如何管理和有效利用時間.ppt

1、時間管理教材 講師:肖映平課長,時間管理,富蘭克林說過“不浪費時間,每時每刻做些有用的事,戒掉一切不必要的行動習(xí)慣. 一.時間管理概述: 1.時間管理的目的: 三效: 效果:確定的期待結(jié)果 效率:以最小的代價或浪費獲得結(jié)果 效能:以最小的代價和浪費獲得最佳的期待 結(jié)果,時間管理,2.時間管理的狀況不佳的表現(xiàn) 時間管理欠佳的表現(xiàn):大小事情同樣地處理 和對待,大小事情同樣的效率低下. 3.時間管理的重要性 “時間就是金錢” 時間浪費的現(xiàn)象分為顯性與隱性兩種 顯性如:電話,朋友來訪,聊天. 隱性如:做不該自已做的事.做不合本職位 的工作.,時間管理,二.時間管理的基本技巧 1.時間管理的內(nèi)容 時間管

2、理也象所有的管理一樣,是有一個 計劃,監(jiān)督,經(jīng)常評估的過程 2.13種時間管理的方法 a.有計劃的使用時間 b.目標(biāo)明確 c.將要做的事根據(jù)優(yōu)先程度區(qū)分先後順序,時間管理,d.將一天從早到晚要做的事情進行羅列 e.要具有靈活性 f.遵循你的生物鐘 g.做好的事情比把事情做好更重要 h.區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù),時間管理,i.對所有沒有意義的事情采用有意忽略的 技巧 j.不要想成為完美主義者 k.巧妙的拖延 l.學(xué)會說“不” M.獎賞自已,時間管理,中途插入-測試題答案 0-5分 你的個人效率是80% 只要稍微調(diào)整一下就可以了 6-15分 你的個人效率是65% 某些方面需要進行大的調(diào)整 16-20

3、分 你的個人效率是50% 你的潛力有一半沒有發(fā)揮出來 21分(含)以上,你的個人效率是20% 你準(zhǔn)備怎麼辦呢?,時間管理,如果你的得分在12分以上時, 就應(yīng)該好好反省一下,自已的 時間安排有什麼問題,應(yīng)該好 好調(diào)整一下啦!,時間管理,三.時間管理的一些基本規(guī)律 時間規(guī)律主要涉及個人如何合理使用自已 的時間,提高自已的工作效率.而每個人在 做事情的時侯,所花的時間差異就特別大. 希望從以下內(nèi)容中,可以讓大家得一些啟示,時間管理,思維管理推斷: 三個傳教士和三個野人同在河左岸,都要到河岸; 河里只有一條船,此船每次最多能載兩人,且六人 都會劃船,關(guān)健是,某河岸只要野人數(shù)多過傳教士, 野人就會把傳教

4、士吃掉,問:怎樣設(shè)計,才能使六 人相安無事地渡過河? 用最少之步驟,最少之時間達成.,時間管理,答案: 解決這道題的方式可以分為如下幾步: 1.兩個野人先劃船過河. 2.一個野人劃船返回左岸 3.再有兩個野人劃船到右岸 4.一個野人又劃船返回左岸 5.兩個傳教士劃船返回右岸 6.一個傳教士和一個野人劃返回左岸 7.二個傳教士劃船至右岸 8.一個野人返回左岸 9.兩個野人劃船至右岸,時間管理,如何時間管理增加銷售業(yè)績 管理前之時間分配為: 服務(wù)10% 等待15% 面對客戶商談33% 午餐22% 交通20%,檢查調(diào)整後: 服務(wù)10% 等待10% 面對客戶商談33% 午餐22% 交通10% 營銷業(yè)務(wù)

5、: 1.在拜訪顧客時,可安排同一路線,同一時段去拜訪,不要東跑一下,西繞一下,也不要在毫無準(zhǔn)備,無預(yù)期或忙碌的情況下拜訪顧客 2.業(yè)務(wù)人員以外勤為主,不要占太多的時間在行政作業(yè)中,在公司開會,聊天寫報表的時間盡可能縮短,另外在外勤時間與內(nèi)勤時間的所占比例上也應(yīng)加以檢查改善.,在外勤時間耗用上,路線是否集中,是否必須親往,是否先確認(rèn)時間,是否順路拜訪 在內(nèi)勤時間上,是否簡化表格填寫,會議是否有效,是否浪費時間,能否使用傳真,e-mail代替外出拜訪. 經(jīng)過檢查評估後,實際面對客戶商談的時間就會增加,一般無謂的時間就會減少,則時間管理的效益便可使業(yè)務(wù)績效更杰出.,文員日程表: 1.提前到達上班地點 2.負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔 3.領(lǐng)導(dǎo)文具,茶水準(zhǔn)備,物品有序擺放 4.分拆信件,分送報紙 5.領(lǐng)導(dǎo)到達時 6.提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程,匯報有關(guān)事項,詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程,時間管理,7.督導(dǎo)重要事項,急事急辦 8.進行正常的事務(wù)工作 9.接聽電話,接待來賓,資料整理,撰寫文稿,打印 復(fù)印,來往文件,領(lǐng)導(dǎo)隨從並記錄,校