(jiān)持走產(chǎn)品化升級的道路，并鄭重向用戶承諾 每年提供 2-3 次的產(chǎn)品升級服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)用戶 IT 投資的保值、增值。 系統(tǒng)易用性優(yōu)勢系統(tǒng)易用性優(yōu)勢 經(jīng)過大量的用戶應(yīng)用證明，用友協(xié)同辦公系統(tǒng)的產(chǎn)品易用性設(shè)計(jì)使用戶單位 OA 應(yīng)用推廣的風(fēng)險(xiǎn)幾 乎為零，無需學(xué)習(xí)的辦公

6、軟件在用戶中深受歡迎。 系統(tǒng)穩(wěn)定性系統(tǒng)穩(wěn)定性優(yōu)勢優(yōu)勢 以產(chǎn)品化要求設(shè)計(jì)產(chǎn)品，支持產(chǎn)品的穩(wěn)定運(yùn)行，提供長期的升級保障，推動產(chǎn)品的穩(wěn)定應(yīng)用。產(chǎn) 品部分的代碼以及產(chǎn)品的接口都經(jīng)過驗(yàn)證。以產(chǎn)品為基礎(chǔ)的應(yīng)用開發(fā)保證了基礎(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠 性。定制開發(fā)的部分由于是按照接口規(guī)范來定制的，所以其操作在一定的范圍內(nèi)，容易好地控制質(zhì)量。 服務(wù)優(yōu)勢服務(wù)優(yōu)勢 用友在對戶提供完善產(chǎn)品的同時(shí)更重視服務(wù)。通過銷售服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)支持、并結(jié)合用友在全國各地 的星羅密布的服務(wù)體系，建立了網(wǎng)狀的遍布全國的服務(wù)體系，從而為客戶提供周到完善的服務(wù)。我們 的售后支持人員是一支具備專業(yè)素質(zhì)和優(yōu)良服務(wù)意識的團(tuán)隊(duì)

7、，為我們的客戶提供及時(shí)方便的售后服務(wù)。 我們將“做客戶的朋友，為客戶創(chuàng)造價(jià)值，持續(xù)性的為客戶服務(wù)”的精神落實(shí)到每一個(gè)服務(wù)支持人員 的服務(wù)過程中，使售后服務(wù)反饋中的客戶滿意率保持在很高的水平上。 1.2 項(xiàng)目背景分析項(xiàng)目背景分析 核心內(nèi)容描述：隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展、公司高層領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)的管理越來越重視，需要借助信 息化工具來提升公司的管理效率、規(guī)范審批流程、管理工作計(jì)劃、減少辦公成本，構(gòu)建暢通的溝通平 臺，進(jìn)而提升整個(gè)企業(yè)的競爭力。 1.3 需求分析需求分析 將公司的日常溝通、公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、會議管理、智能表單、車輛等都通過協(xié)同管理軟件來 管理起來，從而達(dá)到節(jié)約成本、提升效率、加強(qiáng)管理節(jié)約成

8、本、提升效率、加強(qiáng)管理的目標(biāo)。 1.4 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分析系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分析 結(jié)合貴公司的現(xiàn)狀，此次辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺建設(shè)目標(biāo)為： 搭建一個(gè)結(jié)合貴公司信息網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用環(huán)境的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺 實(shí)現(xiàn)管理制度的落地，提高企業(yè)的執(zhí)行力 建立企業(yè)自己的知識庫，提升企業(yè)的學(xué)習(xí)能力 對辦公用品、車輛等進(jìn)行管理 建立企業(yè)自己的信息發(fā)布平臺 建立一個(gè)快速、方便溝通的平臺 做好過程控制和結(jié)果反饋，讓一切變的可追溯。 第二章第二章 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì) 2.1 設(shè)計(jì)原則設(shè)計(jì)原則 2.1.1 先進(jìn)性先進(jìn)性 采用成熟、先進(jìn)的技術(shù)，確保系統(tǒng)技術(shù)的持續(xù)領(lǐng)先性，保證 IT 投資的有效性、保值性和延續(xù)性。 2.1.2 穩(wěn)定性穩(wěn)定性

9、 系統(tǒng)確保 724 小時(shí)穩(wěn)定可靠運(yùn)行。提供系統(tǒng)崩潰時(shí)的快速恢復(fù)機(jī)制，確保系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能快 速恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。 2.1.3 擴(kuò)展性擴(kuò)展性 充分考慮與其它應(yīng)用系統(tǒng)之間的互聯(lián)，在滿足現(xiàn)有系統(tǒng)互聯(lián)的前提下，能夠很好的適應(yīng)未來信息 系統(tǒng)增長的需要。系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)合理，以利于今后的擴(kuò)容和增加?？紤]對于未來的發(fā)展，立足在協(xié)同 辦公產(chǎn)品的基礎(chǔ)上通過升級改造來實(shí)現(xiàn)新需求的滿足。 2.1.4 安全性安全性 安全性對用戶是至關(guān)重要的，一套具有完整安全防范措施，能夠?qū)崿F(xiàn)同其他安全系統(tǒng)配合完成防 止系統(tǒng)外部成員的非法入侵、病毒傳播以及操作人員的越級操作，避免遭受攻擊。 2.2 技術(shù)架構(gòu)技術(shù)架構(gòu) 用友 U8-OA 協(xié)同

10、系統(tǒng)辦公軟件采用標(biāo)準(zhǔn) J2EE 結(jié)構(gòu)，整個(gè)系統(tǒng)由 Java 語言開發(fā)，技術(shù)架構(gòu)如下圖 所示： 2.3 應(yīng)用架構(gòu)應(yīng)用架構(gòu) 在協(xié)同辦公軟件中，我們自行開發(fā)了支持協(xié)同管理應(yīng)用的核心工作流引擎，統(tǒng)一設(shè)計(jì)了組織基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)，單獨(dú)設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)管理層實(shí)現(xiàn)了對象緩存結(jié)構(gòu)，并形成了完善的日志管理基礎(chǔ)架構(gòu)。 在系統(tǒng)應(yīng)用層，基于工作流系統(tǒng)規(guī)劃實(shí)現(xiàn)了協(xié)同管理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)流程、角色、表單相關(guān)的協(xié)同工 作，公文管理系統(tǒng)也是基于工作流的實(shí)例化實(shí)現(xiàn)，除了這兩個(gè)主要應(yīng)用外，其它如郵件系統(tǒng)、計(jì)劃、 會議、即時(shí)通訊等都獨(dú)立開發(fā)，知識管理通過獨(dú)立的體系實(shí)現(xiàn)，與所有的系統(tǒng)都有獨(dú)立的接口。 在應(yīng)用表現(xiàn)層，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了基于 IE 的純 B/S

11、 結(jié)構(gòu)的接口，客戶端完全免維護(hù)?；?C/S、PDA 結(jié)構(gòu)的接口建立工作已經(jīng)基本完成。 2.4 安全設(shè)計(jì)安全設(shè)計(jì) 現(xiàn)代信息管理中系統(tǒng)和數(shù)據(jù)是否安全一直是信息化建立的最大問題，不安全的因素可能來源于各 種各樣： 可能是有意的，也可能是無意的；可能是來源于企業(yè)外部的， 也可能是內(nèi)部人員造成的； 可能是人為的，也可能是自然力造成的。 總結(jié)起來，大致有下面幾種主要威脅： 非人為、自然力造成的數(shù)據(jù)丟失、設(shè)備失效、線路阻斷 人為但屬于操作人員無意的失誤造成的數(shù)據(jù)丟失 來自外部和內(nèi)部人員的惡意攻擊和入侵 基于 Internet 技術(shù)并布局與可以通過 Internet 訪問的系統(tǒng)，安全性的要求很高，用友 U8

12、-OA 協(xié) 同辦公軟件充分考慮了這些安全的要求，支持多級多種安全管理。 通過數(shù)據(jù)庫安全性、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性、應(yīng)用服務(wù)器安全性、傳輸安全性、身份確認(rèn)保證，同時(shí)提 供身份認(rèn)證插件保證客戶安全。 2.5 網(wǎng)絡(luò)部署、硬件配置及運(yùn)行環(huán)境網(wǎng)絡(luò)部署、硬件配置及運(yùn)行環(huán)境 網(wǎng)絡(luò)部署方案：網(wǎng)絡(luò)部署方案： 服務(wù)器放在總部，總部員工通過局域網(wǎng)訪問服務(wù)器，各分支機(jī)構(gòu)通過服務(wù)器放在總部，總部員工通過局域網(wǎng)訪問服務(wù)器，各分支機(jī)構(gòu)通過 VPN 訪問（可分步實(shí)現(xiàn)）訪問（可分步實(shí)現(xiàn)） 。 網(wǎng)絡(luò)部署參照下圖： 應(yīng)用服務(wù)器 安全性 登錄驗(yàn)證碼， 禁止密碼猜測 傳輸安全性 CA認(rèn)證的HTTPS 加密傳輸 身份確認(rèn) USB加密狗， 用戶身

13、份認(rèn)證 系統(tǒng)數(shù)據(jù) 安全性 數(shù)據(jù)庫與文件服務(wù)器 分離存儲，做到數(shù)據(jù) 訪問的物理隔絕 數(shù)據(jù)庫安全性 動態(tài)數(shù)據(jù)密碼 遠(yuǎn)程訪問限定 應(yīng)用服務(wù)器 安全性 登錄驗(yàn)證碼， 禁止密碼猜測 傳輸安全性 CA認(rèn)證的HTTPS 加密傳輸 傳輸安全性 CA認(rèn)證的HTTPS 加密傳輸 身份確認(rèn) USB加密狗， 用戶身份認(rèn)證 系統(tǒng)數(shù)據(jù) 安全性 數(shù)據(jù)庫與文件服務(wù)器 分離存儲，做到數(shù)據(jù) 訪問的物理隔絕 數(shù)據(jù)庫安全性 動態(tài)數(shù)據(jù)密碼 遠(yuǎn)程訪問限定 服務(wù)器及運(yùn)行環(huán)境配置參考： 推薦配置推薦配置服務(wù)器端服務(wù)器端客戶端客戶端 CPU P43.0 以上至強(qiáng)雙核 CPUPII 賽揚(yáng) 400 內(nèi)存 4G256M 硬盤80G，同時(shí)取決在線人員

14、多少無要求 硬 件 網(wǎng)卡 1000M10M-100M 操作系統(tǒng)中文 WINDOWS 2000/2003/XP，支持 IE6/IE7 的操作 瀏覽器IE 6.0 以上同左 應(yīng)用服務(wù)器支持 J2EE 標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器 Tomcat5.5無要求 系統(tǒng) 軟 件 數(shù)據(jù)庫 MySQL 無要求 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、防火墻（路由器） 注：根據(jù)用戶并發(fā)數(shù)變更配置 第三章第三章 功能說明功能說明 3.1 關(guān)鍵功能關(guān)鍵功能 通過上面的需求分析，可以總結(jié)出用戶的關(guān)鍵應(yīng)用需求，在此做逐一介紹。 3.2 U8-OA 重點(diǎn)功能重點(diǎn)功能 3.2.1 協(xié)同辦公協(xié)同辦公 我們每天有各種繁雜的事務(wù)需要處理：一些是已經(jīng)處理過還需要繼續(xù)關(guān)

15、注的，一些是等待處理的； 一些事務(wù)是需要按照公司的規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，一些是根據(jù)具體的情況隨機(jī)發(fā)起；一些是管理者希望 在事務(wù)在處理過程中可以輕松督查；一些是希望能夠在處理過程中能夠隨時(shí)查看各類參考信息。 同時(shí)，協(xié)同辦公也是人與他人之間進(jìn)行溝通協(xié)作的基本工具，可以實(shí)現(xiàn)一人對單人、多人并發(fā)、 多人串發(fā)按流程進(jìn)行的多種溝通和信息傳遞。 工作流引擎工作流引擎 .1 應(yīng)用原理應(yīng)用原理 新事務(wù)請求 事務(wù)處理請求 事件 回復(fù)意見 加簽知會 回退撤銷 轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同 轉(zhuǎn)發(fā)郵件 轉(zhuǎn)發(fā)公告 處理 目標(biāo) 存儲 共享 分享 推送 價(jià)值 全面跟蹤 過程共享 降低成本 可以利用協(xié)同工作提供新建/待發(fā)

16、功能發(fā)起一個(gè)協(xié)同事件訴求，通過流程角色定義、內(nèi)容格式的編 輯后，發(fā)送給接收處理者；發(fā)送完成后，發(fā)起者可以在已發(fā)事項(xiàng)中跟蹤每一個(gè)接收者的處理狀態(tài)和結(jié) 果，及時(shí)催辦和掌控信息。 作為接收處理者，可以在待辦事項(xiàng)中查閱別人發(fā)送給自己的協(xié)同工作信息，即對該信息發(fā)表自己 意見，態(tài)度，加載自己的附件等，如此有序的事件信息循環(huán)往復(fù)，達(dá)到日常協(xié)同工作的全面、準(zhǔn)確、 及時(shí)溝通和交流。 處理完成后，接收者還可以繼續(xù)在已辦事項(xiàng)中繼續(xù)查看其他人的意見和態(tài)度，最后，使用者可以 根據(jù)自己的意愿刪除信息或?qū)⑿畔⒈４嬖谧约旱膫€(gè)人文檔夾中，進(jìn)入文檔管理，通過文檔管理中的共 享/借閱/轉(zhuǎn)發(fā)功能，把信息傳遞給工作伙伴；配合多種條件的

17、搜索器可以幫助每一個(gè)使用者快速地查找 到目標(biāo)信息。 3.2.2 知識管理知識管理 利用協(xié)同工作可以解決內(nèi)部溝通與協(xié)同的問題，所有信息流通的各個(gè)過程可以通過預(yù)歸檔和歸檔 存儲到文檔管理系統(tǒng)中，文檔中記錄了全部的過程細(xì)節(jié)信息，達(dá)到動態(tài)信息到靜態(tài)信息的存儲，同時(shí) 文檔管理提供的轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件的功能，將存儲的信息通過轉(zhuǎn)發(fā)方式再次以協(xié)同和郵件的形式發(fā)送， 有效利用了文檔信息，使靜態(tài)信息向動態(tài)信息的互通。文檔管理可以通過借閱和共享形式將存儲的信 息共享給大家， 達(dá)到最大的資源共享。 應(yīng)用原理應(yīng)用原理 協(xié)同功能 公文信息 事件 協(xié)同歸檔 預(yù)歸檔 上傳文件 在線編輯 轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同 轉(zhuǎn)發(fā)郵件 文件分

18、類 文件查詢 處理 目標(biāo) 存儲 共享 借閱 映射 推送 價(jià)值 信息互通 信息共享借閱 計(jì)劃會議 公告調(diào)查 外部文件 項(xiàng)目資料 分級分類管理 專項(xiàng)信息管理 快速檢索 文檔管理是提供存放文件，包括計(jì)劃、會議、文檔、公告的應(yīng)用，同時(shí)協(xié)同全部歸檔到文檔管理。 文檔管理不僅僅是單一的文件存儲功能，而是將事件的過程進(jìn)行存儲，是復(fù)合的文檔結(jié)構(gòu)，支持對于 組織行為如協(xié)同工作的全息信息存儲。U8-OA 文檔管理系統(tǒng)支持個(gè)人、單位、公文檔案、項(xiàng)目文檔四 種文檔的組織形式。 文件歸檔管理是對個(gè)人、單位、公文、項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中式信息管理，并可以授權(quán)下級部門的文 檔管理員，實(shí)現(xiàn)不同部門或下級單位的多文檔員的管理。另外，

19、預(yù)設(shè)“我的共享目錄”和“我的借閱 文檔” ，對個(gè)人的資料分別存放對其他人進(jìn)行開放的目錄和文檔。按權(quán)限對文檔夾進(jìn)行設(shè)置，分別為讀 權(quán)限（查看） 、寫權(quán)限（歸檔） 、瀏覽權(quán)（可以看到文件列表但不能打開） 、打印權(quán)限、下載權(quán)限（無此 權(quán)限則文檔只能查看不能下載） 、管理權(quán)（讀/寫/增/刪/更名/移動/授權(quán)等全部權(quán)限） 。 另外，協(xié)同信息也可以預(yù)歸檔至文檔系統(tǒng)；文檔系統(tǒng)提供全面綜合查詢，并提供公文的組合查詢。 3.2.3 信息發(fā)布信息發(fā)布 U8-OA 的信息發(fā)布分為四大類：公告、調(diào)查、討論、新聞。 公告公告 普通用戶可以查看公告，在公告列表中，點(diǎn)擊公告標(biāo)題可查看公告詳細(xì)內(nèi)容。在用戶打開

20、公告時(shí) 系統(tǒng)會自動記錄該用戶打開公告的時(shí)間。 公告類型和公告發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予公告發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的公告， 并在發(fā)布公告時(shí)確定每個(gè)公告的發(fā)布范圍。 調(diào)查調(diào)查 普通用戶可以參加推送給自己的調(diào)查，點(diǎn)擊調(diào)查標(biāo)題可進(jìn)行調(diào)查信息的填寫，完成調(diào)查后可以查 看調(diào)查結(jié)果。 調(diào)查類型和調(diào)查發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予調(diào)查發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的調(diào)查， 并可以設(shè)置調(diào)查涉及的范圍。 討論討論 普通用戶可以參加推送給自己的討論，點(diǎn)擊討論標(biāo)題即可查看討論的主題，并可以隨時(shí)發(fā)表自己 的意見，以及查看其它人員發(fā)表的意見。 討論類型和討論發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理

21、員設(shè)定，被授予討論發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的討論， 并可以設(shè)置討論涉及的范圍。 新聞新聞 普通用戶可以查看新聞，在新聞列表中，點(diǎn)擊新聞標(biāo)題可查看新聞詳細(xì)內(nèi)容。新聞分類列表中只 列出最新的五條新聞，新發(fā)布的新聞用標(biāo)識，用戶可通過點(diǎn)擊“更多”按鈕查看其它新聞。 新聞?lì)愋秃托侣劙l(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予新聞發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的新聞。 3.3 U8-OA 其他功能其他功能 3.3.1 公文管理公文管理 公文的收發(fā)管理是企事業(yè)和政府部門、黨政機(jī)關(guān)的重要應(yīng)用是系統(tǒng)中最重要的組成部分，如何利 用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)公文管理的自動化以及如何更好對一套對收文、登記、印刷、交換、催辦、傳

22、閱、擬 稿、審核、發(fā)文、統(tǒng)計(jì)、歸檔等公文處理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理是企業(yè)對公文管理的要求。 應(yīng)用原理應(yīng)用原理 收文登記 發(fā)文起草 事件 定義公文單 定義流程節(jié)點(diǎn) 辦理公文 文單簽字蓋章 公文歸檔 公文查詢 公文統(tǒng)計(jì) 痕跡保留 處理 目標(biāo) 標(biāo)準(zhǔn) 流程 公文 處理 價(jià)值 公文信息完整 過程保留 降低成本 原始單據(jù)保留 公文管理是系統(tǒng)中最重要的組成部分，用友 U8-OA 協(xié)同管理系統(tǒng)利用工作流的原理建立公文流轉(zhuǎn) 機(jī)制，涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、公文交換、公文督辦、公文檔案等幾個(gè)部分，實(shí)現(xiàn)了各種日常公 文格式為用戶提供公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理功能，同時(shí)也提供公文

23、信息交換、查詢、督辦等功能。 功能功能 收文管理：進(jìn)行公文的登記，建立公文的收文傳輸流程，添加工作需要的文件。 發(fā)文管理：進(jìn)行文件的擬稿，建立公文的傳輸流程，添加工作需要的文件。 公文交換：發(fā)文封發(fā)完畢，進(jìn)行入公文交換發(fā)送到各個(gè)公文接收單位，公文接收單位進(jìn)行公文的 簽收。查看發(fā)送單和簽收單 公文督辦：收文擬辦人員可以設(shè)置督辦人員，督辦人員可以對公文流程進(jìn)行改變 公文檔案：進(jìn)行公文文件的存儲。 印章管理：可實(shí)現(xiàn)對電子印章的統(tǒng)一管理，分配/收回用戶簽章權(quán)限、訪問記錄等。 公文流程權(quán)限設(shè)置：設(shè)置公文各個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作策略，同時(shí)設(shè)置公文單元素的瀏覽編輯權(quán)限 3.3.2 日程、會議、計(jì)劃日程

24、、會議、計(jì)劃 計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制是日常組織工作管理的主要工作，基于經(jīng)典組織管理理論的這一思想， 結(jié)合現(xiàn)代的時(shí)間管理理念和信息管理技術(shù)，U8-OA 協(xié)同管理軟件實(shí)現(xiàn)了較為完善的日程、會議、計(jì)劃 管理系統(tǒng)，合稱為日程會議計(jì)劃。 日程事件： U8-OA 協(xié)同管理軟件的日程事件管理支持個(gè)人日程的安排，更充分利用了協(xié)同系 統(tǒng)的互聯(lián)環(huán)境，拓展了部門日程、項(xiàng)目日程、領(lǐng)導(dǎo)日程等針對某個(gè)特殊組織或群體的日程共享和協(xié)作 平臺，增強(qiáng)了信息分享的及時(shí)性和準(zhǔn)確度，為組織成員間協(xié)調(diào)一致地開展日常工作創(chuàng)造了一種新方式。 個(gè)人工作安排：根據(jù)待安排的工作事項(xiàng)按重要、緊急兩個(gè)緯度安排我的日程，U8-OA 協(xié)同兼顧 了兩個(gè)方向

25、的日程事件安排方式，按待安排、已安排、處理中、已完成攻 4 種狀態(tài)對“我”的工作進(jìn) 行管理，并對事項(xiàng)的數(shù)量、耗時(shí)等按重要/緊急兩個(gè)緯度構(gòu)成的 4 個(gè)象限進(jìn)行工作統(tǒng)計(jì)，并提供了圖形 分析工具，幫助個(gè)人提升時(shí)間管理能力，對于領(lǐng)導(dǎo)者和中層經(jīng)理尤其有價(jià)值。 日程事件的組織共享：針對日程事件的信息的價(jià)值取向，提供了私有、上級、下級、全體人 員、部門和項(xiàng)目等多種信息共享范圍和保密措施，豐富并提升了信息化后的日程事件管理和協(xié)作能力， 從而將日程事件同他人、部門和項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來，使日程不再僅僅是自我工作管理的小工具，更成為了 組織上下及成員間協(xié)作的好幫手。 會議管理：用友 U8-OA 協(xié)同管理軟件的會議系統(tǒng)著眼

26、于會議發(fā)起、回執(zhí)、召開、日志等形成和 管理中的協(xié)作和共享機(jī)制，提供了會議發(fā)起的要約和回復(fù)管理，會議結(jié)束后的日志和信息的共享管理， 通過集成第三方的實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)，則可以實(shí)現(xiàn)會議的網(wǎng)上召開。 計(jì)劃管理：U8-OA 協(xié)同管理軟件的計(jì)劃系統(tǒng)基于按周為主的工作計(jì)劃管理，是計(jì)劃制定者與領(lǐng) 導(dǎo)、同事達(dá)成計(jì)劃目標(biāo)，分享計(jì)劃給他人的有效手段。U8-OA 協(xié)同系統(tǒng)將“我”的計(jì)劃地報(bào)送方向分 位：主送、抄送、告知三種狀態(tài)，分別對應(yīng)于報(bào)告給我的主管領(lǐng)導(dǎo)，希望得到回復(fù)；抄送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 和關(guān)聯(lián)人員，可以得到回復(fù)；告知給與計(jì)劃有關(guān)的人員，無需回復(fù)三種狀態(tài)。 應(yīng)用原理應(yīng)用原理 日程 會議 事件 日程安排

27、日程公開共享 發(fā)起會議 會議回執(zhí) 計(jì)劃 會議紀(jì)要 轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同 處理 目標(biāo) 時(shí)間 管理 事件 公開 協(xié)作 價(jià)值 強(qiáng)調(diào)時(shí)間 項(xiàng)目關(guān)聯(lián)時(shí)間 日、月計(jì)劃 會議紀(jì)要 信息共享 功能功能 我的計(jì)劃：通過選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定。 計(jì)劃管理：查看，回復(fù)他人計(jì)劃 日程事件： 包括用戶對自我工作的管理和對他人、組織或群體事件的知情、參與與協(xié)作。是用來對可預(yù)見的 活動進(jìn)行登記、協(xié)調(diào)、查詢。以便更好地安排時(shí)間，提高時(shí)間的利用率，確保重要任務(wù)的完成，并起 到備忘錄的作用。支持第二象限工作管理法，按照重要緊急兩個(gè)緯度來統(tǒng)計(jì)分析事件安排的合理性。 支持向組織內(nèi)部的同事發(fā)起一件或者多件事情的委托，并可時(shí)時(shí)關(guān)注自

28、己所委托事件的完成與耗時(shí)情 況；支持組織內(nèi)部的上級向下級，秘書（助手）給領(lǐng)導(dǎo)直接安排日程事件；支持對委托或者安排給他 人的事件進(jìn)行相互討論；還支持協(xié)同與日程事件之間的相互轉(zhuǎn)入。 同時(shí)通過事件的公開屬性，可將其展現(xiàn)在部門、項(xiàng)目、他人等公共窗口，使組織內(nèi)成員可以查詢 到自己所關(guān)注事件的內(nèi)容以及進(jìn)展情況，從而達(dá)到良好的信息互通和協(xié)作的效果。 各窗口如下： 事件管理：處理用戶自己的事件 日程安排：以視圖方式查看或處理事件 部門事件：查看或處理部門（用戶相關(guān)部門）事件 項(xiàng)目事件：查看或處理項(xiàng)目（用戶相關(guān)部門）事件 他人事件：查看所有公開到用戶的他人事件 上級日程：只有在關(guān)聯(lián)人員中獲得確認(rèn)的助理身份的用戶

29、可以看到該界面，并查看或處理上 級領(lǐng)導(dǎo)的日程事件 領(lǐng)導(dǎo)日程：查看包括當(dāng)前用戶的直接上級和系統(tǒng)界面中所設(shè)置的公司領(lǐng)導(dǎo)（如下圖）的公開 日程事件 會議管理：通過選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定 3.3.3 日程會議計(jì)劃應(yīng)用原理日程會議計(jì)劃應(yīng)用原理 日程 會議 事件 日程安排 日程公開共享 發(fā)起會議 會議回執(zhí) 計(jì)劃 會議紀(jì)要 轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同 處理 目標(biāo) 時(shí)間 管理 事件 公開 協(xié)作 價(jià)值 強(qiáng)調(diào)時(shí)間 項(xiàng)目關(guān)聯(lián)時(shí)間 日、月計(jì)劃 會議紀(jì)要 信息共享 3.3.4 日程會議計(jì)劃功能日程會議計(jì)劃功能 1. 我的計(jì)劃：通過選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定。 2. 計(jì)劃管理：查看，回復(fù)他人計(jì)劃 3. 日程事件：包括用戶對自我工作的管理和對他

30、人、組織或群體事件的知情、參與 與協(xié)作。是用來對可預(yù)見的活動進(jìn)行登記、協(xié)調(diào)、查詢。以便更好地安排時(shí)間， 提高時(shí)間的利用率，確保重要任務(wù)的完成，并起到備忘錄的作用。支持第二象限 工作管理法，按照重要緊急兩個(gè)緯度來統(tǒng)計(jì)分析事件安排的合理性。支持向組織 內(nèi)部的同事發(fā)起一件或者多件事情的委托，并可時(shí)時(shí)關(guān)注自己所委托事件的完成 與耗時(shí)情況；支持組織內(nèi)部的上級向下級，秘書（助手）給領(lǐng)導(dǎo)直接安排日程事 件；支持對委托或者安排給他人的事件進(jìn)行相互討論；還支持協(xié)同與日程事件之 間的相互轉(zhuǎn)入。 同時(shí)通過事件的公開屬性，可將其展現(xiàn)在部門、項(xiàng)目、他人等公共窗口，使組 織內(nèi)成員可以查詢到自己所關(guān)注事件的內(nèi)容以及進(jìn)展情況

31、，從而達(dá)到良好的信息互 通和協(xié)作的效果。 各窗口如下： 事件管理：處理用戶自己的事件 日程安排：以視圖方式查看或處理事件 部門事件：查看或處理部門（用戶相關(guān)部門）事件 項(xiàng)目事件：查看或處理項(xiàng)目（用戶相關(guān)部門）事件 他人事件：查看所有公開到用戶的他人事件 上級日程：只有在關(guān)聯(lián)人員中獲得確認(rèn)的助理身份的用戶可以看到該界面，并 查看或處理上級領(lǐng)導(dǎo)的日程事件。 4.領(lǐng)導(dǎo)日程：查看包括當(dāng)前用戶的直接上級和系統(tǒng)界面中所設(shè)置的公司領(lǐng)導(dǎo)（如下 圖）的公開日程事件。 （圖為：系統(tǒng)界面的單位信息中設(shè)置公司領(lǐng)導(dǎo)） （圖為：領(lǐng)導(dǎo)日程） 5.會議管理：通過選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定。 管計(jì)劃、管日程、準(zhǔn)確把控日常管理管計(jì)劃

32、、管日程、準(zhǔn)確把控日常管理 3.4 U8-OA 擴(kuò)展插件擴(kuò)展插件 3.4.1 擴(kuò)展說明擴(kuò)展說明 擴(kuò)展插件標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)展插件標(biāo)準(zhǔn) 隨著平臺的發(fā)展和客戶需求的不斷演進(jìn)，我們還將推出適應(yīng)行業(yè)應(yīng)用的、大企業(yè)特殊定制的和專 有的各種插件，以適應(yīng)客戶多方面的應(yīng)用需要，在用友的協(xié)同管理產(chǎn)品規(guī)劃中，我們的產(chǎn)品規(guī)劃的基 本理念是： 產(chǎn)品產(chǎn)品 + + 定制定制 = = 高效高效 + + 穩(wěn)定穩(wěn)定 = = 快速實(shí)施快速實(shí)施 + + 個(gè)性化交付個(gè)性化交付 通過標(biāo)準(zhǔn)化的插件規(guī)范定義，用友的協(xié)同管理產(chǎn)品在功能和應(yīng)用平臺間取得了很好的平衡，為客 戶帶來以較低的費(fèi)用投入獲得較大的應(yīng)用收益。 用友用友 U8-OA 協(xié)

33、同辦公軟件通過插件標(biāo)準(zhǔn)定義了以下規(guī)范：協(xié)同辦公軟件通過插件標(biāo)準(zhǔn)定義了以下規(guī)范： 1、在數(shù)據(jù)庫中擴(kuò)展表（TABLE）的要求及規(guī)定； 2、如何生成可拆卸菜單及定義； 3、插件初始化接口及與協(xié)同管理產(chǎn)品間的關(guān)系； 4、插件的編寫規(guī)范，包括命名規(guī)則、書寫結(jié)構(gòu)、動態(tài)目錄分配等開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)； 5、完備安裝打包程序軟件包； 6、軟件狗號和插件 DLL 驗(yàn)證綁定的要求。 3.4.2 Office 插件插件 提供 WORD 正文編輯器、EXCEL 正文編輯器、痕跡保留、手寫筆皮紙、電子簽章簽名等功能。 Office 提供高級版和標(biāo)準(zhǔn)版。 3.4.3 綜合辦公插件綜合辦公插件 實(shí)現(xiàn)車輛，辦公設(shè)備、辦公用品設(shè)備，圖書，

34、資料的全面管理。 第四章第四章 實(shí)施及部署實(shí)施及部署 4.1 系統(tǒng)部署系統(tǒng)部署 根據(jù)本項(xiàng)目情況，本項(xiàng)目的系統(tǒng)部署如下圖所示： OA 服務(wù)器 注： 系統(tǒng)部署分常規(guī)部署和特殊情況部署兩種。 常規(guī)部署，則應(yīng)用服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器均部署在一臺服務(wù)器上，部署如下： 服務(wù)器服務(wù)器部署內(nèi)容部署內(nèi)容 應(yīng)用服務(wù)器應(yīng)用中間件 Tomcat5.0 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器 MySQL5.5 4.2 實(shí)施管理實(shí)施管理 4.2.1 全程管理全程管理 項(xiàng)目實(shí)施前期，用友和貴公司公司針對項(xiàng)目管理的細(xì)節(jié)達(dá)成一致意見，包括：組織結(jié)構(gòu)、管理方 式、過程質(zhì)量控制方式、結(jié)果展現(xiàn)確認(rèn)方式等。根據(jù)用友大量的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)整理出來的項(xiàng)目過程管理、 項(xiàng)目日常

35、管理、項(xiàng)目文檔管理以及項(xiàng)目質(zhì)量管理。 項(xiàng)目過程管理項(xiàng)目過程管理 用友對整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程的全程實(shí)現(xiàn)目標(biāo)+結(jié)果管理方式，并每做完一個(gè)階段都會出相應(yīng)的結(jié)果報(bào) 告需要雙方共同認(rèn)簽字。項(xiàng)目過程主要包括以下 11 點(diǎn)過程控制： 項(xiàng)目日常管理項(xiàng)目日常管理 用友對項(xiàng)目實(shí)施小組嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理要求進(jìn)行日常管理，包括以下主要管理內(nèi)容。 項(xiàng)目文檔管理項(xiàng)目文檔管理 用友對項(xiàng)目實(shí)施小組的實(shí)施結(jié)果嚴(yán)格規(guī)定必須有實(shí)施的文檔交付，并且在實(shí)施主計(jì)劃中體現(xiàn)每階 段、每小段都有交付物要求雙方項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。 4.3 實(shí)施保障體系實(shí)施保障體系 4.3.1 組織保障組織保障 為了更好的

36、實(shí)施項(xiàng)目，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，建立一個(gè)完善的高質(zhì)量的實(shí)施隊(duì)伍是關(guān)鍵。我們建 議： 第一：領(lǐng)導(dǎo)重視。第一：領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對辦公自動化系統(tǒng)是否能夠成功實(shí)施起到很重要的作用，因此 需要實(shí)施單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。最好親自帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。 第二：跨部門關(guān)鍵人員組織。第二：跨部門關(guān)鍵人員組織。辦公習(xí)慣和辦公制度與辦公自動化系統(tǒng)要相互適應(yīng)。在應(yīng)用辦公自 動化系統(tǒng)的過程中，必然會對原有的一些辦公習(xí)慣、辦公制度有所沖擊。這一方面要求辦公自動化系 統(tǒng)盡可能地符合原有的辦公習(xí)慣和辦公制度，一方面又要求對原有的辦公習(xí)慣和辦公制度進(jìn)行一些修 改，以利于辦公自動化系統(tǒng)的推廣，從而起到規(guī)范辦公制度、提高辦公效率的作用。這

37、其中需要各部 門積極配合，實(shí)施到哪里就要有專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)等工作 第三：過程結(jié)果嚴(yán)謹(jǐn)。第三：過程結(jié)果嚴(yán)謹(jǐn)。實(shí)施雙方要本著對實(shí)施工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，要求做到過程結(jié)果一絲不茍， 高標(biāo)準(zhǔn)才能實(shí)施出一流的應(yīng)用。 4.3.2 制度保障制度保障 為了對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行有效的跟蹤和控制，在項(xiàng)目實(shí)施過程中執(zhí)行以下制度： 進(jìn)度控制制度進(jìn)度控制制度 項(xiàng)目是有嚴(yán)格的時(shí)間期限的要求，進(jìn)度的控制是為了控制時(shí)間和節(jié)約時(shí)間。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)按周檢查 工作進(jìn)度，并向項(xiàng)目總監(jiān)提交進(jìn)度報(bào)告，在報(bào)告中簡要闡明已完成的工作、工作質(zhì)量評價(jià)、人員評價(jià)、 工作進(jìn)展情況、工作中存在的問題以及解決辦法。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告同時(shí)要提交給用戶方領(lǐng)導(dǎo)組。

38、對用戶 方出現(xiàn)的問題要記錄在案，在解決問題的效果也要記錄在案。 日常管理制度日常管理制度 日常溝通制度日常溝通制度：每周提交項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。實(shí)施項(xiàng)目組成員應(yīng)于每周書面列示完成任務(wù)、存在問題 及下周計(jì)劃提交給實(shí)施項(xiàng)目組。項(xiàng)目經(jīng)理以項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告的形式每周向?qū)嵤╉?xiàng)目組成員通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施 的進(jìn)展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進(jìn)一步解決的問題，達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施小組信息、資源的共享，使得 整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目小組成員及時(shí)了解項(xiàng)目的整體狀況，同時(shí)借鑒寶貴經(jīng)驗(yàn)。并根據(jù)項(xiàng)目主計(jì)劃及項(xiàng)目整體 進(jìn)展，討論下周工作計(jì)劃。 項(xiàng)目例會制度項(xiàng)目例會制度：每一到兩周舉行一次，項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目實(shí)施咨詢顧問 參加，根本作用在于協(xié)調(diào)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)程。同時(shí)應(yīng)對所有的項(xiàng) 目會議與專題討論會議等編寫出會議紀(jì)要，對會議做出的各項(xiàng)決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文檔記錄、整理， 并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施人員采