會(huì)議主持技巧ppt課件

1、會(huì)議主持技巧,第五章,1,1.會(huì)議主持人的素質(zhì) 2.秘書如何主持會(huì)議,教學(xué)目標(biāo),2,思考：,開好一次會(huì)議，作為秘書人員應(yīng)考慮哪些因素？,3,參考答案：,安排最佳的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn) 選擇合適的會(huì)議形式 制訂明確而詳細(xì)的會(huì)議議程和日程 會(huì)場布置科學(xué)合理 必要的會(huì)場視聽支持 安排有效的主持人,4,好的開始是成功的一半！,會(huì)前準(zhǔn)備非常重要。尤其是一些后勤工作。,5,案例：小張負(fù)責(zé)公司每月銷售會(huì)議的后勤工作。為了讓會(huì)議舉辦成功，他擬了一張準(zhǔn)備事項(xiàng)的清單。左欄中，他列出了主要工作，右欄中列出了應(yīng)認(rèn)真確認(rèn)的事項(xiàng)。此案例給你什么啟發(fā)？,6,啟發(fā)：,良好的會(huì)議主持效果，不僅僅靠主持人，它與會(huì)議準(zhǔn)備工作息息相關(guān)。凡

2、事預(yù)則立，不預(yù)則廢。準(zhǔn)備工作一定要充分，要反復(fù)檢查，不能有任何疏漏。（比如話筒有故障，就影響了會(huì)議效果）,7,第一節(jié) 會(huì)議主持人的職責(zé)和素質(zhì),一、會(huì)議主持人的職責(zé) 1.讓與會(huì)人員了解開會(huì)的意圖； 2.有效地操作，順利推進(jìn)會(huì)議議程。,8,二、主持會(huì)議的一般程序：,1.如有必要，進(jìn)行自我介紹 2.致歡迎詞 3.如有必要，介紹嘉賓或領(lǐng)導(dǎo) 4.宣布會(huì)議的目的和注意事項(xiàng) 5.介紹會(huì)議議程。按照議程推進(jìn)會(huì)議，如請領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告，對領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、演講做出恰如其分的評價(jià)，組織小組討論等 6.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)宣布會(huì)議結(jié)束,9,Page 10,三、成功的會(huì)議主持人應(yīng)具備的條件,1.自信的態(tài)度 2.豐富的知識(shí) 3.流暢的表達(dá)

3、 4.幽默的語言 5.機(jī)智的應(yīng)變 6.良好的形象,10,四、主持人在會(huì)議中的角色扮演,1.內(nèi)容的串聯(lián)者 2.氛圍的掌控者 3.計(jì)劃的執(zhí)行者 4.主題的引導(dǎo)者,主持人是會(huì)議的靈魂,11,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),1.注意形象與禮儀。穿著得體，舉止適當(dāng)，精神飽滿，聲音宏亮。語言生動(dòng)、流暢、準(zhǔn)確，簡明扼要，口齒清晰，思維敏捷，充滿激情。主持人宏亮的聲音，會(huì)立即反映出他（她）的朝氣、信心和魄力，有一種無形的感染力。注意一些細(xì)節(jié)，如，態(tài)度莊重而親和；杜絕口頭禪；不指手劃腳，不抽煙，不玩手上的鉛筆，不搔頭。有些事情看起來很小，但易分散與會(huì)者的注意力，影響主持人的威信。,12,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),注意自己的站

4、姿或坐姿。站立主持時(shí)，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。如果持稿主持，則右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂；雙手持稿時(shí)，稿與胸齊高。坐著主持會(huì)議時(shí)，身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼等不雅動(dòng)作。,13,Page 14,主持人形象的要求：,職業(yè) 端莊 不可過于搶眼,14,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),2.作風(fēng)要民主。提倡百家爭鳴，切忌一言堂。能將其中的精華吸收到自己的總結(jié)中來。 3.力爭解決問題。 4.注意發(fā)揮各個(gè)與會(huì)者的個(gè)性，適當(dāng)鼓勵(lì)和贊美他人。,15,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),5.對發(fā)生沖突的與會(huì)者加強(qiáng)引導(dǎo)。會(huì)議是一個(gè)群體進(jìn)行討論，有時(shí)會(huì)偏離會(huì)議的主題，甚至產(chǎn)生意見分歧和某些沖突

5、。在這種情況下，會(huì)議主持人應(yīng)避免與他們直接發(fā)生語言沖突，否則會(huì)議就會(huì)陷入僵局。主持者最好鼓勵(lì)和夸獎(jiǎng)在先，然后再良言苦口，在委婉而禮貌的提醒中，使討論控制在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi),16,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),6.把握會(huì)議節(jié)奏，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和散會(huì)。會(huì)議的時(shí)間不可太長。如果會(huì)議開得長，許多與會(huì)者一心想快點(diǎn)散會(huì)，將會(huì)對決議的通過采取無所謂的態(tài)度。因此，緊湊而有效的會(huì)議，一般不超過1個(gè)小時(shí)。 每個(gè)人的演講、發(fā)言時(shí)間要控制。因?yàn)槁牨娫趫?bào)告開始后的15-20分鐘、30-35分鐘容易產(chǎn)生注意力危機(jī)。按照國際慣例，正規(guī)會(huì)議的發(fā)言時(shí)間是10分鐘。各種儀式上的致辭不超過5分鐘。正式晚宴上的演講15分鐘左右。需要主持人有效地

6、加以控制。,17,漫畫,會(huì)議報(bào)告的層次： 1234 567840320（個(gè)）小意思,18,五、會(huì)議主持人的素質(zhì),7.避免自我炫耀。會(huì)議主持人態(tài)度要謙和，如果在會(huì)上吹噓自己的業(yè)績，以此抬高自己的威望，其結(jié)果必然會(huì)適得其反。一般情況下，與會(huì)者對自己所崇敬的人的心理狀態(tài)是，希望從他（她）的談吐中，得到如何做好工作的啟發(fā)，而不是想聽他（她）過去的輝煌成績。,19,Page 20,第二節(jié) 會(huì)議主持的技巧,會(huì)前,會(huì)中,會(huì)后,準(zhǔn)備充分,機(jī)智靈活,總結(jié)檢討,20,問：會(huì)議主持人何時(shí)進(jìn)入角色?,當(dāng)?shù)弥约簩?dān)任會(huì)議主持人時(shí),21,Page 22,一、會(huì)議主持人的會(huì)前準(zhǔn)備,1.工作準(zhǔn)備 2.自我準(zhǔn)備,22,Pag

7、e 23,1.工作準(zhǔn)備清單,明確目標(biāo),了解參會(huì)人員,了解會(huì)議形式,明確時(shí)間地點(diǎn),準(zhǔn)備主持人串詞,流程預(yù)演與檢視,23,Page 24,2.自我準(zhǔn)備：,心態(tài)準(zhǔn)備 形象準(zhǔn)備,24,Page 25,心態(tài)準(zhǔn)備：克服上臺(tái)恐懼癥,一般人在主持會(huì)議時(shí)緊張恐懼心理的表現(xiàn)： A.害怕出差錯(cuò) B.害怕丟面子 C.害怕不被人接受 D.害怕無法掌控局面,25,Page 26,緩解緊張恐懼的方法：,事前的演練 簡單的物理方法 熟悉場境 提示卡片 八成新的服飾,吳儀參加1991年中美知識(shí)產(chǎn)權(quán)談判,26,二、會(huì)中掌控的技巧,1.準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 2.歡迎與會(huì)人員，說明會(huì)議主題、議程 3.緊扣主題，按議程進(jìn)行 4.掌控氛圍 5.激發(fā)

8、與會(huì)者討論，但要控制局面 6.控制會(huì)議時(shí)間 7.處理發(fā)言的方式要公平，對事不對人,27,思考：如何杜絕和減少會(huì)議的遲到現(xiàn)象？,28,1.不妨把開會(huì)的時(shí)間定在“零頭時(shí)間”，而非完整時(shí)間。如，與其通知下午兩點(diǎn)整開會(huì)，不如通知在兩點(diǎn)零五分開會(huì)。因“零頭時(shí)間”給人一種“已經(jīng)遲到”的壓迫感，能加快與會(huì)者步向會(huì)場的腳步。 2.在會(huì)議記錄上寫下遲到者的名字，甚至予以公布。,29,3.在會(huì)議通知上提出“務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席”的要求。 4.會(huì)議召集人、單位領(lǐng)導(dǎo)以身作則，務(wù)必準(zhǔn)時(shí)，讓準(zhǔn)時(shí)成為一種“企業(yè)文化”。 5.準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì)。是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，是與會(huì)者最為關(guān)注的問題，很多主持人不能準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì)，令與會(huì)者不滿。,30,201

9、2年8月的一天，東莞某電子企業(yè)人力資源部考勤人員在公司門口排成一排。從早上8：00分開始，登記遲到人員。公司150人，有13名員工姍姍來遲，占比9%，其中最晚是生產(chǎn)部幾位班組長，8：50才到達(dá)。老板當(dāng)天緊急召開管理會(huì)議，在會(huì)議上進(jìn)行了不點(diǎn)名的嚴(yán)厲批評，并特別提醒公司中高層管理人員要注意以身作則。管理者如果遲到，由人力資源部當(dāng)天在前臺(tái)予以公示。根據(jù)心理學(xué)的規(guī)律，任何一項(xiàng)制度，如果發(fā)布命令者率先違反，就會(huì)出現(xiàn)“制度失靈現(xiàn)象”。所以，管理者率先垂范，則有利于形成公司員工的良好習(xí)慣。,31,秘書主持會(huì)議時(shí)，對偏離主題的討論，怎么引導(dǎo)？,32,“這個(gè)問題，讓我們聽聽他人的想法，再?zèng)Q定是否繼續(xù)討論。” “

10、聽起來，我們好像偏離了主題，我想回到小劉剛才所提到的問題，大家對他的建議，還有什么其他的想法?！?33,某些與會(huì)者因?yàn)槟承┴?fù)面情緒，可能是怒氣，煩惱，壓力等，不自覺地發(fā)泄出來，而對會(huì)議造成干擾。對此，作為主持人，秘書應(yīng)該如何引導(dǎo)？,34,可以這樣說： “小李，我理解你這陣子有些煩惱，或許我們可以在會(huì)后找個(gè)時(shí)間聊聊?！?35,Page 36,會(huì)中掌控：眼神的魅力,當(dāng)主持人望著與會(huì)者時(shí)，臺(tái)下的無數(shù)雙眼睛也會(huì)同時(shí)聚集到主持人身上，他們都在觀察著主持人。在即將開始演講的一剎那，與會(huì)者將會(huì)對主持人的精神、熱情、知識(shí)、學(xué)識(shí)、聲音、目光接觸、身體語言等各方面做出評價(jià)，最后形成對主持人的初步印象 與聽眾視線連

11、接在一起 目光要遍及每一聽眾 注意目光轉(zhuǎn)動(dòng)的方向 視線要停放在該停的地方,36,會(huì)中掌控：動(dòng)“手”主持,主持人與一般講話者不同，一般不需要太多的手勢。在一些小型會(huì)議進(jìn)行總結(jié)概括時(shí)，可以加入適當(dāng)手勢，但是動(dòng)作不能過大 克制不良的習(xí)慣性手勢 手勢大小應(yīng)和場所的空間成正比 手勢要與發(fā)言匹配，才能引發(fā)興趣,37,會(huì)中掌控：提高會(huì)議效率,緊扣主題 遵照流程 刪繁就簡 全程關(guān)注 重點(diǎn)提煉,38,思考：,1. 秘書經(jīng)常要主持一些小型會(huì)議。有效主持會(huì)議是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，秘書要經(jīng)常把自己的、同事的以及公司的目標(biāo)結(jié)合在一起，認(rèn)真琢磨，耐心十足地做好計(jì)劃。從以下陳述中，選出在主持會(huì)議過程中，運(yùn)用表述技巧所能獲得的價(jià)值。

12、A. 能處理會(huì)議過程中所發(fā)生的沖突 B. 能確定每個(gè)人都積極參與了會(huì)議 C. 能避免會(huì)議中的沖突,39,會(huì)議主持,正確答案：A、B 實(shí)際上，如果主持得好，會(huì)議就會(huì)更有效。所有的與會(huì)者都應(yīng)該參與其中，積極思考和討論，獲取需要的有價(jià)值的信息。,40,2.制訂會(huì)議須知，或者口頭宣布會(huì)場紀(jì)律時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮哪幾個(gè)方面的內(nèi)容？,41,可以從以下6個(gè)方面考慮： 1.嚴(yán)格遵守會(huì)議作息時(shí)間； 2.參會(huì)者不得隨意請人代替； 3.集中思考和討論，不隨便插進(jìn)與會(huì)議無關(guān)的事情； 4.不交頭接耳，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)，保持肅靜； 5.不隨便進(jìn)出會(huì)場； 6.保持會(huì)場潔凈，嚴(yán)禁吸煙。,42,第三節(jié) 會(huì)議主持詞,一、什么是會(huì)議主持詞 指

13、會(huì)議主持人在主持會(huì)議時(shí)，使用的帶有指揮性、引導(dǎo)性的講話。 一般大型或正規(guī)的會(huì)議都有會(huì)議主持詞，使用頻率較高。 會(huì)議主持詞要根據(jù)會(huì)議的安排，對有關(guān)內(nèi)容和事項(xiàng)作出說明，對一些重要問題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)講話作出簡明扼要的評價(jià)，并對會(huì)后如何貫徹落實(shí)會(huì)議精神提出要求、布置任務(wù)。,43,1.附屬性主持詞是為領(lǐng)導(dǎo)講話、重要文件服務(wù)的，要與會(huì)議內(nèi)容相協(xié)調(diào)。不能隨意發(fā)揮。主持詞只起陪襯作用，不能喧賓奪主。 2.篇幅短篇幅一般不長。要抓住重點(diǎn)，提綱挈領(lǐng)。,二、會(huì)議主持詞的特點(diǎn),44,3.語言實(shí) 語言平實(shí)、莊重、簡明、確切。開門見山，直入主題，說明什么，強(qiáng)調(diào)什么，提倡什么，反對什么，有什么要求、建議和意見，一清二楚，

14、切忌含糊其辭，模棱兩可。 一些小型會(huì)議，座談會(huì)、研討會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等，為了活躍會(huì)議氣氛，主持詞可以生動(dòng)、幽默、風(fēng)趣一些。,45,請同學(xué)閱讀教材85頁的主持詞，并點(diǎn)評其特點(diǎn),46,4.重頭尾 主持詞的主要部分：一是開頭的會(huì)議背景介紹（一開始就要吸引聽眾，注重第一印象）；二是結(jié)尾的會(huì)議總結(jié)、任務(wù)布置。 中間部分，只要簡單介紹會(huì)議議程即可。所以，撰寫主持詞，重點(diǎn)在開頭和結(jié)尾。,47,某大學(xué)從外校請來一名教授給學(xué)生做紅樓夢的學(xué)術(shù)報(bào)告，主持人是這樣介紹的：“同學(xué)們，據(jù)我所知，世界上專為某個(gè)作家成立而且其影響經(jīng)久不衰的學(xué)會(huì)只有兩個(gè)，一個(gè)是研究莎士比亞戲劇的莎學(xué)會(huì)，一個(gè)是研究中國曹雪芹紅樓夢的紅學(xué)會(huì)。紅樓夢是咱

15、們國家文化寶庫中的寶中之寶，是一部百讀不厭的優(yōu)秀著作。紅樓夢共一百二十回，數(shù)十萬字之巨，我們設(shè)想一下，生活當(dāng)中有沒有人真的把紅樓夢讀了一百遍？我告訴大家：有！今天我們請來的唐教授，一生癡愛紅樓夢，讀了不下一百遍，甚至能把其中的大部分內(nèi)容熟練地背出來。唐教授對紅樓夢很有研究，出版了六部專著，發(fā)表了四十多篇論文，是國內(nèi)外知名的紅教授。現(xiàn)在我們就歡迎唐教授來給大家講一講大學(xué)生如何欣賞紅樓夢?！?48,有些時(shí)候，主持人還兼有活躍會(huì)場氣氛，調(diào)動(dòng)聽眾積極性的重任，尤其是對與會(huì)者不太熟悉的主講人，對大家普遍關(guān)心的熱點(diǎn)問題，主持人若能巧妙地開個(gè)好頭，為主講人出場創(chuàng)造出良好的氣氛，就能倍增會(huì)議效果。 這段介紹有

16、三巧，第一，通過莎學(xué)會(huì)與紅學(xué)會(huì)的介紹，再一次喚起聽眾對紅樓夢的自豪之感和熱愛之情。第二，抓住“百讀不厭”這個(gè)成語，望文生義，設(shè)置懸念，然后亮出真相，令人肅然起敬。第三，把唐教授巧妙地說成“紅”教授，順理成章，既輕松幽默，又使人倍感親切。難怪主持人的話音剛落，聽眾的掌聲便如潮涌起。顯然，這掌聲是給唐教授的，但誰能說這中間沒有主持人的一半？,49,會(huì)議氣氛是否輕松愉快，決定于主持人的開場白，在會(huì)議開始的時(shí)候，主持人為了同與會(huì)者拉近距離，可以先介紹一下自己的情況，也可以讓與會(huì)者互相介紹，以便使他們互相認(rèn)識(shí)。有時(shí)，為了緩和會(huì)議的嚴(yán)肅氣氛，最好設(shè)計(jì)一個(gè)簡潔、貼切而幽默的開場白。 如果此次會(huì)議與以前的會(huì)議

17、內(nèi)容有關(guān)，主持人可簡要概述一下上次會(huì)議的結(jié)論。但不要忘記這次會(huì)議的重點(diǎn)，不讓自己的談話離題萬里。 要明確地說明此次會(huì)議所要討論的主題或要解決的問題。 指出此次會(huì)議的目的時(shí)，應(yīng)聲明已安排了緊湊的會(huì)議議程。,50,三、會(huì)議主持詞開頭部分舉例：,尊敬的各位來賓，各位領(lǐng)導(dǎo)，各位同事，大家上午好！ 今天我們大家聚集一堂，在這里隆重召開會(huì)議，目的是為了回顧過去一年來的工作成績，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好新一年的工作。首先，請?jiān)试S我介紹一下應(yīng)邀參加此次會(huì)議的嘉賓。這次會(huì)議的議程有?，F(xiàn)在，進(jìn)行大會(huì)的第一個(gè)議程，請公司總經(jīng)理做2014年工作報(bào)告。請大家以熱烈的掌聲表示歡迎！,51,稱呼要得體,是對到場所有來賓的稱呼，如“尊

18、敬的先生及夫人、女士們、朋友們”等,52,欣賞：酒店開業(yè)慶典儀式主持人串詞,（開場白） 尊敬的各位來賓，各位朋友，女士們，先生們： 金秋十月，清風(fēng)送爽。今天，四面八方的朋友匯聚在這里，都是為了慶祝一個(gè)共同的盛事，即無錫XXXX大酒店開業(yè)慶典儀式！ 鳳凰，是中華民族古老傳說中的鳥中之王，它雍容華貴，富貴吉祥。而今天，在我們龍城無錫，在欣欣向榮的XX區(qū)，迎來了鳳凰的到來！它就是我們即將開業(yè)的無錫XXXX大酒店！從此，龍飛鳳舞，互依互助，共圖大業(yè)，共創(chuàng)輝煌！它將引領(lǐng)我們，造就斑斕春秋，錦繡繁華！,53,10：28 （引詞） 這是青春的律動(dòng)，這是個(gè)性的張揚(yáng)，這是心靈的呼喚，這是生命的禮贊。 現(xiàn)在出場的

19、是，XXXX大酒店的員工服裝展示隊(duì)?？?！他們正邁著堅(jiān)定的步伐向我們徐徐走來，他們精神抖擻，氣宇軒昂，自信的笑容洋溢在臉上，在舉手投足間無不展現(xiàn)出XXXX非凡的氣質(zhì)。這是一個(gè)朝氣蓬勃的團(tuán)隊(duì)，是XX大酒店一道美麗的風(fēng)景線。這不僅僅是一次服裝的展示，更是XXXX大酒店風(fēng)貌的展示，是XX集團(tuán)活力的展示，是無錫酒店界的大展示！,54,10：38 尊敬的各位來賓，各位現(xiàn)場的朋友們，請?jiān)试S我宣布：無錫XXXX大酒店開業(yè)慶典儀式現(xiàn)在開始！讓我們用熱烈的掌聲，歡迎各位領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓入場就座！ 女士們，先生們，今天出席XXXX大酒店開業(yè)慶典儀式的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓有：以及市區(qū)各部、委、辦、局的領(lǐng)導(dǎo)，各級、各界、各部門、各兄弟

20、單位的賓客500人。下面讓我們以熱烈的掌聲有請：無錫XX集團(tuán)董事長為我們致賀詞。 特邀嘉賓致賀詞。,55,惲總的一番話，令我們倍感親切。惲總的平易近人，讓我們充分體會(huì)到XX集團(tuán)積極向上、自我進(jìn)取的精神。惲總的話雖沒有華麗的辭藻，但很平實(shí)，表現(xiàn)出的是一個(gè)真實(shí)的XX集團(tuán)，是一個(gè)朝氣蓬勃，一個(gè)處處以實(shí)際行動(dòng)為大家做實(shí)事的集體。同時(shí)也讓我們記住了一個(gè)謙虛謹(jǐn)慎、誠懇親切的XX董事長。而XX區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對XX大酒店的殷切期望，又使我們感慨萬分，深受裨益，充分體味到了XX 區(qū)繁榮背后的艱辛，國家對新區(qū)創(chuàng)業(yè)者的支持關(guān)愛和領(lǐng)導(dǎo)者對新區(qū)未來藍(lán)圖規(guī)劃的信心。讓我們再次以熱烈的掌聲向他們表示感謝！ 下面，讓我們熱烈歡迎：（剪彩貴賓）為XXXX大酒店開業(yè)剪彩！,56,10：58 女士們，先生們，這里是無錫XXXX大酒店開業(yè)慶典現(xiàn)場。洪亮震天的鑼鼓，歡騰活躍的舞獅，繽紛絢麗的禮花，烘托出了一個(gè)喜氣洋洋的熱鬧氣氛，點(diǎn)綴出了一個(gè)姹紫嫣紅的秋季盛景！這是XX人的盛事，這是無錫酒店界的盛典！讓我們共同慶祝這一盛事，讓我們共享這一美