會(huì)議的構(gòu)成要素、秘書與會(huì)務(wù)工作PPT課件

1、.1，會(huì)議組件和會(huì)議任務(wù)，2，會(huì)議活動(dòng)的基本要素，3，組織者：組織者、承包商、支持單位、贊助者等主要策劃和組織會(huì)議的人。組織者是小型會(huì)議，在一些大型會(huì)議活動(dòng)中，由組織者、協(xié)辦者和承包商組成。與會(huì)者：作為參加會(huì)議的對象，有正式會(huì)員、與會(huì)者、邀請會(huì)員、旁聽者等。根據(jù)資格，在會(huì)議中的地位、權(quán)利和義務(wù)也不同。其他與會(huì)議相關(guān)的人員包括主持人、會(huì)議秘書、會(huì)議服務(wù)人員等。會(huì)議工作人員、會(huì)議活動(dòng)的基本要素、4，組織者，參加者，主持者等其他人，主持者的義務(wù)：會(huì)議和發(fā)布會(huì)；會(huì)議情況控制箱允許曹征會(huì)議過程介紹或報(bào)告講話、組織超時(shí)、違規(guī)陳述。維持會(huì)場秩序，執(zhí)行會(huì)議紀(jì)律，會(huì)議人員、會(huì)議活動(dòng)的基本要素，會(huì)議成員的資格一般

2、可以分為正式、出席、邀請、旁聽。會(huì)議參加者的主要義務(wù)資格不同，在會(huì)議中的地位、權(quán)利和義務(wù)也不同。5、電子教學(xué)計(jì)劃模板顏色(1)、會(huì)議名稱、會(huì)議名稱通常匯總和顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、擔(dān)當(dāng)者和會(huì)議時(shí)間、會(huì)話、位置、范圍和規(guī)模。如：“深圳發(fā)展技術(shù)有限公司第九(2000)次股東大會(huì)”，顯示單位、時(shí)間、會(huì)議、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參與對象。“漢中市秘書教育研討會(huì)”是會(huì)議活動(dòng)的基本要素、6、根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定會(huì)議議程，將其改為會(huì)議討論或解決的具體事項(xiàng)，是會(huì)議活動(dòng)的必要要素。會(huì)議主題、會(huì)議活動(dòng)的基本要素、會(huì)議主題的主要作用是準(zhǔn)確、具體地反映會(huì)議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。指導(dǎo)和限制會(huì)議發(fā)言。7，主題和主題，只有一

3、個(gè)主題，實(shí)際上可以有多個(gè)主題。2013年亞太經(jīng)濟(jì)合作組織(APEC)領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議的主題包括“世界經(jīng)濟(jì)狀況、糧食安全、能源安全、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化、企業(yè)社會(huì)責(zé)任、氣候變化、防災(zāi)減災(zāi)”。8，會(huì)議地點(diǎn)，一個(gè)是會(huì)議地點(diǎn)，即會(huì)議現(xiàn)場所在的地理空間。會(huì)議舉辦地規(guī)劃要綜合考慮會(huì)議的性質(zhì)、主題、舉辦權(quán)、社會(huì)影響、舉辦地的政治條件、經(jīng)濟(jì)能力、接待能力、氣候環(huán)境等諸多因素。第二種是會(huì)議場，即舉行會(huì)議的具體場所，有會(huì)議場、住所、其配套設(shè)施等。會(huì)場確保會(huì)議順利舉行的重要條件會(huì)場形狀、大小、光線、設(shè)施、交通等。會(huì)議活動(dòng)的基本要素，2001上海APEC會(huì)議，各國領(lǐng)導(dǎo)人是東道主中國精心準(zhǔn)備的中國式絲綢禮服。常用會(huì)議室會(huì)議中

4、心會(huì)議中心會(huì)議展覽中心室內(nèi)酒店郊區(qū)酒店和度假村大學(xué)。9，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議時(shí)間表示會(huì)議時(shí)間和會(huì)話兩個(gè)方面。會(huì)議活動(dòng)的基本元素，一個(gè)是會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間，即會(huì)議開始和結(jié)束的兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。第二種是會(huì)議時(shí)間，即從會(huì)議開始到會(huì)議結(jié)束的時(shí)間(也稱為“會(huì)話”)。第三，會(huì)議周期，30分鐘=60分鐘可以忍受=開始煩躁90分鐘=開始頭暈(人們起床開始活動(dòng)，去洗手間，喝水，吃飯等)。10，報(bào)告，座談會(huì)，研討會(huì)，參觀會(huì)，論壇，討論會(huì)，討論會(huì)，會(huì)議方式，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的各種形式或手段(如現(xiàn)場事務(wù)會(huì)，座談會(huì)，參觀會(huì)，報(bào)告會(huì)，電話會(huì)議等)。會(huì)議活動(dòng)的基本要素，一，溝通演講形式。第二種是座位模式。第三，物質(zhì)和技術(shù)手段。11，會(huì)議

5、結(jié)果，會(huì)議活動(dòng)的基本要素，會(huì)議結(jié)果表示會(huì)議形成的結(jié)論，問題的解決方案，確定的承包商，具體實(shí)施階段，即會(huì)議結(jié)束時(shí)達(dá)到目標(biāo)的程度。，12、會(huì)議前規(guī)劃者和籌備者會(huì)議主持者和服務(wù)主持者會(huì)議結(jié)束后實(shí)踐者，13、會(huì)議組織者是指利用科學(xué)的決策、計(jì)劃、組織、指揮和曹征手段，以最佳服務(wù)、最低成本和最高效率合理分配會(huì)議資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的過程。會(huì)議工作的意義，14，選擇會(huì)議工作的三個(gè)基本階段，選擇適當(dāng)?shù)膮⑴c者，確定會(huì)議議程，確定特定角色的場所，設(shè)備會(huì)議通知，會(huì)議決定執(zhí)行會(huì)議內(nèi)容，轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議備忘錄，及時(shí)發(fā)布會(huì)議決策層執(zhí)行會(huì)議摘要和評估，準(zhǔn)備會(huì)議前，為成功的會(huì)議確定所有三個(gè)階段，01，控制會(huì)議流程，02，15，確定會(huì)議

6、準(zhǔn)備和會(huì)議計(jì)劃，基于參與者專家的與會(huì)者，對會(huì)議相關(guān)問題具有專門說明性決策權(quán)限的人，會(huì)議中提到的提案合作伙伴，提高會(huì)議可執(zhí)行性溝通曹征能力，有助于傳達(dá)和推進(jìn)會(huì)議內(nèi)容的人，制定會(huì)議議程，防止主題接近，確保相同內(nèi)容與個(gè)別參加者溝通是適當(dāng)?shù)模_定會(huì)議特殊作用，確定主持人、發(fā)言人。避開剛上班的30分鐘，在下班前30分鐘通知參加者的時(shí)候，同時(shí)告知會(huì)議目的、議程，方便參加者提前準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率。會(huì)議工作的三個(gè)基本階段，16、會(huì)議工作的三個(gè)基本階段，即。17，會(huì)議結(jié)束后的實(shí)施和實(shí)施是會(huì)議效果的實(shí)施，也是會(huì)議目的的最終實(shí)現(xiàn)。決定通信，確定會(huì)議，防止理解偏差，促進(jìn)會(huì)議決策層，專人立即執(zhí)行，及時(shí)發(fā)布會(huì)議記錄，執(zhí)行

7、和執(zhí)行決定，及時(shí)將確定的問題傳達(dá)給需要理解和執(zhí)行的人，決定問題的溝通，執(zhí)行工作的三個(gè)基本階段：會(huì)議后。18，案例1:重要報(bào)告，辦公室負(fù)責(zé)記錄會(huì)議。劉把無線麥克風(fēng)和錄音機(jī)磁帶布置好后，提前試了一次，認(rèn)為效果好，決定開會(huì)時(shí)做別的事情。會(huì)議結(jié)束后，主任讓小劉整理錄音。小劉打開錄音機(jī)，頭幾分鐘聽起來很好，但聽起來越來越不清楚，后來被發(fā)現(xiàn)是噪音。報(bào)告自然沒有整理，鄭孝胥劉玉玲應(yīng)該怎樣總結(jié)教訓(xùn)？案例研究，19，案例2:在一所學(xué)校舉行表彰大會(huì)，向全校7-8個(gè)先進(jìn)團(tuán)體、數(shù)十個(gè)先進(jìn)個(gè)人頒發(fā)禁忌和獎(jiǎng)狀。獲獎(jiǎng)的同學(xué)登上舞臺接受冠軍機(jī)和獎(jiǎng)狀，幾個(gè)同學(xué)立即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀的名字不對，轉(zhuǎn)過頭去給領(lǐng)導(dǎo)調(diào)換和交換，一度在領(lǐng)獎(jiǎng)臺上亂作

8、一團(tuán)。以上三種情況的問題都是由于會(huì)議組織的細(xì)節(jié)。分析方案中的問題，談?wù)剷?huì)議活動(dòng)的詳細(xì)計(jì)劃需要注意的問題。案例研究，20、會(huì)議工作要求，(a)依法規(guī)范會(huì)議是人們社會(huì)互動(dòng)的一種方式，舉行會(huì)議是依法授權(quán)公民和合法組織的。但是，任何人或任何組織行使舉行會(huì)議的權(quán)利時(shí)，都要遵守法律、法規(guī)和規(guī)定。21，會(huì)議工作要求，(2)信息準(zhǔn)備的完整原則準(zhǔn)備材料和技術(shù)準(zhǔn)備方案的準(zhǔn)備，22、會(huì)議工作要求，(3)為會(huì)議成功提供有力支持的周到會(huì)議服務(wù)，給與會(huì)者留下難忘的印象，提高組織者和會(huì)議品牌的形象。1服務(wù)要周到細(xì)致。2服務(wù)要及時(shí)主動(dòng)。23、會(huì)議工作的要求，(4)確保安全是會(huì)議成功的充分必要條件?！鞍踩卑ǎ?個(gè)人安全。人身安全是會(huì)議管理的首要