高效的時(shí)間管理.ppt

1、高效時(shí)間管理,現(xiàn)狀 障礙 前提 觀念 關(guān)鍵 技巧 行動(dòng),+,常見的浪費(fèi)時(shí)間的行為示例,1、自我因素： 混亂 拖延 授權(quán)不足 個(gè)人需求（社會(huì)交往、社會(huì)接受度、完美度、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避） 2、環(huán)境因素： 訪客 電話 郵件 等候 會(huì)議 危機(jī) 上司決策失誤,病因,授權(quán)不足 猶豫不決 半途而廢 故意縱容 擔(dān)心遺忘,對(duì)策,該扔則扔 不要移師暗處 不放無(wú)關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,為什么拖延？,喜歡做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花費(fèi)時(shí)間少的事情,已排定時(shí)間的事情,資料齊全的事情,經(jīng)過(guò)籌劃的事情,別人的事情,有趣的事情,

2、緊急的事情,不喜歡做的事情,不熟悉的事情,難做的是事情,花費(fèi)時(shí)間多的事情,未排定時(shí)間的事情,資料不齊全的事情,未經(jīng)籌劃的事情,自己的事情,枯燥的事情,不緊急的事情,對(duì)策,切香腸法，各個(gè)擊破，逐步解決 用平衡表分析，對(duì)比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛(ài)拖延的思維方式 避免過(guò)分的追求完美,授權(quán)有道,管理是通過(guò)他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責(zé)。,給誰(shuí)授權(quán)？,下屬、同事、上級(jí) 外部資源 其他：設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、流程、培訓(xùn)等,哪些事情可以授權(quán)？,管理者親自履行的工作 管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙 管理者可以履

3、行，但部屬若有機(jī)會(huì)也可代行 必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助 必須由部屬履行,授權(quán)為什么困難？,擔(dān)心部屬做錯(cuò)事 擔(dān)心部屬表現(xiàn)太好 擔(dān)心喪失對(duì)部屬的控制 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作 找不到適當(dāng)?shù)牟繉偈跈?quán),如何授權(quán)？,瓶頸多半位于瓶的上端,溝通技巧不佳 令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控） 干擾部屬的工作 過(guò)分挑剔細(xì)節(jié) 縱容或無(wú)視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性,高效時(shí)間管理的前提,積極的心態(tài) 使命與目標(biāo),持 續(xù) 成 熟 模 式 圖,獨(dú) 立 （我）,公眾成功,個(gè)人成功,依賴（你）,互賴（我們）,3）要事第一,1）主動(dòng) 積極,2）以終 為始,4）雙贏思維,5）知彼 解己,6）統(tǒng)合 綜效,7

4、）不斷更新,主動(dòng)積極的理解,受 制 于 人,主 動(dòng) 積 極,刺 激,反 應(yīng),刺 激,反 應(yīng),選擇的自由,自 覺(jué),想象力,良 知,獨(dú)立意志,刺激,目標(biāo)能喚起你最高尚的才能,自己的 切合實(shí)際的 書面的 可衡量的 有時(shí)限的 平衡和諧的,下年目標(biāo),3-5年目標(biāo),10年目標(biāo),20年目標(biāo),人生目標(biāo),目標(biāo)金字塔,使命宣言,角色,目標(biāo),每日目標(biāo),每周目標(biāo),月度目標(biāo),季度目標(biāo),年度目標(biāo),目標(biāo)金字塔,每周目標(biāo),角色,目標(biāo),計(jì)劃,行事歷,授權(quán), 規(guī)劃長(zhǎng)期目標(biāo),使命宣言,角 色,目 標(biāo), 規(guī)劃每周目標(biāo),角 色,計(jì) 劃,目 標(biāo),行 事 歷,授 權(quán),為什么不做計(jì)劃？,過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易” 認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效 不了解

5、做計(jì)劃的好處 認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化 不止如何做計(jì)劃,四 代 時(shí) 間 管 理 理 論,第一代時(shí)間管理 -備忘錄型 第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時(shí)間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我 第四代時(shí)間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,什么是時(shí)間管理？,科學(xué)的選擇 藝術(shù)的平衡,有障時(shí)間管理的四種觀念,視時(shí)間為主宰：重形式不重實(shí)質(zhì)（歲月不饒人、時(shí)間是最好的試金石） 視時(shí)間為敵人：重效率不重效能（與時(shí)間賽跑） 視時(shí)間為神物：忘記時(shí)間 視時(shí)間為奴隸：工作狂,工作狂的害處,工作效率降低 養(yǎng)成拖延的習(xí)慣（珀金森定律） 可能導(dǎo)致工作的失敗,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能補(bǔ)拙？ 天黑就

6、吹口哨？ 欠缺時(shí)間管理的技能 顯示重要性 滿足烈士感 不知休閑的樂(lè)趣 逃避不愉快的家庭生活,時(shí)間管理的關(guān)鍵,優(yōu)先計(jì)劃管理,時(shí)間管理通則,把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問(wèn)李愛(ài)菲,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細(xì)枝末節(jié) -哥德,優(yōu)先矩陣分類表：,偏重各類事務(wù)的結(jié)果：,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴(kuò)大M1,盡量減少M(fèi)3事情,多投資時(shí)間在M2,盡量避免M4

7、事情,優(yōu)先矩陣,事關(guān)重大者不可受制于細(xì)枝末節(jié) -哥德,高 效 能 組 織,緊 急 不 緊 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,4代時(shí)間管理的著眼點(diǎn),第一代：易有成就感，但沒(méi)有“優(yōu)先”觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標(biāo)追求，但一、三類事務(wù)耗時(shí)較多 第四代：承認(rèn)人比事重要，我比別人重要，針對(duì)個(gè)人獨(dú)有的使命，幫助個(gè)人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務(wù)的完成。,如 何 處 理 高 價(jià) 值 活 動(dòng),讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。 堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最

8、終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。 將大項(xiàng)目分解，逐步完成。 高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段 獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。,如 何 處 理 低 價(jià) 值 的 活 動(dòng),授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。 降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。 學(xué)會(huì)放棄既沒(méi)有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。 將它們匯總，集中時(shí)間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,知 識(shí) (做什么,為何做),習(xí) 慣 的 建 立,知識(shí) （做什么、為何做）,意 愿 (想要去做),技 能 (怎么做),習(xí) 慣,現(xiàn)在就做,立即行動(dòng),找出一件一直為你所忽略，但是會(huì)對(duì)個(gè)人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來(lái)作為近程目標(biāo) 根據(jù)優(yōu)先矩陣估計(jì)自己化在這四類事務(wù)

9、上的時(shí)間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位，驗(yàn)證正確與否？你是否滿意自己運(yùn)用時(shí)間的方式？有沒(méi)有應(yīng)當(dāng)改弦易張之處？ 列舉可授權(quán)的事項(xiàng)及合適的授權(quán)對(duì)象，并付諸行動(dòng),規(guī)劃下一周的活動(dòng)，依據(jù)不同角色設(shè)立目標(biāo)，再把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，列入行事歷。一周后，檢討自己是否成功的把人生目標(biāo)和價(jià)值觀融入日常生活，意志是否堅(jiān)定？ 下定決心，以后每周固定規(guī)劃行事歷，并選擇一定時(shí)間來(lái)進(jìn)行。 設(shè)計(jì)合用的表格,時(shí)間管理的原則 1、應(yīng)有一張思考的床，不要窮忙、瞎忙、 無(wú)心的忙。 2、對(duì)不可控制的時(shí)間先行控制，并訂定 處理原則 3、養(yǎng)成事先規(guī)劃時(shí)間的習(xí)慣，依事情的 輕重緩急優(yōu)先順序妥善安排 4、定期研討工作內(nèi)容與時(shí)間安排

10、，如何 改進(jìn)并提升效率 5、心無(wú)旁騖地在一段時(shí)間內(nèi)解決一件事 情 6、有效運(yùn)用每天的黃金時(shí)間,自我檢查 1、我是否難以說(shuō)清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一個(gè)無(wú)法再拖延的問(wèn)題？ 3、我是否做了實(shí)際上不需要做的事？ 4、我是否常常越權(quán)處理？ 5、我是否往往對(duì)某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時(shí)間？ 6、我是否難以按時(shí)赴約？ 7、我是否經(jīng)常會(huì)忘記接下去準(zhǔn)備做的事？,8：0010：00 ： 10：0012：00 ： 13：0015：00 ： 15；0016：00 ： 16：0018：00 ：。,時(shí)間管理三步曲 1、記錄自己的時(shí)間，追蹤流向， 診斷并分析時(shí)間運(yùn)用的狀況 2、訂定目標(biāo)并擬訂計(jì)劃，使時(shí) 間的應(yīng)用更具

11、效用 3、切實(shí)執(zhí)行計(jì)劃，研究造成時(shí) 間浪費(fèi)的因素及因應(yīng)之道改 掉浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣，成為掌 握時(shí)間的主人,時(shí)間計(jì)劃表 工作 起止時(shí)間 使用時(shí)間 優(yōu)先順序 備注,良好計(jì)劃的好處 1、充分利用企業(yè)的有限資源，發(fā)揮最 大的效能 2、預(yù)測(cè)問(wèn)題，防范事端于未然 3、事情推展前，做有效溝通，讓其他 部門了解我們需要的協(xié)助，也同時(shí) 了解我們能為他們做些什么 4、協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性 5、避免不必要的重復(fù)，減少無(wú)謂的浪 費(fèi) 6、建立優(yōu)先順序，按部就班，不趕工， 不加班,節(jié)約時(shí)間的方法 1、列清單 2、處理文書工作 （歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄） 3、個(gè)人記事 4、有序排列、擺放物品及文件 5、采用便捷方法,授權(quán)時(shí)應(yīng)注

12、意 1、有一套制度用以監(jiān)督管理 2、你選擇的人務(wù)必是心甘情愿，并且有能力 3、教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì) 4、確定他們有必要的工具和支援供給，以便 完成工作 5、鼓舞部屬，促使部屬保持積極與熱誠(chéng)的態(tài) 度 6、授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事，也要 分配容易做的事 7、不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人,完全時(shí)間管理,1、事先周詳?shù)挠?jì)劃 2、排定工作的優(yōu)先順序 3、設(shè)定長(zhǎng)短程目標(biāo) 4、訂定每日工作計(jì)劃 5、挑戰(zhàn)效率最高點(diǎn) 6、學(xué)習(xí)分配工作 7、今日事今日畢 8、避免分散注意力 9、將阻礙減到最低 10、培養(yǎng)說(shuō)“不”的能力 11、應(yīng)付突發(fā)狀況 12、隨時(shí)檢視,第一類 是所有能夠帶來(lái)新利潤(rùn)點(diǎn)

13、、增加營(yíng)業(yè)額的工作 第二類 是為了維持現(xiàn)有狀態(tài)，或使現(xiàn)有狀態(tài)能夠持續(xù)下去的一切工作 第三類 包括所有必須去做、但對(duì)企業(yè)和利潤(rùn)沒(méi)有明顯價(jià)值的工作,學(xué)會(huì)把你的工作分類,在完成所有第一類工作之前，不開始第二類工作，而且在全部完成第二類工作之前，絕不著手進(jìn)行任何第三類的工作,設(shè)定優(yōu)先次序，可將事情分為五類 A = 必須做的事情 B = 應(yīng)該做的事情 C = 量力而為的事情 D =可以委托別人去做的事情 E =應(yīng)該刪除的工作 最好大部分的時(shí)間都在做A類及B類的事。,學(xué)會(huì)把你的工作再次細(xì)分類,固定的新電話溝通量 電話跟進(jìn) 準(zhǔn)備溝通資料-通用的 準(zhǔn)備溝通資料-個(gè)案的 電話溝通信息整理 團(tuán)隊(duì)成員間溝通 客戶拜

14、訪 ,發(fā)傳真、郵件 維護(hù)已有的客情關(guān)系 部門例會(huì) 文案性工作 信息搜集 新知識(shí)的接納吸收 被委派的其他臨時(shí)事宜 ,分析員一天的工作,做好時(shí)間規(guī)劃的一個(gè)重要指導(dǎo)原則是“確保重點(diǎn)，照顧一般”。貫徹這一原則可運(yùn)用帕雷托原理，即我們常說(shuō)的二八法則 關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)比率約為二比八 銷售人員根據(jù)“二八法則”對(duì)自己的時(shí)間和精力進(jìn)行安排，就是以80的時(shí)間去對(duì)付20的重點(diǎn)客戶（A類客戶），以20的時(shí)間去對(duì)付80的次要客戶（B類和C類客戶），即在銷售中貫徹“確保重點(diǎn)，照顧一般”的原則,80/20原則,美國(guó)的管理學(xué)家唐納德伯納姆在他的名著提高生產(chǎn)效率中提出了提高效率的三原則，即當(dāng)你處理任何工作時(shí)必須自問(wèn)： 能不能取消它？ 能不能與別的工作合并？ 能不能用簡(jiǎn)便的東西代替它？,提高效率的3個(gè)原則,有效的時(shí)間管理/效率提升的方法,把所有工作，依重要性順序排列 工作前列出本日的工作計(jì)劃和達(dá)成效果 準(zhǔn)備好相應(yīng)的工作材料 善于利用時(shí)間管理的工具，軟件、工作計(jì)劃、手機(jī)提醒以免疏忽遺漏