檔案管理課件

1、Archives management,2016,檔案管理的作用及意義,中心檔案管理工作情況匯報,中心檔案管理實施方案,對歷史負責(zé), 為現(xiàn)實服務(wù), 替未來著想,檔案管理的作用及意義,三、個人對于檔案管理的認知,1.辦公室的主要職責(zé)。 2.檔案管理是辦公室工作的重要組成部分。,二、檔案管理對于中心的重要作用,1.什么是檔案？ 2.檔案的作用是什么？ 3.檔案對于企業(yè)的重要性。,一、檔案管理的廣義意義,一、檔案管理的廣義意義,企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適

2、時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)； 另一方面有利于有關(guān)各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各個有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。,企業(yè)的實物資產(chǎn)與數(shù)據(jù)資源就如同車之兩輪、鳥之兩翼，管理好、利用好企業(yè)數(shù)據(jù)資源，對提升工作效率和質(zhì)量、促進企業(yè)改革發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。,1.什么是檔案？,2.檔案的作用是什么？,3.檔案對于企業(yè)的重要性,1,2,辦公室工作為中心其他工作提供保障,檔案管理是辦公室工作的重要組成部分,檔案管理對于中心的重要作用,檔案管理工作的實質(zhì)就是更好的服務(wù)機關(guān)工作。 -國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會機關(guān)文書檔案工作管理辦法,個人對檔案管理工作的一些認知,易于了解

3、全局,加強版的工作總結(jié),總結(jié)規(guī)律，提高效率,中心檔案管理工作情況匯報,二、中心檔案制度執(zhí)行情況,一、硬件設(shè)施的完善,一、硬件設(shè)施的完善,檔案室面積擴充，新增一組密集柜。,以前最多容納747卷，現(xiàn)可容納1432卷。 從15組密集柜增加到42組密集柜，共增加27組。,二、制度執(zhí)行情況,1.檔案范圍。 中心檔案是指中心在服務(wù)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存和使用價值的 文字材料、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙和影像資料。 主要包括：收發(fā)的公文、函件、證明、會議紀要、規(guī)章制度、合同、會計 憑證和財務(wù)報表、干部職工檔案、房屋和土地檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、基建和 維修項目資料、項目設(shè)計圖紙、重要及專項業(yè)務(wù)資料、重要會議和重

4、要活動 的影像資料等等。 中心現(xiàn)狀進入中心檔案庫的有：收發(fā)的公文、函件、證明、會議紀要、 規(guī)章制度、會計憑證和財務(wù)報表、房屋和土地檔案、基建和維修項目資料、 項目設(shè)計圖紙、重要及專項業(yè)務(wù)資料、重要會議和重要活動的影像資料等。 未進入中心檔案庫的有：合同、干部職工檔案、設(shè)施設(shè)備檔案。,二、制度執(zhí)行情況,2.管理原則。 中心檔案實行統(tǒng)一規(guī)范、分級管理、各負其責(zé)的原則。辦公室是中心檔案的綜合管理部門，負責(zé)中心行政綜合檔案的收集、整理、歸檔和保管，并對各處室（部）的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各處室（部）要指定專人負責(zé)本部門的檔案管理工作，認真貫徹執(zhí)行檔案管理的一系列方針、政策、規(guī)定，完成本部門檔案的收

5、集、整理、立卷、保管、移交和開發(fā)利用等任務(wù)。 收集：這項工作各處室完成狀況甚佳，可從調(diào)檔案過程中體現(xiàn)。缺頁少頁狀況罕見。 整理、立卷：各處室獨立完成，沒有統(tǒng)一規(guī)范的方式方法，形成的檔案資料不利于查找。（整改） 移交：暫時未有移交的相關(guān)政策及規(guī)定。（整改）,二、制度執(zhí)行情況,3.檔案的保管。 除按規(guī)定干部職工檔案和財會檔案由相關(guān)職能部門保管外，中心各處室（部）各門類檔案均由辦公室負責(zé)統(tǒng)一保管。各處室（部）歸檔完畢，應(yīng)將檔案整體移交給辦公室，并辦理移交登記手續(xù)，因工作需要留存的，自備重份或復(fù)印件。歸檔保管部門要根據(jù)檔案保管的要求，切實做好檔案的保管工作，定期組織人員對檔案保管狀況進行檢查，并采取有

6、效措施，保護檔案的安全。檔案庫（室）應(yīng)當(dāng)配備防火、防腐、防蛀、防潮、防盜等必要的安全設(shè)施。 中心現(xiàn)狀檔案室于2015年完成擴建，后續(xù)將要對檔案室的6防進行重點關(guān)注。,二、制度執(zhí)行情況,4.檔案的保密。 檔案工作人員要加強組織觀念，嚴守黨和國家的機密和各項規(guī)章制度，嚴守中心工作秘密。重要檔案要單獨保管，做到入柜加鎖，利用時不準隨意擴大借閱范圍。上級發(fā)來的機密和絕密文件，歸檔后應(yīng)嚴格借閱手續(xù)，不得翻印。 5.檔案的利用。 檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好檔案的提供利用工作，保證領(lǐng)導(dǎo)和工作的需要。借閱檔案應(yīng)經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿。 中心現(xiàn)狀：借閱檔案的人員以及次數(shù)

7、有限，目前并沒有相關(guān)違法規(guī)定的事例出現(xiàn)。但并沒有規(guī)范的借閱程序。,二、制度執(zhí)行情況,6.檔案的銷毀。 對保管期限已滿的檔案，經(jīng)辦公室鑒定后，對失去保存價值的，在登記造冊基礎(chǔ)上，按要求由專人負責(zé)實施銷毀。（2016年要對以往失去利用價值的文件進行銷毀，參照國資廳發(fā)（2010）28號關(guān)于印發(fā)的通知）。 中心現(xiàn)狀：并未有相關(guān)銷毀文件的有關(guān)制度、流程。,二、制度執(zhí)行情況,7.各處室（部）要依照本規(guī)定，結(jié)合工作內(nèi)容和特點，研究制定符合本部門工作需要的業(yè)務(wù)檔案管理制度，并報中心辦公室審核備案。中心所屬單位檔案管理工作依據(jù)本規(guī)定執(zhí)行。（需要進一步與各處室檔案負責(zé)人進行溝通。） 中心現(xiàn)狀：尚未完善。,傳達國資

8、委黨委委員、秘書長閻曉峰在“大數(shù)據(jù)與檔案資源開發(fā)利用”會議上的會議精神。,（一）檔案是企業(yè)信息資源的聚集地，必須加快數(shù)字化建設(shè)。,（二）檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲能池，必須推進全方位利用。,（三）檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器，必須實施多元化轉(zhuǎn)型,有效開展利用檔案資源，才能更好地融入中心、服務(wù)大局,（一）檔案是企業(yè)信息資源的聚集地， 必須加快數(shù)字化建設(shè)。,檔案是企業(yè)最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地，覆蓋了企業(yè)經(jīng)營活動的所有內(nèi)容。長期以來，受傳統(tǒng)檔案管理思維所限，企業(yè)檔案管理普遍存在“重管理、輕使用”的現(xiàn)象。積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對海量的檔案數(shù)據(jù)資源海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關(guān)性分析

9、，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，建立各種數(shù)據(jù)模型，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供多角度、全方位、有價值的服務(wù)，才能使檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。,（二）檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲能池， 必須推進全方位利用。,一是傳承企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)，是載體與內(nèi)容的關(guān)系。 二是服務(wù)企業(yè)發(fā)展。通過對檔案資源的分析研究，把企業(yè)檔案中潛在的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，就能夠使檔案信息資源更好地服務(wù)中心工作、服務(wù)企業(yè)發(fā)展。 三是防控經(jīng)營風(fēng)險。檔案作為一種具有憑證意義的信息資源，具有輔助企業(yè)進行風(fēng)險控制的信息價值。 四是維護企業(yè)權(quán)益。企業(yè)在經(jīng)濟運作之中面臨著各種利益交織，可能產(chǎn)生各種糾紛,企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中

10、的麻煩與損失，就得在平素的企業(yè)管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，以有效維護自身權(quán)益，唯有如此才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。,（三）檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器， 必須實施多元化轉(zhuǎn)型,我們要以數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用為核心推動檔案管理轉(zhuǎn)型： 一是由傳統(tǒng)管理向信息管理轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)檔案管理的流程是檔案的產(chǎn)生、檔案分類、檔案編目、檔案排序、檔案描述層級；并且傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。檔案信息化過程實際上也是指檔案管理模式從以存檔、管檔為主到以用檔為主的過程。 二是由封閉向開放轉(zhuǎn)型。 三是由分散向集約轉(zhuǎn)型。 四是由保管向服務(wù)轉(zhuǎn)型。,

11、-摘自國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會文件的通知,【 我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的經(jīng)驗，明確今后數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標和任務(wù)。下決心、花力氣去推進檔案數(shù)字化工作，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)?！?橫縱向比較,2016年工作重點,長期工作目標,輕工檔案管理實施方案,知己知彼,橫縱向比較,1-2月形成兩項基本方案； 3-4各部門形成檔案銷毀清冊，4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作； 7月底之前將2015年檔案歸檔完畢。,2016年工作重點,針對檔案管理工作，形成輕工中心檔案管理培訓(xùn)機制； 對檔案室硬件設(shè)備設(shè)施的維護工作應(yīng)具體化責(zé)任化； 三年內(nèi)形成“輕工中心數(shù)字檔案室。,長期

12、工作目標,一、橫縱向比較,（一）系統(tǒng)內(nèi)其他中心檔案管理基礎(chǔ)工作調(diào)研情況,一、橫縱向比較,（二）中心各處室檔案管理工作情況匯總,二、2016年度工作重點,明確輕工機關(guān)服務(wù)中心檔案保管期限表； 明確輕工機關(guān)服務(wù)中心整檔范圍； 檔案裝具統(tǒng)一化。,各部門形成檔案核銷清冊，并于4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作。（檔案銷毀清冊）,參照新辦法新規(guī)定整理2015年度檔案，并于7月22日前將檔案交接辦公室。,兩項基本方案,檔案銷毀工作,2015年度檔案整理,1-2月份工作目標,3-4月份工作目標,7月份工作目標,（全宗）,原則：年度部門保管期限,檔 案 銷 毀 清 冊 審 批 表 該銷毀清冊銷毀檔案共計 （卷件） 起止年度：