Word 基礎培訓 實用技巧.ppt

1、,Word XP 基礎培訓,目錄,創(chuàng)建和編輯Word文檔 格式化文檔 設置文字格式 設置段落格式 應用樣式和模板 高級排版和應用 分欄排版、自動目錄的創(chuàng)建 圖形編輯及編排表格 自動更正、拼寫語法檢查 Word文檔的安全性設置,一、創(chuàng)建和編輯Word文檔,選擇不連續(xù)文本 Word XP新增了選擇多個不連續(xù)的幾段文本的功能。 方法：先選擇第1個區(qū)域，然后按住Ctrl鍵，再選擇所需的其他區(qū)域。,如下圖所示：,一、創(chuàng)建和編輯Word文檔,復制與粘貼文本 在XP的“編輯”菜單下有一個“office剪貼板”的選項 選中這個選項，就會在文檔右邊出現(xiàn)一個“剪貼板”任務窗格（見右圖），在這里面可以看到你最近復制

2、的所有內(nèi)容，并且可以很方便地在窗格中選擇要粘貼的內(nèi)容，單擊完成粘貼操作。,一、創(chuàng)建和編輯Word文檔,選擇性粘貼 在復制粘貼完成之后，還可以對粘貼的部分進行格式上的整理。粘貼的文本后會有一個形如 的按鈕，單擊它會出現(xiàn)下圖所示的菜單。,二、格式化文檔-設置文字格式,設置字體、字號、字形和文字顏色 單擊菜單【格式】|【字體】命令或在文本處單擊鼠標右鍵，選擇【字體】，彈出【字 體】對話框，如左圖所示：,同時還可以利用工具欄中的相應工 具按鈕，如下圖所示，利用它們可 以更快捷地完成上述操作。,二、格式化文檔-設置文字格式,設置字間距 根據(jù)排版的需要，有時不同地方的文字要求不同的間距。 單擊菜單【格式】

3、|【字體】命令或在文本處單擊鼠標右鍵，選擇【字體】，彈出【字體】對話框，單擊對話框中【字符間距】標簽，如左圖所示： 在此對話框中就可根據(jù)需要對方字間距進行相關設置。,二、格式化文檔-設置段落格式,段落縮進設置 為了使段落層次分明，需要在某些部分采用段落縮進。設置段落縮進方式： 在菜單下單擊【格式】| 【段落】，在彈出對話框中的【縮進】選項組中進行設置，如下圖：,使用鼠標進行段落縮進 在窗口的水平標心上有3個縮進滑塊：【首行縮進】滑塊 、【左縮進】滑塊 、【右縮進】滑塊 。通過它們可以完成對各種段落的設置。,二、格式化文檔-設置段落格式,改變行間距 方法： 通過在菜單下單擊【格式】| 【段落】，

4、在彈出對話框中的【行距】下拉列表中進行選擇設置。 通過工具欄中的【行距】 按鈕進行設置。 通過鍵盤進行設置： Ctrl+1 設置為單倍行距；Ctrl+2設置為雙倍行距；Ctrl+5設置為1.5倍行距。,二、格式化文檔-應用樣式和模板,應用樣式 在編輯文檔時，使用樣式可以省去一些設置格式的不必要的重復性操作。 可以利用工具欄上的【樣式】下拉列表，選擇所需樣式，見右上圖； 也可利用【樣式和格式】 任務窗格將樣式應用于文本，見右下圖。,二、格式化文檔-應用樣式和模板,創(chuàng)建樣式 通過【樣式和格式】任務窗格可創(chuàng)建、查看或重新應用樣式，所應用的格式也保存在該窗格中，因此可以快速地重復使用。 方法：在【樣式

5、和格式】任務窗格中，單擊【新樣式】按鈕，彈出【新建樣式】對話框，如下圖所示：,在該對話框中輸入樣式名稱，進行相應的格式設置，保存后就可應用于文檔中。,點擊【格式】按鈕，還可對段落、框、快捷鍵等選項進行設置,二、格式化文檔-應用樣式和模板,創(chuàng)建模板 使用模板可以方便地進行排版、錄入工作，我們可以根據(jù)工作需要專門制定相應的模板。 創(chuàng)建模板步驟： 編輯一個工作文檔，并對其中的樣式進行設置，確認這時的文檔已具有所需的各種樣式。 單擊【文件】|【另存為】命令，彈出【另存為】對話框。 在【保存類型】下拉列表中，選擇【文檔模板】選項。,二、格式化文檔-應用樣式和模板,選用模板 對于一個已有的文檔，用戶可以選

6、用其他的模板來替換當前正在使用的模板，這樣可以免除許多定制樣式和格式的操作。 操作步驟： 單擊【工具】| 【模板和加載項】命令，彈出【模板和加載項】對話框。 選中【自動更新文檔樣式】復選框，如下圖所示： 單擊【選用】按鈕，在彈出的【選用模板】對話框中，選中要選用的模板。選用模板中的樣式格式就會代替文檔原來的樣式格式,二、格式化文檔-應用樣式和模板,使用格式刷復制格式 格式刷可用來復制選定對象或文本的格式，并應用于目標對象或文本中。 具體使用方法如下： 選擇要復制的對象或文本。 單擊工具欄中的【格式刷】按鈕 ，激活格式刷。 拖動鼠標選中要應用格式的段落，即可應用此樣式。,小技巧：雙擊【格式刷】按

7、鈕，再單擊每個要進行格式設置的段落可以將格式復制并重復應用到多個段落。設置完成后，可按ESC鍵結束。,二、格式化文檔-修改版面,頁面設置 選擇菜單【文件】|【頁面設置】命令，在彈出的對話框中，除了可對頁邊距、紙型等進行設置，還可對文檔的版式、文檔網(wǎng)格等進行設置：,設置頁面邊框,設置行編號,可設置不同的頁眉頁腳,二、格式化文檔-修改版面,插入分頁符 單擊【插入】|【分隔符】命令，彈出【分隔符】對話框： 在此對話框中，可以插入分頁符、分節(jié)符等，為文檔進行人工分頁。,三、高級排版和應用-分欄排版,創(chuàng)建分欄 操作步驟： 選中要進行分欄設置的文本。 單擊【格式】|【分欄】命令，彈出【分欄】對話框。 單擊

8、【預設】選項組中的【兩欄】選項，被選中的文本被編排成兩欄。 在該對話框中還可增加欄間分隔線，調(diào)整欄寬和欄間距。,三、高級排版和應用-創(chuàng)建自動目錄,創(chuàng)建自動目錄 單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】|命令，在彈出的對話框中切換到“目錄”選項。見下圖：,設置好目錄樣式，單擊“確定”按鈕即可自動生成目錄。按住Ctrl鍵，在目錄中某個標題上單擊，就可將光標迅速定位到文章中相應的位置。,三、高級排版和應用-使用圖形,插入剪貼畫 Office XP中提供了許多剪貼畫，可插入這些圖片來裝飾文檔，插入方法：單擊【插入】|【圖片】|【剪貼畫】命令，彈出【插入剪貼畫】任務窗格，可利用此任務窗格搜索所需圖片。 插

9、入圖片文件 方法：單擊【插入】|【圖片】命令，然后單擊【來自文件】命令，在彈出的對話框中確定圖片路徑，單擊【確定】按鈕即可。,三、高級排版和應用-使用圖形,插入文本框 使用文本框，可以在一頁上放置數(shù)個文本塊，或?qū)⑽淖职磁c文檔中其他文字不同的方向排列。 方法： 單擊【插入】|【文本框】命令，在【文本框】子菜單中有橫排和豎排兩種排列方式。 選中文本框，點擊鼠標右鍵，選擇【設置文本框格式】，可以對文本框的顏色、線型、版式等進行相應的設置。,三、高級排版和應用-使用圖形,插入藝術字 藝術字是一種用于增加文本效果的文字，這種文字可以設置陰影、彎曲、旋轉等特殊效果。,在【繪圖】工具欄上單擊【插入藝術字按鈕

10、】 ，出現(xiàn)【“藝 術字”庫】對話框,選擇所需的藝術字效果，輸入所需文字，設置字體、字形,插入后的藝術字可以修改其格式、重新選擇藝術字形、設置 文字環(huán)線方式等,三、高級排版和應用-編排表格,編輯表格 在文本中插入表格后，還可以對表格進行相應的編輯設置。 選中表格后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中單擊【表格屬性】命令，彈出【表格屬性】對話框。在該對話框中可對表格、行、列及單元格分別進行設置。,三、高級排版和應用-編排表格,繪制斜線表頭 在表格中加入斜線的操作如下： 選中要加入斜線表頭的單元格，單擊【表格】|【繪制斜線表頭】命令，彈出如下圖所示的對話框； 在【表頭樣式】下拉列表中選擇表頭的樣式，在【

11、行標題】和【列標題】文本框中輸入標題名稱。,三、高級排版和應用-編排表格,拆分表格 有時需要調(diào)整表格的結構，例如，一個表格要分為兩個獨立的表格。利用表格的拆分功能即可達到此目的，用法如下： 單擊要成為第2個表格的首行中的任意單元格。 單擊【表格】|【拆分表格】命令即可。此時原有的一個表格已經(jīng)從分割點處斷開成為兩個表格。,三、高級排版和應用-自動更正,自動更正 自動更正功能主要用于更正一些常見的輸入錯誤，或者按事先的約定自動進行轉換。 設置方法： 單擊【工具】|【自動更正選項】命令，在彈出的對話框中（如右圖），分別輸入需要替換的內(nèi)容。,三、高級排版和應用-拼寫和語法檢查,拼寫和語法檢查 在輸入文本時難免會有拼寫錯誤。Word中的拼寫和語法檢查功能能在你輸入時提醒輸入的錯誤，并提出修改意見。 Word文檔中，有的文字下面會有一些紅色和綠色的曲線，這些就是Word認為有問題的地方。我