公文處理基礎知識.ppt

1、政府系統(tǒng)公文點評2008年8月,一、公文標題規(guī)范的問題,（一）公文標題中除法規(guī)、規(guī)章 加可加書名號外，一般不 用標點符號,如:云縣文體局云文體發(fā)200827號、茂蘭鎮(zhèn)人民政府茂政發(fā)200821號文件，公文標題中使用了標點符號，不符合相關規(guī)定。,示 例,（二）標題上不能出現(xiàn)“關于對” 的字樣,因為“關于”和“對”詞性相同，詞義相同或相近，在行文中不必重疊，且顯得累贅。如云縣人民政府關于的通知，不能寫成：云縣人民政府關于對的通知。這類問題在“通知”、“請示”、“批復”文種中經(jīng)常出現(xiàn)，如云縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局云安監(jiān)發(fā)200817號文件就出現(xiàn)這類情況。,示 例,正確的用法應為“關于云縣華鑫經(jīng)貿(mào)有限公司

2、 的批復”,（三）標題字體、字號使用 不規(guī)范,如云縣民族宗教事務管理局的200812號文件中就出現(xiàn)了標題字體使用不規(guī)范問題。文件標題應該使用二號小標宋簡體。,示 例,標題正確的字體應該為:二號小標宋簡體,二、公文缺失要素的問題,（一）發(fā)文機關缺失,如云縣人事局云人發(fā)200883號、曉街鄉(xiāng)人民政府20087號、云縣公安局云公發(fā)200844號等許多文件，標題中缺失發(fā)文機關這一要素。,示 例,該處標題應該加入發(fā)文機關的全稱,（二）版記缺失問題,主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素共同構(gòu)成公文的版記，是公文不可缺失的要素。版記中各要素下均要加一條反線，寬度同版心寬度一致。版記應置于公文最后一頁，

3、版記的最后一個要素置于最后一行。如“云縣歌舞團關于工作進展情況的報告”文件就缺少了版記，公文就不完整，此問題在各單位代縣委、縣人民政府擬稿時普遍存在。望引起重視。,示 例,該處應加入含主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素的版記,三、幾種常見的運用不規(guī) 范問題,（一）在應用文種“請示”、“報告” 和商請事項需對方給予回復 用“函”時，按照規(guī)范要求， 應在落款之下、主題詞之上 標注“聯(lián)系人和聯(lián)系電話”這 2個要素，以便對方了解和咨 詢有關情況。,如云縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局云安監(jiān)發(fā)20084號文件行文就不夠準確。應規(guī)范標注為（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：）。,示 例,正確的用法應印在 此處，空兩個字符，

4、并加括號,（二）關于引用標題不規(guī)范的問題。 書面回復下級機關請示問題在 引用請示機關公文標題時，應 原文引用，不能簡引。我們在 核發(fā)時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有簡引請示機 關公文標題的情況。,（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范,政府系統(tǒng)的公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”第4層為“（1）”。如:云縣老齡工作委員會云老發(fā)20082號文件，第四頁第三層次用了“（1）”，這是不規(guī)范的，正確的層序應使用“1.”；正覺庵水庫管理局云正水管200815號文件，第二頁第二層次用了“1.”，正確的層序應使用“（一）”。,示 例,該處正確的序號應為“（一）”,該處正確的序號應為“1.”,（四）關

5、于使用文種批復的規(guī)范問題,在批復下級或函復同級機關引用來文機關文件標題時，要做到先引來文機關文件標題全文，后引來文字號。如：縣發(fā)展和改革局在函復縣建設局的云縣建設局關于祥臨立交綠化工程項目立項的函（云建發(fā)200817號）文件時不能表述為：“你局報來的關于祥臨立交綠化工程項目立項的函收悉”，應表述書寫為：“云縣建設局關于祥臨立交綠化工程項目立項的函（云建發(fā)200817號）收悉” 。,示 例,該處正確的用法應該為“云縣建設局關于（云建復200817號）收悉”,（五）關于主題詞標注規(guī)范的問題,在表述主題詞時應遵循第1個詞是類別詞，必須從國務院公文主題詞表中引用，找不到的可用“綜合”類代替。第2至第4

6、個為類屬詞，盡可能從主題表中找，如找不到可新造，但新造詞必須在其后面加空心“”不能用實心“”，如云縣審計局（云審發(fā)20085號）文件就用了實心“”，而且還加了“”， 這是不規(guī)范的。最后1個詞是文種。主題詞一般控制在5個以內(nèi)。,示 例,該處的符號應該使用“”,（六）關于表述時間時段的問題,公文表述時間時段，一般不能表述為“去年”、“今年”、“明年”等，應規(guī)范表述。如：目前，“去年”應表述為“2007年”，“今年”應表述為“2008年”，“明年”應表述為“2009年”。對跨年度表述應為“2007年2008年”，在茶房鄉(xiāng)人民政府茶政發(fā)2008131號文件表述為：“20072008年”是不規(guī)范的。,示

7、 例,該處的字體應為“三號仿宋簡體”,該處的正確用法應為“2007年2008年”,（七）成文日期的規(guī)范使用問題,成文日期應使用漢字，并符合相關規(guī)定。如幸福鎮(zhèn)人民政府幸政發(fā)20083號文件的成文日期寫為“二八年元月十日”，這“元”是不規(guī)范的，規(guī)范的寫法應為“二八年一月十日”，此件附件標注運用不規(guī)范（應在正文后空1行），且未加蓋印章。,示 例,此處一 是應加蓋公章；二是落款應為“二00八年一月十日”,此處主題詞應為“林業(yè) 退耕 變更 報告”,（八）關于發(fā)文字號格式不規(guī)范 的問題,國家行政機關公文格式明確規(guī)定，發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。年份應標全稱，用六角括入。但云縣民族宗教事務局云民

8、宗發(fā)200812號文中發(fā)文字號年份用四角“ ”和云縣民宗局云宗發(fā)【2008】9號文件中的“【】”括入是不規(guī)范的，規(guī)范的寫法應為云民宗發(fā)200812號、云民宗發(fā)20089號。,示 例,（九）關于公文附注中標點符號 使用不規(guī)范的問題。,公文如有附件，正確的標識方法是在正文的最后1行下邊空1行并再空2個字，用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱，附件名稱中一般不標任何符號。如云縣安全生產(chǎn)管理局云安監(jiān)發(fā)20084號文附件名稱中就標有書名號，正文后沒有空1行，不符合相關規(guī)定，應予糾正。云縣統(tǒng)計局云統(tǒng)發(fā)20086號文件序號后邊使用頓號“1、”不規(guī)范，正確的應該用 “（一）” 。,示 例

9、,四、審核草擬公文應注意把 握的問題,（一）關于字用詞正確、統(tǒng)一、 規(guī)范的問題。,在表述“其它”、“通訊”時，應使用“其他”、“通信”。“制定”與“制訂”的準確使用：“制訂”突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程；“制定”突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規(guī)章等，注重的是結(jié)果。“做出”與“作出”的正確使用：“做出”多為口頭語，后面所帶的賓語一般為名詞、代詞，強調(diào)于一些具體的事；“作出”多為書面語，后面所帶賓語一般為動詞?！凹贝迸c“亟待”的正確使用：“急待”是指時間上的緊迫性；“亟待”是表示意義上的緊迫性，表明問題嚴重已達到了極點。又如“截止”和“截至”的運用?！敖刂埂焙汀敖刂痢本鶠閯釉~，二者用法上有區(qū)別。1.表意不同?！敖刂埂笔侵福ǖ揭欢ㄆ谙蓿┩Ｖ梗墙K止、結(jié)束的意思?！敖刂痢笔侵附刂聊硞€時候，多指1個過程、1件事情暫告一段落，并不意味終止和結(jié)束?！敖刂痢庇糜谌掌谥?，不能用于日期之后，如“截至2008年8月1日”。2.用法不同?！敖刂埂笔遣患拔飫釉~，后面不能帶賓語。如果“截止”出現(xiàn)在日期之前，需加1個介詞“到”作補語或名詞性詞語加冒號，如“截止到2008年8月1日”或“截止日期：2008年8月1日”。,（二）機關名稱未使用規(guī)范化簡稱,按照國家行政機關公文處理辦法的規(guī)定，公文中的機關名稱應當使用全