內(nèi)審員培訓(xùn)教材講解.ppt

1、內(nèi)審員培訓(xùn)教程,深圳市康達(dá)信管理顧問有限公司,第一章 審核總論,審核的定義 審核的范疇 審核的類型 審核的目的 審核的特點(diǎn) 審核的基本程序 年度審核進(jìn)度的安排,審 核,定義（GB/T19000-ISO9000:2000) 為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程,審核的范疇,質(zhì)量管理體系審核 環(huán)境管理體系審核 環(huán)境標(biāo)志審核 清潔生產(chǎn)審核 環(huán)境行為符合性審核 應(yīng)負(fù)責(zé)任審核,職業(yè)健康安全管理體系審核 產(chǎn)品安全審核,質(zhì)量管理體系審核,為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定質(zhì)量管理體系滿足質(zhì)量管理體系審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形

2、成文件的過程,環(huán)境管理體系審核,客觀地獲取審核證據(jù)并予以評(píng)價(jià)，以判斷一個(gè)組織的環(huán)境管理體系是否符合所規(guī)定的環(huán)境管理體系審核準(zhǔn)則的一個(gè)以文件支持的的系統(tǒng)化驗(yàn)證過程，包括將這一過程的結(jié)果呈報(bào)委托方,職業(yè)健康安全管理體系審核,客觀地獲取審核證據(jù)并予以評(píng)價(jià)，以判斷一個(gè)組織的職業(yè)健康安全管理體系是否符合所規(guī)定的職業(yè)健康安全管理體系審核準(zhǔn)則的一個(gè)以文件支持的的系統(tǒng)化驗(yàn)證過程，包括將這一過程的結(jié)果呈報(bào)委托方,審 核 類 型,外部審核 第二方審核 第三方審核 內(nèi)部審核 第一方審核,第二方審核,提供選擇、評(píng)價(jià)和認(rèn)可供方/合作方的論據(jù) 幫助供方/合作方改進(jìn)其質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系 增加雙方對(duì)質(zhì)量/環(huán)境/

3、職業(yè)健康安全要求的相互了解,第三方審核,建立公司應(yīng)達(dá)到的最低標(biāo)準(zhǔn) 獲得注冊(cè)證書 減少顧客與供方不必要的開支 有助于增強(qiáng)公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力 尋求專業(yè)的幫助,第一方審核,使質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系滿足標(biāo)準(zhǔn)和/或其 它約定的文件（如合同要求、法律法規(guī)要求） 作為一種重要的管理手段 在第二、三方審核前糾正不足 維持、改進(jìn)和完成環(huán)境/職業(yè)健康安全體系的需要,審核的特點(diǎn),正規(guī)性 系統(tǒng)性 獨(dú)立性 審核是一個(gè)抽樣的過程,審核的正規(guī)性,審核依據(jù)正式特定的要求進(jìn)行 審核只能由有資格的人員進(jìn)行 審核必須按正式程序進(jìn)行 審核必須依據(jù)客觀證據(jù)作出判斷 審核結(jié)果必須有正式報(bào)告和記錄,審核的依據(jù),合同要求 質(zhì)量/環(huán)境/職

4、業(yè)健康安全體系文件和規(guī)定 ISO9001/ISO14001/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn) 法律、法規(guī),審核的人員,接受正式的專業(yè)培訓(xùn) 具備參加審核的經(jīng)歷 不應(yīng)審核自己的工作 經(jīng)資格確認(rèn),審核的系統(tǒng)性,按規(guī)定的程序全面的審核和評(píng)價(jià)與審 核對(duì)象有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)和結(jié)果 全部審核 部分審核 后續(xù)審核,全部審核,必須對(duì)所有相關(guān)部門進(jìn)行定期審核 至少每年一次 包括標(biāo)準(zhǔn)所有適用的要求,部 分 審 核,例行審核之外，下列因素也可能導(dǎo)致進(jìn)行內(nèi)部審核： 組織變化、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化 市場(chǎng)反饋 重大質(zhì)量、環(huán)境事故/投訴、職業(yè)健康安全事故,審 核 范 圍,審核涉及的活動(dòng)或區(qū)域包括： 組織機(jī)構(gòu)（職責(zé)和權(quán)限） 管理、運(yùn)作和質(zhì)量/環(huán)境

5、/職業(yè)健康安全體系的程序（是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求） 人員、設(shè)備和材料資源（是否滿足體系有效運(yùn)行） 工作區(qū)域和過程（是否得到確定和有效控制） 工作產(chǎn)生的記錄（是否能證明體系有效運(yùn)行） 文件、報(bào)告和記錄的保管（是否符合標(biāo)準(zhǔn)和程序要求）,審核的程序,審核準(zhǔn)備 40% 審核實(shí)施 40% 審核報(bào)告 10% 審核的跟蹤 10%,年度內(nèi)審進(jìn)度安排,確定年度審核的頻次和形式 集中式審核的進(jìn)度安排 分散式審核的進(jìn)度安排,年度審核的頻次和形式,每年至少一次，覆蓋標(biāo)準(zhǔn)所有要求 集中式-集中某一段時(shí)間完成對(duì)所有相關(guān) 部門的審核 分散式-分部門在不同時(shí)間進(jìn)行審核,集中式審核進(jìn)度的安排,在程序文件中明確大致時(shí)間 具體時(shí)間用通

6、知或?qū)徍藢?shí)施計(jì)劃形式通知相關(guān)部門 可不必編制年度內(nèi)部審核進(jìn)度計(jì)劃,分散式審核的進(jìn)度安排,編制年度內(nèi)部審核進(jìn)度計(jì)劃 對(duì)計(jì)劃進(jìn)行滾動(dòng)修改,年度內(nèi)審進(jìn)度計(jì)劃,受審核部門 預(yù)計(jì)的審核月份 滾動(dòng)修改的狀態(tài),年度內(nèi)部審核進(jìn)度計(jì)劃,已計(jì)劃,已審核,已制定措施,措施已實(shí)施,已驗(yàn)證,第二章 審核準(zhǔn)備,確定審核組 編制審核實(shí)施計(jì)劃 制訂檢查表 審核前溝通（了解被審核部門情況/尋求專業(yè)幫助）,審核組的確定,管理者代表任命審核組長(zhǎng)及成員 審核組長(zhǎng)的選定 A) 資格 B)專業(yè)能力、相關(guān)技術(shù)知識(shí) C) 工作經(jīng)驗(yàn) D) 組織能力、整體判斷能力 審核員的選定 A) 資格 B) 業(yè)務(wù)范圍 C) 專業(yè)知識(shí)（行業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律法規(guī)

7、知識(shí)、 質(zhì)量/環(huán)境 /職業(yè)健康安全知識(shí)） D) 工作中的協(xié)調(diào) E) 為受審核部門所接受,審核實(shí)施計(jì)劃,確定審核的目的和范圍 確定審核的方法 確定審核的時(shí)間安排 確定審核組人員的安排,審核的方法,按部門 - 考慮涉及的主要質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全職能和活動(dòng)及涉及的相關(guān)條款 按條款 - 考慮涉及的部門 按環(huán)境因素/職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)-以重要環(huán)境因素/職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)為審核線索，貫穿全部體系要素，審核環(huán)境因素/職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)的管理方案、控制程序、運(yùn)行狀況、控制狀況及其結(jié)果,審核的目的和范圍,審核目的 - 第三方認(rèn)證（準(zhǔn)備） - 調(diào)查重大不符合的原因（內(nèi)部管理） - 外部的檢查（準(zhǔn)備） - 定期的審核

8、（檢查體系運(yùn)行的符合性和有效性） 審核范圍 - 全公司范圍 - 某一個(gè)或幾個(gè)部門 - 標(biāo)準(zhǔn)的部分條款要求 - 公司全部/部分質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件的要求,審核實(shí)施計(jì)劃的內(nèi)容,審核的目的和范圍 審核依據(jù)的文件 審核組成員 審核詳細(xì)的日程安排 1) 首次會(huì)議/末次會(huì)議時(shí)間 2) 審核組人員的分配 3) 受審核部門及具體時(shí)間 4) 主要的審核要點(diǎn) 擬制/批準(zhǔn)人的簽字 通知(發(fā)放)的相關(guān)部門（必要時(shí)）,檢查表的編寫,檢查表的作用 編制的準(zhǔn)備 檢查表的基本內(nèi)容 檢查表的要求,檢查表的作用,指導(dǎo)審核整個(gè)過程的路線圖 明確審核要點(diǎn)和方法 確保審核的覆蓋面 減少組員之間不必要的重復(fù) 保持審核的方

9、向和節(jié)奏 體現(xiàn)審核的正規(guī)化和專業(yè)性 作為審核的記錄檔案,編制的準(zhǔn)備,了解審核的范圍 確定審核的重點(diǎn) 確定審核的策略 文件收集和審查,審核的范圍,審核涉及的活動(dòng)或區(qū)域包括： 組織機(jī)構(gòu) 管理、運(yùn)作和質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系的程序 人員、設(shè)備和材料資源 工作區(qū)域和過程 工作產(chǎn)生的記錄 文件、報(bào)告和記錄的保管,明確審核的重點(diǎn),公司的管理重點(diǎn) 已出現(xiàn)的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全問題 合同特別要求 標(biāo)準(zhǔn)要求的重點(diǎn) 上次審核的信息,審核的策略,審核的方法 a 按部門 -考慮涉及的主要質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全職能和活動(dòng)及涉及的相關(guān)條款 b 按條款 - 考慮涉及的部門 審核的路線 a 自上而下 b 自下而上

10、c 隨機(jī),審核路線（1）,某一部門審核路線 前臺(tái)預(yù)訂 接待服務(wù) 入住服務(wù) 退房,自 上 而 下,自 下 而 上,審核路線 （2）,運(yùn)作體系審核的路線 簽訂合同 采購(gòu) 制造 檢驗(yàn) 入庫(kù) 交付 服務(wù),自 上 而 下,自 下 而 上,審核路線 （3）,某個(gè)活動(dòng)的審核路線 制定演習(xí)計(jì)劃 批準(zhǔn) 組織實(shí)施 效果評(píng)價(jià)、記錄,自 上 而 下,自 下 而 上,文件的收集與審查,與被審核范圍相關(guān)的文件 審核要點(diǎn)中涉及的記錄和文件,檢查表的要求,明確部門與條款的關(guān)系 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件要求 選擇主要的工作內(nèi)容 考慮薄弱環(huán)節(jié)及部門接口 抽樣具有代表性 注意可操作性,檢查表的基本內(nèi)容,依據(jù)的

11、標(biāo)準(zhǔn)條款 依據(jù)的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件 審核區(qū)域/部門 檢查要點(diǎn) 驗(yàn)證方法 抽樣數(shù) 驗(yàn)證結(jié)果(記錄),檢查表的四要素,去 哪 里 地點(diǎn) 找 誰(shuí) 被審核人 查 什 么 檢查要點(diǎn) 如何檢查 驗(yàn)證方法,檢查表案例,看什么 (LOOK AT) - 要點(diǎn) 員工培訓(xùn)檔案 找什么(LOOK FOR) - 驗(yàn)證內(nèi)容 是否存在， 是否包括所有相關(guān)人員 看什么 (LOOK AT) - 要點(diǎn) 消防演習(xí)擋案 找什么(LOOK FOR) - 驗(yàn)證內(nèi)容 是否制定計(jì)劃、是否經(jīng)過批準(zhǔn)、是否總結(jié)分析,現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表（示例）,受審核單位： 受審核部門：鍋爐房 審核時(shí)間： 審核員：,檢查表示例一,：,審核前溝通,提前

12、通知受審核部門 審核組內(nèi)部會(huì)議（必要時(shí)） a）審核準(zhǔn)備情況 b）討論疑難問題 c）提出注意事項(xiàng),第三章 審核的實(shí)施,首次會(huì)議 現(xiàn)場(chǎng)審核 不合格/不符合報(bào)告 審核組會(huì)議 末次會(huì)議,首 次 會(huì) 議,審核簽到 介紹審核組成員 介紹審核目的和范圍 審核計(jì)劃安排的確認(rèn) 介紹審核的方法和程序 問題澄清 確認(rèn)末次會(huì)議時(shí)間,現(xiàn) 場(chǎng) 審 核,組長(zhǎng)控制審核的全過程 審核路線的展開 檢查表的使用 審核技術(shù)與訣竅 審核的抽樣 審核的驗(yàn)證 做好檢查筆記 不確定問題的處理 不合格/不符合的處理,審核過程的控制,執(zhí)行計(jì)劃 保持進(jìn)度 協(xié)調(diào)氣氛 保持客觀 審定結(jié)果,審核路線的展開,記錄 實(shí)施 記錄 相關(guān)文件 實(shí)施 記錄 相關(guān)活

13、動(dòng) 相關(guān)文件 實(shí)施 記錄 部門職責(zé) 相關(guān)活動(dòng) 相關(guān)文件 實(shí)施 記錄 相關(guān)活動(dòng) 相關(guān)文件 實(shí)施 記錄 相關(guān)文件 實(shí)施 記錄 實(shí)施 記錄 記錄,檢查表的使用,依據(jù)檢查表并考慮靈活性,標(biāo)準(zhǔn)要求 文件要求,檢查表(問題),回答事實(shí)記錄結(jié)果,結(jié)論(合格、不合格/不符合),檢查表(答案),現(xiàn)場(chǎng)審核(面談提問 觀察抽樣驗(yàn)證),技術(shù)與訣竅,詢問適當(dāng)?shù)膯栴} 驗(yàn)證對(duì)問題的回答 觀察實(shí)際發(fā)生的事情,審核的面談,選擇合適的面談對(duì)象 被審核區(qū)域/部門的負(fù)責(zé)人 直接責(zé)任人/操作者 提問策略 提出恰當(dāng)?shù)膯栴} 正確的提問方式,提問與聆聽 (1),提出恰當(dāng)?shù)膯栴},WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW,提問與聆

14、聽 (2),正確的提問方式 開放型 說到污水處理的控制，你們是如何校準(zhǔn)所使用的PH檢測(cè)儀的？ 你是如何參與職業(yè)健康安全事務(wù)的？ 封閉型 這份文件是你的嗎？ 引導(dǎo)型 你是按主管的要求進(jìn)行這項(xiàng)工作的，是這樣的嗎？,審核的抽樣,隨機(jī)抽樣 適當(dāng)數(shù)量（檢查表） 審核員親自抽樣 征得被審核人員同意,審核的驗(yàn)證,依據(jù)客觀證據(jù) 面談所的信息應(yīng)再驗(yàn)證 責(zé)任人的談話可作客觀證據(jù) 非責(zé)任人的信息只作線索,客 觀 證 據(jù),實(shí)際（客觀）存在的 不受情緒或偏見左右的 可以闡述的 可以形成文件（書面表達(dá)）的 可以是定量的 可以是定性的 與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全有關(guān)的 可驗(yàn)證的,審核筆記的作用,便于下一部門調(diào)查 同事之間參

15、閱 需要時(shí)查閱,審核筆記的內(nèi)容,審核不合格/不符合的證據(jù) 文件名稱、編號(hào)、版次 產(chǎn)品/服務(wù)名稱、標(biāo)識(shí) 區(qū)域/工位 設(shè)備名稱/所在區(qū)域 記錄名稱/標(biāo)識(shí)/時(shí)間 不合格/不符合事實(shí) 審核線索,不確定問題的處理,立即跟蹤 記下來，稍后跟蹤 忽略，不考慮,不合格/不符合的處理,記錄不合格/不符合事實(shí) 注意相關(guān)事項(xiàng) 同被審核方負(fù)責(zé)人確認(rèn),不合格/不符合報(bào)告,不合格/不符合的確定 不合格/不符合的定義 不合格/不符合的確定 不合格/不符合的判斷 不合格/不符合的描述 不合格/不符合報(bào)告,不合格/不符合的確定,什么是不合格/不符合？ - 沒有滿足要求 A）合同要求 B）ISO9001/ISO14001/OHS

16、AS18001標(biāo)準(zhǔn) C）公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件和有關(guān)規(guī)定 D）法律、法規(guī)及其他要求,不合格/不符合的確定,體系性不合格/不符合 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件與選定的標(biāo)準(zhǔn)、合同要求或有關(guān)法律法規(guī)不符 實(shí)施性不合格/不符合 實(shí)際操作與體系文件描述不符 有效性不合格/不符合 按規(guī)定要求進(jìn)行實(shí)施，但效果未能達(dá)到規(guī)定要求,不合格/不符合的確定,根據(jù)不合格/不符合的程度， 可分為： 嚴(yán)重不合格/不符合 輕微不合格/不符合,嚴(yán)重不合格/不符合,質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系與約定的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系標(biāo)準(zhǔn)或指定的要求不符 造成系統(tǒng)性或區(qū)域性嚴(yán)重失效的不合格/不符合（可能由多個(gè)輕微不合

17、格/不符合說明） 可造成嚴(yán)重后果的不合格/不符合（如對(duì)人生安全、環(huán)境等造成嚴(yán)重危害）,輕微不合格/不符合,孤立的人為錯(cuò)誤 文件偶爾未被遵守，造成的后果不嚴(yán)重 對(duì)系統(tǒng)不會(huì)產(chǎn)生重要影響,不合格/不符合的判斷,依據(jù)客觀證據(jù) 確定不符合標(biāo)準(zhǔn)的條款 確定不符合相關(guān)的文件要求,不合格/不符合判斷,是不是孤立次要的問題？ 這項(xiàng)不合格/不符合是否過于頻繁的發(fā)生 是嚴(yán)重的還是輕微的？ 是否有足夠的事實(shí)支持我的發(fā)現(xiàn)？ 需要采取什么樣的糾正措施？ 提出這樣的問題對(duì)受審核方有多大的幫助？,不合格/不符合的描述,事實(shí)的準(zhǔn)確觀察 （判斷） 在哪里發(fā)現(xiàn) （地點(diǎn)） 發(fā)現(xiàn)了什么 （事實(shí)） 為什么不合格 /不符合 （原因） 誰(shuí)在

18、場(chǎng) （職位） 采用專業(yè)術(shù)語(yǔ) （正規(guī)） 要便于查找 （追溯） 利于的改進(jìn) （幫助）,不合格/不符合的描述,注意事項(xiàng) - 描述文件的標(biāo)識(shí)/名稱 - 描述記錄的標(biāo)識(shí)/名稱 - 描述相關(guān)職位/工位（不要指出姓名） - 描述設(shè)備的編號(hào)/名稱 - 描述相關(guān)的區(qū)域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合標(biāo)準(zhǔn)條款和文件,不合格/不符合描述（例一）,不完整的描述： A.工作區(qū)域的測(cè)量設(shè)備有部?jī)x表超出了校準(zhǔn)日期, 不符合ISO14001/OHSAS18001之4.5.1條。,不合格/不符合描述（例一）,完整的描述： B. 放在環(huán)境安全處的設(shè)備編號(hào)為EO17上的一部噪聲測(cè)試儀已超過校準(zhǔn)日期, 表上標(biāo)簽 注明校準(zhǔn)有效期

19、為6個(gè)月, 現(xiàn)已超出兩個(gè)月, 不符合ISO14001/OHSAS18001之4.5.1條。,不合格/不符合描述（例二）,不完整的描述: A. 詢問環(huán)境安全處的林海得知，公司體系運(yùn)行以來，沒有對(duì)運(yùn)行活動(dòng)進(jìn)行環(huán)境監(jiān)測(cè)。如果缺少監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，怎么能證明公司的環(huán)境績(jī)效！,不合格/不符合描述（例二）,完整的描述: B. 詢問環(huán)境安全處的處長(zhǎng)得知，公司體系運(yùn)行以來，沒有對(duì)運(yùn)行活動(dòng)進(jìn)行過環(huán)境監(jiān)測(cè)。不符合ISO14001:1996 4.5.1的要求。,不合格/不符合描述（例三）,不完整的描述: A. 保全處從來沒有組織過消防演習(xí)，違反了文件和標(biāo)準(zhǔn)的要求。,不合格/不符合描述（例三）,完整的描述: B. 公司程序文件EOHSMSP06應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序4.5.6條規(guī)定，保全處每月應(yīng)組織一次消防演習(xí)并記錄，但查3個(gè)月來體系運(yùn)行的記錄資料，沒有發(fā)現(xiàn)有關(guān)的記錄，保全處處長(zhǎng)證實(shí)從來沒有進(jìn)行過消防演習(xí)。不符合ISO14001:1996 /OHSAS18001