高效會(huì)議管理技巧(培訓(xùn)).ppt

1、,高效會(huì)議管理技巧,主講：,課程目標(biāo),了解會(huì)議的目的、種類(lèi)和體系 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策 掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng) 掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧 掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧 學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧,會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？,整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿(mǎn)會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！,第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀(guān),會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類(lèi) 會(huì)議的頻繁 會(huì)議成本的計(jì)算,集思廣益圖,想法,想法,想法,好創(chuàng)意 好點(diǎn)子,甲,乙,丙,會(huì)議的意義,會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部

2、門(mén)的存在 會(huì)議是一種群體溝通的方式,會(huì)議的目的,開(kāi)展有效的溝通 傳達(dá)資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 資源共享 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 鞏固主管地位,達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題,點(diǎn)明困 難所在,發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題并尋 找解決 方法,衡量問(wèn) 題的輕 重緩急,想出新 點(diǎn)子,評(píng)議新 點(diǎn)子,確定行 動(dòng)綱領(lǐng),會(huì)議的種類(lèi),會(huì)議的頻率,固定的部門(mén)會(huì)議：,建議頻率：至少每月一次 注意事項(xiàng)：不能多與每周一次， 否則容易形成 拖沓的不良習(xí)慣； 將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上， 以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。,建議頻率：至少每?jī)稍乱淮?注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。,全體會(huì)議,建議頻率

3、：隨時(shí) 注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。,處理突發(fā)事件的會(huì)議,建議頻率：按需要 注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)1小時(shí)。,一對(duì)一會(huì)議,會(huì)議成本的計(jì)算,會(huì)議的時(shí)間成本 直接的會(huì)議成本 效率損失成本,第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案,會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會(huì)議的八大特征 會(huì)議規(guī)范,高效會(huì)議的預(yù)防性管理（二）,5.參會(huì)者要有聽(tīng)的技能 6.要充分作好準(zhǔn)備工作 7.明確開(kāi)會(huì)原因及目的,高效會(huì)議的八大特征,只有必要時(shí)才召集 好好籌劃過(guò) 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時(shí)間 一切按部就班 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席 作出了

4、評(píng)論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人,會(huì)議規(guī)范種類(lèi),時(shí)間安排方面的規(guī)范 固定的會(huì)議流程規(guī)范 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則,固定的會(huì)議流程規(guī)范,開(kāi)始 歡迎 會(huì)議目的 議程 具體時(shí)間 安排 規(guī)章制度,3,議程1 分享話(huà)題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié),2,結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次會(huì)議,跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃,會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）,1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席 2.超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知 3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài) 4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任,會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）,6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán) 7.要有人提出不同的

5、意見(jiàn) 8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄 9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé) 10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量,第三講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作,是否要開(kāi)會(huì) 準(zhǔn)備工作的作用 1H5W 準(zhǔn)備工作核對(duì)單 主持人的準(zhǔn)備工作,如果,已經(jīng)按慣例每周聚會(huì),會(huì)議成本太大,還有比開(kāi)會(huì)更好的方法,沒(méi)什么特別的事情要討論,你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開(kāi)會(huì) 讓他人參與只能把問(wèn)題 弄糟）,無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果,如果,必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人,有些事情需要當(dāng) 眾表?yè)P(yáng)或批評(píng),要讓別人參與決 策以集思廣益,聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作,給小組委派任務(wù),必須開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果,準(zhǔn)備工作的作用,選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循 清楚的告知

6、參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突,會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單 1.了解會(huì)議的目的 3.確定會(huì)議的形式 5.決定會(huì)議的時(shí)間 7.決定會(huì)議的地點(diǎn) 9.確定出席人數(shù) 11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 13.是否安排與會(huì)者住宿 15.確定視聽(tīng)教材 17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖 19.確定自己人的相關(guān)資料,2.是否一定要開(kāi)會(huì) 4.安排會(huì)議的議程 6.確定會(huì)議的主持人 8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會(huì)議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做

7、好事先通知,主持人的4個(gè)準(zhǔn)備,設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析,SWOT分析,自身,環(huán)境,第四講 成功會(huì)議的五種策略,如何做開(kāi)場(chǎng)白 如何分配發(fā)言時(shí)間 如何掌握議事進(jìn)度 如何達(dá)成決議決策方式 如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議,如何做開(kāi)場(chǎng)白,定義：35分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。 程序： 概觀(guān)會(huì)議進(jìn)行程序； 提供與會(huì)議有關(guān)的資訊； 規(guī)范議程； 指定會(huì)議記錄者； 征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)。,如何分配發(fā)言時(shí)間,主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。,主持人發(fā)言最多的原因,對(duì)會(huì)議的議題特別

8、熟 地位最高而且聲音較大 負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任,如何掌握議事進(jìn)度,語(yǔ)言方式 非語(yǔ)言方式,如何達(dá)成決議決策方式,彼德德魯克決議法： 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí) 列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論 客觀(guān)比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng) 估計(jì)各提案之獲益律 估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要 征求反對(duì)意見(jiàn) 以中立角度檢視正反意見(jiàn) 尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同 對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。,4種群體決策,權(quán)威決策,少數(shù)服從多數(shù)決策,共識(shí)決策,無(wú)異議決策,4種團(tuán)隊(duì)決策法,頭腦風(fēng)暴法 德?tīng)柗品?思路轉(zhuǎn)換法 易地思考法 中國(guó)最龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)下載,第五講 會(huì)議中的溝通與

9、反饋技巧,會(huì)議中的溝通 會(huì)議中的反饋技巧,溝通的漏斗,別人行動(dòng)的 20%,別人聽(tīng)懂的40%,別人聽(tīng)到的60%,你嘴上說(shuō)的 80%,你心理想的 100%,溝通,漏斗,溝通的定義,為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過(guò)程,溝通金三角,自己,對(duì)方,設(shè)身處地,溝通的冰山模式,環(huán) 境,話(huà)題,5%20%工作層面,80%95%關(guān)系層面,有效溝通原則,有明確的溝通目標(biāo) 有明確的時(shí)間約束 重視每一個(gè)細(xì)節(jié) 積極傾聽(tīng) 努力達(dá)成目標(biāo),造成溝通困難的因素,缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽(tīng)，有偏見(jiàn)，先入為主，判斷錯(cuò)誤 按自己的思路思考，忽略他人的需

10、求 失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒(méi)有慎重思考就發(fā)表意見(jiàn) 時(shí)間不充分 情緒不好 語(yǔ)言不通 大腦過(guò)濾 記憶力差,如何建立信任,找共同點(diǎn) 適當(dāng)展示自己的能力和水平 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方 不必說(shuō)出所有的真相,會(huì)議中的反饋技巧,反饋的兩種類(lèi)型,正面指導(dǎo)反饋,建設(shè)性反饋,批評(píng)三部曲,1.首先表?yè)P(yáng)特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持結(jié)束,第六講 主持人的會(huì)議管理技巧,傾聽(tīng)的技巧 實(shí)際的說(shuō)話(huà)技巧,傾聽(tīng) 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見(jiàn)和愿望。全神貫注的理解談話(huà)者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這是一種管理技巧，可以通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。,傾聽(tīng)的禮節(jié),聽(tīng)聽(tīng)別人的故事 聽(tīng)聽(tīng)別人完整的

11、故事 先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事,傾聽(tīng)的技巧,點(diǎn)頭且微笑 眼神的接觸 發(fā)出傾聽(tīng)的聲音 身體向前傾 重復(fù)和總結(jié) 必要時(shí)做記錄,傾聽(tīng)的誤區(qū),別人說(shuō)話(huà)時(shí)你在想你自己的事 邊聽(tīng)邊與自己的不同觀(guān)點(diǎn)比較 經(jīng)常打斷別人的談話(huà) 為演講者結(jié)束他的演講 忽略過(guò)程只要結(jié)果 僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)的東西 精力不集中，易被其他東西干擾,表達(dá)感受的兩句話(huà),我也有過(guò)相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺(jué)一樣,說(shuō)話(huà)技巧,展示 探詢(xún) 評(píng)論 建立 測(cè)試?yán)斫馇闆r,總結(jié) 排除 引進(jìn) 就程序提出建議,第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況,與“cicada蟬”相遇 與“shark鯊魚(yú)”相遇 與“donkey驢”相遇 遭遇“rabbit tracking兔

12、子般追蹤” 與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,與“cicada蟬”相遇,講故事（和討論的主題無(wú)關(guān)） 講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題 講的太模糊，沒(méi)有具體事例 拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀(guān)點(diǎn),對(duì)于“cicada蟬”的解決,可用話(huà)語(yǔ)或非語(yǔ)言的暗示 事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制 用總結(jié)的方式結(jié)束,與“shark鯊魚(yú)”相遇,有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見(jiàn),對(duì)付“shark鯊魚(yú)”型發(fā)言者的辦法,非語(yǔ)言性打斷 重申會(huì)議規(guī)范 反問(wèn)法,與“donkey驢”相遇,過(guò)于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻 不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題,對(duì)付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法,點(diǎn)名發(fā)言 重復(fù)問(wèn)題 突出他的貢獻(xiàn),遭遇“rabbit

13、tracking兔子般追蹤”,質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序,與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,開(kāi)會(huì)的同時(shí)一并做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時(shí)常接電話(huà) 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等,對(duì)“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法,強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力 重申會(huì)議規(guī)范 帶入別人 短暫沉默,第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任,主持人的守則與責(zé)任 參會(huì)者的守則與責(zé)任 如何處理會(huì)議中的沖突,主持人的守則與責(zé)任,營(yíng)造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確討論總結(jié)內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言 幫助參會(huì)者理清不假思索的想法 尊重別人，避免會(huì)中

14、意見(jiàn)一邊倒的情況 減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論 保證中立態(tài)度,主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn),聽(tīng)完陳述后，就沒(méi)詞了 向雙方之一表示贊同 阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談 認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問(wèn)題 建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議 引導(dǎo)雙方攻擊你 縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性 換話(huà)題 當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒,參會(huì)者的守則和責(zé)任,會(huì)前充分準(zhǔn)備 會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn) 以解決問(wèn)題為己任 開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn) 盡可能多的獲取信息 耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn) 勇于發(fā)言，言之有物 不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊 避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 會(huì)后總結(jié),如何處理會(huì)議中的沖突,決斷：滿(mǎn)足自

15、己的要求,回避,遷就（適應(yīng)）,不合作,合作,妥協(xié),競(jìng)爭(zhēng)（暴力）,協(xié)作,決斷,不決斷,第九講 會(huì)議記錄,會(huì)議記錄者的功能 誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者 對(duì)會(huì)議記錄的10大建議,會(huì)議記錄者的功能,僅次于主持人 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納,會(huì)議記錄者的才能,反應(yīng)快 寫(xiě)字快 知識(shí)面廣 記憶力特別強(qiáng) 組織能力強(qiáng) 傾聽(tīng)能力強(qiáng) 總結(jié)能力強(qiáng),會(huì)議記錄的10大建議,重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音 定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音 多數(shù)會(huì)議指定記錄者 記錄者的筆記流暢不失真 會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面,會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確 會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理 與主席共同修正錯(cuò)誤部分 將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者,

16、團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū),社會(huì)性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化,第十講 會(huì)后跟進(jìn),作參為者的會(huì)后跟進(jìn) 作為主持人的會(huì)后跟進(jìn) 自我評(píng)定 怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量 關(guān)于習(xí)慣,參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀 分析不同參會(huì)者的眾生相 考慮自己任務(wù)的完成方法 會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開(kāi)始,主持人的會(huì)后跟進(jìn),請(qǐng)大家填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表 針對(duì)意見(jiàn)做出改進(jìn)措施 詢(xún)問(wèn)和聯(lián)絡(luò)缺席的同事 制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn) 如有需要找高層協(xié)助 如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議 會(huì)議之后檢討得失,主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（一）,在開(kāi)會(huì)中有沒(méi)有人誤解過(guò)我的意思？ 我有沒(méi)有在別人談話(huà)時(shí)跳到其他話(huà)題？ 有沒(méi)有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？ 面對(duì)別人說(shuō)話(huà)的時(shí)候是不是很緊張？,處理說(shuō)話(huà)緊張最好的方式是排練,主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（二）,是否遇到只有主持人說(shuō)話(huà)而沒(méi)人參與？ 談話(huà)結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？ 在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問(wèn) 總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？ 是否提前考慮把復(fù)雜的問(wèn)題用平易近人的方法表達(dá)