總賬賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

1、,總賬賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 之 憑證處理,主講教師：艾倩 13財(cái)會(huì),總賬賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置完成后即可開(kāi)始日常業(yè)務(wù)處理。 憑證處理是日常業(yè)務(wù)處理中業(yè)務(wù)量最大的一塊，也是日 常業(yè)務(wù)處理的第一步。,憑證處理,憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來(lái)源，其正確性直接影響賬簿的準(zhǔn)確完整與否。 憑證處理工作主要包括填制、修改、刪除、出納簽字、審核、記賬等。,一、填制憑證,填制憑證是憑證處理工作的第一步，是電算化方式下工作量較大的一項(xiàng)內(nèi)容，一般根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上填制記賬憑證。,填制憑證,1.進(jìn)入用友T3系統(tǒng) 雙擊桌面上的用友T3圖標(biāo)， 彈出用友T3注冊(cè)登錄窗口。 填制憑證必須由相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行。按

2、照課本要求，以“02 李冬”的身份注冊(cè)。 操作日期應(yīng)填寫(xiě)期末日期。 即2011-01-31.,填制憑證,填制憑證,2.憑證的增加 選擇，點(diǎn)擊 增加一張空白憑證,即可增加憑證，進(jìn)行記賬 憑證的有關(guān)操作。,填制憑證,3.憑證的填制 憑證填制包括兩部分內(nèi)容: 一是憑證頭部分:憑證類(lèi)別、編號(hào)、日期、附件； 二是憑證正文部分：摘要、科目、金額、輔助核算信息。,1、憑證頭部分,憑證類(lèi)別：可以輸入憑證類(lèi)別字(收、付、轉(zhuǎn))，也可以參照輸入 （1）收款憑證。收款憑證是用來(lái)記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證。 借方必有 （2）付款憑證。付款憑證是用來(lái)記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證。 貸方必有

3、（3）轉(zhuǎn)賬憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是用來(lái)記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證。 憑證必?zé)o,？ 想一想：涉及現(xiàn)金與銀行存款之間的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，屬于收款憑證、付款憑證還是轉(zhuǎn)賬憑證？,付款憑證,憑證編號(hào)：一般由系統(tǒng)分類(lèi)按月自動(dòng)編號(hào)，即每類(lèi)憑證每月都是從0001號(hào)憑證開(kāi)始。 制單日期：填制憑證的日期,設(shè)置了序時(shí)控制時(shí)憑證制單日期應(yīng)大于等于啟用日期，不能超過(guò)機(jī)內(nèi)系統(tǒng)日期。 附單據(jù)數(shù)：輸入原始單據(jù)張數(shù),憑證頭部分,2、憑證正文部分,摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空。 科目：必須輸入末級(jí)科目。 金額：金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。,輔助信息：對(duì)于要進(jìn)行輔助

4、核算的科目，系統(tǒng)提示要輸入相應(yīng)的輔助核算信息。 如：數(shù)量核算業(yè)務(wù)：要輸入數(shù)量和單價(jià)； 部門(mén)核算業(yè)務(wù)：要輸入部門(mén)名稱(chēng)或代碼； 個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)：要輸入名稱(chēng)和所屬部門(mén) 客戶、供應(yīng)商往來(lái)業(yè)務(wù)：要輸入客戶、供應(yīng)商名稱(chēng)或代碼。 錄入的輔助核算信息將在憑證下方顯示。,憑證正文部分,4.憑證的保存 輸入完憑證后，可對(duì)憑證進(jìn)行保存操作（直接點(diǎn)擊保存按鈕 即可）。但出現(xiàn)以下問(wèn)題時(shí)，將拒絕保存憑證 1.憑證日期滯后系統(tǒng)日期； 2.憑證類(lèi)型與憑證內(nèi)容不一致； 3.憑證借貸金額不平衡,操作,【例1】2011年1月5日，萬(wàn)興發(fā)公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)一部經(jīng)理趙一山出差預(yù)借差旅費(fèi)現(xiàn)金500元（附件1張）,借：其他應(yīng)收款趙一山 500 貸

5、：庫(kù)存現(xiàn)金人民幣 500,步驟： 總賬-憑證-填制憑證-單擊增加按鈕-選擇憑證類(lèi)型（付）-輸入制單日期（2011.1.5）-輸入附單據(jù)數(shù)（1張）-輸入摘要-輸入科目名稱(chēng)-輸入輔助核算的部門(mén)和人員-借方金額回車(chē)自動(dòng)跳到下一行-輸入科目名稱(chēng)-貸方金額。 注意：該題涉及個(gè)人往來(lái)的輔助業(yè)務(wù)核算,操作,【例2】1月7日銷(xiāo)售業(yè)務(wù)一部以現(xiàn)金支票（011213）支付廣告費(fèi)10000元（附件2張）,借：銷(xiāo)售費(fèi)用-銷(xiāo)售業(yè)務(wù)一部 10 000 貸：銀行存款-人民幣 10 000,練一練,1.1月12日銷(xiāo)售業(yè)務(wù)1部經(jīng)理趙一山出差回來(lái)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)500元（附件4張）,2.1月23日以現(xiàn)金支付辦公費(fèi)500元（附件1張）,3

6、.1月26日，收到銀行利息結(jié)算賬單，扣繳短期借款利息1250元（附件1張）,課堂小結(jié),這堂課我們學(xué)習(xí)了總賬賬務(wù)系統(tǒng)中憑證處理的第一步填制憑證。 填制憑證包括4步: 進(jìn)入用友T3系統(tǒng)憑證的增加憑證的填制憑證的保存,二、修改憑證,在填制憑證中，通過(guò)翻頁(yè)查找或輸入查詢(xún)條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到修改的地方進(jìn)行修改即可。 可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等,練一練,將“付0003號(hào)”憑證1月23日支付辦公費(fèi)用金額修改為600元。,三、刪除憑證,作廢/恢復(fù)憑證。 憑證作廢的方法：進(jìn)入填制憑證并找到作廢的憑證后，執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已作廢，

7、作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。 對(duì)當(dāng)前的作廢憑證執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令，可取消作廢標(biāo)志，恢復(fù)為有效憑證。,（3）刪除憑證,整理憑證。憑證整理指刪除所有作廢憑證并對(duì)憑證重新編號(hào)，但只能對(duì)未審核的憑證做整理。 選擇制單整理憑證，根據(jù)提示刪除不需要的憑證，并對(duì)剩下的憑證重新排號(hào)。,練一練,將“轉(zhuǎn)0001號(hào)”憑證趙一山出差報(bào)銷(xiāo)作廢刪除,四、出納簽字,在“用友T3會(huì)計(jì)信息化軟件”窗口執(zhí)行總賬憑證出納簽字命令,進(jìn)入“出納簽字”查詢(xún)條件窗口，選擇憑證類(lèi)別、輸入憑證號(hào)等，單擊確認(rèn)按鈕,（4）查詢(xún)憑證,總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢(xún)功能。不僅可以查詢(xún)符合條件的

8、憑證信息，還可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。,操作操作,【例27】查詢(xún)未記賬的付款憑證。 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證查詢(xún)憑證”命令，打開(kāi)“憑證查詢(xún)”對(duì)話框。 選擇輸入查詢(xún)條件，例如“付款憑證，未記賬憑證”。單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多查詢(xún)條件。 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“查詢(xún)憑證”窗口。 雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證,2、審核憑證,審核憑證是指審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核。憑證應(yīng)逐張審核。,操作,【例28】更換審核

9、的操作員，以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。 操作步驟： 執(zhí)行“文件重新注冊(cè)”命令，打開(kāi)“注冊(cè)控制”對(duì)話框。 以“王剛”的身份重新注冊(cè)會(huì)計(jì)電算化通用教學(xué)軟件。帳套：666；會(huì)計(jì)年度：2006；操作日期：2006-01-31；用戶名：002 單擊“確定”按鈕,操作,【例29】審核憑證 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證審核憑證”命令，打開(kāi)“憑證審核”查詢(xún)條件對(duì)話框 輸入查詢(xún)條件，可采用默認(rèn)值 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。 雙擊要審核的憑證或單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。 憑證審核，無(wú)誤后單擊“審核”按鈕，憑證底部的審核處自動(dòng)簽上審核人姓名 單擊

10、“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字。 最后單擊“退出”按鈕,3、記賬,記賬憑證是審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門(mén)賬，往來(lái)賬、項(xiàng)目賬以及被查賬等。 記賬一般采用向?qū)Х绞剑褂涃~過(guò)程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。,操作,【例30】記賬 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。 單擊“下一步”按鈕 第二步顯示記賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告，可單擊“打印”按鈕；如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下

11、一步”按鈕 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開(kāi)“試算平衡表”對(duì)話框。 單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開(kāi)始登錄有關(guān)總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對(duì)話框。 單擊“確定”按鈕，記賬完畢。,提示,第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未結(jié)賬，本月不能記賬 為審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍 記賬過(guò)程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后重新記賬,4、賬簿查詢(xún),企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。賬簿的管理包括基本會(huì)計(jì)核算的查詢(xún)輸出，以及各種輔助的查詢(xún)和輸出。 （1）基本會(huì)計(jì)核算賬簿

12、管理?；緯?huì)計(jì)核算賬簿管理包括總賬、明細(xì)賬、余額表，序時(shí)賬、多欄賬的查詢(xún)及打印。 總賬的查詢(xún)及打印。 明細(xì)賬的查詢(xún)及打印。 日記賬的查詢(xún)及打印。,操作,【例31】明細(xì)賬的查詢(xún)。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬賬簿查詢(xún)明細(xì)賬”命令，打開(kāi)“明細(xì)賬查詢(xún)條件”對(duì)話框。 默認(rèn)查詢(xún)條件為“按科目范圍查詢(xún)”，默認(rèn)月份為“2006.01”。 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“應(yīng)收款明細(xì)賬”窗口。 雙擊某行或?qū)⒐鈽?biāo)定在某行再單擊“憑證”按鈕，可查看相應(yīng)的憑證。 單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬 單擊“退出”按鈕。,（2）各種輔助核算賬簿管理。,輔助核算賬簿管理包括客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目

13、核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢(xún)輸出，以及部門(mén)收支分析和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢(xún)輸出。,操作,【例32】部門(mén)總賬的查詢(xún)。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬輔助賬查詢(xún)部門(mén)三欄總賬”命令，打開(kāi)“部門(mén)三欄總賬條件”對(duì)話框。 輸入查詢(xún)條件：科目“550203差旅費(fèi)”，部門(mén)“管理部”。 單擊“確定”按鈕，顯示查詢(xún)結(jié)果。 將光標(biāo)定在總賬的某筆業(yè)務(wù)上，單擊“明細(xì)”按鈕，可以聯(lián)查部門(mén)明細(xì)賬。,1.4 結(jié)賬,會(huì)計(jì)期末要進(jìn)行結(jié)賬處理，結(jié)賬實(shí)際上就是計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)一次賬，主要是對(duì)當(dāng)月日常處理限制和對(duì)下月賬簿的初始化，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。,

14、在結(jié)賬之前要做下列檢查：,1）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬； 2）月末結(jié)賬必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬； 3）檢查上月是否已結(jié)賬，上月未結(jié)賬，則本月不能記賬 4）核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，不一致不能結(jié)賬； 5）損益類(lèi)賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬； 6）若與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬，若沒(méi)有，則本月不能結(jié)賬。,操作,【例32】結(jié)賬。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬期末結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口。 單擊結(jié)賬月份“2006.01” 單擊“下一步”按鈕。 單擊“對(duì)賬”按鈕，系統(tǒng)對(duì)要結(jié)賬的月份進(jìn)行賬賬核對(duì) 單擊“下一步”

15、按鈕，系統(tǒng)顯示“01月工作報(bào)告” 查看工作報(bào)告后，單擊“下一步”按鈕 單擊“結(jié)賬”按鈕，若符合結(jié)賬要求，系統(tǒng)將進(jìn)行結(jié)賬，否則不予結(jié)賬,提示,結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行 結(jié)賬前，系統(tǒng)要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,(一）如何取消月末結(jié)賬 （二）如何取消記賬 （三）取消審核,(一）如何取消月末結(jié)賬,在結(jié)賬狀態(tài)下，CTRL+SHIFT+F6，取消結(jié)賬必須由賬套主管完成。操作：在月末結(jié)賬的狀態(tài)處，點(diǎn)擊到取消結(jié)賬的月份處，按CTRL+SHIFT+F6，會(huì)彈出口令的確認(rèn)，由于王處長(zhǎng)的口令是空的，點(diǎn)擊確定。取消結(jié)賬以后，點(diǎn)擊填置憑證就可以完成。,（二）如何取消記賬,現(xiàn)在的目的是修改憑證，必須把已經(jīng)記過(guò)賬的憑證取消記賬，并且把要修改的憑證取消審核，才能完成更改。取消記賬的方法分為：1.在期末菜單下，進(jìn)入對(duì)賬界面。點(diǎn)擊總賬下的期末，點(diǎn)擊對(duì)賬。2.選中需要取消記賬的月份，按Ct