HSE管理體系文件編寫(xiě)指南.ppt

1、QHSE管理體系文件編寫(xiě)指南,賽寶(天津)認(rèn)證中心 二八年十月二十七日,自我介紹: 姓 名: 陳明珍 供職單位：賽寶(天津)認(rèn)證中心 現(xiàn)任職務(wù)：審核員 專(zhuān)業(yè)資質(zhì)：采油工程師 核心業(yè)務(wù)：體系建設(shè)、體系咨詢(xún)、,通訊地址:中國(guó) .天津 郵編: 300280 辦公電話(huà)傳真: (022)63954946 現(xiàn)場(chǎng)電話(huà)： Eail:dagangchenmingzhen126.COM 手 機(jī)第 1 頁(yè),主 要 內(nèi) 容 一、體系文件概述 二、管理手冊(cè)編寫(xiě) 三、程序文件編寫(xiě) 四、作業(yè)文件編寫(xiě),一、管理體系概念 HSE管理體系，是指由實(shí)施健康、安全與環(huán)境管 理活動(dòng)

2、的組織的機(jī)構(gòu)、職責(zé)、程序、過(guò)程和資源等構(gòu)建的管 理系統(tǒng)。 需明確： （一）體系建立是對(duì)原有管理的補(bǔ)充、整合和提升，體 系改進(jìn)需持續(xù)進(jìn)行。 （二）體系建立不僅是強(qiáng)化健康、安全、環(huán)境的 專(zhuān)業(yè)管理，而是要構(gòu)建一個(gè)管理系統(tǒng)，體系將覆蓋組織的所有管理活動(dòng)。,一、體系文件概述,第 2 頁(yè),二、公司體系設(shè)計(jì) 公司通過(guò)HSE管理體系的建立，實(shí)現(xiàn)管理活動(dòng)和體系標(biāo)準(zhǔn)的充分融 合，以提升公司的管理水平。 公司管理體系適用于公司本部，覆蓋所有管理活動(dòng)，并對(duì)所屬單位 和下屬單位體系建立預(yù)留接口。 （一）體系板塊設(shè)計(jì) 公司進(jìn)行體系開(kāi)發(fā)，將所有管理活動(dòng)劃分為四大板塊： 1、綜合管理：包括除生產(chǎn)運(yùn)行管理、項(xiàng)目管理、天然氣營(yíng)銷(xiāo)

3、管理 外的所有管理活動(dòng)，如規(guī)劃計(jì)劃、投資管理、科技信息、預(yù)算管理等。 2、生產(chǎn)運(yùn)行管理 3、項(xiàng)目管理 4、天然氣營(yíng)銷(xiāo)管理 四大管理板塊是體系文件開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)。,一、體系文件概述,第 3 頁(yè),第 4 頁(yè),二、公司體系設(shè)計(jì) （二）體系文件設(shè)計(jì) 體系文件是描述公司體系結(jié)構(gòu)、工作職責(zé)、業(yè)務(wù)流程及過(guò)程控制 的一整套文件，由不同層次的文件組成。 1、體系文件作用 編制文件是體系建立的核心內(nèi)容。體系建立過(guò)程集中體現(xiàn)為體系 文件的制定、執(zhí)行、評(píng)價(jià)和不斷完善。文件的主要作用為： （1）有利于明確處室和崗位職責(zé)； （2）有利于系統(tǒng)培訓(xùn)和貫徹執(zhí)行； （3）有利于宣傳公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和方針； （4）有利于內(nèi)外部對(duì)公司

4、進(jìn)行管理評(píng)價(jià)； （5）提供管理缺陷的改進(jìn)依據(jù)，提升管理水平。,一、體系文件概述,二、公司體系設(shè)計(jì) （二）體系文件設(shè)計(jì) 2、體系文件結(jié)構(gòu) 體系文件根據(jù)公司管理活動(dòng)的四大板塊進(jìn)行開(kāi)發(fā)，采 用管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件三層文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，如下圖所示：,一、體系文件概述,第 5 頁(yè),第 6 頁(yè),支持性文件 標(biāo) 準(zhǔn) 作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 制度等相關(guān)文件,管理手冊(cè),程序文件,作業(yè)文件,體系文件結(jié)構(gòu)圖,一、體系文件概述,（1）管理手冊(cè)：是公司體系管理的綱領(lǐng)性文件，位于體系文件的第一層次。重點(diǎn)描述為實(shí)施體系宗旨、目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)要求所做的原則性規(guī)定，是制定程序文件的依據(jù)。 （2）程序文件：是管理手冊(cè)的支持性文件，位于體系文

5、件的第二層次。重點(diǎn)描述實(shí)施體系所涉及的公司各部室的管理活動(dòng)，是制定作業(yè)文件的依據(jù)。 （3）作業(yè)文件：是程序文件的支持性文件，位于體系文件的第三層次，根據(jù)管理手冊(cè)和程序文件的要求，描述具體崗位及工作現(xiàn)場(chǎng)完成某項(xiàng)工作的具體做法。,二、公司體系設(shè)計(jì) （二）體系文件設(shè)計(jì) 2、體系文件結(jié)構(gòu),一、體系文件概述,第 7 頁(yè),二、體系設(shè)計(jì) （二）體系文件設(shè)計(jì) 3、文件結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn),（1）易于將不同文件整合；（2）層次清晰，接口明確，便于查詢(xún)；（3）避免遺漏管理內(nèi)容，易于管理活動(dòng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一；（4）各層次文件可單獨(dú)或整體使用，便于操作。,一、體系文件概述,第 8 頁(yè),第 9 頁(yè),三、體系文件編寫(xiě)原則 （一）管理要求的

6、要寫(xiě)到； （二）標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫(xiě)到； （三）文件寫(xiě)到的要做到。,一、體系文件概述,第 10 頁(yè),四、體系文件編寫(xiě)依據(jù) （一）管理體系標(biāo)準(zhǔn) 1、GB/T19001-2000質(zhì)量管理體系-要求 2、GB/T28001-2001職業(yè)健康安全管理體系-規(guī)范 3、GB/T24001-2004環(huán)境管理體系-要求及使用指南 4、Q/SY1002.1-2007健康、安全與環(huán)境管理體系-第1部分:規(guī)范 （二）公司適用的法律、法規(guī)、規(guī)章制度、辦法細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程等 （三）公司選定的其他標(biāo)準(zhǔn)。,一、體系文件概述,第 11 頁(yè),五、體系文件編寫(xiě)思路 體系文件采用自程序文件向兩邊擴(kuò)展的編寫(xiě)方法： 即先編寫(xiě)程序文件，再編寫(xiě)管

7、理手冊(cè)和作業(yè)文件。 此方法的實(shí)質(zhì)是以識(shí)別公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、 確定活動(dòng)程序?yàn)榛A(chǔ)進(jìn)行文件編寫(xiě)，不僅有利于標(biāo)準(zhǔn)要 求和公司實(shí)際的緊密結(jié)合，而且可以縮短編寫(xiě)時(shí)間，提 高效率和效果。,一、體系文件概述,第 12 頁(yè),六、體系文件編碼 （一）編碼范圍 需編碼的文件包括：管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、 流程圖及記錄和表單。 （二）編碼規(guī)則 編碼是體系文件的標(biāo)識(shí),每個(gè)文件編碼具有唯一性，由若 干標(biāo)識(shí)符號(hào)組合而成。 現(xiàn)階段起草文件時(shí)，暫按流水號(hào)自行編碼，后由體系建 設(shè)項(xiàng)目組統(tǒng)一調(diào)整。,一、體系文件概述,第 13 頁(yè),管理手冊(cè)的內(nèi)容一般由三部分組成： 第一部分 批準(zhǔn)頁(yè)與前言 1、批準(zhǔn)頁(yè)：手冊(cè)發(fā)布令、管理承諾

8、、QHSE方針和戰(zhàn)略目標(biāo)、管理者代表任命書(shū) 2、前言：目錄、公司概況、體系網(wǎng)絡(luò)圖、手冊(cè)使用說(shuō)明及管理規(guī)定。 第二部分 手冊(cè)正文 根據(jù)體系標(biāo)準(zhǔn)，概括性描述管理過(guò)程、職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系、手冊(cè)的評(píng)審、修改及控制要求等。 第三部分：附錄 程序（與作業(yè)）文件清單、記錄清單、體系條款與標(biāo)準(zhǔn)要素對(duì)照表、體系職能分配表。 注：管理手冊(cè)在程序文件編制完成后，由體系建設(shè)咨詢(xún)單位進(jìn)行編制，此處不再贅述。,二、管理手冊(cè)編寫(xiě),第 14 頁(yè),整套程序文件由封面、目錄、單個(gè)程序文件和修改控制頁(yè)四部分組成。 一、封面 （一）格式 參見(jiàn)“doc附錄3-1：程序文件(總)封面-模板”。,三、程序文件編寫(xiě),第 15 頁(yè),一、封面

9、 （二）內(nèi)容 1、公司標(biāo)志。中國(guó)石油LOGO； 2、公司名稱(chēng)。公司全稱(chēng)：“神華集團(tuán)烏海西來(lái)峰煤化工有限責(zé)任公司”； 3、文件類(lèi)型。“程序文件”； 4、發(fā)布版本。英文字母“A”為首版，“B”為第二版，以此類(lèi)推； 5、受控狀態(tài)。分為“受控本”和“非受控本”； 6、發(fā)放編號(hào)。按體系文件發(fā)放順序連續(xù)編號(hào)，如：001，002 ； 7、發(fā)布日期。格式為“”，如：“20100531”； 8、實(shí)施日期。格式為“”，如：“20100601”。,三、程序文件編寫(xiě),第 16 頁(yè),二、目錄 為確保程序文件編制的完整性，在編制前需制定“程序文件目錄”，目錄的格式及內(nèi)容參見(jiàn)“附錄3-3：程序文件(分)模板.doc,三、程

10、序文件編寫(xiě),第 17 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 單個(gè)程序文件采用文字說(shuō)明加流程圖的模式編寫(xiě)。文件內(nèi)容用文字表述，工作流程用流程圖描述。如果不采用流程圖形式,文字描述應(yīng)符合流程的順序 單個(gè)程序文件由封面、文字說(shuō)明、固定樣式的記錄和表單及流程圖四部分組成。,三、程序文件編寫(xiě),第 18 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （一）封面 1、格式：參見(jiàn)“附錄3-3：程序文件(分)模板”。 2、內(nèi)容： (1)公司標(biāo)志。中國(guó)石化； (2)公司名稱(chēng)。公司全稱(chēng)：“神華集團(tuán)烏海西來(lái)峰煤化工有限責(zé)任公司(3)文件名稱(chēng)。如：“文件管理程序”；參見(jiàn)“附錄3-2：程序文件目錄模板”； (4)文件編碼。暫按流水號(hào)自行編碼； (5)發(fā)布日期。

11、格式為“”,如:“20100531”； (6)實(shí)施日期。格式為“”,如:“20100601 。,三、程序文件編寫(xiě),第 19 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 1、編寫(xiě)原則 （1）邏輯上相對(duì)獨(dú)立 在管理體系中，程序文件的內(nèi)容在邏輯上應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，既可涉及體系標(biāo)準(zhǔn)的某一條款或其部分，也可涵蓋多個(gè)相關(guān)條款。 （2）內(nèi)容詳略得當(dāng) 程序文件描述管理活動(dòng)的實(shí)施方法和步驟時(shí)，如涉及工作細(xì)節(jié)且內(nèi)容繁雜不便表述，可在作業(yè)文件中加以明確。（但是,在此部分應(yīng)指出執(zhí)行XXXX作業(yè)文件的路徑） （3）語(yǔ)言簡(jiǎn)練精準(zhǔn) 程序文件的編寫(xiě)用語(yǔ)應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要、避免贅述、便于操作，措辭準(zhǔn)確，意思表達(dá)具有唯一性，避免歧義。,三、程序

12、文件編寫(xiě),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 2、編寫(xiě)要求 （1)人員要求 編寫(xiě)人員應(yīng)熟悉所編寫(xiě)文件的內(nèi)容和要求，具有足夠的編寫(xiě)勝任能力。 （2)內(nèi)容要求 編寫(xiě)時(shí)應(yīng)站在公司的高度，對(duì)文件所涉及管理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)順序描述，做到不缺項(xiàng)、不沖突、不重復(fù)，能夠清晰描述5W1H （誰(shuí)執(zhí)行、執(zhí)行什么、何時(shí)執(zhí)行、何處執(zhí)行、為何執(zhí)行、如何執(zhí)行） 。,三、程序文件編寫(xiě),第 20 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 2、編寫(xiě)要求 （3）構(gòu)架要求 文件的格式和結(jié)構(gòu)按模板要求保持一致。 （4）接口明晰 文件條款涉及某制度、辦法等相關(guān)文件時(shí)，可直接引用相關(guān)文件，但須寫(xiě)明被引用文件的名稱(chēng)、編號(hào)（若有）及引用條款。,三、程

13、序文件編寫(xiě),第 21 頁(yè),三、程序文件編寫(xiě),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 3、編寫(xiě)過(guò)程 程序文件的編寫(xiě)一般分為策劃、編制、審查和批準(zhǔn)四個(gè)階段。 （1）策劃 根據(jù)程序文件目錄制訂編制方案，明確各程序的目的、范圍和內(nèi)容要求，統(tǒng)一文件的格式、體例、章節(jié)編排、術(shù)語(yǔ)，按編、審、批三個(gè)環(huán)節(jié)確定責(zé)任人員、工作進(jìn)度及完成期限。 （2）編制 每個(gè)程序文件在編寫(xiě)前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，將構(gòu)架作為大條款并進(jìn)一步細(xì)化確定分條款。程序文件由相關(guān)職能處室根據(jù)策劃方案分工起草。,第 22 頁(yè),三、程序文件編寫(xiě),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 3、編寫(xiě)過(guò)程 （3）審查 文件初稿經(jīng)編制處室負(fù)責(zé)人審核后，交質(zhì)量安全環(huán)保處；質(zhì)量

14、安全環(huán)保處組織相關(guān)人員進(jìn)行文審，協(xié)調(diào)統(tǒng)一各處室意見(jiàn)后，由編制處室進(jìn)行修改；相關(guān)處室會(huì)簽后，由質(zhì)量安全環(huán)保處提交公司QHSE委員會(huì)進(jìn)行審定。一份較完善的程序文件，往往需在本階段進(jìn)行多次修改。 （4）批準(zhǔn) 程序文件由公司管理者代表簽發(fā)批準(zhǔn)，質(zhì)量安全環(huán)保處組織匯編成冊(cè)并發(fā)布。,第 23 頁(yè),第 24 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 4、格式和內(nèi)容 參見(jiàn)“附錄3-3：程序文件(分)模板” （1）刊頭 程序文件的刊頭自動(dòng)添加，內(nèi)容包括： 文件名稱(chēng)。參見(jiàn)“附錄3-2：程序文件目錄模板”； 發(fā)布版本。英文字母“A”為首版，“B”為第二版，以此類(lèi)推； 修改碼。按程序文件的修改第次順序編號(hào)，如：00,01

15、,以此類(lèi)推； 文件編碼。暫按流水號(hào)自行編碼。,三、程序文件編寫(xiě),第 25 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 4、格式和內(nèi)容 （2)正文內(nèi)容 目的。簡(jiǎn)要說(shuō)明開(kāi)展此活動(dòng)的作用和重要性。 范圍。簡(jiǎn)要說(shuō)明文件管理的主題事項(xiàng)和適用的管理范圍。 術(shù)語(yǔ)。程序文件中涉及并需要做出解釋的專(zhuān)門(mén)用語(yǔ)和名詞。 職責(zé)。指明程序歸口管理處室和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限。,三、程序文件編寫(xiě),第 26 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 4、格式和內(nèi)容 （2)正文內(nèi)容 程序內(nèi)容。此部分是文件的重點(diǎn)，清晰表述文件涉及管理活的具體過(guò)程、步驟、內(nèi)容及要求，包括5W1H（誰(shuí)執(zhí)行、執(zhí)行什么、何時(shí)執(zhí)行、何處執(zhí)行、為何執(zhí)行、如何執(zhí)行）

16、，以及各處室之間的工作銜接，明確管理過(guò)程所涉及的記錄或表單、引用的相關(guān)制度等文件的名稱(chēng)。,三、程序文件編寫(xiě),第 27 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 4、格式和內(nèi)容 （2)正文內(nèi)容 相關(guān)文件。列出與程序相關(guān)的其他程序、管理制度及辦法等相關(guān)文件；描述格式為“文件編號(hào)文件名稱(chēng)”，不需單獨(dú)標(biāo)注條款號(hào)。 記錄和表單。列出程序使用的所有記錄、報(bào)告、表格等，記錄和表單包括固定樣式與非固定樣式兩類(lèi)。非固定樣式的記錄和表單直接描述記錄和表單的名稱(chēng)，固定樣式的記錄或表單的描述格式為：記錄或表單編碼記錄或表單名稱(chēng)，并后附空白表樣。 注：在“程序內(nèi)容”部分，非固定樣式的記錄和表單直接描述記錄和表單的名稱(chēng)；固定

17、樣式的記錄或表單，描述格式為：“記錄或表單名稱(chēng)”（記錄或表單編碼），如：“HSE管理體系信息反饋單”（ *）,三、程序文件編寫(xiě),第 28 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 4、格式和內(nèi)容 （3）刊尾 在每個(gè)程序文件的末頁(yè)底部加刊尾，內(nèi)容包括： 本程序文件起草部門(mén)。文件的編制處室，如：“質(zhì)量安全環(huán)保處” 本程序文件主要起草人。文件的主要編制人員。 審核人。文件編制處室的負(fù)責(zé)人。,三、程序文件編寫(xiě),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 5、排版要求 （1）使用軟件：Microsoft Word。 （2）標(biāo)準(zhǔn)模板：參見(jiàn)“附錄3-3：程序文件(分)模板”。 （3）紙張類(lèi)型：統(tǒng)一采用A4紙張，縱向排版；

18、 （4）頁(yè)面設(shè)置： Word默認(rèn)設(shè)置； （5）字體、字號(hào): 刊頭：文件標(biāo)題采用方正小標(biāo)宋，三號(hào)；其他部分中文采用方正書(shū)宋，五號(hào)，西文采用Times New Roman字體，五號(hào)。 正文：內(nèi)容標(biāo)題采用方正黑體，四號(hào)；其他部分中文采用方正書(shū)宋，四號(hào)，西文采用Times New Roman字體，四號(hào)。 刊尾：方正書(shū)宋，四號(hào)。,三、程序文件編寫(xiě),第 29 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （二）文字說(shuō)明 5、排版要求 （6）程序文件條款號(hào) 一級(jí)條款號(hào)：格式為“.”，如：5.1； 二級(jí)條款號(hào)：格式為“.”，如：5.1.1； 三級(jí)條款號(hào)：半括號(hào)小寫(xiě)英文字母, 格式為“)”，如：a)； 四級(jí)條款號(hào)：半括號(hào)數(shù)字，格式為“

19、)”，如：1)。 （7）正文與刊尾之間間隔三行。,三、程序文件編寫(xiě),第 30 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （三）固定樣式記錄和表單的編制 1、編制要求 （1）與文件同步編制 記錄和表單的編制一般與其相關(guān)的程序文件同時(shí)進(jìn)行，以符合文件要求、避免遺漏。 （2）標(biāo)識(shí)符號(hào)唯一 記錄和表單標(biāo)識(shí)符號(hào)具有唯一性，便于歸檔和檢索。,三、程序文件編寫(xiě),第 31 頁(yè),三、單個(gè)程序文件 （三）固定樣式記錄和表單的編制 2、編制標(biāo)準(zhǔn) （1）使用軟件。Microsoft Word或Microsoft Excel； （2）紙張類(lèi)型。統(tǒng)一采用A4紙張，橫向或縱向。 （3）表頭。第一行標(biāo)注公司名稱(chēng)，統(tǒng)一為“天然氣與管道分公司” 采用方正書(shū)宋，四號(hào)；第二行為記錄和表單的名稱(chēng)，采用方正小標(biāo)宋，小二；編碼標(biāo)注于左上角，暫按流水號(hào)自行編碼，編號(hào)標(biāo)注于右上角。參見(jiàn)“附錄3-4：記錄和表單表頭示例” （4）格式。格式服從內(nèi)