秘書事務(wù)管理 事務(wù)39 信息的開發(fā)利用和反饋.ppt

1、事務(wù)39 信息的開發(fā)利用和反饋,學(xué)習(xí)目標(biāo),學(xué)習(xí)內(nèi)容,課后練習(xí),學(xué)習(xí)目標(biāo),熟悉信息開發(fā)、利用與反饋的內(nèi)容、方法與要求，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地開發(fā)、利用和反饋信息。,學(xué)習(xí)內(nèi)容,一、信息的開發(fā) 二、信息的利用 三、信息的反饋,一、信息的開發(fā),（一）信息開發(fā)的特性 （二）信息開發(fā)的類型 （三）信息開發(fā)的方法 （四）信息開發(fā)的主要形式 （五）信息開發(fā)的要求 （六）信息開發(fā)的工作程序,（一）信息開發(fā)的特性,信息開發(fā)是對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得新的高層次信息的過(guò)程。 信息開發(fā)具有多次性。一般物質(zhì)資源經(jīng)過(guò)消耗就可能喪失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存儲(chǔ)，可以被多次傳輸利用，能夠不斷地補(bǔ)

2、充、完善和擴(kuò)散，還可以進(jìn)行綜合和歸納，成為可增值的資源。,（二）信息開發(fā)的類型,按照對(duì)信息加工的層次分，可分為一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)和三次信息開發(fā)。 一次信息開發(fā)，主要是將無(wú)序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，提高信息的利用率，如剪?bào)、外文文獻(xiàn)編譯。 二次信息開發(fā)，是對(duì)一次信息進(jìn)行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對(duì)信息進(jìn)行概括了解,如目錄、索引等。 三次信息開發(fā)，是在一次、二次信息的基礎(chǔ)之上，通過(guò)分析概括而形成更深層次的信息,如簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告等。,（三）信息開發(fā)的方法,1.匯集法 2.歸納法 3.縱深法 4.連橫法,5.濃縮法 6.轉(zhuǎn)換法 7.圖表法 8.對(duì)比法,1.匯集法,這種方法是圍

3、繞一個(gè)主題，把一定范圍內(nèi)的有關(guān)資料有機(jī)地匯集在一起，以全面反映某一現(xiàn)象的基本狀況。匯集法在信息資料數(shù)量多、反映面較寬的時(shí)候較為適用，比如反映一個(gè)地區(qū)或整個(gè)國(guó)家某一方面的情況時(shí)，可采用匯集法。,2.歸納法,這種方法是將反映某一主題的信息資料集中在一起，加以系統(tǒng)地綜合歸納，以便完整地、清晰地說(shuō)明某一方面的工作動(dòng)態(tài)。歸納法要求加工者有較強(qiáng)的邏輯思維能力和文字表達(dá)水平，防止信息資料在歸納中產(chǎn)生變異。,3.縱深法,這種方法是從“縱”的方面，按原始信息資料提供的某一主題層層逼近，或按某一活動(dòng)的時(shí)間順序，或按某一事件的歷史進(jìn)程，逐步深入，搞清問(wèn)題的來(lái)龍去脈。這種方法既需要利用各種最新的信息資料，也需要充分利

4、用早已貯存的信息資料，通過(guò)對(duì)比分析來(lái)揭示某一事物發(fā)展變化的特征。,4.連橫法,這種方法是按照某一主題的需要，把若干個(gè)不同來(lái)源的原始信息資料從橫的方面聯(lián)系起來(lái)，作出比較分析，形成一個(gè)新的信息資料。采用這種方法應(yīng)注意的是：來(lái)自不同方面的信息要具有一定的同質(zhì)性，否則就不可比，同時(shí)還應(yīng)注意選擇最能說(shuō)明主題的信息資料。,5.濃縮法,濃縮法就是通過(guò)壓縮信息資料的文字篇幅，以達(dá)到凝練主題、簡(jiǎn)潔行文的目的。用濃縮法時(shí)，首先要使主題集中，即一篇信息資料中只表達(dá)一個(gè)中心思想，闡明一個(gè)觀點(diǎn)，不能貪大求全；其次要壓縮結(jié)構(gòu)，減少層次段落，刪去多余的過(guò)渡照應(yīng)；再次要凝練語(yǔ)言，選用最精辟的詞語(yǔ)來(lái)簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)深刻的含義。當(dāng)

5、然也應(yīng)注意不能只求語(yǔ)言的高度凝練而影響主題的表達(dá)。,6.轉(zhuǎn)換法,這種方法是把一個(gè)人們比較生疏的信息表達(dá)方式轉(zhuǎn)換成一個(gè)人們比較熟悉的信息表達(dá)方式。轉(zhuǎn)換法通俗、形象，給人的印象特別深刻。使用轉(zhuǎn)換法要注意兩點(diǎn)，一是要找出合適的轉(zhuǎn)換對(duì)象，轉(zhuǎn)換對(duì)象之間要有可比性；二是轉(zhuǎn)換對(duì)象要通俗、易懂，不能越轉(zhuǎn)換越深?yuàn)W，使人不得要領(lǐng)。,7.圖表法,這種方法是把原始信息資料中有一定規(guī)律性的數(shù)據(jù)制成圖表，使人一目了然，既便于傳遞，也便于利用。,8.對(duì)比法,也叫比較法，就是把信息數(shù)據(jù)從橫向和縱向兩個(gè)方向進(jìn)行比較，以突出地反映出事物的數(shù)量變化特征。 縱的比較，就是對(duì)某一事物自身發(fā)展的今昔對(duì)比；橫的比較，就是將某一事物的某一階

6、段的發(fā)展?fàn)顩r與同類事物同階段的發(fā)展?fàn)顩r相比較。 例如，我國(guó)2004年擁有的電話數(shù)量和世界其他國(guó)家電話數(shù)量進(jìn)行比較，這是橫向比較；還可將2004年我國(guó)的電話數(shù)量和我國(guó)以往年份的電話數(shù)量進(jìn)行比較，這是縱向比較，從中顯示出我國(guó)電話的發(fā)展速度。,（四）信息開發(fā)的主要形式,1.剪報(bào) 2.信息資料冊(cè) 3.索引 4.目錄 5.文摘 6.簡(jiǎn)訊 7.調(diào)查報(bào)告,1.剪報(bào),剪報(bào)是根據(jù)市場(chǎng)需求，選擇不同的專題，確定時(shí)間周期，對(duì)報(bào)刊資料中有價(jià)值的信息進(jìn)行選取、組合、編輯、傳遞等工作。剪報(bào)屬于一次信息開發(fā)，開發(fā)成本相對(duì)較低，獲得信息量較多，但信息零散，有的信息缺乏時(shí)效性、可靠性。,2.信息資料冊(cè),就是把某一行業(yè)或某一產(chǎn)品

7、的有關(guān)資料匯集起來(lái)供人們參考使用，以便于人們了解有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的歷史與現(xiàn)狀，屬于一次信息開發(fā)。,3.索引,索引是一種查找信息題名、出處等有關(guān)事項(xiàng)的檢索工具，由一系列按字順排列的詞目組成，屬于二次信息開發(fā)。信息資料索引有篇目索引和內(nèi)容索引。篇目索引用于指明信息的出處；內(nèi)容索引摘錄信息中的事件、人名、地名等，分別按順序排列，并指明其出處。,4.目錄,目錄依據(jù)信息的題名編制而成，是對(duì)相關(guān)信息的系統(tǒng)化記載及內(nèi)容揭示，包括分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、產(chǎn)品目錄等多種形式，屬于二次信息開發(fā)。,5.文摘,文摘就是指對(duì)信息的重要內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)明扼要地摘錄，以便使用者更深入地了解信息，屬于二次信息開發(fā)。 文摘分為指

8、示性文摘和報(bào)道性文摘。指示性文摘是篇幅短小的摘要，以指示信息源的主題范圍、使用對(duì)象為目的，適用于篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜的信息；報(bào)道性文摘是原文要點(diǎn)較詳細(xì)的摘要，以提供信息的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容為主要目的，適用于主題比較單一集中、內(nèi)容新穎的信息。,6.簡(jiǎn)訊,簡(jiǎn)訊就是用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言報(bào)道最新動(dòng)態(tài)信息，屬于三次信息開發(fā)。 簡(jiǎn)訊應(yīng)文字簡(jiǎn)潔、內(nèi)容精練，篇幅較短，主要內(nèi)容準(zhǔn)確，要指明信息來(lái)源。,7.調(diào)查報(bào)告,調(diào)查報(bào)告就是在實(shí)地調(diào)查所獲得的第一手信息的基礎(chǔ)上，通過(guò)分析得出的反映有關(guān)事實(shí)的本質(zhì)特征的信息產(chǎn)品，屬于三次信息開發(fā)。,（五）信息開發(fā)的要求,1.注重調(diào)查研究：進(jìn)行信息開發(fā)要注重調(diào)查研究，通過(guò)各種渠道全面、及時(shí)地獲取真

9、實(shí)可靠的信息開發(fā)資源。 2.掌握開發(fā)技巧：進(jìn)行信息開發(fā)要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息的加工、綜合分析、提煉和概括，開發(fā)出有特色、利用價(jià)值大、可信度高的信息。 【情景案例】,【情景案例】,擔(dān)任總經(jīng)理助理的高葉有剪報(bào)并從中獲取信息的習(xí)慣，她經(jīng)常翻閱各種國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)報(bào)刊，專門從報(bào)刊上收集消費(fèi)市場(chǎng)的信息進(jìn)行分類剪貼，匯集成冊(cè)，供自己或他人使用。 通過(guò)對(duì)剪報(bào)內(nèi)容的分析研究，高葉得出服裝市場(chǎng)消費(fèi)者需求變化的情況和發(fā)展趨勢(shì)。她還通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研來(lái)驗(yàn)證自己的判斷，這就為領(lǐng)導(dǎo)把握市場(chǎng)行情、進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)決策提供了有益的借鑒和參考。,（六）信息開發(fā)的工作程序,1.選定信息開發(fā)主題 2.分析信息

10、材料 3.選擇信息開發(fā)方法 4.選擇開發(fā)信息形式 5.形成信息開發(fā)產(chǎn)品,1.選定信息開發(fā)主題,選定信息開發(fā)的主題，簡(jiǎn)稱選題，這是信息開發(fā)的起點(diǎn)和目標(biāo)。 選題的來(lái)源一般有3種渠道：一是下達(dá)的任務(wù)，二是利用者提出的要求，三是根據(jù)工作需要自主選擇。 選題時(shí)要根據(jù)特定的需要，通過(guò)分析現(xiàn)有信息資料的特點(diǎn)和內(nèi)容來(lái)選擇確定信息開發(fā)的主題。,2.分析信息材料,圍繞選定的主題，對(duì)與主題相關(guān)的信息材料進(jìn)行分析、梳理，篩選出最能體現(xiàn)主題要求的信息材料。,3.選擇信息開發(fā)方法,根據(jù)信息開發(fā)主題的要求和現(xiàn)有信息材料的特點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)男畔㈤_發(fā)方法。,4.選擇開發(fā)信息形式,如果要將信息按專題進(jìn)行組合以備后用，可選擇剪報(bào)等一

11、次信息開發(fā)形式； 如果要提供信息線索和信息主題、要點(diǎn)，可選擇索引、目錄、文摘二次信息開發(fā)形式； 如果要提供信息的深層次、綜合加工品，可選擇簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告等三次信息開發(fā)形式。,5.形成信息開發(fā)產(chǎn)品,按照信息開發(fā)主題的要求和一定的邏輯順序，把開發(fā)出來(lái)的信息材料有條不紊地組織起來(lái)，成為一個(gè)能夠容易被信息利用者接受的信息產(chǎn)品。,二、信息的利用,（一）信息利用的概念和意義 （二）信息利用的特點(diǎn) （三）信息利用的方式 （四）信息利用的工作程序 （五）信息利用的技巧 （六）信息利用的注意事項(xiàng),（一）信息利用的概念和意義,1.信息利用的概念 2.信息利用的意義,1.信息利用的概念,信息利用，即信息利用服務(wù)，是

12、指通過(guò)各種有效的方式和方法，將收集、整理、開發(fā)出來(lái)的信息資源提供給信息的需求者，以發(fā)揮信息的效用，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。,2.信息利用的意義,（1）有利于實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，促進(jìn)管理水平的提高。 （2）有利于信息的增值和信息資源共享。 （3）有利于提高各級(jí)組織決策的成功率。 【情景案例】,【情景案例】,天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個(gè)客戶。為了讓趙經(jīng)理了解客戶的情況，經(jīng)理助理高葉通過(guò)索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的客戶資料信息，包括以前客戶的采購(gòu)建議和該客戶全部的歷史資料，如訂單、支付、送貨、客戶支持以及市場(chǎng)營(yíng)銷等。趙經(jīng)理通過(guò)仔細(xì)閱讀高葉提供的信息，掌握了該客戶與公司所

13、有來(lái)往的細(xì)節(jié)，做到了心中有數(shù)，對(duì)新的銷售計(jì)劃的實(shí)施充滿信心。,（二）信息利用的特點(diǎn),1.周期性 2.經(jīng)常性 3.廣泛性 4.實(shí)效性 5.多樣性,1.周期性,企業(yè)的工作具有一定的周期性，對(duì)相關(guān)信息的需求也呈現(xiàn)出一定的周期性。如每年的開始需要預(yù)測(cè)性、計(jì)劃性的信息，每年的年末需要一些總結(jié)性的信息，每年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的高峰期需要市場(chǎng)需求信息等，這些特點(diǎn)都說(shuō)明信息利用工作具有一定的周期性，秘書人員應(yīng)掌握其規(guī)律性，做好信息工作。,2.經(jīng)常性,在當(dāng)前這種市場(chǎng)形勢(shì)瞬息萬(wàn)變的環(huán)境中，要想做出科學(xué)的決策，必須依靠及時(shí)準(zhǔn)確的信息服務(wù)。因此，在日常工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，幾乎都需要相關(guān)信息的支持，這就要求信息利用服務(wù)具有經(jīng)常性

14、，而不是一蹴而就的一次性工作。,3.廣泛性,在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及行政管理等每一個(gè)領(lǐng)域中，都需要信息利用服務(wù)，而不是僅僅局限于某一個(gè)領(lǐng)域中，因此，信息利用服務(wù)具有廣泛性。,4.實(shí)效性,在企業(yè)里，及時(shí)有效的信息利用服務(wù)能夠給企業(yè)帶來(lái)諸如產(chǎn)品的更新?lián)Q代、制造成本的降低、管理費(fèi)用的節(jié)約等一系列的實(shí)際收益，具有可以看得見(jiàn)摸得著實(shí)效性。,5.多樣性,信息利用服務(wù)的方式有很多，如通過(guò)報(bào)告、圖書、檔案、期刊、雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、黑板報(bào)等多種方式將信息提供給用戶使用。,（三）信息利用的方式,1.信息檢索服務(wù) 2.信息加工服務(wù) 3.定題查詢服務(wù) 4.信息咨詢服務(wù) 5.網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),1.信息檢索服務(wù),信息檢索服

15、務(wù)是根據(jù)需要，將組織和存儲(chǔ)起來(lái)的信息，通過(guò)索引、目錄和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找出來(lái)，直接利用信息或信息復(fù)制品。 進(jìn)行信息檢索有4個(gè)環(huán)節(jié)： 分析信息需求； 明確檢索要求； 選擇檢索系統(tǒng)、檢索途徑和檢索方法，確定檢索詞； 實(shí)施信息檢索，獲取信息。 在實(shí)施檢索的過(guò)程中，可以根據(jù)檢索結(jié)果的情況，調(diào)整檢索詞、檢索途徑和檢索方式，充分利用信息檢索系統(tǒng)提供的縮檢和擴(kuò)檢功能，提高檢索結(jié)果的滿意度。,2.信息加工服務(wù),即根據(jù)信息利用者的需求，通過(guò)對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行分析、研究、選擇、加工、編輯后，提供給信息利用者的服務(wù)方式。,3.定題查詢服務(wù),即根據(jù)信息利用者的需求，向利用者提供特定主題和內(nèi)容的信息，以滿足利用者的需求。,

16、4.信息咨詢服務(wù),即答復(fù)利用者詢問(wèn)，指導(dǎo)其利用信息的服務(wù)方式，如問(wèn)題解答、事實(shí)咨詢服務(wù)、利用者教育服務(wù)。,5.網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),即建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)硬件和通信設(shè)備為依托，以應(yīng)用軟件為手段，以數(shù)據(jù)庫(kù)信息為對(duì)象進(jìn)行的利用服務(wù)，如電子信息發(fā)布、電子郵件、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。,（四）信息利用的工作程序,1.熟悉信息內(nèi)容 2.確定利用需求 3.選擇服務(wù)方式 4.查找所需信息 5.提供信息產(chǎn)品,1.熟悉信息內(nèi)容,了解和熟悉現(xiàn)有各種信息的內(nèi)容和成分。,2.確定利用需求,信息利用是使收集、處理、存儲(chǔ)的信息滿足工作需要的過(guò)程。因此，要結(jié)合工作中心、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常管理，分析不同層次的利用對(duì)象，找準(zhǔn)利用需

17、求。,3.選擇服務(wù)方式,根據(jù)具體情形確定提供利用的方式，這是信息提供利用工作非常重要的一環(huán)。所選取的服務(wù)方式是否適當(dāng)，會(huì)影響到信息的安全性、服務(wù)的有效性以及收益性。,4.查找所需信息,通過(guò)各種工具查找能夠滿足需求的信息。,5.提供信息產(chǎn)品,按需提供查找到的信息或信息加工品。,（五）信息利用的技巧,信息利用中可使用跟蹤卡、文檔日志記錄信息借閱情況，進(jìn)而不斷探索信息利用的規(guī)律，提高信息利用服務(wù)的效率。 1.跟蹤卡 2.文檔日志,1.跟蹤卡,跟蹤卡是當(dāng)信息被借出時(shí)放置在信息原存放處以提醒信息管理者信息利用情況的卡片，不管是信息被借出時(shí)還是被歸還時(shí)，都要填寫跟蹤卡。同時(shí)，要定期檢查跟蹤卡，以防有些信息

18、借用者逾期不還。 【工具箱】信息跟蹤卡,【工具箱】信息跟蹤卡,2.文檔日志,文檔日志是用來(lái)按照時(shí)間順序記錄信息利用情況的簿冊(cè)，當(dāng)信息被借出時(shí)，借用者要在在日志上簽名以示借出；歸還時(shí)，再簽名以示歸還。通過(guò)定期查看并研究文檔日志，可以了解信息利用的趨勢(shì)和動(dòng)向，為信息的收集、整理、開發(fā)等工作環(huán)節(jié)提供方向性的決策依據(jù)。,（六）信息利用的注意事項(xiàng),信息利用服務(wù)工作，是為促進(jìn)信息共享創(chuàng)造更大社會(huì)價(jià)值而存在的，如果對(duì)社會(huì)或個(gè)人造成損害，那就偏離了信息利用服務(wù)的宗旨，甚至?xí)斐傻貌粌斒У暮蠊?。因此，在信息利用工作中，最值得注意的就是要尊重信息產(chǎn)權(quán)和維護(hù)信息安全。 1.尊重信息產(chǎn)權(quán) 2.維護(hù)信息安全,1.尊重信

19、息產(chǎn)權(quán),信息產(chǎn)權(quán)是個(gè)人、組織關(guān)于信息的勞動(dòng)成果的所有權(quán)的標(biāo)志，尊重信息產(chǎn)權(quán)就是尊重個(gè)人、組織的勞動(dòng)成果。如果任意踐踏他人的信息產(chǎn)權(quán)，就會(huì)打擊他人的創(chuàng)造性，甚至嚴(yán)重違法，造成社會(huì)震蕩。目前各國(guó)都有信息產(chǎn)權(quán)法，以保障個(gè)人的信息產(chǎn)權(quán)得到應(yīng)有的尊重，個(gè)人、組織可以通過(guò)合法的途徑進(jìn)行信息交易，實(shí)現(xiàn)信息共享。,2.維護(hù)信息安全,信息安全是指信息保管的安全和利用的安全。要盡量避免在提供信息利用的過(guò)程中損害信息載體的耐久性和內(nèi)容的完整性、安全性。如果信息載體在利用的過(guò)程中被損壞，那么不但現(xiàn)在有可能不能使用，甚至永遠(yuǎn)丟失信息，造成損失，因此，信息載體的保護(hù)工作不但要在存儲(chǔ)工作中進(jìn)行，也要在利用工作中開展。 此外

20、，在信息提供利用工作的過(guò)程中也要注意信息的使用范圍，嚴(yán)禁將信息提供給超出要求之外的用戶使用。,三、信息的反饋,（一）信息反饋的概念 （二）信息反饋的目的 （三）信息反饋的特點(diǎn) （四）信息反饋的形式 （五）信息反饋的基本要求 （六）信息反饋的工作程序,（一）信息反饋的概念,信息反饋是指把輸出信息的作用結(jié)果返送回來(lái)，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響，起到控制和調(diào)節(jié)作用的過(guò)程。也就是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中采取一定措施跟蹤事物發(fā)展變化的情況，并根據(jù)跟蹤過(guò)程中獲取的信息對(duì)實(shí)踐活動(dòng)做出調(diào)整的過(guò)程。,（二）信息反饋的目的,1.檢查輸出信息的真實(shí)性 2.監(jiān)測(cè)事物運(yùn)行過(guò)程 3.為科學(xué)決策提供依據(jù),1.檢查輸出信息的真實(shí)性,在

21、信息收集和整理過(guò)程中，雖然已經(jīng)運(yùn)用各種可能的手段對(duì)收集到信息進(jìn)行了鑒別和核實(shí)，但只有在實(shí)踐中才能真正檢驗(yàn)出信息的真實(shí)性。因此，通過(guò)對(duì)輸出信息在實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)用情況的反饋，可以檢查輸出信息的真實(shí)性。,2.監(jiān)測(cè)事物運(yùn)行過(guò)程,人們?cè)谶M(jìn)行實(shí)踐活動(dòng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)有出乎意料的情況發(fā)生，從而使事物的發(fā)展偏離了人們的預(yù)期目標(biāo)，為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)這種情況，人們就不得不時(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)事物的發(fā)展變化情況，也即進(jìn)行信息反饋，當(dāng)發(fā)現(xiàn)事物的發(fā)展變化不符合預(yù)期目標(biāo)時(shí)，就要采取一定措施調(diào)整有關(guān)因素，使事物朝正確的方向發(fā)展。,3.為科學(xué)決策提供依據(jù),科學(xué)決策的過(guò)程就是不斷傳遞和反饋信息的過(guò)程。一個(gè)決策是否科學(xué)需要到實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行檢驗(yàn)，而檢驗(yàn)過(guò)程中

22、產(chǎn)生的反饋信息就是對(duì)一個(gè)決策的科學(xué)性的最好說(shuō)明，也是對(duì)再次決策產(chǎn)生影響的最重要信息。這種反饋信息既可以讓決策者知道怎么做是正確的，也可以讓決策者知道怎么做是不正確的。,（三）信息反饋的特點(diǎn),1.針對(duì)性 ：信息反饋不同于一般的反映情況，它不是被動(dòng)反映，而是根據(jù)信息輸出主動(dòng)收集，有很強(qiáng)的針對(duì)性。 2.及時(shí)性：信息工作要講時(shí)效，信息反饋更要及時(shí)，以便及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。 3.連續(xù)性：信息反饋的連續(xù)性是指對(duì)工作活動(dòng)的情況要連續(xù)地、有層次地反饋，只有這樣才能有助于對(duì)事物認(rèn)識(shí)的深化。,（四）信息反饋的形式,1.正反饋和負(fù)反饋 2.縱向反饋和橫向反饋 3.前反饋和后反饋,1.正反饋和負(fù)反饋,正反饋一般為

23、決策執(zhí)行中的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)方面的信息反饋，使系統(tǒng)的輸入對(duì)輸出的影響增大；負(fù)反饋一般為決策執(zhí)行中的問(wèn)題、失誤方面的信息反饋，使系統(tǒng)的輸入對(duì)輸出的影響減少。,2.縱向反饋和橫向反饋,縱向反饋是向上級(jí)管理部門和決策層反映執(zhí)行指令情況的反饋形式；橫向反饋是同級(jí)組織之間的信息反饋。,3.前反饋和后反饋,前反饋是在信息發(fā)出前，信息接收者向信息發(fā)出者表示的要求和愿望，希望即將發(fā)出的信息能滿足自己的需求；后反饋是在信息發(fā)出后，信息接收者對(duì)信息做出的反應(yīng)。,（五）信息反饋的基本要求,1.準(zhǔn)確 2.全面 3.及時(shí) 【情景案例】,1.準(zhǔn)確,就是如實(shí)的反饋客觀實(shí)際情況。任何正確的決策都必須建立在準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)之上，因此，秘書人員在收集反饋信息的時(shí)候要盡量收集第一手材料，確保信息的準(zhǔn)確性。,2.全面,就是說(shuō)信息反饋要有廣度、深度，要系統(tǒng)，能真實(shí)地反映客觀事物各個(gè)方面的情況。因此，秘書人員要建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，從各個(gè)渠道全面收集反饋信息。,3.及時(shí),就是迅速、敏感地反饋各方面的信息。信息是有時(shí)效性的，秘書人員應(yīng)盡量減少反饋信息的處理環(huán)節(jié)，并運(yùn)用現(xiàn)代化的手段