如何高效地開展工作.ppt

1、如何高效地開展工作,鄭欽敏 20101117,培訓(xùn)介紹,培訓(xùn)目標(biāo) 建立一種良好的習(xí)慣，讓工作變得簡單而高效 主要內(nèi)容 正確領(lǐng)悟高效執(zhí)行力 避開高效執(zhí)行的誤區(qū) 高效工作方法 良好的心態(tài) 目標(biāo)確定，做正確的事 制定計(jì)劃，正確的做事 懂得分享，提升學(xué)習(xí) 抓住重點(diǎn)，簡化工作 高效時間管理 建立良好的溝通能力 平衡的自我更新 幾點(diǎn)建議,前言,高效能意味著：以良好的習(xí)慣為基礎(chǔ)，善于時間管理和溝通，自主經(jīng)營個人工作與生活，最終實(shí)現(xiàn)人生平衡，并達(dá)到職業(yè)生涯的高效能。,前言 之習(xí)慣的重要性,養(yǎng)成良好的行為模式和工作習(xí)慣確保采用最佳的工作方法完成各項(xiàng)任務(wù) 弗蘭西斯培根在論習(xí)慣中寫到：“人的思考取決于動機(jī)、語言與學(xué)

2、問和知識，而他們的行動，則多半取決于習(xí)慣。” 長期按某種習(xí)慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。 行為模式一旦形成，具有非常強(qiáng)的頑固性。江山易改，本性難移。 培養(yǎng)一種好的行為模式是每個人工作高效的根本。 行為模式包括思考問題的思維模式、合理安排時間的方法、安排生活的方式等。,正確領(lǐng)悟高效執(zhí)行力 之執(zhí)行力概念,什么是執(zhí)行力 所謂執(zhí)行力，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。是把企業(yè)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關(guān)鍵。執(zhí)行力包含完成任務(wù)的意愿，完成任務(wù)的能力，完成任務(wù)的程度。 執(zhí)行力：對個人而言執(zhí)行力就是辦事能力；對團(tuán)隊(duì)而言執(zhí)行力就是戰(zhàn)斗力；對企業(yè)而言執(zhí)行力就是經(jīng)營能力。 衡量執(zhí)行力的標(biāo)

3、準(zhǔn)，對個人而言是按時按質(zhì)按量完成自己的工作任務(wù)；對企業(yè)而言就是在預(yù)定的時間內(nèi)完成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 小故事:買土豆,正確領(lǐng)悟高效執(zhí)行力 之執(zhí)行力的48字執(zhí)行真經(jīng),認(rèn)真第一，聰明第二 結(jié)果提前，自我退后 鎖定目標(biāo)，專注重復(fù) 決心第一，成敗第二 速度第一，完美第二 結(jié)果第一，理由第二,避開高效執(zhí)行的誤區(qū),心態(tài)誤區(qū)： 觀念的誤區(qū)： 重點(diǎn)誤區(qū)： 創(chuàng)新誤區(qū): 能力誤區(qū)： 細(xì)節(jié)誤區(qū)： 授權(quán)誤區(qū)：,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),建立起積極的價值觀，獲得健康的人生，釋放出強(qiáng)勁的影響力。你內(nèi)心如果是一團(tuán)火，才能釋放出光和熱，你內(nèi)心如果是一塊冰，就是化了也還是零度。 好心情才能欣賞好風(fēng)光，好花要有好心賞。 故事：

4、獨(dú)木橋和鱷魚的實(shí)驗(yàn)；囚犯的實(shí)驗(yàn),高效工作方法 之建立良好的心態(tài),相關(guān)工具： 改變態(tài)度：我們改變不了事情就改變對這個事情的態(tài)度，一個人因?yàn)榘l(fā)生的事情所受到的傷害不如他對這個事情的看法更嚴(yán)重。事情本身不重要，重要的是人對這個事情的態(tài)度。故事：幸運(yùn)還是倒霉；生活和死亡的選擇；小孩和水手的對話； 學(xué)會享受過程：享受過程，精彩每一天。生命是一個過程不是一個結(jié)果，如果你不會享受過程，結(jié)果到了是什么大家都知道；故事：看破紅塵的小伙；現(xiàn)在父母的教育； 活在當(dāng)下：最重要的事情就是現(xiàn)在你做的事情，最重要的人就是現(xiàn)在和你一起做事情的人，最重要的時間就是現(xiàn)在，這種觀點(diǎn)就叫活在當(dāng)下，它是直接可以操作的；故事：草莓；雅典

5、奧運(yùn)會上的王浩 ；,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),不要把自己幸福的來源建立在別人的行為上面，我們能把握的只有自己：如果你把自己幸福的來源建立在別人的行為上面，你將產(chǎn)生恐懼。我們不能把美好一次享用完畢，留點(diǎn)缺陷、遺憾下次努力。故事：高考清華 學(xué)會感恩，感恩獲得好心情： 如果遇到倒霉的事情就想還有人比你更倒霉： 天堂、地獄由心造：幸福由思想、心態(tài)決定，心可以造天堂，也可以造地獄。故事：日本武士和老禪師；天堂和地獄的湯； 壓力太大的時候要學(xué)會彎曲,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),陽光心態(tài)的主要內(nèi)涵： 第一，不能改變環(huán)境就適應(yīng)環(huán)境。 第二，不能改變別人就改變自己。 第三，不能改變事情就改變對事情的態(tài)

6、度。 第四，不能向上比較就向下比較。,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),把生命看透但不看破，四大步驟： 第一步：養(yǎng)成一種習(xí)慣，發(fā)現(xiàn)生活的美好方面。 第二步：寬容過去：要學(xué)會忘記、諒解、寬容。不原諒等于給了別人持續(xù)傷害你的機(jī)會。 第三步：學(xué)會利用現(xiàn)有資源把事情做成而不是消極等待。 第四步：服務(wù)他人：金錢的價值在于使用，人的生命價值在于被需要。,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),亞里士多德說，生命的本質(zhì)在于追求快樂，使得生命快樂的途徑有兩條：第一，發(fā)現(xiàn)使你快樂的時光，增加它；第二，發(fā)現(xiàn)使你不快樂的時光，減少它。 不僅止于采取主動，還代表人必須為自己負(fù)責(zé)。個人行為取決于自身，而非外在環(huán)境；理智可以戰(zhàn)勝感

7、情；人有能力也有責(zé)任創(chuàng)造有利的外在環(huán)境。,高效工作方法 之目標(biāo)明確，做正確的事,故事：摘蘋果；伐木工； 啟示：做正確的事，比什么都重要 始終都應(yīng)心懷最終目標(biāo)確保在做正確的事 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是所有工作的價值體現(xiàn)，是工作的核心。 目標(biāo)是指引我們做正確的事的指南針，沒有目標(biāo)就會像無頭的蒼蠅,不知道會飛向何方 高效人士有一個共同的特征，那就是在工作之前他就知道應(yīng)該達(dá)到一個什么樣的目的，并在做任何事情時都確保對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有貢獻(xiàn)。,高效工作方法 之目標(biāo)明確，做正確的事,對企業(yè)來言，不可缺少的是效能，而非效率 彼得德魯克 我們不一定知道正確的道路是什么，但卻不要在錯誤的道路上走得太遠(yuǎn)。 奧姆威爾格林紹 德魯克在有效

8、的主管一書中的論述： 效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。 效率和有效性不應(yīng)偏廢。 當(dāng)兩者不能兼得時，我們首先應(yīng)著眼于有效性，然后再設(shè)法提高效率,高效工作方法 之目標(biāo)明確，做正確的事,目標(biāo)的制定要遵守SMART原則 Specific 確定的 Measurable 能夠衡量的 Achievable 可達(dá)成的 Realistic 現(xiàn)實(shí)的 Time 時間限制,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的是工作的準(zhǔn)確定位和最終效果，其結(jié)果是更加確保自己堅(jiān)實(shí)的朝目標(biāo)邁進(jìn)。 “正確的做事”強(qiáng)調(diào)的是最佳工作方法，其結(jié)果是更快的朝目標(biāo)靠近。 在企業(yè)里員工嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，他

9、是在正確的做事；如果他的產(chǎn)品沒有買主，沒有市場，那么他是在做不正確的事。,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,做正確的事是解決做什么和不做什么的問題。是一個戰(zhàn)略問題。同時也是一個方向問題。 正確的做事是解決工作方法（如何做的問題）。是一個執(zhí)行問題。 正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時也是做事的文化。,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,制定計(jì)劃要遵循5W2H工作法： What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)Why：做這項(xiàng)工作的原因Who：參加這項(xiàng)工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人When：在什么時間、什么時間段進(jìn)行工作Where：工作發(fā)生的地點(diǎn)How：用什

10、么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少成本 意義：做任何工作都應(yīng)該從5W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應(yīng)該用5W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,計(jì)劃的執(zhí)行過程中要遵守PDCA循環(huán)： Plan：制定目標(biāo)與計(jì)劃； Do：任務(wù)展開，組織實(shí)施；嚴(yán)格按文件規(guī)定；Check：對過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查； Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計(jì)劃。 意義：每一項(xiàng)工作，都是一個PDCA循環(huán)，都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時進(jìn)入下一個循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會有質(zhì)的飛

11、躍，才可能取得完善每一項(xiàng)工作，完善自己的人生。,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,解決正確的問題: 一個好的醫(yī)生不會完全根據(jù)一個病人對自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究 一個優(yōu)秀主管也不會馬上對交給自己的問題制定解決方案，最好的工作方法應(yīng)首先確保自己在解決的是正確的問題，以確保自己不會走錯方向。 搞清楚交給自己的問題是不是真正的問題，唯一的方法是更深入地挖掘和收集事實(shí)，再加上結(jié)構(gòu)化的分析和論證。應(yīng)像醫(yī)生一樣“望、聞、問、切”后再下結(jié)論。,高效工作方法 之制定計(jì)劃，正確的做事,解決問題規(guī)則讓事實(shí)說話: 故事：流程改造； 啟示： 最初的對問題的任何假設(shè)都不是成功解決問題的

12、先決條件。 任何問題都無法躲過以事實(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行分析的威力。 只要把足夠的事實(shí)放在一起，把它們與某些創(chuàng)造性的思維結(jié)合起來，你自然就會得出解決問題的方法。 回到事實(shí)上去！讓事實(shí)說話！,高效工作方法 之學(xué)習(xí)分享，快速提升,如果停止學(xué)習(xí)，任何一個人的知識都不會確保他永遠(yuǎn)適應(yīng)社會的發(fā)展。,知識更新周期,人類壽命周期,時代發(fā)展,知識更新速度的加快與人類壽命的延長的矛盾，導(dǎo)致不會再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學(xué)習(xí)和提高才是永不變的真理,高效工作方法 之學(xué)習(xí)分享，快速提升,提高很重要，快速提高更重要。,時代發(fā)展,知識和能力水平,社會平均水平,A企業(yè)或人員,B企業(yè)或人員,高效工作方法 之學(xué)習(xí)分

13、享，快速提升,總結(jié)過去并形成文件，是學(xué)習(xí)的基礎(chǔ),眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線,高效能學(xué)習(xí)曲線,能力水平,能力水平,學(xué)習(xí)周期,高效工作方法 之抓住重點(diǎn)，簡化工作,巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 80%的財(cái)富集中在20%的人手中； 這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾和重點(diǎn)，善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。,高效工作方法 之抓住重點(diǎn)，簡化工

14、作,工作內(nèi)容簡明化 最容易不過的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行 為了是工作內(nèi)容簡明化，在開始每項(xiàng)工作之前應(yīng)針對工作提出以下6六方面的問題對工作進(jìn)行分析和檢查，以尋找簡明化的工作方法。 為什么做這項(xiàng)工作？這項(xiàng)工作對公司總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有什么重要意義？是根據(jù)習(xí)慣去做的嗎？是否可以不做？ 這件工作的關(guān)鍵點(diǎn)在什么地方？做了之后，將出現(xiàn)什么過去沒有的新效果？ 如果必須要做這項(xiàng)工作，那么應(yīng)在那里完成這項(xiàng)工作？既然可以邊聽音樂就可輕松完成，還有必要坐在辦公室冥思苦想嗎？ 什么時候做這件事情呢？是在一天中精力最好的時間來做呢？還是在路途中就可完成？,高

15、效工作方法 之抓住重點(diǎn)，簡化工作,工作內(nèi)容簡明化 誰干這件事情好呢？是自己干，還是安排別人去干？還需要哪些人的支持和配合 這件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？ 流程圖是分析工作環(huán)節(jié)安排科學(xué)性的有效工具 通過以上問題對工作進(jìn)行分析和檢查后，再采取如下步驟： 刪減：省去不必要的工作 優(yōu)化工作順序：使工作順序合理，干起來得心應(yīng)手 合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來做的時候就合起來做 標(biāo)準(zhǔn)化：預(yù)先頂好一項(xiàng)工作的程序，增強(qiáng)工作預(yù)見性。,高效工作方法 之高效時間管理,我們工作的一天 早晨9點(diǎn)，你以高速的頭腦風(fēng)暴開始了一天的工作 10點(diǎn)是會

16、議 然后是無休止的電話 然后是無數(shù)的文件等著去處理 然后此伏彼起的問題的這去處理 還有重要的客戶要去會見 當(dāng)你終于忙完了一天的工作時，你是否會猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒有去做，時間過得真快。,高效工作方法 之高效時間管理,你的時間用完了，你的使命也就到頭了。 富蘭克林 有人問撒切爾夫人，你每天日理萬機(jī)又是怎樣將所有的工作處理得井井有條的，撒切爾夫人說，“其實(shí)沒什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的工作列出來，然后一條條劃去而已”,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場6S） 整理（SEIRI）：將工作場所的任何物品區(qū)分為有必要和沒有必要的，除了有必要的留下來，其他的都

17、消除掉。 目的：騰出空間，空間活用，防止誤用，塑造清爽的工作場所。 整頓（SEITON）：把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標(biāo)識。 目的：工作場所一目了然，消除尋找物品的時間，整整齊齊的工作環(huán)境，消除過多的積壓物品。 清掃（SEISO）：將工作場所內(nèi)看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境。 目的：穩(wěn)定品質(zhì)，減少工業(yè)傷害。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場6S） 清潔（SEIKETSU）：經(jīng)常保持環(huán)境外在美觀的狀態(tài)。 目的：創(chuàng)造明朗現(xiàn)場，維持上面3S成果。 素養(yǎng)（SHITSUKE）：每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則做

18、事，培養(yǎng)積極主動的精神（也稱習(xí)慣性）。 目的：培養(yǎng)有好習(xí)慣、遵守規(guī)則的員工，營造團(tuán)隊(duì)精神。 安全（SECURITY）：重視成員安全教育，每時每刻都有安全第一觀念，防范于未然。 目的：建立起安全生產(chǎn)的環(huán)境，所有的工作應(yīng)建立在安全的前提下。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 精心策劃工作方法，使工作方法多樣化 同時并行； 結(jié)合； 重新排列； 穿插； 代替； 創(chuàng)新； 標(biāo)準(zhǔn)化,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：時間矩陣,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：時間矩陣 等待時間優(yōu)先順序=重要性*緊迫性 在進(jìn)行時間安排時，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會“彈鋼琴”。 對工

19、作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動之中。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：反思和分析 每天根據(jù)工作的輕重緩急（以對公司利益的影響作為判定標(biāo)準(zhǔn)），列出一天應(yīng)開展的工作內(nèi)容和先后順序 每天總結(jié)一天的工作，看一看工作成效和時間浪費(fèi)在那里，然后列出第二天的工作清單。 每天的8:00_9：30是效率最高的時間，最重要的事情安排；,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 幾種重要而有效的圖表 建議：請準(zhǔn)備一個隨身攜帶的筆記本，以記錄下列內(nèi)容 作息時間表 根據(jù)公司作息時間并結(jié)合自己的特點(diǎn)列出自己的作息時間表，將每天的24小時進(jìn)行合理的安排 安排

20、時間之原則:吃飯的時間吃飯; 睡覺的時間睡覺; 休閑的時間休閑；工作的時間工作 科學(xué)利用時間之原則：合理利用自己的生物鐘 工作計(jì)劃表：每天晚上總結(jié)一天的工作，并根據(jù)輕重緩急按順序列出明天的主要工作任務(wù)備忘 社交活動表：提前安排好重要的社交活動備忘，防止與工作任務(wù)的沖突 創(chuàng)新想法表：隨時記下自己靈光一現(xiàn)的好想法和號創(chuàng)意，并定期總結(jié)。,高效工作方法 之高效時間管理,典型的浪費(fèi)時間案例 在網(wǎng)絡(luò)上漫無目的的漫游或聊天 沒事在辦公室閑聊 在飲水機(jī)前逗留，聊些七姑八婆的事情 打電話就可解決的事情，卻以冗長的信代之，或非要親自跑一趟 閱讀那些和工作沒有關(guān)系的報刊雜志 吃飯時間過長 講話沒有重點(diǎn) 會議開的沒完

21、沒了 事情一拖再拖 決策優(yōu)柔寡斷 總是在尋找東西,高效工作法則 之高效管理時間,管理時間的注意事項(xiàng) 集中精力做最重要的事 做正確的事最重要 任何時候都不要忘記所做工作的目標(biāo) 不切實(shí)際的時間預(yù)算 安排時間要有機(jī)動性 果斷決策 大膽、完整的授權(quán),高效工作方法 之建立良好的溝通能力,故事：找扳手； 啟示：傳達(dá)和接受正確的任務(wù) 在軍隊(duì)里，下級接受任務(wù)時，要求大聲重復(fù)上級下達(dá)任務(wù)的內(nèi)容，以防止對任務(wù)理解錯誤。 很多時候我們做了不正確的事是因?yàn)槲茨軠?zhǔn)確理解或全面掌握上級的任務(wù)要求。 在下達(dá)和接受任務(wù)時，上級和下級應(yīng)進(jìn)行有效的溝通，上級的安排應(yīng)詳盡，下級應(yīng)澄清自己所有的疑惑，并向上級重復(fù)任務(wù)的內(nèi)容和要求，同

22、時做好記錄。,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,溝通的方向： 往上溝通沒有膽識： 任何時間盡量不要給上司出問答題，要出選擇題； 任何地點(diǎn)；準(zhǔn)備對策（答案）要兩個以上； 優(yōu)劣對比+可能后果； 開誠布公與員工溝通； 往下溝通沒有心情： 了解狀況（瓶頸），多學(xué)習(xí)、多了解、多做功課，要求反思； 提供方法+緊盯過程； 接受別人的意見+共謀對策+給予嘗試機(jī)會； 水平溝通沒有肺腑： 主動+體諒（對對方了解，替對方想）+謙讓； 自己先提供協(xié)助+再要求對方配合； 分析利弊+雙贏結(jié)果；,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,溝通技巧： 三思而后言 失言時立刻致歉 和別人溝通，不要和別人比賽 挑對說話的時機(jī) 對事不對人 了解別人的感覺 聆聽他人的回饋,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,增進(jìn)傾聽中溝通的技巧： 消除外在與內(nèi)在的干擾 鼓勵對方先開口 使用并觀察肢體語言 非必要時，避免打斷他人的談話 聽取關(guān)鍵詞 反應(yīng)式傾聽 弄清