個(gè)人績效與時(shí)間管理.ppt

1、個(gè)人績效與時(shí)間管理,時(shí)間管理,第一部分：時(shí)間管理概念 第二部分：管理工具 第三部分：實(shí)務(wù)技巧,認(rèn)清現(xiàn)狀 傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念 第四代時(shí)間管理 時(shí)鐘+羅盤=時(shí)間管理,生產(chǎn)力金字塔 目標(biāo)、計(jì)劃、行動(dòng) 設(shè)立目標(biāo)（價(jià)值觀、斷言、角色） 時(shí)間管理 矩陣圖 均衡原理 重要的事先做“二八原則”,從辦公桌開始：文件分類、4D原則、授權(quán)原則 避免干擾 克服拖延 學(xué)會(huì)說“不” 從依賴到獨(dú)立,課 程 目 錄,時(shí)間管理,建立正確的時(shí)間管理觀念 基本原則 時(shí)間管理不是如何管理時(shí)間，而是個(gè)人管理 主要思維 時(shí)間包含在人與事務(wù)中 以自然原則為核心，超越傳統(tǒng)上追求更快、更有效。 主要流程 了解現(xiàn)狀 現(xiàn)代時(shí)間管理與傳統(tǒng)時(shí)間管理

2、建立正確的時(shí)間管理觀念,第一部分,時(shí)間管理,第一部分,現(xiàn) 狀,工作： 用一個(gè)詞描述你現(xiàn)在的工作環(huán)境,個(gè)人： 用一個(gè)詞描述你現(xiàn)在的個(gè)人生活,后果: 你對(duì)此有何感想？,時(shí)間管理,第一部分,測試：,1、 好象在有壓力的情況下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我認(rèn)為之所以沒有時(shí)間深刻思考問題，都是由于外界的匆忙和壓力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周圍的人或事慢吞吞地進(jìn)行時(shí)，總是感到很生氣。我討厭排隊(duì)。 0 1 2 3 4 4、 每當(dāng)要請(qǐng)假時(shí)，我總感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象總是從一個(gè)地方匆匆忙忙趕到另一個(gè)地方，從一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4

3、 6、 我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己把別人趕開，為的是自己有時(shí)間趕快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一離開辦公室?guī)追昼?，我就?huì)覺得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事時(shí)，我腦子里經(jīng)常想著另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在處理危機(jī)時(shí)我的狀態(tài)最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危機(jī)比爭取長期性的結(jié)果能給我?guī)砀鬂M足感。 0 1 2 3 4 11、我經(jīng)常要舍棄跟生活中最重要的人在一起的時(shí)間，去處理各種各樣的危機(jī)。 0 1 2 3 4 12、當(dāng)我不得不讓別人失望，放棄一些事情去處理危機(jī)時(shí)，我相信別人是會(huì)理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解決各種各樣的危機(jī)的過程中，我才能夠

4、感到每天的意義和目的。 0 1 2 3 4 14、我經(jīng)常邊工作邊吃飯。 0 1 2 3 4 15、我經(jīng)常想有一天我會(huì)去做我真正想做的事情。 0 1 2 3 4 16、每天下班時(shí)看著自己處理完的一大堆文件，我會(huì)覺得特別有成就感。 0 1 2 3 4,從不 有時(shí) 總是,時(shí)間管理,第一部分,一切隱性問題的癥狀,一定會(huì)出現(xiàn)一種可以預(yù)見的感受； 會(huì)成為你所有注意力的主要焦點(diǎn)； 能短暫消除所有痛苦和其他負(fù)面感覺； 能夠產(chǎn)生一種人為的自我重要、權(quán)威、控制、 安全、親密和成就的感覺； 會(huì)加重所要治療的問題和感受； 逐漸使正常機(jī)能退化；,時(shí)間管理,第一部分,（制變） Proactive VS （應(yīng)變） Reac

5、tive,制變 = 主動(dòng)選擇 + 承擔(dān)責(zé)任,時(shí)間管理,第一部分,時(shí)間管理,第一部分,N,時(shí)間管理,第一部分,羅盤 + 時(shí)鐘 = 時(shí)間管理,羅盤 方向、目標(biāo) 時(shí)鐘 時(shí)間,時(shí)間管理,第一部分,傳統(tǒng)的時(shí)間管理理論：,第一代理論：著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間 與精力。 第二代理論：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映到時(shí)間管理以注 意到規(guī)劃未來的重要。 第三代理論：依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐 日設(shè)定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間，精 力加以分配，爭取最高的效率。,第四代時(shí)間管理理論：,重要的事先做，兼顧重要性與急迫性 講求多方面平衡 改變思想而非改變行為,時(shí)間管理,第一部分,傳統(tǒng)觀念,時(shí) 鐘

6、速 度 日 程 表 效 率 管 理,現(xiàn)代觀念,羅 盤 方 向 關(guān) 系 角 色 效 能 領(lǐng) 導(dǎo),時(shí)間管理,第一部分,時(shí)間是串起過去、現(xiàn)在及未來的無數(shù)事件的連續(xù)線,構(gòu)成時(shí)間的基本元素是事件,時(shí)間管理的關(guān)鍵在于控制事件,事件經(jīng)由選擇,選擇以價(jià)值為基礎(chǔ)（排列優(yōu)先順序）,時(shí)間管理,第一部分,持續(xù)控制圖,不可控事件,可控事件,影響,控制,接受,時(shí)間管理,第一部分,正確的時(shí)間管理觀念：,過去、現(xiàn)在、未來,昨天是一張已被注銷的支票； 明天則是一張遠(yuǎn)期的本票； 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金，善用智慧，善用它吧！,時(shí)間管理,第二部分 管理工具,自然法則： 適當(dāng)?shù)卣瓶厥录梢蕴嵘^高的效率，并獲得內(nèi)心的平和。,時(shí)間管理

7、,第二部分,第二部分 管理工具,基本原則 效能來自平衡發(fā)展重要的人際關(guān)系、角色及活動(dòng) 主要思維 我可以選擇自己的未來及創(chuàng)作一個(gè)遠(yuǎn)景 重要的事決不要被不重要的小事所牽繞 我會(huì)將焦點(diǎn)放在重要性而非緊急性 我要在重要角色上力行重要目標(biāo)，來實(shí)現(xiàn)我的使命 主要流程 依你的使命宣言角色目標(biāo)及優(yōu)先次序來規(guī)劃每周的時(shí)間并逐日地實(shí)踐 以期望的結(jié)果及個(gè)人重要的價(jià)值觀，來前瞻引導(dǎo)我們的活動(dòng) 把焦點(diǎn)放在重要的事情上,時(shí)間管理,第二部分,生產(chǎn)力金字塔,計(jì)劃,行動(dòng),目標(biāo),時(shí)間管理,第二部分,設(shè)立目標(biāo),規(guī)劃長期目標(biāo),斷言,價(jià)值觀,角色,目標(biāo),規(guī)劃每周目標(biāo),角色,目標(biāo),計(jì)劃,行事歷 授權(quán),價(jià)值觀,時(shí)間管理,第二部分,自我選擇

8、的信念及想法 內(nèi)在的、主觀的、是“我們?nèi)绾慰词澜纭?受個(gè)人成長的歷程、社會(huì)及個(gè)人省思的影響,主 導(dǎo) 價(jià) 值 觀,我 們 的 最 高 原 則,確認(rèn) 優(yōu)化 闡明,時(shí)間管理,第二部分,斷 言,用意象來控制自己樹立目標(biāo)的過程 斷言是對(duì)事實(shí)的陳述 想象 X逼真 = 現(xiàn)實(shí) 斷言，觸發(fā)潛意識(shí)的工具 內(nèi)心的意想（精神境界）,時(shí)間管理,第二部分,寫斷言時(shí)需要遵守的原則： 1、第一人稱 2、現(xiàn)在時(shí) 3、有情感體驗(yàn) 4、在斷言的字里行間必須體現(xiàn)內(nèi)心的意象和自己的精神境界,時(shí)間管理,第二部分,記?。?只讀斷言 = 對(duì)潛意識(shí)的影響是10% 讀和想象 = 對(duì)潛意識(shí)的影響是55% 讀、想象和體驗(yàn) = 對(duì)潛意識(shí)的影響是100

9、%,角 色,時(shí)間管理,第二部分,角色：重要的/關(guān)鍵性的關(guān)系與責(zé)任,角色互補(bǔ) “自然”的角色源自信念 每個(gè)角色都具有對(duì)其他角色的責(zé)任 每個(gè)角色都包含四大需求,時(shí)間管理,第二部分,練習(xí)：1、請(qǐng)?jiān)谙铝锌瞻滋幪顚懝ぷ髦械娜齻€(gè)角色、生活中的三個(gè)角色 2、從工作生活中各找出一個(gè)角色，你如何做得更好，你最希望聽到 贊 美是什么？,生活中,生活中,工作中,工作中,時(shí)間管理,第二部分,原則,家庭,金錢,工作,名利,享樂,敵人,宗教,配偶,以 原 則 為 生 活 的 重 心,均衡原理：,時(shí)間管理,第二部分,練習(xí)：為自己設(shè)計(jì)一個(gè)平衡輪,列出你想在生活中改進(jìn)或變化 的領(lǐng)域：事業(yè)、精神、家庭、 健康、教育、心理、經(jīng)濟(jì)等

10、。 就每一個(gè)領(lǐng)域，描繪你所希望 的狀況。 如果你認(rèn)為在實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)的 過程中有障礙，那就描寫沒有 這個(gè)障礙時(shí)的情況。,時(shí)間管理,第二部分,先選擇目標(biāo)，后考慮方法,時(shí)間管理,第二部分,游戲：吸 管 插 土 豆,自然法則： 當(dāng)我們將自己的抉擇與內(nèi)心最重要 的東西協(xié)調(diào)一致，我們就會(huì)大幅度地 提高生產(chǎn)力，并感受到內(nèi)心的平和。,時(shí)間管理,第二部分,時(shí)間管理,第二部分,擬定人生目標(biāo)的原則 S_M_A_R_T_,時(shí)間管理,第二部分,計(jì)劃：將預(yù)先決定的事情寫出來。,吃 大 象 原 理,價(jià)值觀/使命/角色（為什么）,設(shè)立長期目標(biāo)（做什么）,制訂每周計(jì)劃（如何做）,把握今日最關(guān)鍵的事,時(shí)間管理,第二部分,優(yōu)先計(jì)劃

11、的結(jié)果,將控制帶進(jìn)你的生活 安排好你的工作、個(gè)人生活及社會(huì)活動(dòng) 避免“危機(jī)管理” 減少拖延和優(yōu)柔寡斷 處理缺憾 給予你一個(gè)可把握的工作負(fù)荷,時(shí)間管理,第二部分,優(yōu)先管理的核心,登記時(shí)間， 把每天要做的事情列一份清單； 確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做； 每天這么做。,時(shí)間管理,第二部分,4DS,D,D,D,D,時(shí)間管理,第二部分,自然法則： 計(jì)劃意味著將未來呈現(xiàn)在眼前， 以便現(xiàn)在就為將來添磚加瓦。,時(shí)間管理,第二部分,時(shí)間記錄,8：00-8：45 8：45-9：00 9：00-9：15- 9：15-9：30 9：30-9：45 9：45-10：00 10：00-10：15 10：15-10：30

12、 10：30-10：45 10：45-11：00 11：00-11：15 11：15-11：30 11：30-11：45 11：45-12：00 12：00-12：15 12：15-12：30 12：30-12：45 12：45-13：00,13：00-13：15 13：15-13：30 13：30-13：45 13：45-14：00 14：00-14：15 14：15-14：30 14：30-14：45 14：45-15：00 15：00-15：15 15：15-15：30 15：30-15：45 15：45-16：00 16：00-16：15 16：15-16：30 16：30-16：45

13、 16：45-17：00 17：15-17：30,時(shí)間管理,第二部分,優(yōu)先矩陣,緊 急,重 要,MI,MII,MIII,MIV,時(shí)間管理,第二部分,時(shí)間管理矩陣圖,重 要,不 重 要,緊 急,不 緊 急,I,II,III,IV,危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的任務(wù) 突發(fā)事件,不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的問題 迎會(huì)的活動(dòng),防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、目標(biāo)管理 休閑,煩瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng),時(shí)間管理,第二部分,I,II,III,IV,結(jié)果： 壓力 筋疲力盡 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,偏 重 于 第 一 類 事 務(wù)

14、,D,時(shí)間管理,第二部分,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 類 事 務(wù),結(jié)果： 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂,D,時(shí)間管理,第二部分,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 、四 類 事 務(wù),結(jié)果： 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人,D,時(shí)間管理,第二部分,I,II,偏 重 于 第 二 類 事 務(wù),結(jié)果： 有遠(yuǎn)見、有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī),D,時(shí)間管理,第二部分,高效能組織,重 要,不 重 要,緊 急,不 緊 急,I,II,III,IV,20% - 30%,50% - 60%,15 - 20%, 1%,時(shí)

15、間管理,第二部分,游戲：規(guī)范你的大石頭,時(shí)間管理,第二部分,M T W Th F Sa Su,傳統(tǒng)的時(shí)間安排,II,II,II,II,II,II,II,時(shí)間管理,第二部分,M T W Th F Sa Su,更有效的時(shí)間安排,II,II,II,II,II,II,I,I,I,II,II,II,II,I,II,時(shí)間管理,第二部分 管理工具,自然法則： 當(dāng)我們做重要的事情時(shí)，就不會(huì)被瑣碎的事所牽制。,時(shí)間管理,第二部分 管理工具,自然法則： 緊急的事不等于優(yōu)先的事， 緊急的事可能會(huì)擾亂優(yōu)先順序。,時(shí)間管理,第二部分 管理工具,重要的事先做 “二八原則”,%,%,A：Activities 活動(dòng) R: R

16、esults 結(jié)果,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,基本原則,主要思維,主要流程,贏回時(shí)間的關(guān)鍵是表示“要做的事較少”，而非更多。,確定采用你有辦法照做的目標(biāo)，支持你的優(yōu)先重要事項(xiàng)。 控制是個(gè)人的選擇。,你在這些重要的地方放的東西愈少，你對(duì)你直接環(huán)境的控制感愈大。 找尋使工作和生活有效率的方法 。 時(shí)時(shí)調(diào)整自己，你將極大提高你的生產(chǎn)力。,時(shí)間管理,第三部分,實(shí)務(wù)技巧,每日計(jì)劃,在你辦公室前， 計(jì)劃天的工作。,Plan the next d_ Before you l_ the office,時(shí)間管理,第三部分,實(shí)務(wù)技巧,大腦圖,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,授權(quán),授權(quán)的功能

17、授權(quán)的障礙 授權(quán)與交待的區(qū)別,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,授權(quán),授權(quán)與個(gè)人管理技巧的關(guān)系：,輸入,輸出,事必躬親者,輸入,輸出,管理者,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,有效授權(quán)的原則：,預(yù)期的結(jié)果 ：管理者與被管理者必須對(duì)預(yù)期的結(jié)果和時(shí)限進(jìn)行溝通，討 論的重點(diǎn)在成果，不在手段。 權(quán)利授予： 在指派工作的同時(shí)，管理者應(yīng)對(duì)部屬授予履行工作所需的 權(quán)利。授權(quán) 要有一定的限度，必須加以規(guī)范，不可太多， 也不能過度放任，以免違背了原則。 可用的資源：雙方確認(rèn)可用的人力、物力、財(cái)務(wù)、技術(shù)或其他資源。 責(zé)任的歸屬：管理者從事工作指派和授權(quán)后，仍然對(duì)部屬所履行的工作 的績效負(fù)全部責(zé)任。另一方面，為確保指派的工

18、作順利完 成，管理者在授權(quán)的時(shí)候必須為承受權(quán)利的部屬訂立完成 工作的責(zé)任。,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,授權(quán)的七步驟：,面談前：1、挑選你計(jì)劃授權(quán)的人（對(duì)他是不是一個(gè)成長的機(jī)會(huì)？） 2、先做好計(jì)劃 3、與被授權(quán)者談話，做授權(quán)談話時(shí)，要按照下列原則： A、清楚說明期望達(dá)到的結(jié)果 B、務(wù)使對(duì)方清楚了解規(guī)則與限制 C、務(wù)使對(duì)方清楚了解評(píng)估與標(biāo)準(zhǔn) 4、請(qǐng)他報(bào)告行動(dòng)計(jì)劃，注意聆聽。 面談后 5、與對(duì)方復(fù)閱一遍整個(gè)計(jì)劃，并得到你完全的同意。 6、支持他執(zhí)行該計(jì)劃 7、保持正向的追蹤，以確定達(dá)到期望的結(jié)果。 授權(quán)時(shí)讓對(duì)方覺得這是一項(xiàng)新挑戰(zhàn)。,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,當(dāng)你授權(quán)他人工作，你是否,買回來：

19、 懸在半空中： 唯他是賴：,這樣的說法，表示工作尚未授權(quán)出去。你 仍然在處理這些工作。如果你不趕緊想個(gè) 辦法，授權(quán)根本無法進(jìn)展。,這樣的說法，授權(quán)的進(jìn)展十分緩慢，也會(huì) 拖延決策時(shí)間。你只做到部分授權(quán)而已。,這樣的說法，清楚表示職責(zé)已完全轉(zhuǎn)移。 你的授權(quán)已達(dá)成。,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,測試：你是否授權(quán)不足,下面共有二十道題目，請(qǐng)據(jù)實(shí)回答： 1、 當(dāng)你不在場的時(shí)候，你的部署是否只繼續(xù)推動(dòng)例行性工作？ 2、 你是否感到例行性工作太占用時(shí)間，以致無法騰出時(shí)間作計(jì)劃？ 3、 一遭遇緊急事件，你的部門是否立刻出現(xiàn)手足無措的現(xiàn)象？ 4、 你是否常常為細(xì)節(jié)問題而操心？ 5、 你的部署是否經(jīng)常要等到你示

20、意“開動(dòng)”才敢著手工作？ 6、 你的部署是否無意提供給你意見？ 7、 你是否常常抱怨工作無法按原定計(jì)劃進(jìn)行？ 8、 你的部署是否只機(jī)械式地執(zhí)行你的命令，而欠缺工作熱忱？ 9、 你是否常常要將公事帶回家中處理？ 10、你的工作時(shí)間是否經(jīng)常長過你的部署的工作時(shí)間？ 11、你是否經(jīng)常感到?jīng)]時(shí)間進(jìn)修、娛樂、或休假？ 12、你是否常常受到部署的“請(qǐng)示機(jī)宜”所干擾？ 13、你是否因收聽過多的電話而感到厭煩不已？ 14、你是否常常感到無法在限期內(nèi)完成工作？ 15、你是否認(rèn)為一位獲得高薪的管理者理應(yīng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)才象話（才配取得高薪）？ 16、你是否不讓部署熟悉業(yè)務(wù)上的機(jī)密，以免被他們?nèi)〈愕穆毼唬?17、你是否

21、覺得非嚴(yán)密地領(lǐng)導(dǎo)部署的工作不可？ 18、你是否感到有必要裝置第二部電話？ 19、你是否花費(fèi)一部分時(shí)間去料理屬下能自行料理的事情？ 20、對(duì)你來說，加班是不是一種家常便飯？,時(shí)間管理,第三部分,實(shí)務(wù)技巧,從辦公桌開始,1、建立三到五個(gè)文件檔案 2、根據(jù)4D原則整理好所有東西 3、把“立即做”的工作一件件處理完 4、給待處理活動(dòng)定下時(shí)間并相應(yīng)存放文件資料 5、每日清理桌面,時(shí)間管理,第三部分 實(shí)務(wù)技巧,封鎖時(shí)間,封鎖時(shí)間的基本規(guī)則： 1、不接聽或打出電話。 2、不見訪客也不拜訪他人。 3、不做不需要的談話及轉(zhuǎn)移。 4、同事知道你封鎖時(shí)間的時(shí)段及地點(diǎn)。,封鎖時(shí)間的理念是如果你平均每8分鐘被打擾一次（根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)），你的工作 會(huì)不斷的被啟動(dòng)