項(xiàng)目2-2在線寫(xiě)封書(shū)信.ppt

1、項(xiàng)目2-2 在線寫(xiě)封書(shū)信,電子郵件發(fā)展簡(jiǎn)史及原理,電子郵件（electronic mail，簡(jiǎn)稱e-mail或email），是應(yīng)用于Internet上的最廣泛使用、最受歡迎的網(wǎng)絡(luò)功能。起源于專用電子郵件系統(tǒng)。 早在Internet流行以前很久，電子郵件就已存在，是在主機(jī)-多終端的主從式體系中從一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端向另一計(jì)算機(jī)終端傳送文本信息的相對(duì)簡(jiǎn)單的方法而發(fā)展起來(lái)的。 經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程之后，現(xiàn)在已經(jīng)演變成為一個(gè)更加復(fù)雜并豐富得多的系統(tǒng)，可以傳送聲音、圖片、圖象、視頻、文檔等多媒體信息。 Internet擴(kuò)展了電子郵件應(yīng)用的范圍。,電子郵件的優(yōu)點(diǎn),一、速度快 電子郵件的首要優(yōu)點(diǎn)是速度快。利用電子

2、郵件發(fā)送郵件比通過(guò)郵局發(fā)送郵件（即使是特快專遞）要快得多。一般情況下發(fā)送的郵件，快則幾秒鐘慢則幾分鐘后就會(huì)到達(dá)對(duì)方。如果對(duì)方收到郵件后，立即回信，則當(dāng)天就能收到對(duì)方發(fā)來(lái)的郵件。 二、郵件的異步傳輸 電話通信是一種同步通信，即通話雙方必須同時(shí)在電話機(jī)旁且電話必須是空閑的。而電子郵件則是以一種異步方式進(jìn)行郵件傳送的，也就是說(shuō)，即使用戶發(fā)送消息的目的地的用戶不在，也可以發(fā)送郵件給他。在接收郵件時(shí)，用戶可根據(jù)自己的工作安排來(lái)處理收到的郵件，而不像電話那樣時(shí)常打斷自己的工作。,電子郵件的優(yōu)點(diǎn),三、廣域性 由于E-mail系統(tǒng)具有開(kāi)發(fā)性，使得許多非Internet計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的用戶可以通過(guò)一些稱為網(wǎng)關(guān)的計(jì)算

3、機(jī)與Internet網(wǎng)上的用戶交換電子郵件。目前，Internet上E-mail提供服務(wù)的地理范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了正式加入Internet的國(guó)家和地區(qū)的地理范圍。 四、費(fèi)用較低 電子郵件傳送信息的費(fèi)用比其它方法包括傳真（FAX）、電話以及通過(guò)郵局傳送郵件的費(fèi)用要低。通過(guò)電子郵件，不僅可以傳送文本信息，在適當(dāng)?shù)腅-mail軟件的支持下，還可以傳送圖像文件、報(bào)表和計(jì)算機(jī)程序。,像普通郵政一樣，電子郵件不僅可以寄信，還可以郵寄許多其它東西,使用電子郵件所需的東西,電子郵件信箱 收發(fā)電子郵件的軟件,電子郵件原理,接收方郵 件服務(wù)器,接收方計(jì)算機(jī),發(fā)送方郵 件服務(wù)器,發(fā)送方計(jì)算機(jī),調(diào)制解調(diào) 器或網(wǎng)卡,服務(wù)器硬

4、盤(pán),調(diào)制解調(diào) 器或網(wǎng)卡,編碼,解碼,系統(tǒng)郵箱,SMTP協(xié)議,POP3協(xié)議或終端仿真,電子郵件信箱,回想我們?nèi)粘＜男诺臅r(shí)候，首先要知道對(duì)方的地址，在因特網(wǎng)上也不例外。日常寄信地址的寫(xiě)法有多種方式，如家庭住址、單位地址、信箱地址等。而在因特網(wǎng)上通信則統(tǒng)一用信箱來(lái)表示。,電子信箱格式,用戶名,電子郵件稱號(hào)，音“at”,郵件服務(wù)器，形式為“主機(jī).域”,申請(qǐng)免費(fèi)電子信箱,一般情況下，要申請(qǐng)免費(fèi)的電子信箱，首先需要進(jìn)入電子郵件服務(wù)提供商的網(wǎng)站，找到申請(qǐng)入口，選擇適當(dāng)?shù)挠脩裘?，填?xiě)密碼及其他注冊(cè)資料。 常見(jiàn)免費(fèi)電子信箱服務(wù)商： (2M,Web) (.cn) (1G,Web) (1.5G) (3G) (1.5

5、G),電子郵件的使用方式,一般分為Web方式和客戶端軟件兩種方式。 Web方式指用瀏覽器訪問(wèn)電子郵件服務(wù)商的電子郵件系統(tǒng)網(wǎng)址，輸入用戶的用戶名和密碼，進(jìn)入用戶的電子郵件信箱，然后處理用戶的電子郵件 客戶端軟件方式是指用支持電子郵件基本協(xié)議的軟件產(chǎn)品（如Microsoft Outlook和FoxMail），使用和管理電子郵件。還可以進(jìn)行遠(yuǎn)程電子郵件操作，心肝及同時(shí)處理多帳號(hào)電子郵件。,電子郵件系統(tǒng)有關(guān)協(xié)議,電子郵件系統(tǒng)需要有相應(yīng)的協(xié)議支持。目前最常用的 是POP3協(xié)議和SMTP協(xié)議： POP3（Post Office Protocol）即郵局協(xié)議，目前是 第3版，一般用于收信。 SMTP（Sim

6、ple Mail Transfer Protocol）即簡(jiǎn)單郵件 傳輸協(xié)議，一般用于發(fā)信。 此外，還有其他一些協(xié)議，如IMAP4、MIME等，在此不 多敘述。,電子郵件的申請(qǐng),Web方式郵件系統(tǒng)的使用方法,所謂Web方式，是指在Windows環(huán)境中使用瀏覽器訪問(wèn) 電子郵件服務(wù)商的電子郵件系統(tǒng)網(wǎng)址，在該電子郵件系 統(tǒng)網(wǎng)址上，輸入用戶的用戶名和密碼，進(jìn)入用戶的電子 郵件信箱，然后處理用戶的電子郵件。 用戶無(wú)須特別準(zhǔn)備設(shè)備或軟件，只要有機(jī)會(huì)瀏覽互聯(lián) 網(wǎng)，即可使用電子郵件服務(wù)商提供的電子郵件功能。,客戶端電子郵件軟件的使用方法,所謂客戶端軟件方式，是指用戶使用一些安裝在個(gè)人計(jì)算機(jī)上的支持電子郵件基本協(xié)

7、議的軟件產(chǎn)品，使用和管理電子郵件。 這些軟件產(chǎn)品（例如Microsoft Outlook和FoxMail）往往融合了最先進(jìn)、全面的電子郵件功能，利用這些客戶端軟件可以進(jìn)行遠(yuǎn)程電子郵件操作，還可以同時(shí)處理多帳號(hào)電子郵件。 遠(yuǎn)程電子信箱操作有時(shí)是很重要的。在下載電子郵件之前，對(duì)信箱中的電子郵件根據(jù)發(fā)信人、收信人、標(biāo)題等內(nèi)容進(jìn)行檢查，以決定是下載還是刪除，這樣可以防止把聯(lián)網(wǎng)時(shí)間浪費(fèi)在下載大量垃圾郵件上，還可以防止病毒的侵?jǐn)_。,電子郵件系統(tǒng)的常用功能,寫(xiě)信和發(fā)信 回復(fù)/轉(zhuǎn)發(fā)/抄送/暗送/重發(fā) 收信和讀信 通信錄(地址簿)功能 郵件管理功能(分文件夾/分賬戶) 遠(yuǎn)程信息管理功能,Outlook Expr

8、ess的運(yùn)行與配置,1. 運(yùn)行Outlook Express 2. Outlook Express主窗口 (1)窗口組成 (2)窗口布局設(shè)置 3. 設(shè)置電子郵件帳號(hào) 4. Outlook Express選項(xiàng)設(shè)置,項(xiàng)目2-2在線寫(xiě)封書(shū)信,撰寫(xiě)新郵件（應(yīng)用信紙） 收發(fā)電子郵件 閱讀電子郵件 回復(fù)電子郵件 轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件 在郵件中插入超級(jí)鏈接、圖片 附件的使用：插入、保存、刪除,項(xiàng)目2-2 在線寫(xiě)封書(shū)信,8. 郵件的管理 (1)移動(dòng)、復(fù)制到文件夾 (2)刪除郵件 (3)保存與打開(kāi)電子郵件 保存電子郵件 打開(kāi)郵件文件 (4)打印郵件,2 文件夾管理,1. 創(chuàng)建新文件夾 2. 刪除文件夾 3. 文件夾的移

9、動(dòng)與重命名 (1)移動(dòng)文件夾 (2)重命名文件夾,3 通訊簿管理,1. 增加聯(lián)系人信息 (1)直接輸入聯(lián)系人信息 (2)從電子郵件中添加聯(lián)系人 2. 創(chuàng)建聯(lián)系人組 3. 維護(hù)聯(lián)系人信息 (1)組織聯(lián)系人信息 (2)更改和刪除聯(lián)系人 4. 使用通訊簿,4 FoxMail應(yīng)用,服務(wù)器設(shè)置 接收、撰寫(xiě)、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件 新建郵箱 郵箱加密 郵件模板管理 地址簿管理 反垃圾郵件管理 多賬戶管理 更多參考,電子郵件禮儀,問(wèn)好方式：,好！ 很好！ 非常好！ 耶！,讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習(xí)慣,由郵件門(mén)事件引發(fā)的思考,一,二,三,稱呼語(yǔ)與問(wèn)候,正文,四,五,附件,結(jié)尾簽名,郵件標(biāo)題,六,回復(fù)技巧,七,正確使用發(fā)

10、送、抄送與密送,內(nèi) 容 提 綱,一、郵件標(biāo)題,二、稱呼語(yǔ)與問(wèn)候,（1）、英文開(kāi)頭寫(xiě) “HI”，中文開(kāi)頭寫(xiě) “上午好” 或“您好”，問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫(xiě)。 （2）、結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě) 個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊 長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式 的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和 “此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩 格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。 （3）、俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些， 總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì) 方也能平靜地看待。,1、 Email開(kāi)頭最好要有問(wèn)候語(yǔ) 。,（1）、郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。 在

11、多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 （2）、如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x 經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先 生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高 于自己的人也不宜稱呼英文名。 （4）、關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫(xiě)。,2、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。,1、Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢； 2、要用論述的語(yǔ)氣； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之類的列表； 4、一次郵件交待完整信息； 5、盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用 拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài) 度的體現(xiàn)； 6、合理提

12、示重要信息； 7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述； 8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符。,三、 正 文,四、 附 件,1、如果郵件帶有附件，請(qǐng)?jiān)谡睦锩嫣崾臼占?人查看附件； 2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶 有多個(gè)附件時(shí)； 4、附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包 壓縮成一個(gè)文件； 5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開(kāi)方式，以免影響 使用； 6、如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成 幾個(gè)小文件分別發(fā)送。,五、 結(jié)尾簽名,1、簽名檔信息不宜過(guò)多,電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職 務(wù)

13、、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜 行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信 息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì) 與你聯(lián)系。,對(duì)內(nèi)、對(duì)外、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在Outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。,2、不要只用一個(gè)簽名檔,簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或 英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字 體小一些。,3、簽名字體規(guī)格,六、 回復(fù)的技巧,1、 及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重； 理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊

14、急重要的郵件； 對(duì)每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)； 如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”； 記住：及時(shí)作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。 如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。,2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡(jiǎn)單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。,3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“

15、已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。,4、不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。 對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。,5、要區(qū)分Reply和Reply All 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了； 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情； 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。 點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，請(qǐng)三思而后行！,6. 主動(dòng)控制郵件的來(lái)往 為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。,七、正確使用發(fā)送、抄送與密送,收件人的排 列應(yīng)遵循一定 的規(guī)則