公文處理基礎(chǔ)知識.ppt

1、政府系統(tǒng)公文點評2008年8月,一、公文標題規(guī)范的問題,（一）公文標題中除法規(guī)、規(guī)章 加可加書名號外，一般不 用標點符號,如:云縣文體局云文體發(fā)200827號、茂蘭鎮(zhèn)人民政府茂政發(fā)200821號文件，公文標題中使用了標點符號，不符合相關(guān)規(guī)定。,示 例,（二）標題上不能出現(xiàn)“關(guān)于對” 的字樣,因為“關(guān)于”和“對”詞性相同，詞義相同或相近，在行文中不必重疊，且顯得累贅。如云縣人民政府關(guān)于的通知，不能寫成：云縣人民政府關(guān)于對的通知。這類問題在“通知”、“請示”、“批復”文種中經(jīng)常出現(xiàn)，如云縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局云安監(jiān)發(fā)200817號文件就出現(xiàn)這類情況。,示 例,正確的用法應為“關(guān)于云縣華鑫經(jīng)貿(mào)有限公司

2、 的批復”,（三）標題字體、字號使用 不規(guī)范,如云縣民族宗教事務管理局的200812號文件中就出現(xiàn)了標題字體使用不規(guī)范問題。文件標題應該使用二號小標宋簡體。,示 例,標題正確的字體應該為:二號小標宋簡體,二、公文缺失要素的問題,（一）發(fā)文機關(guān)缺失,如云縣人事局云人發(fā)200883號、曉街鄉(xiāng)人民政府20087號、云縣公安局云公發(fā)200844號等許多文件，標題中缺失發(fā)文機關(guān)這一要素。,示 例,該處標題應該加入發(fā)文機關(guān)的全稱,（二）版記缺失問題,主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素共同構(gòu)成公文的版記，是公文不可缺失的要素。版記中各要素下均要加一條反線，寬度同版心寬度一致。版記應置于公文最后一頁，

3、版記的最后一個要素置于最后一行。如“云縣歌舞團關(guān)于工作進展情況的報告”文件就缺少了版記，公文就不完整，此問題在各單位代縣委、縣人民政府擬稿時普遍存在。望引起重視。,示 例,該處應加入含主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素的版記,三、幾種常見的運用不規(guī) 范問題,（一）在應用文種“請示”、“報告” 和商請事項需對方給予回復 用“函”時，按照規(guī)范要求， 應在落款之下、主題詞之上 標注“聯(lián)系人和聯(lián)系電話”這 2個要素，以便對方了解和咨 詢有關(guān)情況。,如云縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局云安監(jiān)發(fā)20084號文件行文就不夠準確。應規(guī)范標注為（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：）。,示 例,正確的用法應印在 此處，空兩個字符，

4、并加括號,（二）關(guān)于引用標題不規(guī)范的問題。 書面回復下級機關(guān)請示問題在 引用請示機關(guān)公文標題時，應 原文引用，不能簡引。我們在 核發(fā)時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有簡引請示機 關(guān)公文標題的情況。,（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范,政府系統(tǒng)的公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”第4層為“（1）”。如:云縣老齡工作委員會云老發(fā)20082號文件，第四頁第三層次用了“（1）”，這是不規(guī)范的，正確的層序應使用“1.”；正覺庵水庫管理局云正水管200815號文件，第二頁第二層次用了“1.”，正確的層序應使用“（一）”。,示 例,該處正確的序號應為“（一）”,該處正確的序號應為“1.”,（四）關(guān)

5、于使用文種批復的規(guī)范問題,在批復下級或函復同級機關(guān)引用來文機關(guān)文件標題時，要做到先引來文機關(guān)文件標題全文，后引來文字號。如：縣發(fā)展和改革局在函復縣建設(shè)局的云縣建設(shè)局關(guān)于祥臨立交綠化工程項目立項的函（云建發(fā)200817號）文件時不能表述為：“你局報來的關(guān)于祥臨立交綠化工程項目立項的函收悉”，應表述書寫為：“云縣建設(shè)局關(guān)于祥臨立交綠化工程項目立項的函（云建發(fā)200817號）收悉” 。,示 例,該處正確的用法應該為“云縣建設(shè)局關(guān)于（云建復200817號）收悉”,（五）關(guān)于主題詞標注規(guī)范的問題,在表述主題詞時應遵循第1個詞是類別詞，必須從國務院公文主題詞表中引用，找不到的可用“綜合”類代替。第2至第4

6、個為類屬詞，盡可能從主題表中找，如找不到可新造，但新造詞必須在其后面加空心“”不能用實心“”，如云縣審計局（云審發(fā)20085號）文件就用了實心“”，而且還加了“”， 這是不規(guī)范的。最后1個詞是文種。主題詞一般控制在5個以內(nèi)。,示 例,該處的符號應該使用“”,（六）關(guān)于表述時間時段的問題,公文表述時間時段，一般不能表述為“去年”、“今年”、“明年”等，應規(guī)范表述。如：目前，“去年”應表述為“2007年”，“今年”應表述為“2008年”，“明年”應表述為“2009年”。對跨年度表述應為“2007年2008年”，在茶房鄉(xiāng)人民政府茶政發(fā)2008131號文件表述為：“20072008年”是不規(guī)范的。,示

7、 例,該處的字體應為“三號仿宋簡體”,該處的正確用法應為“2007年2008年”,（七）成文日期的規(guī)范使用問題,成文日期應使用漢字，并符合相關(guān)規(guī)定。如幸福鎮(zhèn)人民政府幸政發(fā)20083號文件的成文日期寫為“二八年元月十日”，這“元”是不規(guī)范的，規(guī)范的寫法應為“二八年一月十日”，此件附件標注運用不規(guī)范（應在正文后空1行），且未加蓋印章。,示 例,此處一 是應加蓋公章；二是落款應為“二00八年一月十日”,此處主題詞應為“林業(yè) 退耕 變更 報告”,（八）關(guān)于發(fā)文字號格式不規(guī)范 的問題,國家行政機關(guān)公文格式明確規(guī)定，發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。年份應標全稱，用六角括入。但云縣民族宗教事務局云民

8、宗發(fā)200812號文中發(fā)文字號年份用四角“ ”和云縣民宗局云宗發(fā)【2008】9號文件中的“【】”括入是不規(guī)范的，規(guī)范的寫法應為云民宗發(fā)200812號、云民宗發(fā)20089號。,示 例,（九）關(guān)于公文附注中標點符號 使用不規(guī)范的問題。,公文如有附件，正確的標識方法是在正文的最后1行下邊空1行并再空2個字，用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱，附件名稱中一般不標任何符號。如云縣安全生產(chǎn)管理局云安監(jiān)發(fā)20084號文附件名稱中就標有書名號，正文后沒有空1行，不符合相關(guān)規(guī)定，應予糾正。云縣統(tǒng)計局云統(tǒng)發(fā)20086號文件序號后邊使用頓號“1、”不規(guī)范，正確的應該用 “（一）” 。,示 例

9、,四、審核草擬公文應注意把 握的問題,（一）關(guān)于字用詞正確、統(tǒng)一、 規(guī)范的問題。,在表述“其它”、“通訊”時，應使用“其他”、“通信”?！爸贫ā迸c“制訂”的準確使用：“制訂”突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程；“制定”突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規(guī)章等，注重的是結(jié)果?！白龀觥迸c“作出”的正確使用：“做出”多為口頭語，后面所帶的賓語一般為名詞、代詞，強調(diào)于一些具體的事；“作出”多為書面語，后面所帶賓語一般為動詞。“急待”與“亟待”的正確使用：“急待”是指時間上的緊迫性；“亟待”是表示意義上的緊迫性，表明問題嚴重已達到了極點。又如“截止”和“截至”的運用?！敖刂埂焙汀敖刂痢本鶠閯釉~，二者用法上有區(qū)別。1.表意不同?！敖刂埂笔侵福ǖ揭欢ㄆ谙蓿┩Ｖ?，是終止、結(jié)束的意思?！敖刂痢笔侵附刂聊硞€時候，多指1個過程、1件事情暫告一段落，并不意味終止和結(jié)束?！敖刂痢庇糜谌掌谥?，不能用于日期之后，如“截至2008年8月1日”。2.用法不同。“截止”是不及物動詞，后面不能帶賓語。如果“截止”出現(xiàn)在日期之前，需加1個介詞“到”作補語或名詞性詞語加冒號，如“截止到2008年8月1日”或“截止日期：2008年8月1日”。,（二）機關(guān)名稱未使用規(guī)范化簡稱,按照國家行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，公文中的機關(guān)名稱應當使用全