掌控電子郵件的秘訣.ppt

1、掌控電子郵件的8個(gè)秘訣,演講：鴻鵠,2020/8/13,1,2020/8/13,2,內(nèi)容目錄,清空收件箱 減少你的回復(fù)時(shí)間 打造高效的郵件 突出顯示那些直接發(fā)送給你的信息 使用一次性的郵件地址 掌握消息搜索 保持長(zhǎng)期一貫的電子郵件地址 善用郵件過濾器,2020/8/13,3,秘訣 1 - 清空收件箱,為什么要清空收件箱 建立3個(gè)值得信任的文件夾 處理你的消息 保持清空狀態(tài) 從第一次開始 接下去的工作,2020/8/13,4,秘訣 1a - 為什么要清空收件箱,收件箱， 只是未處理消息的臨時(shí)存放處。 需要養(yǎng)成的習(xí)慣： 在新郵件到達(dá)的當(dāng)天就決定如何處理它， 便可以把它從收件箱中移走了。,2020/

2、8/13,5,秘訣 1a - 為什么要清空收件箱,三個(gè)問題： - 哪些郵件重要? - 哪些郵件需要優(yōu)先處理? - 郵件的上下文如何關(guān)聯(lián)起來? 一個(gè)堆滿已讀郵件的收件箱不會(huì)給你帶來任何好處!,2020/8/13,6,秘訣 1a - 為什么要清空收件箱,會(huì)議邀請(qǐng) - 日歷行程網(wǎng)站地址 - 書簽收藏項(xiàng)目文檔 - 文件存檔 - 所有東西都應(yīng)該各就各位，而不該都放在收件箱中。,2020/8/13,7,秘訣 1a - 為什么要清空收件箱,你是否有此經(jīng)歷： 每次進(jìn)入收件箱，看著那一堆郵件列表，心理上的那種總是有無(wú)數(shù)消息盯著自己的壓力很大。 哪些是新收到的郵件，哪些是已經(jīng)被解決或者付諸行動(dòng)的，都應(yīng)被清楚劃分。

3、,2020/8/13,8,秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾,重點(diǎn)關(guān)注 后續(xù)處理 郵件存檔 通過建立以上3個(gè)文件夾，可保持收件箱處于清空狀態(tài)。,2020/8/13,9,秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾,重點(diǎn)關(guān)注 文件夾，臨時(shí)存放重要信息（諸如這些信息需要在最近幾日內(nèi)快速找到，或者你等某人關(guān)于一些重要信息的回復(fù)，或者跟蹤一項(xiàng)時(shí)效性很強(qiáng)的事件）。 每周回顧一下重點(diǎn)關(guān)注文件夾，清除那些已經(jīng)變得無(wú)關(guān)緊要的消息。,2020/8/13,10,秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾,后續(xù)處理 文件夾，里面存放的都是必須完成的任務(wù)。每一條這樣的消息都要添加成待辦事項(xiàng)任務(wù)列表中的一項(xiàng)任務(wù)。 確保

4、你在待辦事項(xiàng)列表上添加了該項(xiàng)任務(wù)，才能保證自己會(huì)去做它。,2020/8/13,11,秘訣 1b - 建立3個(gè)值得信任的文件夾,郵件存檔 文件夾，是長(zhǎng)期保存郵件的倉(cāng)庫(kù)。所有已經(jīng)完成的郵件往來，但是又可能在未來某些時(shí)候重新翻閱和查找的信息，都可存放于此。 存檔是一個(gè)獨(dú)立的文件夾，沒有子文件夾。之后，可以使用適當(dāng)?shù)乃阉鞑僮鱽碇匦虏榭葱畔ⅰ?2020/8/13,12,秘訣 1c 處理你的消息,既然3個(gè)文件夾都已經(jīng)各就各位，就該清空你的收件箱了。 從收件箱里最早的一封郵件開始，打開消息，按照接下來我要教你的方法去做。,2020/8/13,13,秘訣 1c 處理你的消息,不需要的郵件立即刪除。 馬上回復(fù)簡(jiǎn)

5、潔的問題和請(qǐng)求，然后存檔或者刪除。 如果耗時(shí)解決的問題，可放入后續(xù)處理文件夾，在待辦任務(wù)列表中添加該任務(wù)。 如果你是在等待消息，或者近幾日都需要留意的問題，放入重點(diǎn)關(guān)注文件夾。如果有時(shí)效性，就在日歷上加上個(gè)便簽，隨時(shí)查看你關(guān)注的項(xiàng)目。 如果是參考信息性質(zhì)的郵件，以后可能會(huì)用到，那么放入存檔文件夾。 如此反復(fù)過濾幾遍郵件，直到清空你的收件箱。,2020/8/13,14,秘訣 1c 處理你的消息,文件夾越少， 你在處理每一條信息時(shí)候需要費(fèi)的腦筋就越少。 如果你想對(duì)這種方式進(jìn)行調(diào)整。,2020/8/13,15,秘訣 1d 保持清空狀態(tài),盡量讓自己適應(yīng)這個(gè)黃金法則： 不要把已讀郵件留在收件箱中。 打開

6、一封郵件，第一次讀完之后就對(duì)它做個(gè)決定，依情況從3個(gè)文件夾中選擇一個(gè)將其放入，別找什么理由。,2020/8/13,16,秘訣 1e 從第一次開始,從現(xiàn)在開始每一次查看收件箱的時(shí)候， 都要下決心把它清空。 收件箱中歷史郵件解決方案,2020/8/13,17,秘訣 1f 接下去的工作,把未解決的消息進(jìn)行了合理的歸檔， 并不意味著結(jié)束！ 系統(tǒng)的核心：要不斷重新翻閱后續(xù)處理文件夾和重點(diǎn)關(guān)注文件夾，并完成這些事項(xiàng)。 把所有后續(xù)處理文件夾和重點(diǎn)關(guān)注文件夾中的郵件標(biāo)為未讀，以示區(qū)別。,2020/8/13,18,秘訣 2 減少回復(fù)時(shí)間,分批處理消息 一分鐘原則 任務(wù)完成之前回復(fù)任務(wù)相關(guān)問題 別把已讀消息留在收

7、件箱,2020/8/13,19,秘訣 2a 分批處理消息,如果每收到一封新郵件就會(huì)打斷你的工作， 那么就盡量不要讓這種情況發(fā)生。 分批處理信息的方法： 每天計(jì)劃和郵箱碰面兩三次，諸如早中晚。 如果需要，每12個(gè)小時(shí)查收一次郵件，而不是5分鐘。 世界不會(huì)因?yàn)橐环忄]件在你的收件箱里多呆了幾個(gè)小時(shí)就停止轉(zhuǎn)動(dòng)了。,2020/8/13,20,秘訣 2b 一分鐘原則,遵循一分鐘原則： 如果一封郵件一分鐘之內(nèi)可以處理或者回復(fù)完畢，那么立刻就做。 如果你覺得一封郵件不能依靠簡(jiǎn)短而直白的答復(fù)來解決，那么這樣的問題最好線下解決，或者干脆打個(gè)電話。,2020/8/13,21,秘訣 2c 任務(wù)完成之前回復(fù)相關(guān)問題,如

8、果有人發(fā)送電子郵件給你，要求你完成某事，遵照如下方式迅速地做出回應(yīng)： 著手行動(dòng)之前，你需要明確的問題。 詢問任務(wù)收尾的截止日期。 你忙碌的程度以及自己認(rèn)為可以開始著手的時(shí)間。 根據(jù)任務(wù)的難易程度，對(duì)方下一次有可能收到你回復(fù)的時(shí)間,2020/8/13,22,秘訣 2c 任務(wù)完成之前回復(fù)相關(guān)問題,郵件回復(fù)范例： 我最近三個(gè)月都已經(jīng)排得滿滿的了。您能給我的截止日期是什么時(shí)候？如果到了九月份，您還有興趣讓我完成這項(xiàng)工作，那么那個(gè)時(shí)候再給我留個(gè)消息。,2020/8/13,23,秘訣 2d 別把已讀消息留在收件箱里,收件箱里的信息， 閱讀過一遍后就要做進(jìn)一步處理。 不要在看了一遍消息之后還把它們留在那里，

9、然后回頭再看一遍。 重復(fù)同一操作就是在浪費(fèi)時(shí)間。,2020/8/13,24,秘訣 3 打造高效郵件,低效的電子郵件具有的特征： 發(fā)件人的目的不夠明確 難以發(fā)現(xiàn)最重要的信息 內(nèi)容冗長(zhǎng)可讀性又差 如果往來的郵件都能夠一語(yǔ)中的、不夾雜無(wú)用的信息，那將節(jié)省多少時(shí)間？,2020/8/13,25,秘訣 3a 撰寫一封新郵件,明確你的目的 使用有信息含量的標(biāo)題 盡量簡(jiǎn)潔 幫助郵件“瘦身” 為完整的回復(fù)創(chuàng)造便利 讓每個(gè)人都清楚他們?yōu)槭裁磿?huì)收到郵件 別忘了附件,2020/8/13,26,秘訣 3a 撰寫一封新郵件,每一封電子郵件都應(yīng)該有一個(gè)明確的目的。要么你要傳達(dá)一些信息，要么就是要求收件人采取某種行動(dòng)。 撰寫

10、郵件目的不夠明確，那就請(qǐng)先不要?jiǎng)庸P。 如果你希望邊撰寫邊捋清你的思路，那可以把郵件發(fā)送給自己。,2020/8/13,27,秘訣 3a 使用有信息含量的標(biāo)題,Hi！ 想告訴你 能幫我一個(gè)忙么？ 重要信息！,明天經(jīng)理級(jí)別會(huì)議的議程 關(guān)于周一演講的幾個(gè)問題 問：能否在文章中引用您的話？ 僅供參考：周四外出 請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)提議過的重新設(shè)計(jì)的布局發(fā)表意見 重要信息：下午三點(diǎn)之前務(wù)必發(fā)送合同傳真,前綴詞（僅供參考、請(qǐng)求、重要信息）可以幫助收件人大概了解郵件內(nèi)容。 如果郵件里包含多項(xiàng)請(qǐng)求，或者是跟多個(gè)主題相關(guān)的信息，那就分幾個(gè)單獨(dú)的 郵件來往發(fā)送。,2020/8/13,28,秘訣 3a 盡量簡(jiǎn)潔,撰寫電子郵件的

11、目的不是為了自說自話，而是從對(duì)方那里獲得自己想要的回應(yīng)。 電子郵件越短，人們就越愿意去讀，從而你的請(qǐng)求就越有可能實(shí)現(xiàn)。,2020/8/13,29,秘訣 3a 幫助郵件“瘦身”,如果需要照片附件，確定已經(jīng)將照片旋轉(zhuǎn)到正確的方向并且調(diào)整了大小。 不要假設(shè)每個(gè)人都能讀取HTML格式的郵件。 不要假設(shè)郵件的格式在對(duì)方的郵件系統(tǒng)里和你這里完全相同，所有的郵件程序?qū)π畔⒌淖x取格式都有所不同。 在一些郵件程序中，很長(zhǎng)的網(wǎng)址將會(huì)被自動(dòng)換行，從而無(wú)法直接點(diǎn)擊。發(fā)送郵件之前，可以使用短址服務(wù)。,2020/8/13,30,秘訣 3a 為完整的回復(fù)創(chuàng)造便利,貝奇，你好： 周二你發(fā)送的郵件我收到了，謝謝！會(huì)議室的房間號(hào)

12、是多少？看來我得開車去，而不能坐火車了。我是否需要一個(gè)停車證？還有，我的PPT文檔存在筆記本電腦里，你那兒有沒有投影儀可以使用，還是要我自己帶一個(gè)過去？,貝奇，你好： 周二你的會(huì)議我基本上已經(jīng)準(zhǔn)備好了。還有幾個(gè)問題想和你確定一下： * 會(huì)議室的房間號(hào)是多少？ * 如果我開車去，怎么才能領(lǐng)到停車證？ * 有沒有可以連接筆記本電腦的投影儀？,2020/8/13,31,秘訣 3a 讓大家都清楚為什么收到郵件,收件人：Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck 主題：6月18日員工午宴確認(rèn)信 我們?cè)?Lotties 酒店預(yù)訂了一間能容納40人的會(huì)議室，時(shí)間是6月

13、18日，星期二，下午一點(diǎn)。 VD：當(dāng)天班車是否可用？請(qǐng)告知 Kyran。 KD：請(qǐng)?jiān)?號(hào)之前給全體員工群發(fā)邀請(qǐng)信，包括簡(jiǎn)要路線和班車信息。 LC：順便說一句，我們每周例會(huì)只能暫時(shí)取消一次。,2020/8/13,32,秘訣 3a 別忘了附件,文件請(qǐng)見附件， 這句話我們很容易寫出來，但卻經(jīng)常忘記添加附件。,2020/8/13,33,秘訣 3b 回復(fù)郵件,對(duì)應(yīng)每個(gè)問題按行回復(fù) 任務(wù)請(qǐng)求 舉例說明 不要實(shí)時(shí)回復(fù) 試著通過其他方式溝通 知道何時(shí)何事不該說,2020/8/13,34,秘訣 3b 對(duì)每個(gè)問題按行回復(fù),你好，貝奇： Rich Jones 寫道： * 會(huì)議室的房間號(hào)是多少？B座316房間 * 如

14、果我開車去，怎么才能領(lǐng)到停車證？停在西區(qū)，在入口處告訴他們你的名字，保安會(huì)給你一個(gè)訪客出入證。 * 有沒有可以連接筆記本電腦的投影儀？有的，我們技術(shù)部的同事會(huì)幫你設(shè)置妥當(dāng)。到時(shí)候見。,2020/8/13,35,秘訣 3b 任務(wù)請(qǐng)求,主題：請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)重新設(shè)計(jì)的布局方案發(fā)表看法 您覺得新的字體和背景如何？,主題：回復(fù)：請(qǐng)求：請(qǐng)對(duì)重新設(shè)計(jì)的布局方案發(fā)表看法 Tamasa Smith 寫道：您覺得新的字體和背景如何？可不可以先發(fā)給我一個(gè)新方案的鏈接？還有，發(fā)表看法的截止時(shí)間是什么時(shí)候？,2020/8/13,36,秘訣 3b 舉例說明,如果收到的郵件寫得很糟糕，那不妨用實(shí)例引導(dǎo)一下對(duì)方。 把不明確的標(biāo)題

15、重新編輯一下。 把不分段的郵件正文簡(jiǎn)單分段，并且分行回復(fù)。 “就目前來看，我下一步應(yīng)該怎么做？” “聽起來不錯(cuò)！”,2020/8/13,37,秘訣 3b 不要實(shí)時(shí)回復(fù),電子郵件并非即時(shí)通訊工具， 因此也不應(yīng)該以實(shí)時(shí)的方式使用它們。 比較合適的做法是設(shè)定一個(gè)合理的最長(zhǎng)回復(fù)時(shí)限，比如說，工作日的時(shí)候一般 46 個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)郵件，最遲也會(huì)在 2448 個(gè)小時(shí)之內(nèi)回復(fù)。,2020/8/13,38,秘訣 3b 試著通過其他方式溝通,發(fā)件人的表情、聲音、語(yǔ)調(diào)都沒法用郵件來表達(dá)，很多時(shí)候會(huì)，郵件里的意思也會(huì)被曲解。 一些比較復(fù)雜或者敏感的問題，不適合通過電子郵件來溝通。要掌握好尺度，明白什么時(shí)候應(yīng)該立刻拿

16、起電話打給對(duì)方或者直接面談，面對(duì)面地解決問題。,2020/8/13,39,秘訣 3b 知道何時(shí)何事不該說,請(qǐng)記住，當(dāng)你難過、情緒不穩(wěn)、緊張、疲勞、饑餓、醉酒或者在其他各種狀態(tài)不佳的時(shí)候，不要去寫郵件。 如果一封郵件有什么讓你困擾，或者覺得會(huì)引起麻煩，那么先寫在一個(gè)文本文件中，保存起來，給自己一點(diǎn)時(shí)間仔細(xì)想想，然后再回頭去修改這封郵件。,2020/8/13,40,秘訣 4 突出顯示直接發(fā)送給你的信息,專門發(fā)送給我的郵件 不是唯一發(fā)送給我的郵件,2020/8/13,41,秘訣 5 使用一次性的郵件地址,基于WEB的公共郵件地址 多域名電子郵件地址,2020/8/13,42,秘訣 6 掌握郵件搜索,搜索語(yǔ)法 將搜索