第5章_電子表格處理軟件Excel2003操作技巧.ppt

1、學(xué)習(xí)目標(biāo)： 本章要求用戶理解Excel 2003的基本概念和掌握常用的操作方法，并通過所提供的實例應(yīng)用Excel所提供的表格處理、圖表處理和數(shù)據(jù)庫管理等功能。,第4章 電子表格處理軟件Excel2003,第4章 電子表格處理軟件2003,第1節(jié) Excel 2003 基礎(chǔ),4.1.1 Excel 2003的啟動和退出,4.1.2 Excel 2003的工作界面,4.1.3 Excel 三要素,第1節(jié) Excel 2003 基礎(chǔ),Excel的啟動 (1)用“開始”菜單啟動 單擊“開始”按鈕，選擇“程序”菜單中的“Microsoft Office”子菜單，再 點擊“Microsoft Office

2、 Excel 2003”命令。 (2)用“打開Office 文檔”命令啟動 單擊“開始”按鈕，選擇“打開Office文檔”，在彈出的對話框中選擇后綴 名是xls或xlt的文件，或者直接輸入文件的路徑，然后單擊“打開” 按鈕即可啟動。 (3)雙擊桌面上Excel圖標(biāo) Excel的退出 （1）單擊標(biāo)題欄右上角的“關(guān)閉”按鈕。 （2）單擊“文件”菜單選擇“退出Excel”子命令。 （3）在標(biāo)題欄的位置單擊鼠標(biāo)右健，在彈出來的菜單中選擇“關(guān)閉”命令。,4.1.2 Excel 2003的工作界面,4.1.2 Excel 2003的工作界面,Excel常見鼠標(biāo)指針及用途,4.1.3 EXCEL 2003

3、三要素,工作簿 工作簿是Excel 存儲數(shù)據(jù)的文件，它可以包含很多個相關(guān)的工作表。 在新建的工作簿中默認(rèn)包含3個工作表，用戶可根據(jù)需要對工作表進(jìn)行 刪減。一個工作簿中最多可以建256個工作表。 工作表 工作表述屬于工作簿，每張表都有自己的名字（顯示在左下角的標(biāo)簽 中），同一個時刻只能對其中的一個工作表進(jìn)行操作。 工作表由65536行和256列組成，行用英文字母表示，列用數(shù)字表 示，行標(biāo)和列標(biāo)可作為按鈕使用，即可以用來選擇工作表的行和列，又 可以用于行、列的高寬調(diào)整。 單元格 單元格是工作表的最小組成單元，在工作表區(qū)域，行列的交叉部分由網(wǎng) 格形成矩形方格就是單元格。每個單元格都有唯一的地址。例如

4、， sheet1!A4,表示單元格位于sheet的第1列第四行上。,4.1.3 EXCEL 2003 三要素,單元格,工作表標(biāo)簽,工作簿,工作表,sheet1!A10,第2節(jié) EXCEL 2003的基本操作,4.2.1工作簿的基本操作,4.2.2 輸入數(shù)據(jù),4.2.3插入圖形,4.2.3 編輯工作表內(nèi)容,4.2.1 工作簿的基本操作,新建工作簿 保存工作簿 一般保存可以通過“文件”菜單中的“保存”命和“另存為”命令實現(xiàn)，其中“另存為”命令可以指定文件存儲路徑和文件類型。 打開/關(guān)閉工作簿 常用于打開/關(guān)閉工作簿的方法是單擊“文件”菜單 中的“打開”“關(guān)閉”子命令，或單擊打開按鈕 、 關(guān)閉按鈕

5、。,“文件”菜單,4.2.1工作簿的基本操作,工作表的添加、刪除和更改標(biāo)簽 1、添加工作表 點擊“插入”菜單中的“工作表”命令；在工作表的標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右 鍵，在彈出的菜單中選擇“插入工作表”命令 。 2、刪除工作表： 在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵打開快捷菜單，然后單擊“刪除”命令。 3、更改工作表標(biāo)簽 雙擊工作表標(biāo)簽，該標(biāo)簽則以反色顯示，此時直接輸入新的名稱即 可。,工作表標(biāo)簽上的快捷菜單,422輸入數(shù)據(jù),單元格和單元格區(qū)域 在Excel中，必須先選定單元格后才能對數(shù)據(jù)作錄入的工作。,422輸入數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)類型 Excel允許向單元格輸入各種類型的數(shù)據(jù)：數(shù)字、文字、日期/時間、邏輯型和數(shù)組型。

6、數(shù)值型數(shù)據(jù)（數(shù)字）包括09組成的數(shù)字和特殊字符。 特殊字符包括“+”,“”，“。”,“，”，“$”，“%”等。 文本型數(shù)據(jù)字符或者數(shù)字和字符的組合。任何輸入到單元格中的字符集，如果包含數(shù)字、字母、漢字及其他符號組合時，系統(tǒng)就認(rèn)為是文本類型。 日期和時間數(shù)據(jù)表示各種不同格式的日期和時間。例如“月-日-年”、“年-月-日”、“小時：分鐘：秒：上午/下午”等 邏輯型數(shù)據(jù) 邏輯型數(shù)據(jù)用來描述事物成立與否的數(shù)據(jù)，取值只能是 “FALSE”或“TRUE”。,注意：在單元格中輸入分?jǐn)?shù)形式的數(shù)據(jù)，應(yīng)先在編輯框中輸入“0”和一個空格，然后再輸入分?jǐn)?shù)，否則Excel會把分?jǐn)?shù)當(dāng)作日期處理。例如，要在單元格中輸入分?jǐn)?shù)

7、“1/3”，在編輯框中輸入“0”和一個空格，然后接著輸入213”，按一下回車鍵，單元格中就會出現(xiàn)分?jǐn)?shù)“1/3”。,422輸入數(shù)據(jù),輸入常量數(shù)據(jù) 選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵，當(dāng)光標(biāo)出現(xiàn)在編輯 欄中時直接輸入所需要的數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)就會立即顯示在單元格 ，輸入完畢按Enter鍵可結(jié)束輸入。 如果要在很多個單元中輸入相同的數(shù)據(jù)，選中要填充的單元格 或單元格區(qū)域，然后單擊Excel編輯欄，在其中輸入數(shù)據(jù)或公式， 緊接著按下Ctrl+Enter組合鍵即可,錄入常量,422輸入數(shù)據(jù),在錄入過程中要注意以下幾點： （1）如果單元格的寬度小于顯示數(shù)據(jù)的最小允許寬度，則會顯示若干“#” 。 （2）輸入日期

8、時，年、月、日之間要用“/”號或“”號隔開，如“2007/8/16”、 “2007-4-16”。 （3）需要強制在某處換行時，可按Alt+Enter組合鍵。,422輸入數(shù)據(jù),輸入序列 序列是一組有規(guī)律的數(shù)據(jù)，常用的序列包括等差序列、等比序列、時間序列等。利用Excel中的“填充”功能能夠提高數(shù)據(jù)錄入的效率，而不必一一重復(fù)。 （1）利用“編輯”菜單下的填充命令,422 輸入數(shù)據(jù),（2）利用填充柄 首先選擇已經(jīng)填好數(shù)據(jù)的起始單元格，然后移動鼠標(biāo)到起始單元格的 邊緣，當(dāng)鼠標(biāo)變成“”狀時按住鼠標(biāo)左鍵拖動覆蓋要填充的單元格區(qū)域, 開后即可在單元格中填充相同的數(shù)據(jù)，同時顯示一個“自動填充按鈕”. 單擊此按

9、鈕，在彈出的菜單中選擇“以序列方式填充”命令，即可將單 元格區(qū)域中已填充的數(shù)據(jù)更改為序列數(shù)據(jù)。,填充序列數(shù)據(jù),422 輸入數(shù)據(jù),注意：Excel能夠辨別出某些數(shù)據(jù)的變化趨勢，配合使用填充柄可以輸 入等差、等比和一些常規(guī)序列，如甲、乙、丙、丁、 ，2、4、6、 8等。 “工具”選項自定義序列 Excel在默認(rèn)情況下自定義了很多數(shù)據(jù)序列，如甲、乙癸等 以方便用戶輸入。用戶也可以根據(jù)自己的需要添加新序列。,423插入圖形,插入圖形對象 （1）選中要插入圖形的單元格或單元格區(qū)域。 （2）打開“插入”菜單中“圖片”子菜單，單擊“剪貼畫”、 “來自文件”或“藝術(shù)字”子命令。 繪制圖形 打開“視圖”菜單的“

10、工具欄”命令，選擇“繪圖”，即可在屏幕上顯示“繪 圖”工具欄，如下圖單擊其中的工具就可在工作表內(nèi)繪制圖形。,“繪圖”工具欄,424編輯工作表內(nèi)容,插入單元格、或行、列 先選中要插入位置的單元格或單元格區(qū)域，然后選取“插入”菜單的“單元格”、“行”或“列”命令即可。 刪除單元格或行、列 先選中要刪除的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊 “編輯”菜單中的“刪 除”命令。,“刪除”對話框,424編輯工作表內(nèi)容,單元格、單元格區(qū)域的復(fù)制和移動,移動或復(fù)制單元格數(shù)據(jù)的方法基本相同。操作步驟如下： 選擇要移動或復(fù)制的單元格或單元格區(qū)域。 將鼠標(biāo)移動到所選擇單元格區(qū)域的邊緣，此時鼠標(biāo)變成十字箭頭狀。 按住鼠標(biāo)左鍵

11、拖動，一個與被復(fù)制區(qū)域相同形狀、大小的灰色線框就會隨著鼠標(biāo)指針移動，顯示將被復(fù)制的區(qū)域。 當(dāng)達(dá)到預(yù)定位置后，釋放鼠標(biāo)即可完成單元格的移動。 如果要實現(xiàn)單元格的復(fù)制，只需在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl鍵即可。,單元區(qū)域復(fù)制,424編輯工作表內(nèi)容,選擇性粘貼 一個單元格含有多種特性，如數(shù)值、格式、公式等，數(shù)據(jù)復(fù)制時有時候只需要復(fù)制它的部分特性，這時可以用選擇性粘貼的方法來實現(xiàn)復(fù)制。操作步驟如下： 選擇并復(fù)制所需數(shù)據(jù)到剪貼板。 選擇目標(biāo)區(qū)域中的第一個單元格。 打開“編輯”菜單單擊“選擇性粘貼”命令，在系統(tǒng)彈出如“選擇性粘貼對話框，如下圖所示。從對話框中選擇所需粘貼的方式后， 點擊“確定”按鈕即可。,。,

12、424編輯工作表內(nèi)容,“選擇性粘貼”對話框,第3節(jié) 43公式與函數(shù),431 公式的使用,432單元格的引用,433 使用函數(shù),431公式的使用,公式是用運算符號將數(shù)據(jù)、單元格 地址、函數(shù)等連接在一起的式子。 在輸入公式時，必須以“=”作為開 始。例如：“=7+9”；“=B1+C4”；“=SUM（76，23）”。另外， Excel中的公式計算提供自動更新 功能，當(dāng)公式中所引用的單元格的 數(shù)值發(fā)生改變時，計算結(jié)果也會自 動刷新。 公式中的運算符,431公式的使用,公式輸入和復(fù)制 輸入公式在單元格中輸入，也可以在編輯欄中輸入。在單元格中輸入 公式的步驟是，先選中要輸入公式的單元格，然后輸入“=”和公

13、式內(nèi) 容。如果要在編輯欄中輸入公式，則要先選中輸入公式的單元格后單擊編輯欄，再輸入“=”和公式內(nèi)容，最后按回車鍵確認(rèn) 例：如圖所示的“某學(xué)期數(shù)學(xué)學(xué)科成績單”工作表記錄了某班學(xué)生的數(shù)學(xué)的期末考試成績和平時成績。要求計算出每個學(xué)生的總成績，其中期末考試成績占總成績的70%,平時成績占總成績的30%。,431 公式的使用,操作步驟如下： （1）選中要填總成績的單元格D3。 （2）在單元格中輸入公式：“=B3*0.7+C3*0.3” （3）按回車鍵或單擊編輯欄中的“”確認(rèn). （4）再次選中單元格D3，用鼠標(biāo)對準(zhǔn)右下角的填充柄，向下拖動到的D8單元格，執(zhí)行結(jié)果如圖所示。,432單元格的引用,公式的靈活性

14、是通過單元格的引用來實現(xiàn)的。格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)。單元格的引用最重要的就是確定引用的單元格或單元格區(qū)域地址，單元格地址通常有三種表現(xiàn)方式： 相對地址 單元格的相對地址以行號和列號組成如A1，B2，C3等；單元格區(qū)域 的地址則由區(qū)域左上角的單元格相對地址和區(qū)域右下角的單元格相對地 址組成。如A2:C3。 絕對地址 以列號和行號前加上符號“$”組成，如$B$6,$C$3等。在進(jìn)行公式的復(fù) 制操作時，當(dāng)引用公式的單元格地址發(fā)生變動時，公式中的絕對地址保 持不變。 混合地址 單元格的地址中，既有絕對地址又有相對地址。如“$A3”.,433 使用函數(shù),函數(shù)是Excel定義好的具有特定功能的內(nèi)置公式函數(shù)的一般

15、格式是:函數(shù)名（參數(shù)1，參2，）， 如：Average（B2:B10）。 自動求和 在工作表中經(jīng)常會遇到對數(shù)據(jù)進(jìn)行求和的問題，為此Excel在“常用” 工具欄上提供了自動求和公式工具按鈕， 利用該按鈕可以快捷的調(diào)用 求和函數(shù)以及平均值，最大值，最小值等函數(shù)。 例：在“某公司年度銷售記錄”的工作表中，如圖6-19所示，要求計算銷售總額度和每季度的平均額度。 （1）單擊要存放求和結(jié)果的單元格B9。 （2）單擊“常用”工具欄中的“自動求和”按鈕。此時B9單元格中會自動顯示公式“=SUM(B3:E3)”，可用鼠標(biāo)拖拽虛線選取新的求和區(qū)域，如圖6-19所示。,433 使用函數(shù),（3）按回車鍵得出計算結(jié)果

16、。 （4）選取存放平均數(shù)的單元格B10。 （5）單擊“自動求和”按鈕旁邊的下拉菜單，如圖所示，選擇“平均值”命令。 （6）用鼠標(biāo)選取求平均數(shù)的區(qū)域，按下回車鍵就可填入平均值，如圖6-21所示。,433 使用函數(shù),自動計算 自動計算也叫快速計算。在狀態(tài)欄單擊鼠標(biāo)右鍵，可顯示 “自動計算”快捷菜單如圖。先選定要計算的區(qū)域，再右鍵單擊狀 態(tài)欄，在快捷菜單中單擊需要的計算，狀態(tài)欄上會立即顯示出選定區(qū)域 此種計算的結(jié)果。,433 使用函數(shù),函數(shù)的輸入 （1）直接輸入法 用戶可以直接在單元格或編輯欄中將函數(shù)輸入公式中，如求和函數(shù) “=SUM（A2：A3）/2”，按回車鍵，則可得到結(jié)果 （2）通過“輸入函數(shù)

17、”對話框 使用“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，或單擊編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕fx，或按Shift+F3組合鍵，就可以打開對話框如圖所示。,433 使用函數(shù),在如圖所示的工作表中，根據(jù)每個人的總銷售額是否超過900件，給與“錄用”或“不錄用”。使用插入函數(shù)的步驟如下： （1）選取要輸入函數(shù)的單元格C2。 （2）單擊編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕fx，打開“插入函數(shù)對話框”，如圖6-26所示 （3）在對話框的“選擇類別”下拉列表中選擇函數(shù)類型“常用”。 （4）在“選擇函數(shù)”列表框中選擇函數(shù)“IF”。,433 使用函數(shù),（5）單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)“函數(shù)參數(shù)”對話框。 （6）單擊“Logical_test”

18、文本框，輸入“B2=900”。 （7）單擊“Value_if_true”文本框，輸入“錄用”，然后再單擊“Value_if_false”文本框，輸入“不錄用”，如圖所示。 （8）單擊“確定”按鈕得到結(jié)果。 （9）選中單元格C2，移動鼠標(biāo)到單元格右下端，當(dāng)鼠標(biāo)變成填充柄時，拖拽鼠標(biāo)覆蓋要填充單元格區(qū)域C2：C8，執(zhí)行結(jié)果如圖6-26所示。,433 使用函數(shù),常用函數(shù),（1）求和函數(shù)SUM 功能：用于計算單個或多個參數(shù)之和，SUM屬于數(shù)學(xué)與三角函數(shù)類。 語法：SUM(number1,number2，) 參數(shù)：number1,number2，為1到30個需要求和的參數(shù)。參數(shù)可以是：邏輯值、數(shù)字、數(shù)字

19、的文本形式、單元格的引用。例：SUM(20，6)等于26；SUM(A2：D2)等于從A2到D2共4個單元格中數(shù)值的和。 （2）求平均值函數(shù)AVERAGE 功能：對所有參數(shù)計算算術(shù)平均值，AVERAGE屬于統(tǒng)計類函數(shù)。 語法：AVERAGE(number1,number2，) number1,number2，為需要計算平均值的1到30個參數(shù)。參數(shù)應(yīng)該是數(shù)字或包含數(shù)字的單元格引用、數(shù)組或名字。例：AVERAGE(6，4，5)等于5。,433 使用函數(shù),（3）IF函數(shù) 功能：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果。 語法：IF(logical_test,value_if_true,val

20、ue_if_false) 例：IF(A1=1,B1=”1”,B1=”0”) 結(jié)果是根據(jù)單元格A1的內(nèi)容是否等于 1，在單元格B2中填入1或0。 （4）計數(shù)函數(shù)COUNT 功能：計算參數(shù)中數(shù)字的個數(shù)。COUNT屬于統(tǒng)計函數(shù)。 語法：COUNT（Value1,Value2,.） 例COUNT（成績，65，90）等于2。 （5）最大值函數(shù)MAX、最小值函數(shù)MIN 功能：MAX返回參數(shù)包含的數(shù)據(jù)中的最大值，MIN返回參數(shù)包含的數(shù)據(jù)中的最小值。MAX和MIN屬于統(tǒng)計函數(shù)。 語法：number1,number2,.為要求計算極大或極小數(shù)據(jù)的參數(shù)，最多 可以有30個參數(shù)。 例：MAX（12，7）等于12，M

21、in（2，3）等于2。,第4節(jié) 使用圖表,441 建立圖表,442 編輯圖表,443 趨勢線和誤差線,441建立圖表,Excel中的圖表有兩種類型。一種是嵌入式圖表，它和創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源放置在同一張表中。另一種是圖表工作表，它是一張獨立的圖表。它們都和工作表數(shù)據(jù)源相連接，并隨工作表數(shù)據(jù)更改而更新。 建立圖表操作步驟： 1選定生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域 2啟動“圖表向?qū)А薄?3選擇圖標(biāo)類型。 4指定圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域 5設(shè)定圖表選項 6確定圖表位置,541建立圖表,例：某工廠2007年度的生產(chǎn)情況如圖所示。要求利用工作表中的數(shù)據(jù)來制作三維柱形圖，以比較每個車間的產(chǎn)值。,441建立圖表,操作步驟如下： （1）

22、選擇單元格區(qū)域A3：C5（包括列標(biāo)題欄） （2）單擊“插入”菜單中的“圖表”子命令，或單擊圖表按鈕系統(tǒng)彈出“圖表類型”對話框。 （3）選擇“圖表類型”為“柱形圖”、“子圖表類型”為“三維堆積柱形”。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表數(shù)據(jù)源”對話框。 （4）在“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中已顯示有原選定單元格區(qū)域及系列產(chǎn)生在列。如要改變圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，此時可以重新錄入。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表選項”對話框。,441建立圖表,（5）在該對話框中，選擇“標(biāo)題”選項卡，加入圖表標(biāo)題如“2007年 度生產(chǎn)情況”。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表位置”對話框。 （6）在該對話框中選擇“作為其中對象插入”。單擊“完成

23、”按鈕，即 可得到要求的圖表，如圖所示,442編輯圖表,更改圖表類型 操作的步驟： （1）單擊要改變類型的圖表或要改變類型的數(shù)據(jù)系列。 （2）選取“圖表”菜單中的“圖表類型”命令，打開圖表類型對話框。 （3）在對話框中重選圖表類型和子圖表類型。如果只更改一個數(shù)據(jù)系列的圖表類型，則選中“應(yīng)用于選定區(qū)域”。 （4）單擊“確定”按鈕。,442編輯圖表,重新定義數(shù)據(jù)系列 對于已經(jīng)建立的圖表，可以重新定義數(shù)據(jù)系列，選擇系列是按行還 是按列來組織。 菜單方式：選中要重新定義數(shù)據(jù)系列的圖表，然后選取“圖表”菜單 中的“源數(shù)據(jù)”命令。在彈出的“源數(shù)據(jù)”對話框中，選擇數(shù)據(jù)系列“按行” 或“按列”。 按鈕方式：單

24、擊要重新定義數(shù)據(jù)系列的圖表，單擊“圖表”工具中的 “按行”或“按列”工具按鈕，如圖所示。,442編輯圖表,圖表格式化 圖表的修飾是通過對圖表元素的格式設(shè)置實現(xiàn)的，包括文字和數(shù)值格式、顏色、外觀和區(qū)域的填充格式等。 方法1：系統(tǒng)會根據(jù)所選圖表元素的不同，自動調(diào)整“格式”下拉菜單中的命令項。在“格式”菜單中選擇相應(yīng)的圖表命令，即彈出該圖表元素的格式對話框，然后在對話框中對該圖表元素進(jìn)行格式設(shè)置。 方法2：雙擊圖表中的圖表元素，然后在彈出的圖表元素格式對話框中進(jìn)行格式設(shè)置。 方法3：打開“圖表”工具欄，選取要格式化的圖表元素，單擊“圖表”工具欄中的“格式化”工具按鈕，彈出相應(yīng)圖表元素的格式對話框，然

25、后在對話框中對該元素進(jìn)行格式設(shè)置。,443 趨勢線和誤差線,誤差線和趨勢線是分析數(shù)據(jù)的一種重要手段。趨勢線用圖形顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢，用于預(yù)測研究，也稱為回歸分析。誤差線用圖形線條顯示每個標(biāo)記潛在的數(shù)據(jù)誤差量。 為數(shù)據(jù)添加趨勢線 1為數(shù)據(jù)添加趨勢線。 2為數(shù)據(jù)系列添加誤差線 3修改和刪除趨勢線、誤差線 圖表中雙擊它們，可對趨勢線、誤差線的各項屬性進(jìn)行修改，刪除 。,443 趨勢線和誤差線,在“圖表”菜單上單擊“添加 趨勢線”命令，出現(xiàn)“添加趨 勢線”對話框如圖所示。,添加誤差線 選取“格式”“數(shù)據(jù)系列”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)系列格式”對話框。選取對話框中的“誤差線Y”選項卡。,添加趨勢線圖表,第5節(jié)

26、數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計,451記錄單的使用,452 排序和篩選,453 分類匯總,454 排序和篩選,451記錄單的使用,數(shù)據(jù)清單的建立 據(jù)清單中包含兩個要素：字段和記錄。字段，即工作表中的 列，該列的列標(biāo)題叫做字段名，它必須由文字組成。記錄，即工作表 中的行，包含各個字段值，存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)清單 的方法和一般工作表的建立和編輯的方法一樣。,字段,記錄,451記錄單的使用,查找記錄 要在數(shù)據(jù)清單中查找信息，操作步驟如下： （1）選擇數(shù)據(jù)清單內(nèi)的任意一個單元格。 （2）選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，彈出“記錄單”對話框 （3）單擊“上一條”、“下一條”按鈕可查看各條記錄內(nèi)容。,4

27、51記錄單的使用,（4）如果要查找符合一定條件的記錄，則單擊“條件”按鈕，此時每個字段值的文本框中均為空，用戶錄入條件后，點擊“表單”按鈕。 （5）單擊“上一條”或“下一條”按鈕，從當(dāng)前記錄開始向上或向下查看符合條件的記錄。 要取消設(shè)置的條件，需要再次點擊“條件”按鈕，然后單擊對話框中新出現(xiàn)的“清除”按鈕，即可刪除條件。,451記錄單的使用,編輯記錄 （1）增加記錄 在數(shù)據(jù)列表中增加一條記錄，可單擊“記錄單”對話框中的“新建”按 鈕。 （2）修改記錄 記錄單中修改記錄，可先找到該記錄，然后直接在文本框中修改，但當(dāng) 字段內(nèi)容為公式時不可修改。 （3）刪除記錄 刪除某條記錄時，可先找到該記錄，然后

28、單擊“刪除”按鈕。由于記錄刪 除后不可恢復(fù)，因此，Excel會顯示一個“警告”對話框，讓用戶進(jìn)一步 確認(rèn)操作 。,452排序和篩選,排序 （1）按列進(jìn)行排序 先選中要排序的列中的任意一個單元，然 后單擊“常用”工具欄中的升序按鈕 或降序按鈕 即可完成排序。 （2）按多列進(jìn)行排序 選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，出現(xiàn)“排 序”對話框 ，然后進(jìn)行多列排序。 （3）按行排序 選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，出現(xiàn)“排 序”對話框 ，單擊選項按鈕，選擇“按行排序”,452排序和篩選,篩選 篩選是指在工作表中只顯示滿足給定條件的數(shù)據(jù)，而不顯示不滿足條件 的數(shù)據(jù)。因此，篩選是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中滿足給

29、定條件的快速方 法。它與排序不同，它并不重排數(shù)據(jù)清單，而只是將不必顯示的行暫時 隱藏 。 （1）自動篩選 操作步驟如下： （1）在要篩選的數(shù)據(jù)清單中 任意選定一單元格； (2) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動篩選”命令； 在數(shù)據(jù)清單中即出現(xiàn)一個下拉箭頭,452排序和篩選,（3）、單擊下拉箭頭就可以進(jìn)行篩選。 （4）、除了利用簡單的條件篩選外，用戶還可以自定義條件進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選。例如可以單擊平均分旁邊的按鈕選擇“自定義”，則彈出下圖對話框。輸入相應(yīng)條件后按“確定”按鈕即可。,452排序和篩選,高級篩選 高級篩選是針對復(fù)雜條件的篩選，在使用“高級篩選”命令之前，必須 先建立一個條件區(qū)域，并在此區(qū)域中輸入

30、篩選數(shù)據(jù)要滿足的條件。 例：在圖所示的成績表中，只顯示英語=60和專業(yè)課成績=90的記錄。操作步驟： （1）在數(shù)據(jù)清單以外的區(qū)域制作一張篩選條件表。,452排序和篩選,（2）在數(shù)據(jù)清單區(qū)域中單擊任意單元格。 （3）選取“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令下的子命令“高級篩選”，打開“高級篩選” （ 4）選擇“方式”選項組中的“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”單選按鈕。 （5）單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的折疊按鈕對話框，選擇篩選條件所在的單元格區(qū)域。 （7）再次單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的折疊按鈕展開對話框。 （8)如果要篩選重復(fù)的記錄，可選中對話框中的“選擇不重復(fù)的記錄”，此例不選。 （9）單擊“確定”按鈕，完成高級篩選

31、。,453分類匯總,分類總匯是對相同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，是對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進(jìn)分 析的一種常用方法。利用Excel提供的匯總函數(shù)可以對同類別的數(shù)據(jù)進(jìn) 行求和、計數(shù)、求平均數(shù)等多種運算。 分類匯總 分類匯總是將數(shù)據(jù)清單中的某個關(guān) 鍵字段進(jìn)行分類，相同值的分為一 類，然后對各類進(jìn)行匯總。 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“分類匯總”命令，在“分 類匯總”對話框中單擊“全部刪除”按 鈕即可刪除分類匯總。,453分類匯總,分類匯總表的顯示 對數(shù)據(jù)清單使用分類匯總功能后，在工作表窗 口的左邊就會出現(xiàn)分級顯示區(qū)，上面提供的分 級顯示按鈕可以對數(shù)據(jù)的顯示進(jìn)行控制。 （1）“1”代表總計 （2）“2”代表分類匯總結(jié)果 （3）“3

32、”代表明細(xì)數(shù)據(jù) （4）“+”按鈕用于展開對應(yīng)分類組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。 （5）“”按鈕用于隱藏對應(yīng)分組中的明細(xì)數(shù)據(jù)。 刪除分類匯總 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”-“分類總匯”-“全部刪除”,454數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表是一種可以對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式 表格。也可以說它是一種動態(tài)工作表，它提供了一種以不同角度觀看數(shù) 據(jù)清單的簡便方法。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 如圖所示的數(shù)據(jù)清單，要求統(tǒng)計出各部門 退休工資總數(shù)以及各部門級別工資總和。 解決方法：單擊數(shù)據(jù)列表中任一單元格， 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“數(shù)據(jù)透視表和圖 表報告 ”命令根據(jù)向?qū)е谱鲾?shù)據(jù)透視表。,454數(shù)據(jù)透視表,454數(shù)據(jù)透視表,更新數(shù)據(jù)透視表 當(dāng)數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，利用此數(shù)據(jù)源生成的數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù) 不會自動更新。如果要更新數(shù)據(jù)透視表中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，可單擊數(shù)據(jù)透視 表中的任意單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的“刷新數(shù)據(jù)”按 鈕即可。 刪除數(shù)據(jù)透視表 單擊數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格 ，執(zhí)行“數(shù)據(jù)透視表”-“數(shù)據(jù)透視表”- “選項”命令，在子菜單中選取“整張表格”命令。選取“編輯”菜單“清除” 命令中的“全部”子命令。,第6節(jié) 美化工作表及打印,461 設(shè)置單元格格式,462 應(yīng)用格式,463 頁面設(shè)置,464 打印設(shè)置,461 設(shè)置單元格格式,設(shè)置數(shù)據(jù)格式 先選擇需要設(shè)定數(shù)據(jù)格式的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊“格式