任務商務談判前的準備過程.ppt

1、任務2 商務談判前的準備過程,掌握商務談判信息的收集和整理。 了解商務談判人員應具備的素質(zhì)。 學會制訂商務談判方案。 完成模擬談判的練習。,課程安排（分項任務） 2.1 商務談判調(diào)研 2.2 商務談判人員的配置 2.3 商務談判環(huán)境的配置 2.4 商務談判方案的制訂 2.5 模擬談判,2.1 商務談判調(diào)研,2.1.1 調(diào)研的目的,知己（熟悉本企業(yè)產(chǎn)品的優(yōu)勢，制訂出合理的價格，同時了解本行業(yè)的價格現(xiàn)狀和趨勢，以免對手在談判中用其他企業(yè)的價格來壓低你的報價。） 知彼（收集談判對手的信息，主要包括企業(yè)信息和談判代表信息兩個方面。企業(yè)信息：企業(yè)背景、企業(yè)規(guī)模、資金情況、信用等級、價格政策、行業(yè)地位、市

2、場份額；談判代表信息：職位、授權范圍、性格愛好、談判風格等） 知情（收集談判環(huán)境信息：政治穩(wěn)定性、經(jīng)濟政策、社會文化習俗、基礎設施條件、市場發(fā)展趨勢等）,2.1.2 調(diào)研的內(nèi)容商務談判信息,環(huán)境信息 市場信息 競爭者信息 談判對手信息 談判者自身信息,貝爾是一位卡車推銷員。一次，他向客戶推銷載重量大的卡車，沒想到他的競爭對手，專賣小馬力卡車的山姆也在場。山姆告訴這位客戶，他們從來不賣載重量大的卡車，操作麻煩還費油?？蛻袈犃擞行┆q豫，但是貝爾還是想說服客戶。他首先想知道賣方究竟是否有意購買大馬力的載重車，于是他采用了巧妙的方法來探知對方的想法。以下是他們的對話。 貝爾：你們那里是冬季比較長吧，如

3、果車在丘陵地區(qū)形勢，機器和車身承受的壓力是不是比正常情況下要大一些?。?客戶：是的。 貝爾：你冬天出車的次數(shù)比夏天多吧？ 客戶：是的，我們夏天的生意不是很好。 由此，貝爾知道了客戶的生產(chǎn)銷售有季節(jié)性差異這一特點。 貝爾：有時貨物太多，又在冬天的丘陵地區(qū)形勢，汽車是否經(jīng)常處于超負荷狀態(tài)？ 客戶：對，經(jīng)常會遇到這種情況。 貝爾：那么，你覺得是什么因素決定買一輛車值不值呢？ 客戶：當然要看使用壽命了。 這時，比爾已經(jīng)知道了對方買車時會比較留意質(zhì)量。于是，他說：“從長遠來看，一輛車總是超負荷，另一輛車從不超載，你覺得哪一輛壽命更長呢？” 客戶：當然是從不超載的那一輛了，但是我們的貨物量很大，每次又不能

4、少裝啊。,案例：收集信息的重要性,解析：本案例中，貝爾并不是漫無目的地問對方問題，而是有針對性地問。在不知不覺的提問過程中，已經(jīng)很巧妙地掌握了對方的重要信息，從而為談判成功奠定了基礎。,2.1.3 談判信息收集的渠道和方法,1.信息收集的渠道 計算機網(wǎng)絡 各種印刷媒介 廣播電視媒體 各種統(tǒng)計資料或調(diào)查報告 各種專業(yè)機構 各種會議 各方知情人士 2.收集信息的方法 調(diào)查法 觀察法 實驗法 訪問法 問卷法 咨詢法,評價信息（辨別信息的真實性、可靠性、重要性） 篩選信息（查重法、時序法、類比法、評估法） 對信息進行分類（項目分類法、ABC分類法、從小到大分類法） 保存信息（分類后歸檔保存，以便查閱）

5、,2.1.4 談判信息的整理和分析,2.2 商務談判人員的配置,個人談判（談判者單打獨斗，美國人喜歡用這種方式） 集體談判（發(fā)揮集體智慧，談判人員知識互補） 組建談判團隊的標準（有利于提高談判團隊的工作效率、有利于實現(xiàn)有效的管理幅度、有利于談判團隊人員之間的調(diào)換）,2.2.1 談判團隊的規(guī)模,2.2.2 談判團隊的人員構成,1.首席談判代表,素質(zhì)要求： （1）閱歷豐富，目光長遠。 （2）具有審時度勢、隨機應變和果斷決策的能力。 （3）擅長控制和協(xié)調(diào)談判團隊各成員的能力。 工作職責： （1）監(jiān)督談判的程序。 （2）掌握和控制談判的進程。 （3）聽取專業(yè)人士的意見和建議。 （4）協(xié)調(diào)談判團隊各成員

6、的意見。 （5）對于談判過程中的重要事項作出決定。 （6）代表組織簽約。 （7）匯報談判工作。 首席談判代表一般選擇那些富有實戰(zhàn)談判經(jīng)驗的談判專家。,工作職責如下： （1）同談判對手進行專業(yè)細節(jié)方面的磋商。 （2）修改草擬談判協(xié)議的有關條款。 （3）向首席談判代表提出解決專業(yè)問題的建議。 （4）為最后決策提供專業(yè)方面的論述。 技術精湛的專業(yè)人員在工程項目或科技項目的談判中有著至關重要的作用，他們專業(yè)技能精湛，可以發(fā)現(xiàn)雙方談判過程中的細節(jié)或漏洞，以免為己方帶來不可估量的損失。,2.技術精湛的專業(yè)人員,素質(zhì)要求： （1）熟悉經(jīng)濟理論及財務知識。 （2）掌握談判心理，熟悉談判策略和技巧。 （3）善于

7、表達和溝通，具備洞察對方心理的能力。 （4）掌握必備的商務禮儀，言談舉止得體大方。 工作職責： （1）闡明己方參加談判的愿望和條件。 （2）摸清談判對手的意圖和條件。 （3）找出雙方的分歧和差距。 （4）掌握該項談判總的財務狀況。 （5）了解談判對手在項目利益方面的期望實現(xiàn)的目標。 （6）分析修改中的談判計劃所帶來的收益變動情況。 （7）為首席談判代表提供財務方面的建議。 （8）在正式簽訂協(xié)議或合同前提供財務數(shù)據(jù)和財務分析報表。,3.業(yè)務熟練的商務人員,素質(zhì)要求： （1）有良好的法律基礎，掌握豐富的法律知識。 （2）熟悉經(jīng)濟法、合同法等相關法律。 工作職責： （1）確認談判對手的法人資格。 （

8、2）監(jiān)督談判在法律允許的范圍內(nèi)進行。 （3）檢查法律文件的真實性、準確性和完整性。,4.精通經(jīng)濟法的法律人員,素質(zhì)要求： （1）掌握多種語言，能正確進行解釋和溝通。 （2）能通過語言識別他人的心理和言外之意。 工作職責： （1）準確地傳達談判雙方的意見、立場和態(tài)度。 （2）緩解談判氣氛，挽救談判失誤。 （3）對于主談人的談話內(nèi)容如果覺得欠妥，可提示主談人，但必須以主談人的意見為最后意見。在國際商務談判中，翻譯人員還不能像外商表達翻譯的個人意見。,5.熟練業(yè)務的翻譯人員,素質(zhì)要求： （1）具有熟練的文字記錄能力。 （2）具有一定的專業(yè)基礎知識。 （3）具有較好的總結歸納能力和較強的記憶力。 工作

9、職責： 準確、完整、及時地記錄談判的內(nèi)容。,6.記錄人員,政治素養(yǎng)：維護國家的主權和利益，維護民族尊嚴，維護企業(yè)的利益。 團隊合作精神：發(fā)揮談判團隊各成員的優(yōu)勢，形成合力。 忠于職守，遵守職業(yè)準則：不假公濟私，不以犧牲企業(yè)甚至國家的利益而謀取私利，而應禮貌待人、誠心誠意、言而有信。 堅持平等互利：明確談判的最終目標是達成雙贏，不能以最大程度滿足己方利益為基礎而強迫對方讓步，而是堅持互惠互利。,2.2.3 談判人員的素質(zhì),1.道德素質(zhì),2.氣質(zhì)性格特征,氣質(zhì)： （1）膽汁質(zhì)：對對情緒的刺激非常敏感，意志容易動搖，沒有信心，往往寧可談判以失敗告終，也不愿意做成一筆勉強令人滿意的交易。 （2）多血質(zhì)

10、：熱情、有能力，適應性強，喜歡交際，精神愉快，機智靈活，能夠適應各種談判氣氛和環(huán)境，比較容易同對方相處，能夠活躍談判氣氛，在談判桌上往往趨于“關系型”。 （3）黏液質(zhì)：有耐久力，態(tài)度穩(wěn)重，不卑不亢，不愛空談，嚴肅認真，注意力不易轉移，因循守舊，對事業(yè)缺乏熱情。 （4）抑郁質(zhì)：辦事穩(wěn)妥可靠，做事堅定，能克服困難；但比較敏感，易受挫折，孤僻、寡斷，疲勞不容易恢復，反應緩慢，不圖進取。 性格：要求大方而不輕佻，爽快而不急躁，堅強而不固執(zhí)，謙虛而不虛偽，謹慎而不拘泥，幽默而不庸俗等。,3.知識素質(zhì)（T形知識結構）,橫向知識結構： （1）我國有關經(jīng)濟貿(mào)易的方針政策及我國政府頒布的有關法律和法規(guī)。 （2）

11、某種商品在國際、國內(nèi)的生產(chǎn)狀況和市場供求關系；價格水平及其變化趨勢的信息。 （3）產(chǎn)品的技術要求和質(zhì)量標準；有關國際貿(mào)易和國際慣例知識。 （4）國外有關法律知識，包括貿(mào)易法、技術轉讓法、外匯管理法及有關國家稅法方面的知識。 （5）各國、各民族的風土人情和風俗習慣。 （6）可能涉及的各業(yè)務知識、金融知識、市場營銷知識等。 縱向知識結構：,（1）豐富的專業(yè)知識，即熟悉產(chǎn)品的生產(chǎn)過程、性能及技術特點。 （2）熟知某種(類)商品的市場潛力或發(fā)展前景。 （3）豐富的談判經(jīng)驗及處理突發(fā)事件的能力。 （4）掌握一門外語，最好能直接用外語與對方進行談判。 （5）懂得談判的心理學和行為科學。 （6）了解談判對手

12、的性格特點等。 合格的談判人員應該是”全能型專家”，既通曉技術、商務、法律和語言，具備T形綜合知識，又能夠?qū)ｉL于某一個專業(yè)或領域。,6.身體素質(zhì),堅韌頑強的意志力 高度的自制力 良好的協(xié)調(diào)能力,5.禮儀素質(zhì),4.心理素質(zhì),2.2.4 談判人員的能力要求,能力包括智能和技能兩個方面。智能，是智慧和能力的統(tǒng)稱，即認識、理解客觀事物，并運用知識、經(jīng)驗等解決問題的能力，如觀察、記憶、想象、思考、判斷和決策等能力。技能，是指掌握和運用專業(yè)技術的能力，如市場調(diào)查與預測技術、計算技術、論辯技術、經(jīng)濟活動分析技術、商品檢驗技術等。,良好的語言駕馭能力。 運籌帷幄的能力。 一定的觀察能力。 隨機應變的能力。 創(chuàng)

13、造性思維的能力。,2.2.5 談判人員的合作與分工,談判中的合作：主要是確定不同情況下的主談人與輔談人，以及處理好他們之間的職責和相互配合的關系。 談判中的分工： （1）技術條款談判中，處于主談人地位的應該是專業(yè)技術人員，輔談人是經(jīng)濟人員和法律人員。 （2）商務條款談判中，側重的是商務方面，因此商務人員和經(jīng)濟人員應擔當主談人，而專業(yè)技術人員和法律人員則處于輔談人的位置，專業(yè)技術人員提供技術方面強有力的支持，給予密切的配合。 （3）法律條款談判中，在涉及合同中的某些具有專業(yè)性的法律條款談判時，主談人應該是法律人員，并對合同條款的完整性和合法性負有主要責任，其主要任務是從商務和法律的角度為技術主談

14、人提供咨詢意見，對主談人的觀點和意見提供支持。,2.3 商務談判環(huán)境的配備,2.3.1 談判會場和座次安排,1.談判會場的設施配置,談判的會場應選擇在距離談判人員住宿較近的地方，遠離鬧市區(qū)和街道，以免周圍嘈雜的環(huán)境影響到談判人員的情緒和談判能力的發(fā)揮。 談判的會議室首先應保持整潔、寬敞，光線充足，通風設備良好，并且要保證良好的通信設備，確保談判人員能方面地打電話、電報；其次還應配備類似黑板、掛圖等的視覺設備，以便談判雙方進行計算和圖表分析時使用；再次，除非雙方一致同意，否則不宜配備錄音設備，畢竟錄音設備有時反而會起到反作用，使談判雙方不能暢所欲言；第四，最好在舉行會談的會議室旁邊，備有一兩個小

15、房間，以供談判雙方洽商機密事情；最后，談判室旁邊或附近應設有休息室，以供雙方休息，放松一下緊張的神經(jīng)，緩和彼此的對立氣氛。 此外，房間內(nèi)的座椅要保證舒適，談判所需的茶水、飲料、煙灰缸、筆、記事本、文件夾等服務也應安排妥當。,2.談判座次的安排,橫桌式座次安排,豎桌式座次安排,主席臺,甲方,乙方,丙方,多邊談判主席式座次排列,2.3.2 接待條件,做好接待的準備工作 確定迎送規(guī)格：講求對等對口，以示尊重。 掌握抵達和離開的時間。,1.迎送 迎送是商務談判開始和結束的一項重要工作，事關談判能否順利進行，因此，迎送必須善始善終，切忌虎頭蛇尾。一方面，對應邀前來參加商務談判的人士無論是官方的人士、專業(yè)

16、代表團，還是民間團體、友好人士，在他們抵達時，一般要安排相應身份的人員前去迎接；另一方面，談判結束后，要安排專人歡送。,2.住宿的安排,商務談判的主場談判一方應當主動為對方安排住宿，一般應先征求對方對住宿的要求，然后再安排預定符合其要求的酒店，預定完成后要及時將酒店名稱、房間號碼和起止日期告訴對方。 客場談判一方應當事先與對方取得聯(lián)系，確定住宿問題，以避免抵達談判地點后再為住宿問題而奔波勞碌，耽誤談判準備的時間。,3.宴請,商務談判中的宴請也是談判接待的一項重要工作。宴請首先要確定宴請次數(shù)，一般一個談判周期以34次為宜，其中接風和送別各一次是必需的，另外一至兩次可以根據(jù)談判的實際情況而定。,2

17、.4 商務談判方案的制訂,2.4.1 談判方案的定義及作用,談判方案的定義：是指談判人員在收集和分析有關信息資料的基礎上，確定談判目標、談判程序、談判日程、談判策略等所作的設計和規(guī)劃，它為談判人員的行動指明了方向，是其行動的具體綱領。 談判方案的作用：,（1）制訂完談判方案后，就能使參與談判的各方人員做到心中有數(shù)，明確要努力的方向，按照方案的要求去開展談判工作。 （2）談判方案中會對談判各個階段參加談判的人員名單、談判議程和談判進度作出周密的安排，使復雜的談判工作在有效的組織和控制下順利進行，朝著既定方向發(fā)展。 （3）談判方案有助于衡量和檢查談判工作效果的好壞，同時，將談判的實際進展情況與談判

18、方案相比較，可以幫助談判人員總結經(jīng)驗，找出存在的問題，進而克服弱點，及時對談判方案加以修訂和完善，從而確保談判達成一致完整的協(xié)議。,2.4.2 制訂談判方案的程序,（1）成立談判小組，起草談判方案。起草談判方案時要從實際出發(fā)，考慮企業(yè)所要達到的目標。 （2）論證談判方案的可行性。這一步可以通過聘請有關機構、專家或本單位工作人員一起進行，這樣可以廣泛地征詢意見，有利于降低談判的風險。 （3）交集體討論后由主要負責人審批。,2.4.3 商務談判目標,談判目標實際上就是在談判中所要爭取的經(jīng)濟利益目標，任何一項談判都應當以既定的目標實現(xiàn)為導向。 制訂一個正確的談判目標，往往需要經(jīng)過反復的與現(xiàn)實目標對照

19、、修改，并綜合考慮如本企業(yè)的市場地位、競爭狀況、供求狀況等因素的影響，還要確保目標具有一定的彈性。,1.談判目標制訂的原則,（1）不能盲目樂觀地將全部精力放在爭取最優(yōu)期望目標上，而很少考慮談判過程中會出現(xiàn)的種種困難，造成束手無策的被動局面。談判目標要有一點彈性，定出上、中、下限目標，根據(jù)談判實際情況隨機應變，適時調(diào)整目標。 （2）所謂最優(yōu)期望目標不僅有一個，可能同時有多個目標，在這種情況下就要將各個目標進行排隊，抓住最重要的目標努力實現(xiàn)，而其他次要目標可讓步，降低要求。 （3）己方最低限度目標要嚴格保密，除參加談判的己方人員之外，絕對不可透露給談判對手，這是商業(yè)機密。如果一旦疏忽大意透露出己方

20、最低限度目標，就會使對方主動出擊，進而使己方陷于被動。,2.確定談判目標的層次,最優(yōu)期望目標 最低限度目標（綜合考慮價格水平、支付方式、交貨期限及罰金、保證期的長短等因素來確定該目標） 可接受目標,2.4.4 談判方案的內(nèi)容,談判方案的基本要求： （1）簡明、扼要。 （2）明確、具體。 （3）富有彈性。 談判方案的內(nèi)容： （1）確定談判議題：哪些問題是主要議題，要列入重點討論范圍；哪些問題是非重點問題；哪些問題可以忽略。這些問題之間是什么關系，在邏輯上有什么聯(lián)系；還要預測對方會提出什么問題，哪些問題是己方必須認真對待、全力以赴去解決的；哪些問題可以根據(jù)情況作出讓步；哪些問題可以不予討論。 （2

21、）規(guī)定談判期限：可長可短，但要具體、明確，同時又要具有一定的伸縮性，要能夠適應談判進程中的形勢突變。 （3）確定談判時間：考慮談判人員的身體狀況和情緒穩(wěn)定情況、談判的緊迫程度、準備的充分程度、談判期間的自然條件狀況、談判對手的情況等。 （4）確定談判地點：主場談判、客場談判、第三地談判。 （5）規(guī)定談判議程：何時舉行、何地舉行、哪些事項列入討論范疇、先后順序。 （6）制訂談判的策略。 （7）明確談判人員的分工與職責。 （8）談判成本測算。,2.4.5 談判方案的評價和選擇,（1）組織專門的評估人員，確定出評價的標準和方法。 （2）運用評價標準和方法對各個方案逐一進行分析和判斷，結合談判的具體內(nèi)

22、容和實際情況，擇優(yōu)選用。 （3）根據(jù)談判形勢的變化，分析可能產(chǎn)生的影響和不良后果，并估計其嚴重程度，進而制訂出應急措施，防患于未然。 （4）寫出評價報告，以備領導定案時參考。 （5）討論通過后進行定案。,2.4.6 談判方案的具體格式,1.標題 標題一般為：事由+文種，如關于引進某公司礦用汽車的談判方案、關于進口VCD的談判方案。 2.主體 主體包括以下兩項內(nèi)容。 （1）前言。說明談判雙方的情況及市場背景，寫明談判的總體構想。 （2）具體內(nèi)容。包括談判主題、談判目標、談判議程、費用預算、談判人員的組織、談判的策略和技巧等內(nèi)容。 （3）落款。主要注明日期和署名，即計劃書的編寫單位和編寫時間。,2

23、.5 模擬談判,2.5.1 模擬談判的含義和必要性,1.模擬談判的含義 模擬談判顧名思義就是指正式談判前進行的談判預演，即談判彩排，它是從己方談判人員中選出某些人扮演談判對手的角色，提出各種設想和臆測，從談判對手的立場、觀點、談判風格等出發(fā)，和己方談判人員進行談判的思想練習和實際表演。 2.模擬談判的必要性 （1）模擬談判能夠為談判人員積累實踐經(jīng)驗，積累心理方面和談判策略及技巧方面的知識，提高應對各種困難的能力。正確的想象練習不僅能故提高談判人員的獨立分析能力，對于心理準備、心理承受力、臨場水平發(fā)揮等方面都很有好處。 （2）檢驗談判方案的周密性和可行性。模擬談判就能夠全面地檢驗談判方案是否切實

24、可行，以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時對談判方案加以修正和調(diào)整。 （3）訓練和提高談判能力。由于模擬談判的對手是己方人員扮演的，對己方的情況十分了解，這時站在對手的立場上提出問題，就有利于發(fā)現(xiàn)談判方案中存在的錯誤，并且能夠預測對方可能提出問題的地方，以便事先擬定出相應的對策。,2.5.2 模擬談判的過程,1.擬定假設 擬定假設是根據(jù)某些既定的事實或常識將某些事物承認（即臆測）為事實，包括以下三種假設。 （1）對客觀環(huán)境的假設。 （2）對談判對手的假設。 （3）對己方的假設。 2.過程想象 談判前的想象練習應該按照談判順序進行，演習己方和對方面對面談判的一切情形，包括談判時的現(xiàn)場氣氛，對方的面部表情，

25、談判中可能涉及的問題，對方可能會提出的各種反對意見，己方的各種答復，各種談判方案的選擇，以及各種談判策略和技巧運用等。否則，想象練習是不完全的。 3.集體模擬 集體模擬是指將己方人員分成兩組，分別扮演真實談判中的己方與對手，按照事先制定的談判方案進行模擬演練。集體模擬可采用“沙龍”式或戲劇式兩種形式。,2.5.3 模擬談判的方法,1.列表模擬法 這是最簡單的一種模擬方法，一般適用于小型的、常規(guī)性的談判。其操作過程是：采用表格的形式，在表格的一方列出己方技術、經(jīng)濟、人員、策略等方面的優(yōu)缺點，以及對手的談判目標及策略，另一方則對應列出針對這些問題己方采取的措施。 2.討論會模擬法 第一步，企業(yè)組織

26、參加談判的人員和其他相關人員舉行討論會，請他們根據(jù)自己的經(jīng)驗，對本企業(yè)在此次談判中追求的經(jīng)濟利益、對方的可接受目標、對方可能采取的策略、己方采取的對策等問題展開討論，暢所欲言。第二步，專門請人就談判中可能發(fā)生的諸多情況，以及對方可能提出的問題等提出疑問，由談判團隊的成員一一加以解答。 3.全景模擬法 這種方法是指在想象談判全過程的基礎上，企業(yè)有關人員扮演不同的角色技能型的實戰(zhàn)性的排練，該方法一般適用于大型的、復雜的且關系到企業(yè)重大利益的談判。,2.5.4 模擬談判的總結,談判總結涉及各方面的內(nèi)容，只有通過總結，才能積累經(jīng)驗，吸取教訓，完善談判的準備工作。模擬談判的總結應包括以下內(nèi)容。 （1）對方的觀點、風格、精神。 （2）對方的反對意見及解決辦法。 （3）自己的有利條件及運用狀況。 （4）自己的不足及改進措施。 （5）談判所需情報資料是否