文書學(xué)重點復(fù)習(xí)

1、文書學(xué)題型：一、名詞解釋 二、簡答題 三、論述題 四、案例分析題 五、應(yīng)用題名詞解釋：文書學(xué)：是一門以文件和文書工作為研究對象的應(yīng)用性科學(xué)。文件：（狹義上說）是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位在國家治理、政務(wù)處理活動中，表達、記載、傳遞統(tǒng)治階級思想意圖的一種信息記錄。文書工作：是指圍繞文件的產(chǎn)生、傳遞、管理而展開的一系列活動。命令：是具有發(fā)布權(quán)限的上級機關(guān)對下發(fā)布的帶有強制性特征的指揮性公文。具有強制性和權(quán)威性。分別有：公布令、行政令和嘉獎令。決定：決定用于對重要事項作出決策和安排。具有重要性和約束力的特點。分別有：知照性決定和指揮性決定。決議：決議用于經(jīng)會議討論通過的重壓決策事項。特點是程序性和權(quán)威性

2、。分別有：通過重要文件的決議和通過重要決策事項的決議。指示：指示用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。指示的特點包括指導(dǎo)性和靈活性。分為方針性指示、政策性指示和命令性指示。意見：意見用于對重要問題提出見解和處理辦法。具有多向性、指導(dǎo)性、針對性和原則性的特點。依據(jù)發(fā)文形式可將意見分為呈轉(zhuǎn)性意見和直發(fā)性意見；依據(jù)內(nèi)容可將意見分為宏觀指導(dǎo)性意見和具體實施性意見。報告：報告用于向上級機關(guān)匯報工作、反應(yīng)情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告是一種陳述性文件。其特點主要體現(xiàn)在陳述性和匯報性兩個方面。按照內(nèi)容可將報告分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送報告和建議報告；按照性質(zhì)可將報告分為：綜

3、合性報告、專題性報告。請示：請示用于向上級機關(guān)請求指示、批準。請示是一種請求性的文件。其特點主要有：期復(fù)性和單一性。分為：請求指示和請求批準指示。（請求指示的請示是指遇到疑難問題需請求的請示和請求批準的請示；請求批準請示可根據(jù)請示內(nèi)容的不同細分為以下幾種：請求批示的請示。請求批示的請示、請求審核的請示、請求解決的請示和請求批轉(zhuǎn)的請示。）批復(fù)：批復(fù)用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。主要特點是被動性、針對性、指揮性。根據(jù)請示的種類，批復(fù)可分為指示性批復(fù)和審批性批復(fù)；根據(jù)主送機關(guān)范圍不同，批復(fù)可分為轉(zhuǎn)發(fā)型批復(fù)和增發(fā)性批復(fù)。議案：議案適用于各級人民政府按照法律程序想統(tǒng)計人們代表大會或人們代表大會常務(wù)委員會提請審

4、議事項。主要特點有法定性和限定性。從內(nèi)容上可分為法律案、預(yù)算案、任免案以及重大決議案。通知：通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的知識、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。特點有廣泛性和多樣性。按照內(nèi)容和作用分為指示性通知、轉(zhuǎn)文性通知、事務(wù)性通知、任免通知。通報：通報用于表彰先進。批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。也就是說通報就是上級或主管部門用以表揚、批評或向下級機關(guān)及有關(guān)人員傳達重要情況的一種知照性文件。特點：知照性、典型性和及時性。分為表揚性通報、批評性通報、情況通報。公告：公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項

5、或者法定事項。特點：發(fā)布事項的重要性、公布范圍的廣泛性、公布方式的單一性。公報：公報用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。特點有重要性、公開性和新聞性。按照內(nèi)容和作用分為會議公報。新聞公報和聯(lián)合公報。函：函用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬機關(guān)的有關(guān)主管部門請求批準等。函的特點主要體現(xiàn)在多樣性和商洽性。從格式上可將函分為公函和便函；從行文時間上看，可將函分為主動發(fā)函和被動復(fù)函；從內(nèi)容上可將函分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函和知照函。會議紀要：會議紀要用于記載會會議主要精神和一定事項。特點有內(nèi)容的紀實性、表達的要點性、稱謂的特殊性。會議紀要依據(jù)會議的目的、類型等不同而不同。根據(jù)發(fā)文形式

6、，可將會議紀要分為單體行文會議紀要和復(fù)體行文會議紀要。根據(jù)會議類型，可將會議紀要分為專題會議紀要和工作會議紀要。規(guī)定：規(guī)定用于對待特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。特點有：使用的廣泛性、內(nèi)容的規(guī)范性。歸檔：歸卷即指文書部門將經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案，一教給機關(guān)檔案室保存的過程。歸卷：電子文書：是指以電子形式表現(xiàn)并通過網(wǎng)絡(luò)傳送的，用于政府機關(guān)相互之間聯(lián)系事務(wù)的具有規(guī)范格式公文。簡答題：文件形成的過程：p151. 社會因素：社會需求是文件產(chǎn)生的必要條件。因其具有組織生產(chǎn)、抵御災(zāi)禍、傳遞信息、記載經(jīng)歷的生存需要。2. 政治因素：管理需求是文件工具化的前提。統(tǒng)治者的需要。由于統(tǒng)治規(guī)模的擴大，需要

7、管理的對象變得多樣化；社會分工的細化，使得管理層次多元化；社會矛盾的激化，導(dǎo)致管理關(guān)系的多重化。3. 文化因素：文字的出現(xiàn)是文件運行的基本保障。記錄載體的進步。體現(xiàn)在從口語實物的傳播到結(jié)繩刻契的記載，再到涂畫文字的表達，最后發(fā)展到膠片數(shù)碼的應(yīng)用。文件的特點：1. 嚴格的規(guī)范性：表現(xiàn)為對公務(wù)活動的嚴格界定，對作者資質(zhì)的嚴格限定，對文件內(nèi)容的嚴格限定，對文件運行的嚴格限定，對行文格式嚴格限定以及對制文程序的嚴格限定。2. 法定的權(quán)威性：文件的法定權(quán)威性，是由法定作者的合法地位決定的。體現(xiàn)在行政職權(quán)上，工作威信上以及執(zhí)行效用上。3. 鮮明的政策性：由其文件制作主體的政治目的和管理需要決定的，體現(xiàn)制作

8、主體的意志和利益。文件的功能：1、 文件的基本功能1. 社會管理的功能2. 上傳下達的功能3. 公務(wù)聯(lián)系的功能2、 文件的其他功能1. 法規(guī)規(guī)范功能2. 憑證參考功能3. 宣傳教育功能文書工作的行文規(guī)則：行文規(guī)則是指文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規(guī)定和準則，是使文書工作規(guī)范化、科學(xué)化，確保國家機構(gòu)指揮的權(quán)威性、靈敏性和有效性的重要原則。1、 行文時要尊重組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系1. 費隸屬關(guān)系的機構(gòu)不得以隸屬關(guān)系行文，既不能以下行文方式發(fā)出命令、指示、決定等領(lǐng)導(dǎo)型文件和以上行文方式發(fā)出請示、報告等文件。2. 黨政機構(gòu)要分別行文，即在各自的系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布文件。3. 上級機構(gòu)的業(yè)務(wù)部門和下級機構(gòu)的業(yè)務(wù)部門

9、，指示在業(yè)務(wù)上有指導(dǎo)關(guān)系，而沒有直接隸屬或領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2、 行文時要尊重機關(guān)職權(quán)1. 不要越級行文。對于屬于直接的上級或下級機構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事情，行文時不要越級；因有特殊情況必須越級行文時，須抄送所越過的直接上級或下級機構(gòu)。2. 行文時要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。一般請示或要求辦理、答復(fù)的文件，應(yīng)主送一個機關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。3. 要嚴格控制抄送范圍。抄送機關(guān)是需要了解文件內(nèi)容并協(xié)助文件辦理的機關(guān)，否則不予抄送；向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的請示，不必同時抄送下級機構(gòu)；向下級機構(gòu)的重要行文，可以抄送

10、直接的上級機構(gòu)；轉(zhuǎn)發(fā)上級機構(gòu)的文件，不需抄送。3、 行文時要考慮是否需服從工作需要具體應(yīng)做到：凡是不該發(fā)濁可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)；不該轉(zhuǎn)發(fā)或可轉(zhuǎn)可不轉(zhuǎn)的文件，一律不轉(zhuǎn)；不該抄送或可抄送的文件，一律不抄；能綜合處理的問題，不要零星發(fā)文；凡是以公報形式公開發(fā)布的文件，不要另外行文；業(yè)務(wù)部門盡量對口發(fā)文，減少中間轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)。4、 行文時要明確發(fā)文權(quán)限機構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該明確發(fā)文權(quán)限。凡屬于涉及國家方針、政策和機構(gòu)全局工作的重要文件，一機構(gòu)名義發(fā)文；屬于既定方針、政策范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)性文件，以業(yè)務(wù)部門的名義行文；屬于行政事務(wù)方面的文件，以綜合辦公部門的名義發(fā)文。5、 兩個以上的同級機構(gòu)可以聯(lián)合發(fā)文聯(lián)合發(fā)文應(yīng)當(dāng)確

11、有必要，單位不宜過多。6、 經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，同樣具有法律效用，可不再行文。文書工作的內(nèi)容：包括發(fā)文出來、收文處理和文件整理歸檔。1、 發(fā)文處理發(fā)文處理由把握文件的需求開始，到文件被發(fā)送給接收方結(jié)束，主要任務(wù)包括：1. 文件需求的把握文件需求的把握主要是能夠根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的指示、授意或根據(jù)機關(guān)工作的需要確定文件制發(fā)的主要目的、宗旨，根據(jù)發(fā)文目的和文件撰寫的相關(guān)要去醞釀文件內(nèi)容。2. 撰寫文稿根據(jù)文件撰寫規(guī)范和文種、格式、用語要求草擬文件的主要內(nèi)容。3. 審核文稿將撰擬的初稿交由文件主管進行審核。文件主管領(lǐng)導(dǎo)將圍繞文件內(nèi)容與發(fā)文目的的一致性、文件內(nèi)容格

12、式的標(biāo)準性和文件語言、用詞的準確性三個方面對文件進行審核。4. 修改文稿文件撰擬人員根據(jù)審核的結(jié)果，對文件初稿進行修改，交由文件主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，然后再修改，直至主管領(lǐng)導(dǎo)通過后定稿。5. 簽發(fā)將文件最后修改稿交由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，使文件成定稿。6. 繕印將簽發(fā)后的文件打字排版、校對、復(fù)印、裝訂。7. 用印在文件正本上加蓋機關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人的簽名章，是文件正式生效。8. 登記將要發(fā)出的文件在發(fā)文登記簿中進行登記。9. 裝封傳遞將文件裝進信封，寫清地址，封口后發(fā)送給收發(fā)方。2、 收文處理收文處理是文件開始發(fā)揮現(xiàn)實效用的重要階段。其任務(wù)主要包括：1. 簽收對有機到本機關(guān)的文件進行收到確認，并根據(jù)文件清單內(nèi)容

13、對文件數(shù)量和質(zhì)量進行清點和檢查。2. 拆封登記在保持封內(nèi)文件完好的前提下，拆開信封，將文件的相關(guān)信息登記到收文登記簿中。3. 擬辦文書工作主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容提出文件初步辦理意見。4. 批辦機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)文件內(nèi)容和你班意見對文件如何處理作出批示意見。5. 承辦文件內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)擬辦、批辦意見，對文件進行傳閱、表達、辦理等，使文件的現(xiàn)實執(zhí)行效用得以發(fā)揮。6. 催辦根據(jù)文件辦理時限的要求，對承辦單位和承辦人的文件承辦情況進行督促檢查，以防止文件積壓和延誤。7. 注辦對文件辦理結(jié)果加以注明。3、 文件整理歸檔4、 文件整理歸檔是將辦理完畢的文件依據(jù)科學(xué)的方法進行整理，并向機關(guān)

14、檔案室移交的過程。其任務(wù)主要包括：1. 整理對已經(jīng)辦理完畢且有查考保存價值的文件（包括發(fā)文、收文、內(nèi)部文件等），按照科學(xué)的方法進行整理。2. 移交歸檔將整理好的檔案，按照歸檔制度要求向機關(guān)檔案室移交歸檔。3. 銷毀將無查考和保存價值的文件按照要求進行銷毀。立卷六特征：文件都有其自身的基本特征，即都有標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文時間、簽署等要素。其中，最基本、最能說明文件面貌的是作者、通訊者、內(nèi)容、文種、時間、地點等特征，人們常常把這些特征稱為作者特征、通訊者特征、問題特征、名稱特征、時間特征和地區(qū)特征，簡稱為“六個特征”。1. 作者特征作者特征指的是文件制發(fā)機關(guān)的特征。每份文件都有其制發(fā)機關(guān)，如

15、國務(wù)院文件，制發(fā)機關(guān)就是國務(wù)院。按作者特征立卷就是將同一作者制發(fā)的文件集中在一起組成案卷。按作者特征立卷，有利于反映本機關(guān)的決策及與其他機關(guān)的聯(lián)系，反應(yīng)同一作者的活動；便于利用者了解文件的來源、行文關(guān)系、重要程度；也便于利用者按作者特征查找文件。2. 通訊者特征通訊者特征是指文件收發(fā)文雙方共同構(gòu)成的特征，是作者特征的另一種表現(xiàn)形式。按通訊者特征立卷，就是把本機關(guān)與某一機關(guān)之間就某一問題或某些問題的往復(fù)文件，集中立為一卷。按通訊者特征立卷，可以反映機關(guān)之間對有關(guān)問題的協(xié)商，或上下級機關(guān)之間的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系；便于了解意見事情的起因與結(jié)果。它是事物之間聯(lián)系性和因果關(guān)系在文書立卷中的具體體現(xiàn)。3. 問題特征問題特征是指文件內(nèi)容所反映的主題特征。按問題特征立卷就是反映同一主題（包括統(tǒng)一問題、事件、人物、工作等）的文件組成案卷。按問題特征立卷，能夠反映事物之間內(nèi)在的、本質(zhì)的、必然的聯(lián)系，反映出一個問題處理的全貌，也便于按照問題特征來查找文件。4. 名稱特征名稱特征是指文件的名稱特征。每個文件都有自己的名稱，如命令、指示、通知等，把同一名稱的文件放在一起，就體現(xiàn)出名稱特征。按名稱特征立卷就是將同一文種的文件集中在一起組成案卷。按名稱特征立卷，可以反映不同文件的性質(zhì)和作用，便于區(qū)分文件的重要程度和保存價值。5. 時間特征時間特征是指文件內(nèi)容所針對的時間和文