《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》PPT課件.ppt

1、第三部分( 第三章),采購與應(yīng)付系統(tǒng),目錄,教學(xué)要求 重點(diǎn) 難點(diǎn) 第一節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述 第二節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 第三節(jié) 采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程 第四節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析 第五節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程 思考題,教學(xué)要求,了解采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo) 掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 熟悉并掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu) 掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程,重點(diǎn),采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程 采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu),難點(diǎn),采購業(yè)務(wù)流程圖 采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu) 采購與退貨數(shù)據(jù)流程圖,第一節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述,一、采購的概念 采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按已確定的物資采購

2、計(jì)劃，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需的各種物資的過程。當(dāng)企業(yè)的購貨活動(dòng)與貨款的支付在時(shí)間上不一致，即購進(jìn)物資而未付款時(shí)，就開成了應(yīng)付賬款。 二、采購管理的概念 采購管理是通過采購申請(qǐng)、采購訂貨、采購檢驗(yàn)入庫、采購?fù)素洝⒉少彴l(fā)票管理、采購結(jié)算、供應(yīng)商檔案管理、價(jià)格及供貨信息管理等功能從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購過程和應(yīng)付賬結(jié)算進(jìn)行全過程跟蹤管理和控制。,第二節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo),采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo),完成應(yīng) 付賬款 的核算 與管理,采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo),及時(shí)準(zhǔn) 確地完 成采購 訂貨管 理。,完成采 購的日 常業(yè)務(wù) 處理 。,實(shí)現(xiàn)其 他有關(guān) 業(yè)務(wù)的 管理 。,完成采 購分析 和統(tǒng)工 作 ，將 各種信 息傳遞 到其他 子

3、系統(tǒng),建立數(shù) 據(jù)傳輸 通道 ， 實(shí)現(xiàn)各 種系統(tǒng) 之間的 傳輸與 共享。,第三節(jié) 采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程,一、采購業(yè)務(wù)流程 （一）采購業(yè)務(wù)流程圖,圖3-1采購業(yè)務(wù)流程圖,（二）采購業(yè)務(wù)流程分析 圖3-1我們給出了采購業(yè)務(wù)流程圖，下面我們將對(duì)該業(yè)務(wù)流程圖做出描述。 物料使用部門根據(jù)需求（或生產(chǎn)計(jì)劃），編制采購申請(qǐng)單，經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單提交采購部門，未批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)返回需求部門。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單、庫存結(jié)存信息和供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商并填寫采購訂單（采購合同），經(jīng)主管人員審批后交供應(yīng)商確認(rèn)，確認(rèn)的訂單除了提交供應(yīng)商外，如果需預(yù)付款，還要交出納人員根據(jù)訂單金額進(jìn)行預(yù)付款處

4、理。,采購訂單是采購系統(tǒng)的核心單據(jù)之一，供應(yīng)商得到訂單后，進(jìn)行發(fā)貨處理。供應(yīng)商的發(fā)貨處理，生產(chǎn)兩個(gè)單據(jù)，一個(gè)是發(fā)運(yùn)單，一個(gè)是銷售發(fā)票，由于流程的原因，這兩個(gè)單據(jù)常常到達(dá)企業(yè)的時(shí)序是有先后的，采購企業(yè)將根據(jù)不同的到達(dá)時(shí)序做不同的處理。不同的處理將在應(yīng)付業(yè)務(wù)流程中說明。 供應(yīng)商提交發(fā)運(yùn)單給采購部門，采購部門進(jìn)行審核，不合格的發(fā)運(yùn)單退回供應(yīng)商，合格的發(fā)運(yùn)單提交給采購員填寫收貨通知單并提交質(zhì)檢質(zhì)檢員，質(zhì)檢員根據(jù)到貨的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)收貨通知單進(jìn)行確認(rèn)。不合格的收貨通知單返回采購員，由采購員填寫退貨通知單給供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理；庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨通知單的數(shù)量，進(jìn)行入庫處理。,庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨數(shù)量，填寫外

5、購入庫單。采購成本對(duì)各企業(yè)來說是本企業(yè)的秘密，一般庫倉庫人員不參與采購價(jià)格的管理，因此入庫單只涉及數(shù)量。外購入庫單提交倉庫主管進(jìn)行審核。不合格的外購入庫單返回采購員，由采購人員做進(jìn)一步處理。一方面?zhèn)}庫要根據(jù)合格的外購入庫單的倉庫聯(lián)更新庫存臺(tái)賬，另一方面合格的外購入庫單要提交財(cái)務(wù)部門，由相關(guān)財(cái)務(wù)人員分別進(jìn)行材料核算和應(yīng)付款處理。對(duì)于材料核算和應(yīng)付款的管理這兩個(gè)崗位，可采用兩崗位合一，也可分別設(shè)往來會(huì)計(jì)和材料合計(jì)，規(guī)模不同的企業(yè)各有不同。,二、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程,（一）采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖,圖3-2 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖,（二）采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程分析 采購?fù)素浀臉I(yè)務(wù)流程一般有兩種情況：一種是在采購業(yè)務(wù)流程

6、中，采購人員填寫的收貨通知單提交質(zhì)檢部門根據(jù)收到的物料進(jìn)行確認(rèn)，若物料數(shù)據(jù)或質(zhì)量不合格，則退還給采購部門，由采購部門填制退貨通知單直接給供應(yīng)商。這種退貨不涉及入庫單的問題。 這里我們重點(diǎn)說明一下已經(jīng)入庫的物料的退貨業(yè)務(wù)。 采購?fù)素浭紫纫上嚓P(guān)部門提出退貨申請(qǐng)，經(jīng)采購部門審核批準(zhǔn)后由采購員填寫退貨通知單，提交給庫管員。庫管員根據(jù)通貨通知單，填寫紅字外購入庫單，進(jìn)行出庫處理，流程跟采購入庫相同，只是數(shù)據(jù)是相反的。,三、 應(yīng)付業(yè)務(wù)流程,（一）應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖,圖3-3應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖,二）應(yīng)付業(yè)務(wù)流程分析,（1）出納付款 對(duì)于出納這個(gè)崗位，主要進(jìn)行付款的處理。付款有三種典型的情況：一是預(yù)付款，出納人員根

7、據(jù)采購部門的采購訂單，預(yù)付給供應(yīng)商，并做相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證： 借：預(yù)付賬款XX供應(yīng)商 XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金 XXXX 二是償還對(duì)供應(yīng)商的欠款，會(huì)計(jì)分錄為： 借：應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金 XXXX 三是對(duì)于現(xiàn)付業(yè)務(wù)，根據(jù)要求現(xiàn)付采購結(jié)算單給供應(yīng)商付款，會(huì)計(jì)分錄為： 借：物資采購 XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金 XXXX,（2）采購結(jié)算采購結(jié)算是對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的付款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對(duì)，對(duì)采購成本進(jìn)行分?jǐn)?，核?duì)訂單、入庫單、采購發(fā)票的數(shù)量與單價(jià)。當(dāng)采購發(fā)票錄入或入庫單確認(rèn)后

8、，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號(hào)自動(dòng)從采購子系統(tǒng)調(diào)入采購訂單文件與相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如果核對(duì)無誤，則對(duì)采購成本進(jìn)行確認(rèn)和分?jǐn)?，并產(chǎn)生結(jié)算單，作為憑證處理和更新往來臺(tái)賬的基礎(chǔ)。,（3）應(yīng)付業(yè)務(wù)核算 財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫提交的外購入庫單、采購部門提交的采購發(fā)票和采購訂單以及出納提交的預(yù)付款的付款單，進(jìn)行采購結(jié)算，并根據(jù)采購結(jié)算單進(jìn)行賬務(wù)處理。 首先核對(duì)外購入庫單與采購發(fā)票，若采購發(fā)票先到而貨物未到，則做在途物資處理，會(huì)計(jì)分錄應(yīng)為： 借：在途物資 XXX 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款 XXX 若采購發(fā)票未到而貨物先到，則應(yīng)做暫估入庫處理，會(huì)計(jì)分錄應(yīng)為（實(shí)際成本為

9、例）： 借：原材料 XXX 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款 XXX 然后是外購入庫單或采購發(fā)示與結(jié)算單中相應(yīng)數(shù)據(jù)的核對(duì)，若已經(jīng)付款，若以上憑證的貸方科目為現(xiàn)金；若已經(jīng)預(yù)付款，貸方科目為預(yù)付賬款；若沒有付款，則貸方科目為應(yīng)付賬款。,第四節(jié) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析,一、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖,圖3-4采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖,二、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)說明 （一）初始設(shè)置 1、采購類型 采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的項(xiàng)目，用戶在使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫單等單據(jù)時(shí)，會(huì)涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也需要建立采

10、購類型項(xiàng)目。 采購類型不分級(jí)次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)立。例如：從國外購進(jìn)、國內(nèi)購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn)；從生產(chǎn)廠家購進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購進(jìn)；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。 2、發(fā)運(yùn)方式 用戶在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些運(yùn)輸方式。本功能完成對(duì)運(yùn)輸方式的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。,3、供應(yīng)商檔案 建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會(huì)用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減

11、少工作差錯(cuò)。在輸入單據(jù)時(shí)，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應(yīng)商檔案中，則必須在此建立該供應(yīng)商的檔案。 4、期余額設(shè)置本設(shè)置是第一次啟用該系統(tǒng)時(shí)對(duì)應(yīng)付往來臺(tái)賬的期初數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，設(shè)置完成后往來臺(tái)賬的期初數(shù)應(yīng)與往來明細(xì)賬的期初數(shù)相同，同時(shí)也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。,5、其他設(shè)置 業(yè)務(wù)控制 該設(shè)置是對(duì)入庫單編號(hào)及發(fā)票默認(rèn)稅率的設(shè)置。編號(hào)有手動(dòng)編號(hào)和系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設(shè)置。 公共參數(shù) 是對(duì)存貨是否分類、供應(yīng)商是否分類、是否啟用外幣、輔助計(jì)量單位、啟用會(huì)計(jì)月分等的設(shè)置，可根據(jù)需要設(shè)置。 結(jié)算選項(xiàng) 該項(xiàng)是對(duì)費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂斐杀具M(jìn)行設(shè)置，如果是

12、商業(yè)企業(yè)則不設(shè)置該項(xiàng)。 應(yīng)付參數(shù) 包括應(yīng)付款核銷方式（單據(jù)、產(chǎn)品），預(yù)付款核銷方式（余額，單據(jù)），匯兌損益方式（月末處理），應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)（業(yè)務(wù)日期，單據(jù)日期），現(xiàn)金折扣是否顯示等。,（二）、業(yè)務(wù)處理,1、采購訂單 采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認(rèn)采購活動(dòng)的標(biāo)志，相當(dāng)于采購合同。采購訂單應(yīng)根據(jù)采購申請(qǐng)和供應(yīng)商檔案文件進(jìn)行填寫，當(dāng)與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時(shí)，可以將采購協(xié)議輸入計(jì)算機(jī)，并打印出來報(bào)采購主管審批。它是物資在采購 業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入，也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復(fù)制。 審

13、核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行選擇一種：采購訂單輸入計(jì)算機(jī)后，交由供貨單位確認(rèn)后的訂單；如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查， 輸入正確的訂單；經(jīng)過采購主管批準(zhǔn)了的訂單。,2、采購入庫單 采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單（在計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單）；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、特殊業(yè)務(wù)入庫單等。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。 在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認(rèn)的收貨通知單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購入庫單（即前臺(tái)處理），也可以先由人工制單而后集

14、中輸入（即后臺(tái)處理），用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。,3、采購?fù)素?當(dāng)由于質(zhì)量不合格、價(jià)格不正確等因素，或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時(shí)需要處理的業(yè)務(wù)。采購?fù)素浄謨煞N情況，一種情況是還沒有入庫，經(jīng)質(zhì)部門檢驗(yàn)不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進(jìn)行退貨處理，并對(duì)有關(guān)付款與應(yīng)付單據(jù)進(jìn)處理。,4、采購結(jié)算采購結(jié)算是對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本的過

15、程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對(duì)，對(duì)采購成本進(jìn)行分?jǐn)偟?。采購結(jié)算功能主要是進(jìn)行采購結(jié)算，最后生成結(jié)算結(jié)算單。 采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除，采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會(huì)計(jì)和往來會(huì)計(jì)，分別進(jìn)行采購結(jié)算和應(yīng)付賬處理。已經(jīng)提交材料會(huì)計(jì)與往來會(huì)計(jì)的采購發(fā)票不能修改和刪除。 采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認(rèn)采購成本的過程。在手工業(yè)務(wù)中，采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購成本。在計(jì)算機(jī)條件下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供“自動(dòng)采購結(jié)算”和“人工

16、輔助采購結(jié)算”兩種功能來自動(dòng)確認(rèn)采購成本。 自動(dòng)采購結(jié)算 自動(dòng)采購結(jié)算模塊的功能是將與核對(duì)結(jié)果完全相符的采購發(fā)票自動(dòng)生成結(jié)算表，如果不完全相符，則提示用手工輔助采購結(jié)算。 手工輔助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是：對(duì)入庫單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符的暫估業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算；對(duì)因采購發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算；對(duì)采購貨物的“溢余短缺”進(jìn)行結(jié)算等。最后，生成采購結(jié)算表，確認(rèn)每種物料的采購成本。,（三）應(yīng)付款處理 1、付款單處理 付款單處理是將已支付款項(xiàng)以付款單的形式錄入到應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的過程，它是應(yīng)付業(yè)務(wù)處理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。包括錄入付款單、進(jìn)行核銷處理、形成預(yù)付款等。錄入付款單是出納根據(jù)采購訂單或往來會(huì)計(jì)的付

17、款通知單進(jìn)行付款；核銷是對(duì)于已經(jīng)付訖的款項(xiàng)在往來臺(tái)賬中做刪除處理；預(yù)付款是指按購貨合同規(guī)定預(yù)付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)，在處理時(shí)可以錄入預(yù)付單，將該筆款項(xiàng)作為預(yù)付款處理。在實(shí)際應(yīng)用中，有兩種情況：一種是當(dāng)預(yù)付的貨款大于企業(yè)已有的欠款金額時(shí)，將支付的貨款一部分核銷應(yīng)付款，余額作為預(yù)付款；另一種是支付的貨款全部作為預(yù)付款，以后可以通過預(yù)付沖應(yīng)付沖減該賬戶 付款單是支付款項(xiàng)（包括貨款、預(yù)付款、代收款）后填寫的付款憑證。退款單是因采購?fù)丝疃钪频氖湛顔螕?jù)，本案以紅字付款單處理。,2、轉(zhuǎn)賬處理 轉(zhuǎn)賬處理，即業(yè)務(wù)處理完成后生成相應(yīng)的記賬憑證，并傳遞到總賬子系統(tǒng)的過程，包括立即制單和批量制單兩種方式：立即制單是相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理完成后立即生成憑證；批量制單晨所有業(yè)務(wù)處理完畢后，使用制單功能進(jìn)行批處理制單。 往來會(huì)計(jì)根據(jù)采購結(jié)算單、采購發(fā)票、外購入庫單填制轉(zhuǎn)賬憑證，如果是發(fā)票先到就做在途物資，如果是貨物先到就暫估入庫，待發(fā)票到達(dá)后，可以根據(jù)該入庫單和發(fā)票做報(bào)賬結(jié)算處理。 對(duì)于入庫的記價(jià)，可采用計(jì)劃成本與實(shí)際成本兩種方法，這兩種方法的詳細(xì)說明見庫存模塊。,（四）賬表處理 賬表處理模塊主要是相關(guān)報(bào)表的生成與查詢，包括采購業(yè)務(wù)報(bào)表與