采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

1、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制,內(nèi)控之（一）,第一部分 存貨內(nèi)部控制制度的基本內(nèi)容,職務(wù)分離制度 存貨采購的請(qǐng)購單制度 訂貨控制制度 貨物驗(yàn)收控制制度 入帳付款控制制度 會(huì)計(jì)稽核與對(duì)帳制度,職務(wù)分離制度,1、在請(qǐng)購單中，對(duì)需要采購的存貨品種、數(shù)量由生產(chǎn)部門或銷售部門、保管部門根據(jù)需要量以及現(xiàn)有庫存共同確定，然后交采購部門進(jìn)行公開詢價(jià) 2、采購合同應(yīng)由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門會(huì)同供貨單位共同簽訂,職務(wù)分離制度,3、存貨的采購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收保管 4、存貨的采購人員、保管人員、使用人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄 5、采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批人員相分離 6、審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離

2、7、記錄應(yīng)付帳款人員應(yīng)與付款人員相分離,存貨采購的請(qǐng)購單制度,采購部門估算出資金需要量，擬訂付款時(shí)間說明表或安排表后交財(cái)務(wù)部門 財(cái)務(wù)部門根據(jù)計(jì)劃、預(yù)算范圍以及現(xiàn)有資金狀況進(jìn)行綜合審查 請(qǐng)購單由使用部門、保管部門、采購部門和財(cái)務(wù)部門共同簽署執(zhí)行意見后交采購部門留檔備案，辦理訂貨手續(xù),訂貨控制制度,核心是對(duì)詢價(jià)、簽訂合同和訂貨單的控制 詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、可享受折扣、付款條件、交貨時(shí)間以及供應(yīng)商的信譽(yù),貨物驗(yàn)收控制制度,貨物到達(dá)后必須由采購部門、使用部門和會(huì)計(jì)部門相分離的保管部門進(jìn)行驗(yàn)收保管 驗(yàn)收包括數(shù)量和質(zhì)量兩方面 倉管部門核對(duì)采購計(jì)劃、訂貨單和發(fā)貨單，及時(shí)填制驗(yàn)收單分別轉(zhuǎn)遞采購部門和會(huì)計(jì)

3、部門 控制中心是品質(zhì)數(shù)量，明確相關(guān)人員責(zé)任,入帳付款控制制度,采購計(jì)劃、請(qǐng)購單、訂貨單、驗(yàn)收單、結(jié)算憑據(jù)一并構(gòu)成付款入帳依據(jù)，缺一不可 發(fā)生商業(yè)折扣直接在購貨價(jià)格中體現(xiàn)，無需單獨(dú)反映 發(fā)生現(xiàn)金折扣為了防止暗箱操作宜采用總價(jià)法進(jìn)行核算，盡量回避凈價(jià)法,會(huì)計(jì)稽核與對(duì)帳制度,必須及時(shí)、定期與客戶對(duì)帳，防止債務(wù)虛設(shè)以及業(yè)務(wù)人員的舞弊行為,第二部分 采購作業(yè)程序及控制要點(diǎn),詢價(jià) 比價(jià)、議價(jià) 訂購 收件、分發(fā)、核對(duì) 整理付款 索賠,詢 價(jià),選擇詢價(jià)對(duì)象與地區(qū) 整理報(bào)價(jià)資料 選擇開發(fā)對(duì)象 品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款辦法、付款條件、交貨期、地點(diǎn)等等 有無其他有利的替代品 是否需要樣品檢驗(yàn)或試用,比價(jià)、議

4、價(jià),調(diào)查市場行情 核對(duì)資金預(yù)算 選擇議價(jià)對(duì)象，比較采購條件 廠商的供應(yīng)能力是否能保證按期交貨、質(zhì)量確認(rèn) 生產(chǎn)商或經(jīng)銷商的可靠程度 經(jīng)成本測算后設(shè)定議價(jià)目標(biāo) 價(jià)格上漲或下跌的影響因素,訂 購,對(duì)合同中特殊條款的審查、控制、監(jiān)督以及跟蹤，如預(yù)付定金、非常規(guī)結(jié)算方式、額外附帶條件、折扣等 采購總計(jì)劃與分計(jì)劃、采購批次和批量 交貨期與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的變化,收件、分發(fā)、核對(duì),按分配原則指派具體經(jīng)辦人 確定收件分發(fā)核對(duì)的具體方式 核對(duì)品名 核對(duì)規(guī)格 核對(duì)數(shù)量 核對(duì)請(qǐng)購日期、交付采購日期、需用日期、實(shí)際交付日期、驗(yàn)收日期,整理付款,核對(duì)采購計(jì)劃、請(qǐng)購單、訂貨單、驗(yàn)收單 核對(duì)發(fā)票抬頭與實(shí)際內(nèi)容 核對(duì)發(fā)票價(jià)格與請(qǐng)購、

5、訂購價(jià)格 核對(duì)預(yù)付款、暫借款等 核對(duì)結(jié)算方式和付款條件 核對(duì)資金計(jì)劃與實(shí)際付款期限,索 賠,核對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告 填制索賠記錄 確定具體經(jīng)辦人向保險(xiǎn)公司、運(yùn)輸公司、供貨商履行索賠程序 辦理退貨或更換手續(xù) 確定內(nèi)外責(zé)任歸屬,存貨請(qǐng)購的歸口管理,1、常備材料：生產(chǎn)部門 2、預(yù)備材料：物料管理部門 3、非常備材料： （1）生產(chǎn)用料：生產(chǎn)部門 （2）其他用料：具體使用部門或物料管理部門,企業(yè)倉庫管理制度55,物資驗(yàn)收入庫制度 物資儲(chǔ)存保管制度 物資領(lǐng)用發(fā)放制度 物資出庫管理制度 物資借入歸還制度 物資借出收回制度 外協(xié)加工管理制度,請(qǐng)購單（必須包括的內(nèi)容）,請(qǐng)購部門及請(qǐng)購單號(hào)碼 需用日期 預(yù)算或計(jì)劃編號(hào) 預(yù)算

6、控制價(jià)格或以往價(jià)格 品種數(shù)量技術(shù)含量要求 分批采購還是集中到貨 常備物資還是特殊材料,準(zhǔn)購單（必須包括的內(nèi)容）,請(qǐng)購日期及編號(hào) 請(qǐng)購欄 準(zhǔn)購欄 材料名稱 上次采購日期 材料編號(hào) 上次采購單價(jià) 材料標(biāo)準(zhǔn) 供應(yīng)商地址電話 規(guī)格數(shù)量 約定交貨期 用途及存貨倉庫 歸口分額度審批,訂購單,材料編號(hào)及品種規(guī)格 單位數(shù)量單價(jià)金額 交貨期限交貨地址 結(jié)算方式 交易條款 連帶注意事項(xiàng),驗(yàn)收單（必須包括的內(nèi)容）,訂購單編號(hào) 計(jì)劃或預(yù)算編號(hào) 訂購貨物名稱數(shù)量單價(jià) 存放區(qū)域或倉位 實(shí)收數(shù)量 合格與不合格數(shù)量及處理意見 檢驗(yàn)、驗(yàn)收、倉管簽字,進(jìn)口貨物跟蹤,物料名稱編號(hào)及說明 請(qǐng)購單號(hào)碼 請(qǐng)購日期及要求到貨期限 采購程序及文檔 采購預(yù)定進(jìn)度 詢價(jià)信函 詢價(jià)回函及抱價(jià) 訂購單開列 訂購單回函 申請(qǐng)進(jìn)口許可 開列信用證 進(jìn)口單據(jù)驗(yàn)收審核、報(bào)關(guān)、提貨、運(yùn)輸、驗(yàn)收,材料庫存報(bào)告表（包括的內(nèi)容）,每一品種耗用記錄 每一品種請(qǐng)購記錄 收料量與采購人員 發(fā)料量與使用部門 單據(jù)號(hào)碼（請(qǐng)購單號(hào)碼、入出庫單號(hào)碼） 單價(jià) 結(jié)存量,材料庫存月報(bào)表,存放區(qū)域 訂購數(shù)量 已收數(shù)量 庫存數(shù)量 缺貨數(shù)量 交貨延期原因 索賠退貨情況,庫存材料供需分析,庫存數(shù)量 已訂購數(shù)量 增購意見 催交意見 緩購意見 減購意見 緊急采購意見,材料進(jìn)庫日