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文檔簡介
1、Archives management,2016,檔案管理的作用及意義,中心檔案管理工作情況匯報,中心檔案管理實施方案,對歷史負(fù)責(zé), 為現(xiàn)實服務(wù), 替未來著想,檔案管理的作用及意義,三、個人對于檔案管理的認(rèn)知,1.辦公室的主要職責(zé)。 2.檔案管理是辦公室工作的重要組成部分。,二、檔案管理對于中心的重要作用,1.什么是檔案? 2.檔案的作用是什么? 3.檔案對于企業(yè)的重要性。,一、檔案管理的廣義意義,一、檔案管理的廣義意義,企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況,適
2、時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù); 另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果,為企業(yè)與各個有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。,企業(yè)的實物資產(chǎn)與數(shù)據(jù)資源就如同車之兩輪、鳥之兩翼,管理好、利用好企業(yè)數(shù)據(jù)資源,對提升工作效率和質(zhì)量、促進企業(yè)改革發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。,1.什么是檔案?,2.檔案的作用是什么?,3.檔案對于企業(yè)的重要性,1,2,辦公室工作為中心其他工作提供保障,檔案管理是辦公室工作的重要組成部分,檔案管理對于中心的重要作用,檔案管理工作的實質(zhì)就是更好的服務(wù)機關(guān)工作。 -國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會機關(guān)文書檔案工作管理辦法,個人對檔案管理工作的一些認(rèn)知,易于了解
3、全局,加強版的工作總結(jié),總結(jié)規(guī)律,提高效率,中心檔案管理工作情況匯報,二、中心檔案制度執(zhí)行情況,一、硬件設(shè)施的完善,一、硬件設(shè)施的完善,檔案室面積擴充,新增一組密集柜。,以前最多容納747卷,現(xiàn)可容納1432卷。 從15組密集柜增加到42組密集柜,共增加27組。,二、制度執(zhí)行情況,1.檔案范圍。 中心檔案是指中心在服務(wù)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存和使用價值的 文字材料、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙和影像資料。 主要包括:收發(fā)的公文、函件、證明、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同、會計 憑證和財務(wù)報表、干部職工檔案、房屋和土地檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、基建和 維修項目資料、項目設(shè)計圖紙、重要及專項業(yè)務(wù)資料、重要會議和重
4、要活動 的影像資料等等。 中心現(xiàn)狀進入中心檔案庫的有:收發(fā)的公文、函件、證明、會議紀(jì)要、 規(guī)章制度、會計憑證和財務(wù)報表、房屋和土地檔案、基建和維修項目資料、 項目設(shè)計圖紙、重要及專項業(yè)務(wù)資料、重要會議和重要活動的影像資料等。 未進入中心檔案庫的有:合同、干部職工檔案、設(shè)施設(shè)備檔案。,二、制度執(zhí)行情況,2.管理原則。 中心檔案實行統(tǒng)一規(guī)范、分級管理、各負(fù)其責(zé)的原則。辦公室是中心檔案的綜合管理部門,負(fù)責(zé)中心行政綜合檔案的收集、整理、歸檔和保管,并對各處室(部)的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各處室(部)要指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作,認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的一系列方針、政策、規(guī)定,完成本部門檔案的收
5、集、整理、立卷、保管、移交和開發(fā)利用等任務(wù)。 收集:這項工作各處室完成狀況甚佳,可從調(diào)檔案過程中體現(xiàn)。缺頁少頁狀況罕見。 整理、立卷:各處室獨立完成,沒有統(tǒng)一規(guī)范的方式方法,形成的檔案資料不利于查找。(整改) 移交:暫時未有移交的相關(guān)政策及規(guī)定。(整改),二、制度執(zhí)行情況,3.檔案的保管。 除按規(guī)定干部職工檔案和財會檔案由相關(guān)職能部門保管外,中心各處室(部)各門類檔案均由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。各處室(部)歸檔完畢,應(yīng)將檔案整體移交給辦公室,并辦理移交登記手續(xù),因工作需要留存的,自備重份或復(fù)印件。歸檔保管部門要根據(jù)檔案保管的要求,切實做好檔案的保管工作,定期組織人員對檔案保管狀況進行檢查,并采取有
6、效措施,保護檔案的安全。檔案庫(室)應(yīng)當(dāng)配備防火、防腐、防蛀、防潮、防盜等必要的安全設(shè)施。 中心現(xiàn)狀檔案室于2015年完成擴建,后續(xù)將要對檔案室的6防進行重點關(guān)注。,二、制度執(zhí)行情況,4.檔案的保密。 檔案工作人員要加強組織觀念,嚴(yán)守黨和國家的機密和各項規(guī)章制度,嚴(yán)守中心工作秘密。重要檔案要單獨保管,做到入柜加鎖,利用時不準(zhǔn)隨意擴大借閱范圍。上級發(fā)來的機密和絕密文件,歸檔后應(yīng)嚴(yán)格借閱手續(xù),不得翻印。 5.檔案的利用。 檔案人員要熟悉所藏檔案的情況,積極做好檔案的提供利用工作,保證領(lǐng)導(dǎo)和工作的需要。借閱檔案應(yīng)經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格辦理手續(xù),填寫檔案借閱登記簿。 中心現(xiàn)狀:借閱檔案的人員以及次數(shù)
7、有限,目前并沒有相關(guān)違法規(guī)定的事例出現(xiàn)。但并沒有規(guī)范的借閱程序。,二、制度執(zhí)行情況,6.檔案的銷毀。 對保管期限已滿的檔案,經(jīng)辦公室鑒定后,對失去保存價值的,在登記造冊基礎(chǔ)上,按要求由專人負(fù)責(zé)實施銷毀。(2016年要對以往失去利用價值的文件進行銷毀,參照國資廳發(fā)(2010)28號關(guān)于印發(fā)的通知)。 中心現(xiàn)狀:并未有相關(guān)銷毀文件的有關(guān)制度、流程。,二、制度執(zhí)行情況,7.各處室(部)要依照本規(guī)定,結(jié)合工作內(nèi)容和特點,研究制定符合本部門工作需要的業(yè)務(wù)檔案管理制度,并報中心辦公室審核備案。中心所屬單位檔案管理工作依據(jù)本規(guī)定執(zhí)行。(需要進一步與各處室檔案負(fù)責(zé)人進行溝通。) 中心現(xiàn)狀:尚未完善。,傳達國資
8、委黨委委員、秘書長閻曉峰在“大數(shù)據(jù)與檔案資源開發(fā)利用”會議上的會議精神。,(一)檔案是企業(yè)信息資源的聚集地,必須加快數(shù)字化建設(shè)。,(二)檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲能池,必須推進全方位利用。,(三)檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器,必須實施多元化轉(zhuǎn)型,有效開展利用檔案資源,才能更好地融入中心、服務(wù)大局,(一)檔案是企業(yè)信息資源的聚集地, 必須加快數(shù)字化建設(shè)。,檔案是企業(yè)最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地,覆蓋了企業(yè)經(jīng)營活動的所有內(nèi)容。長期以來,受傳統(tǒng)檔案管理思維所限,企業(yè)檔案管理普遍存在“重管理、輕使用”的現(xiàn)象。積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù),對海量的檔案數(shù)據(jù)資源海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關(guān)性分析
9、,找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系,建立各種數(shù)據(jù)模型,使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供多角度、全方位、有價值的服務(wù),才能使檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。,(二)檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲能池, 必須推進全方位利用。,一是傳承企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè),是載體與內(nèi)容的關(guān)系。 二是服務(wù)企業(yè)發(fā)展。通過對檔案資源的分析研究,把企業(yè)檔案中潛在的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力,就能夠使檔案信息資源更好地服務(wù)中心工作、服務(wù)企業(yè)發(fā)展。 三是防控經(jīng)營風(fēng)險。檔案作為一種具有憑證意義的信息資源,具有輔助企業(yè)進行風(fēng)險控制的信息價值。 四是維護企業(yè)權(quán)益。企業(yè)在經(jīng)濟運作之中面臨著各種利益交織,可能產(chǎn)生各種糾紛,企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中
10、的麻煩與損失,就得在平素的企業(yè)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致的保存好,既有時效性又有真實性,較為翔實完整的企業(yè)檔案做證據(jù),以有效維護自身權(quán)益,唯有如此才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。,(三)檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器, 必須實施多元化轉(zhuǎn)型,我們要以數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用為核心推動檔案管理轉(zhuǎn)型: 一是由傳統(tǒng)管理向信息管理轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)檔案管理的流程是檔案的產(chǎn)生、檔案分類、檔案編目、檔案排序、檔案描述層級;并且傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主,文檔保存、借閱、管理不方便,容易損壞泄密。檔案信息化過程實際上也是指檔案管理模式從以存檔、管檔為主到以用檔為主的過程。 二是由封閉向開放轉(zhuǎn)型。 三是由分散向集約轉(zhuǎn)型。 四是由保管向服務(wù)轉(zhuǎn)型。,
11、-摘自國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)全國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進會文件的通知,【 我國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的經(jīng)驗,明確今后數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)。下決心、花力氣去推進檔案數(shù)字化工作,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)?!?橫縱向比較,2016年工作重點,長期工作目標(biāo),輕工檔案管理實施方案,知己知彼,橫縱向比較,1-2月形成兩項基本方案; 3-4各部門形成檔案銷毀清冊,4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作; 7月底之前將2015年檔案歸檔完畢。,2016年工作重點,針對檔案管理工作,形成輕工中心檔案管理培訓(xùn)機制; 對檔案室硬件設(shè)備設(shè)施的維護工作應(yīng)具體化責(zé)任化; 三年內(nèi)形成“輕工中心數(shù)字檔案室。,長期
12、工作目標(biāo),一、橫縱向比較,(一)系統(tǒng)內(nèi)其他中心檔案管理基礎(chǔ)工作調(diào)研情況,一、橫縱向比較,(二)中心各處室檔案管理工作情況匯總,二、2016年度工作重點,明確輕工機關(guān)服務(wù)中心檔案保管期限表; 明確輕工機關(guān)服務(wù)中心整檔范圍; 檔案裝具統(tǒng)一化。,各部門形成檔案核銷清冊,并于4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作。(檔案銷毀清冊),參照新辦法新規(guī)定整理2015年度檔案,并于7月22日前將檔案交接辦公室。,兩項基本方案,檔案銷毀工作,2015年度檔案整理,1-2月份工作目標(biāo),3-4月份工作目標(biāo),7月份工作目標(biāo),(全宗),原則:年度部門保管期限,檔 案 銷 毀 清 冊 審 批 表 該銷毀清冊銷毀檔案共計 (卷件) 起止年度:
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