第十三章--控制.ppt

1、第十二章 控制,一、控制與控制程序 二、控制的原則和要求 三、控制方法,第一節(jié) 控制與控制程序,一 、控制的含義 控制一般是指引導一個動態(tài)系統(tǒng)達成預定狀態(tài)。 管理學中的控制是指按照既定目標和標準，對組織活動進行監(jiān)督、測量，發(fā)現(xiàn)偏差并分析原因，采取措施使組織活動符合既定要求的過程。 二、控制的必要性 管理控制的必要性是由以下原因決定的： 1、環(huán)境的變化 2、管理權(quán)力的分散 3、工作能力的差異,三、控制的類型,控制根據(jù)不同的分類方法可以進行如下分類：,控制 類型,1.按時間劃分為事前控制、現(xiàn)場控制、事后控制。,2.按集中程度劃分為集中控制和分散控制,3.按性質(zhì)劃分為戰(zhàn)略控制和戰(zhàn)術(shù)控制,4.按控制的

2、方式分為程序控制和跟蹤控制,1. 事前控制、現(xiàn)場控制與事后控制,事前控制是指組織活動開始之前進行的控制，其目的是防止問題的發(fā)生而不是當問題出現(xiàn)時再補救。防患于未然。 現(xiàn)場控制是指組織活動開始以后，對活動中的人和事進行指導和監(jiān)督。 事后控制是指在同一個時期的組織活動已經(jīng)結(jié)束以后，對本期的資源利用情況及其結(jié)果進行總結(jié)。 它們的關(guān)系如下圖所示：,事前控制、現(xiàn)場控制、事后控制的關(guān)系：,3. 戰(zhàn)略控制與戰(zhàn)術(shù)控制 戰(zhàn)略控制即對戰(zhàn)略規(guī)劃的控制。 戰(zhàn)術(shù)控制即對經(jīng)營戰(zhàn)術(shù)活動的控制。,2. 集中控制與分散控制 集中控制對組織的重大項目與事務成立專門的控制機構(gòu)，進行重點控制。 分散控制對日常的一般性、常規(guī)性事務則由

3、各部門、各崗位及全體員工自行控制。,程序控制又叫計劃控制，是一種將預先編制好的內(nèi)容和步驟作為受控系統(tǒng)的輸入，從而對整個管理過程予以控制的方式。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，大量的管理工作都屬于程序控制性質(zhì)。例如計劃編制程序、統(tǒng)計報告程序、信息傳遞程序等都必須嚴格按事前規(guī)定的時間進行活動，以保證整個系統(tǒng)行動的統(tǒng)一。 跟蹤控制又叫目標控制，是一種將所要達到的目標作為受控系統(tǒng)的輸入，從而對整個管理過程予以控制的管理形式。它具有對環(huán)境干擾和受控系統(tǒng)運動變化的主動適應能力。如雷達跟蹤飛機便是一種跟蹤控制方式。跟蹤控制的實質(zhì)是無數(shù)反饋控制的綜合，不斷采取措施、不斷取得反饋、不斷調(diào)整和不斷采取新的措施。,4. 程序

4、控制與跟蹤控制,1. 控制的基本前提 （1）系統(tǒng)未來狀態(tài)有幾種可能性； （2）系統(tǒng)可以改變其輸入?yún)?shù)而影響其運行。 2. 控制的基本步驟 （1）確立標準 標準是人們檢查和衡量工作及其結(jié)果的規(guī)范?？刂茦藴史譃轭A算類與非預算類標準。確定標準的方法有：統(tǒng)計分析法：把企業(yè)最近一段時間內(nèi)生產(chǎn)該產(chǎn)品所耗工時的原始記錄，通過一定的統(tǒng)計分析整理，計算出先進的消耗水平，以此為依據(jù)制訂勞動定額。 工程測量法：對作業(yè)進行專門的測量，經(jīng)分析計算制定控制標準。 經(jīng)驗估計法：根據(jù)經(jīng)驗制定控制標準。,四、控制的程序,（2）衡量成效 衡量成效時應注意的幾個問題： 通過衡量成效，檢驗標準的客觀性和有效性； 確定適宜的衡量頻度；

5、 建立信息管理系統(tǒng)。 （3）糾正偏差 即在發(fā)現(xiàn)偏差后，分析偏差產(chǎn)生的原因，制定并實施必要的糾正措施。糾正偏差時應注意的幾個問題： 找出偏差產(chǎn)生的主要原因； 確定糾正偏差的實施對象； 選擇恰當?shù)募m偏措施。,第二節(jié) 控制的原則和要求,一、控制的原則 控制一般遵循以下幾條原則： （1）系統(tǒng)控制原則 系統(tǒng)控制是指在控制中要樹立目的性、全局性、層次性的觀點。 （2）以人為中心原則 在控制中應充分發(fā)揮人的主觀能動性作用。 （3）例外與重點原則 即應該樹立一種標準，定期地進行衡量，并且只是進行抽樣衡量，只有當情況與標準出現(xiàn)偏差時才予以控制?？刂频闹攸c應放在對組織目標有重要意義的項目與事務上。 （4）彈性原則

6、 任何一個控制系統(tǒng) ，必須充分考慮到各種變化的可能性，使管理系統(tǒng)整體或內(nèi)部各要素、層次在各個環(huán)節(jié)和階段上保持適當?shù)膹椥浴?實施有效控制有以下要求： 1、適時控制 組織活動中產(chǎn)生的偏差只有及時采取措施加以糾正，才能避免偏差的擴大，或防止偏差對組織不利影響的擴散。 2、適度控制 即控制的范圍、程度和頻度要恰到好處。為此： （1）防止控制過多或控制不足； （2）處理好全面控制與重點控制的關(guān)系； （3）使花費一定的控制費用得到足夠的控制效益。,二、控制的要求,3、客觀控制 控制過程中必須要貫徹“實事求是”的思想，必須要客觀的了解和評價被控制對象的活動狀況及其變化，必須深入實地調(diào)查研究。 4、彈性控制

7、在控制中應建立信息反饋控制系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)使被控制對象能夠?qū)崿F(xiàn)自我控制，靈敏適應環(huán)境。,第三節(jié) 控制方法,一、預算控制 1. 預算與預算控制 預算就是用數(shù)字，特別是用財務數(shù)字的形式來描述組織未來的活動計劃，它予估了組織在未來時期的經(jīng)營收入和現(xiàn)金流量，同時也為各部門或個項活動規(guī)定了在資金、勞動、材料、能源等方面的支出的額度。 預算控制就是根據(jù)預算規(guī)定的收入與支出標準來檢查和監(jiān)督各個部門的活動，以保證各種活動或各個部門在完成既定目標、實現(xiàn)利潤的過程中對資源的利用，從而使費用支出受到嚴格有效的約束。,預算的種類：收入預算、支出預算、現(xiàn)金預算、資金支出預算、資產(chǎn)負債預算 預算的作用：預算的實質(zhì)是用統(tǒng)一

8、的貨幣為組織各部門的各項活動編制計劃，因此它使得組織在不同時期的活動效果和不同部門的經(jīng)營績效具有可比性，可以使管理者了解組織經(jīng)營狀況的變化方向和組織中的優(yōu)秀部門與問題部門，從而為調(diào)整組織活動指明了方向，為協(xié)調(diào)組織活動提供了依據(jù)，用數(shù)量形式的預算標準來對照組織活動的實際效果大大方便了控制過程中的績效衡量工作，為采取糾正措施奠定了基礎。,2. 預算的種類與作用,(1)它只能幫助組織控制那些可以計量的，特別是可以用貨幣單位計量的業(yè)務活動 ; (2)編制預算時通常參照上期的預算項目和標準，從而忽視本期活動的實際需要； (3)缺乏彈性、非常具體、特別是涉及長時期的預算可能會束縛決策者的行動； (4)預算

9、中也存在虛報預算數(shù)量的現(xiàn)象。,3. 預算的缺點,也稱比率分析，是將組織資產(chǎn)負債表和收益表上的相關(guān)項目進行對比，形成一個比率，從中分析和評價組織的經(jīng)營成果和財務狀況。組織活動分析中常用的比率分為財務比率和經(jīng)營比率兩類。 1. 財務比率 通常財務比率分為： (1)流動比率 流動資產(chǎn)與流動負債之比。 (2)速動比率 流動資產(chǎn)和存貨之差與流動負債之比。 (3)負債比率 總負債與總資產(chǎn)之比。 (4)贏利比率 利潤與銷售額或全部資金等因素之比。 2. 經(jīng)營比率 也稱活力比率,常用的經(jīng)營比率有三種： (1) 庫存周轉(zhuǎn)率 銷售總額與平均庫存的比率關(guān)系。 (2) 固定資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率 銷售總額與固定資產(chǎn)之比。 (3)

10、 銷售收入與銷售費用的比率。,二、比率控制,審計是對反映組織資金運動過程及其結(jié)果的會計記錄及財務報表進行審核、鑒定，以判斷其真實性和可能性，從而為控制和決策提供依據(jù)。 主要類型： （1）外部審計 由外部機構(gòu)選派的審計人員對組織財務報表及其反映的財務狀況進行獨立的評估。 （2）內(nèi)部審計 檢查現(xiàn)有控制程序和方法能否有效地保證達成既定目標和執(zhí)行既定政策。 （3）管理審計 利用公開記錄的信息，從反映組織管理績效及其影響因素的若干方面將組織與同行其它組織或其它行業(yè)的著名組織進行比較，以判斷組織經(jīng)營與管理的健康程度。,三、審計控制,反映組織管理績效及其影響因素主要有： 經(jīng)濟功能；組織結(jié)構(gòu)；收入合理性；研究

11、與開發(fā)； 財務政策；生產(chǎn)效率；銷售能力； 對管理當局的評價。,第4節(jié) 信息控制系統(tǒng),一、管理信息系統(tǒng) 現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。 其主要任務是最大限度的利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡通訊技術(shù)加強企業(yè)的信息管理，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正確的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。,二、信息與組織中

12、的信息交流 （一）正式與非正式的信息交流 正式信息交流是指它是按照規(guī)定的方式或信息交流本身就是工作的一部分的信息交流，包括發(fā)生在同級之間、上下級之間；組織內(nèi)外之間的信息交流。 非正式的信息交流是指不經(jīng)管理層批準的，是不受等級結(jié)構(gòu)限制的交流。 （二）信息交流的方向 1、向下交流 2、向上交流 3、橫向交流 4、超級交流,（三）交流網(wǎng)絡 1、五種常用的網(wǎng)絡,鏈型 Y型 輪盤型 環(huán)型 全通道型,2、評價網(wǎng)絡的效果,三、設計管理信息系統(tǒng) （一）決策系統(tǒng)分析。管理者所作的決策可以指導管理信息系統(tǒng)的設計。因此第一步是識別所有的管理決策所要用到的信息。這應該包括一個組織中的所有職能，從最低一級的監(jiān)工到最高一級的首席執(zhí)行官。 （二）信息需要分析。最上層的管理者需要關(guān)于環(huán)境方面的數(shù)據(jù)和總結(jié)報告；而最基層的管理者則只需要關(guān)于操作問題的報告。一個設計完善的管理信息系統(tǒng)如果要滿足管理者的不同要求就應該充分考慮到需求的層次性。,（三）決策集成。管理層在設計時可以讓系統(tǒng)只包含盡可能少的重復信息，并且將相似的決策問題由一個人來作。 （四）信息處理設計。 在這一階段，內(nèi)部的技術(shù)專家和外部的顧問可以在一起共同開發(fā)一個收集、存貯、傳送和查詢信息的實際系統(tǒng)。 四、管理信息系統(tǒng)如何改變管理者的工作 （一）決策能力。一個有效的管理信息系統(tǒng)能夠提