如何做好工作計劃.ppt

1、如何做好工作計劃,講師：,課 程 大 綱,一、方針管理VS.工作計劃 二、工作計劃是什么？ 三、工作計劃的類型 四、職場工作計劃的五步驟 五、如何有效的執(zhí)行工作計劃 六、報告、工作計劃書撰寫要領(lǐng) 七、成功的專案計劃與管理 八、補充教材,一、方針管理VS.工作計劃,1、智慧力量整合與四頭馬車,管理層,一、方針管理VS.工作計劃,2、組織層級與經(jīng)營能力 理念能力 （創(chuàng)新能力） 管理能力 （改善能力） 技術(shù)能力 （維持能力）,一、方針管理VS.工作計劃,1、一般而言，企業(yè)的組織層次可區(qū)分為高階層、中階層與基層三層次。 2、目標(biāo)管理即是透過各階層人員不同的經(jīng)營能力，共同參考制定、執(zhí)行、達(dá)成目標(biāo)。,一、

2、方針管理VS.工作計劃,3、高階層主管是企業(yè)的舵手，要創(chuàng)造、要發(fā)展、要能登高望遠(yuǎn)，建立企業(yè)遠(yuǎn)程的鵠的，并領(lǐng)導(dǎo)全員朝向目標(biāo)邁進(jìn)，即Sail To The Right Direction. 4、中階管理人員必須根據(jù)公司目標(biāo)，擬定實施計劃及控制方法，使工作展開得以上下連貫，做該做而未做的事，并使所做的事配合目標(biāo)，即Do Right Things. 5、基層人員必須自動自發(fā)，積極負(fù)責(zé)，執(zhí)行既定目標(biāo)，將事情做得確實，沒有失誤，將績效連到預(yù)期目標(biāo)，即Do Things Right.,二、工作計劃是什么,1、管理者有能力評估未來，預(yù)做準(zhǔn)備，也就是有能力做好計劃。 2、工作計劃是什么呢？工作計劃可被定義為“決

3、定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個程序（process)”。,二、工作計劃是什么,3、工作計劃本身含有三個特性： （1）前瞻性思考（forward thinking)-思考及判斷未來可能的狀況。 （2）下決策（decision making)-決定未來想要達(dá)成的狀況（desired future）。 （3）目標(biāo)導(dǎo)向（goal oriented)-規(guī)劃各個標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。,二、工作計劃是什么,4、簡單地說，工作計劃就是現(xiàn)在想好將來要執(zhí)行的行動力，以達(dá)成期望的目標(biāo)。 5、就企業(yè)的經(jīng)營而言，工作計劃就是為了達(dá)成企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)各項業(yè)務(wù)的責(zé)任者，根據(jù)目的、現(xiàn)狀的事實及未來可能的預(yù)測，做出最有利的

4、行動方案。,二、工作計劃是什么,6、為什么要做計劃呢？一份好的計劃有如一份好的航海藍(lán)圖，能使我們避免錯誤的航行，浪費了時間及資源。也能引導(dǎo)我們最有效、最正確地達(dá)到目的地。 7、一份好的工作計劃能使參與計劃執(zhí)行的人預(yù)先知道什么時候要做什么事情，能夠預(yù)做準(zhǔn)備，相互配合，能發(fā)揮最大的效率。（5W2H）,二、工作計劃是什么,8、企業(yè)內(nèi)各階層的主管負(fù)的責(zé)任不同，當(dāng)然計劃的標(biāo)的也不同。 不同階層主管負(fù)責(zé)計劃的內(nèi)容,二、工作計劃是什么,9、管理者為了做好管理的工作，自然要訂出各種不同的計劃，中階主管制定的計劃，要能達(dá)到下列三個目的： （1）計劃要能配合實現(xiàn)上級主管的目標(biāo)、策略。 （2）計劃要能實現(xiàn)自己部門的

5、任務(wù)。 （3）計劃要能成為部屬行動的依據(jù)及評價部屬工作成果的重要基準(zhǔn)。,三、工作計劃的類型,1、愿景、政策、目標(biāo)、策略、行動方案、預(yù)算、專案計劃、部門工作計劃、日程計劃等都是工作計劃的一種。 2、企業(yè)內(nèi)常見的工作計劃有這些類型： 長期計劃 年度計劃 功能性計劃 專案計劃 Action plan/行動計劃 Schedule/時間進(jìn)度計劃,3-1、長期計劃（Long-Range plan),1、一般而言，企業(yè)的長期計劃都超過一年，通常是五年，也就是多數(shù)企業(yè)所制訂的五年計劃。 2、五年計劃的主題為企業(yè)的愿景（vision）、事業(yè)范圍（business domain）、設(shè)立企業(yè)期望長期達(dá)成的目標(biāo)；如產(chǎn)

6、品開發(fā)目標(biāo)、市場開拓目標(biāo)、組織目標(biāo)、成長率目標(biāo)、市場占有率目標(biāo)、投資報酬率目標(biāo)、并構(gòu)筑達(dá)成這些目標(biāo)的基本策略及一些需投入較長的時間才能達(dá)成的工作。,3-2、年度計劃（Annual plan),1、年度計劃是此企業(yè)的長期策略規(guī)劃為前提或基礎(chǔ)，計劃出年度詳細(xì)的行動計劃。 2、它明確訂出企業(yè)的經(jīng)營管理人員，新的年度要做些什么（目標(biāo)），并計劃好如何達(dá)成年度目標(biāo)及要投入多少預(yù)算（Budget）.,3-2、年度計劃（Annual plan）,3、某一家企業(yè)年度計劃的項目范例，您參考后對于什么是年度計劃會有進(jìn)一步了解。 XX 公司年度計劃 I、經(jīng)營者summary IV、生產(chǎn)計劃 A. 年度目標(biāo) A.生產(chǎn)s

7、chedule 1.財務(wù)目標(biāo) B.庫存計劃 2.非財務(wù)目標(biāo) C.原料取得計劃 B.基本策略 D.設(shè)備支出計劃 1.行銷策略 E.產(chǎn)品開發(fā)計劃 2.產(chǎn)品開發(fā)策略 V、行政管理計劃 3.制造策略 A.人力資源計劃 4.行政管理策略 B.費用管理計劃 5.組織策略 VI、財務(wù)計劃 6.財務(wù)策略 A.銷售收入 II、組織計劃 B.損益表 III、行銷計劃 C.部門預(yù)算 A.市場分析 D.資產(chǎn)負(fù)債表 B.競爭分析 E.現(xiàn)金流量表 C.產(chǎn)品策略 F.資金來源運用表 D.人員計劃 G.performance statistics E.廣告、促銷、通路、計劃,3-3、功能性計劃（Functional plan

8、）,1、每一個部門為了完成部門的主要功能（function）,都會做出一些部門功能性的計劃。 2、如每月銷售計劃、促銷計劃、每月生產(chǎn)計劃、人員招募計劃、庫存計劃、資金計劃等，這些計劃可說是部門的工作計劃。,3-4、專案計劃（Project plan）,1、企業(yè)為了解決一些特定的問題，如士氣提升專案或舉辦一些特定的活動，如公司創(chuàng)業(yè)十周年慶祝專案，這些活動的進(jìn)行往往需要跨部門的人員支援共同完成，通常稱為專案計劃。,3-4、專案計劃（Project plan）,2、每個專案計劃的主題內(nèi)容不同，但是計劃過程的思考步驟卻是大同小異的，一般而言，可依循下列的步驟進(jìn)行。 設(shè)定目標(biāo)（objectives)。

9、如何做（How to do）? 設(shè)定多種選擇方案。 估計需要的經(jīng)費（budget). 做出行動schedule. 回饋情報（information feedback） 的取得及評估。,3-5、Action plan (行動計劃),1、 Action plan 我們稱為執(zhí)行計劃或?qū)嵤┯媱潯?2、實施計劃是我們產(chǎn)生具體行動的計劃，因此它必須明確地指出何時（when)、何地（where）、用什么資源（which）、期望完成什么（what)、如何完成（how)，誰負(fù)責(zé)（who）。 3、再好的計劃若不去執(zhí)行，將不會產(chǎn)生任何功效。而浪費了投注于計劃的時間、心力及金錢。 4、計劃貴在能有效地執(zhí)行，Actio

10、n Plan正是能將計劃付諸實現(xiàn)的最好手段，因此任何的計劃（愿景、策略、idea等），我們都須將它轉(zhuǎn)換成Action Plan,讓它實現(xiàn)。,3-6、Schedule (時間進(jìn)度計劃),1、 時間進(jìn)度計劃（Schedule)是計劃出在什么時間要進(jìn)行及完成那些事項，能讓自己便于控制進(jìn)度。 2、任何一個工作項目都要預(yù)估出它需要完成的時間，我們才能有條理、有順序地安排好整個工作的進(jìn)度，有了工作控制的進(jìn)度，我們才能在期望的時間內(nèi)完成我們的工作。,3-6、Schedule (時間進(jìn)度計劃),四、職場工作計劃的五步驟,第1步驟 明確的目的 第2步驟 掌握事實 第3步驟 考慮事實 第4步驟 草擬方案 第5步驟

11、 確認(rèn),四、職場工作計劃的五步驟,第1步驟 明確的目的 * 確定現(xiàn)場的目標(biāo)與方針 * 了解上司的目的與方針 * 確定自己的任務(wù)和扮演角色 * 明白問題所在 * 參照有關(guān)的計劃和事項 * 查閱規(guī)則和方法,四、職場工作計劃的五步驟,第2步驟 掌握事實 * 確定有關(guān)的方法和計劃 * 調(diào)查現(xiàn)況 * 請教有關(guān)人員 * 查閱過去的資料和記錄 * 調(diào)查相關(guān)的實例 運用5W1H的方法,四、職場工作計劃的五步驟,第3步驟 考慮事項 * 有無遺漏 * 事實與事實之間的關(guān)系如何 * 以客觀的立場來判斷事物的真象 * 原因和理由何在 * 相關(guān)辦法與慣例如何 運用5W2H的方法,四、職場工作計劃的五步驟,第4步驟 草擬

12、方案 運用5W1H的方法 何故（why）目的 何事（what）應(yīng)做、處理的事 何處（where） 場所 何時（when）日期、時間 何人（who）擔(dān)當(dāng)者 如何（how）方法、對策 必要時以書面表示,四、職場工作計劃的五步驟,第5步驟 確認(rèn) * 能否達(dá)成目的 * 必要事項是否已列入周全 * 能否實施 * 與其他工作、人員、單位、事項的協(xié)調(diào)是否良好 * 安全性如何 * 請上司確認(rèn) * 如何準(zhǔn)備,五、如何有效的執(zhí)行工作計劃,1、訂定完善的計劃： 3、正確的傳達(dá)： 明確目的 用書面或口頭傳達(dá) 掌握事實 注意表達(dá)的方式 考慮事實 用良好的態(tài)度 草擬方案 確認(rèn)傳達(dá)的效果 確認(rèn) 4、充分的檢討： 2、充分的

13、準(zhǔn)備： 在工作進(jìn)行中 依照計劃 工作完成時 依照職場的實際情況 有計劃的執(zhí)行職場點檢工作 避免疏忽 采取必要的措施 周祥考慮工作的順序 任何場所都要掌握5W2H,六、報告、工作計劃書撰寫要領(lǐng),6-1做一份好的工作計劃書成功關(guān)鍵因素是什么？,利用腦力記錄法分組演練,6-2工作計劃書成功關(guān)鍵因素,1、掌握對象 誰是有影響力或決策的人 不同對象會影響不同表達(dá)方式 你的上司習(xí)慣如何？最在乎的又是什么？ 2、本身定位 供參考、輔助口頭報告，只要簡要表達(dá)即可 提供決策的根據(jù)，則力求盡量完備、周詳,6-2工作計劃書成功關(guān)鍵因素,3、訂定目標(biāo) 計劃書本身就是執(zhí)行目標(biāo)管理的一種典范 計劃目標(biāo)必須十分清楚、正確，

14、否則可能會導(dǎo)引后面錯誤的行為 方向上是對的 具有相當(dāng)?shù)闹С中?計量顯示的趨勢 4、表現(xiàn)重點 在目標(biāo)導(dǎo)引下，計劃書通常會陳述一些分析資訊、證據(jù)或工作的策略 方法、步驟細(xì)節(jié)，甚至對結(jié)果的評估等 如新產(chǎn)品上市計劃畫，或許應(yīng)著重于新產(chǎn)品的訴求策略 新的訓(xùn)練計劃書里，可能以突破傳統(tǒng)且非常新穎的訓(xùn)練方式為表現(xiàn)重 點,6-2工作計劃書成功關(guān)鍵因素,5、證據(jù)支持 支持性要足夠 計劃書要讓人相信是可行的，則必須以某些資訊來強化根據(jù) 或證明 這些根據(jù)或注明的資訊可能是一些權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計數(shù)字或重 要圖片 6、資料完整 計劃書是讓他人閱讀，且是日后作決策或行動的依據(jù)，故 表現(xiàn)的資料要完整 否則不但影響效率，甚至可能導(dǎo)

15、致錯誤的結(jié)果,6-2工作計劃書成功關(guān)鍵因素,7、預(yù)測準(zhǔn)確 任何計劃書多少有預(yù)測性的內(nèi)容，其預(yù)測應(yīng)力求準(zhǔn)確 雖于預(yù)測性內(nèi)容，根據(jù)什么？是否合理？客觀影響因素是否應(yīng)考慮？ 8、可行性高 內(nèi)容敘述的工作項目，是否可行？ 是實務(wù)的，而非理論的,6-2工作計劃書成功關(guān)鍵因素,9、易于評估 一份計劃書在實際執(zhí)行之后，必然面臨評估 評估包括：進(jìn)度階段性評估、區(qū)分不同項目評估及總體結(jié) 果的評估等 以上提醒我們在內(nèi)容架構(gòu)、分項、進(jìn)度甚至目標(biāo)訂定上均 須注意未來評估的可能狀況 10、適合閱讀 既是書面溝通，書面的表達(dá)就應(yīng)注意 是否語意清楚、文字簡潔生動、排列有利檢索容易,6-3撰寫工作計劃書的架構(gòu)設(shè)計,1、計劃的

16、名稱 具體明白的表示 如：新產(chǎn)品O O的促銷企劃案 2、計劃者的資料 單位、職稱、姓名 如是小組、標(biāo)示小組名、負(fù)責(zé)人、成員 （含單位、職稱）,6-3撰寫工作計劃書的架構(gòu)設(shè)計,3、計劃作成年、月、日 一份計劃書應(yīng)注明計劃作成日期 如修改時，亦應(yīng)注明某月某日修改 4、計劃目的及內(nèi)容概要 以數(shù)行文字，提綱挈領(lǐng)地指出目的和重點,6-3撰寫工作計劃書的架構(gòu)設(shè)計,5、計劃方案經(jīng)緯說明（背景說明） 為什么提出本計劃主題（或?qū)嵤┲黝}） 本計劃以什么架構(gòu)進(jìn)行等 6、計劃內(nèi)容的詳細(xì)說明 指計劃內(nèi)容的本文部份 以翻譯者容易了解為原則 簡明扼要表現(xiàn)，層次分明地整理 不懂文字，可適當(dāng)插入照片、圖、表,6-3撰寫工作計劃

17、書的架構(gòu)設(shè)計,7、實行計劃所需的作業(yè)流程 計劃要付諸實行，有必要先做好作業(yè)程序（行動順序） 作業(yè)時間的分配 人員、費用、場所、道具等計劃 這些程序書、工作進(jìn)度表，都要附在計劃書內(nèi) 8、計劃的期待效果、預(yù)期效果 預(yù)測效果以令人信賴且有依據(jù)的方式提出來 效果對費用所顯示的效率 對公司內(nèi)部、外部的無形效果等，也一并記入,6-3撰寫工作計劃書的架構(gòu)設(shè)計,9、本計劃的問題及想法 任何計劃要拿一百分都很難 在計劃小組會議中討論的優(yōu)點、缺點、問題點及有關(guān)的 想法，要另外記錄下來 如雖然有這些問題點，但因某些理由的判斷，在實行上 不會有大礙 10、參考的計劃例、文獻(xiàn)、過去的事例等 若有參考標(biāo)本學(xué)習(xí)的案例，則易

18、于被通過 參考實例簡單附注，以提高說服性,6-3撰寫工作計劃書的架構(gòu)設(shè)計,11、如有第二案、第三案時，可列出概要 計劃往往不只作出一案，而有A、B、C等復(fù)數(shù)代替案 第二案、第三案概略說明，可視情況提出 12、關(guān)于計劃實施時的注意事項、期望事項 影響實施效果的相關(guān)事項應(yīng)附注出來 如計劃主持人層級、預(yù)算范圍等,七、成功的專案計劃與管理,7-1 專案流程,7-2影響專案成敗的關(guān)鍵,1、專案使命和目標(biāo) 6、技術(shù)問題 2、最高階經(jīng)營層的參與和支持 7、顧客認(rèn)可 3、專案計劃能力 8、專案控制 4、顧客咨詢 9、溝通 5、專案成員的問題 10、問題解決能力,7-3撰寫報告與工作進(jìn)度,1、所有收到報告的人，都是您的顧客。而專案負(fù)責(zé)人&自己部門