印章管理制度

1、印章管理制度1 、總則1、1 目的 : 為規(guī)范印章的管理與使用 , 確保印章管理的安全性、嚴肅性、有效性 , 特制定本制度。1、2 適用范圍 : 本制度適用于集團總部及各公司。2 、印章種類2、1 法人印章 : 集團公司及具有獨立法人資格的各公司的公章。2、2 專用印章 : 集團及具有獨立法人資格的各公司履行某種特定職責與權力的印章 ( 包括合同專用章、財務專用章、項目部章等 ) 。2、3 法定代表人印章 : 公司法定代表人用來行使職權的個人印章。3 、印章的歸口管理3、1 集團辦公室為集團印章歸口管理部門, 負責集團總部與各公司各類印章的管理、使用監(jiān)督、印章刻制的審批。3、2 集團總部財務部

2、就是財務專用章的歸口管理部門, 負責集團總部及各公司財務印章的使用管理。3、3 集團法定代表人印章由辦公室與財務部各保管1 枚。4、印章的刻制4、1 因公司新設或更名需刻制印章的, 由集團辦公室法律事務人員負責 , 嚴格按照工商行政部門的要求進行刻制 , 刻制完畢后交相應的印章管理人員保管并報上級印章管理部門備案。4、2 因損壞或使用時間過長不能繼續(xù)使用的印章 , 需由印章管理部門提出申請 , 分管領導審批后 , 由集團辦公室印章保管人員嚴格按照工商行政部門的要求進行刻制。印章管理部門需在印章更新后通報財務部門。4、3 集團公司、各公司不允許私自刻制部門章。4、4 所有印章只能刻制一枚 , 不

3、得重復刻制。4、5 印章管理部門接收新刻印章后, 應在印章信息統(tǒng)計表上拓具印模并標明經手人及接收時間, 并妥善保存。5 、印章的保管5、1 印章保管人員的選擇應遵循下列原則:(1) 原則性強 , 辦事穩(wěn)妥 ;(2) 誠實可信 , 工作穩(wěn)定 ;(3) 在公司有兩年以上工作經歷 ;(4) 無過往不良記錄等。5、2 印章保管人員的選擇應由印章管理部門提名, 人力資源管理部門考核 , 報總經理批準。保管人員一經選定 , 不得隨意更換 , 如需更換, 應按批準程序報批。5、3 印章的存放應按集團統(tǒng)一規(guī)定 , 使用雙鎖保險柜。一旦發(fā)生印章丟失或異常情況 , 應保護好現(xiàn)場 , 及時報告保衛(wèi)部門與有關領導 ,

4、 查明情況 , 妥善處理。5、4 印章保管人員的鑰匙應隨身攜帶, 不得隨意放置。5、5 財務專用章與法定代表人印章必須分人保管。5、6 印章保管人員須保持印章的清潔, 確保其清晰。5、7 印章管理部門應設立印章保管臺帳, 并定期 ( 每季度 ) 對印章刻制、更名、注銷情況匯總報相關領導。6、 印章的加蓋與外借6、1 印章的加蓋6、1、1 申請人填寫用章審批單 , 經申請人部室負責人或單位負責人核準后 , 交由印章歸口管理部門負責人審核 , 方可用印。6、1、2 因工作緊急或相關領導外出難以履行審批程序的 , 有關人員須按上述審批程序電話征求相關領導意見或請經過總經理授權的領導簽字后 , 方可用

5、印 , 并在 3 日內補辦審批手續(xù)。6、1、3 合同專用章的加蓋由印章管理部門根據日照城建集團經濟合同管理制度中相關規(guī)定進行審核 , 用印申請人需提供合同審批單原件 , 在審核修改意見及相關責任人簽字齊全后 , 方可用印。6、1、 4 財務專用章、法定代表人印章的加蓋(1) 財務日常交易業(yè)務必須基于發(fā)生真實、合法、手續(xù)完備的財務會計業(yè)務 , 加蓋財務印章時 , 應加蓋于規(guī)定位置。(2) 日常交易以外的財務業(yè)務 , 需要加蓋財務印章與法定代表人印章 , 必須經財務負責人、 印章管理部門審批方可用印 , 同時進行印章使用登記。(3) 禁止非財務事項加蓋財務印章。(4) 非財務事項如需加蓋法定代表人

6、印章 , 須經印章管理部門負責人、總經理簽批后方可用印。6、1、5 印章保管人員應將用印件與用章審批單認真對照,發(fā)現(xiàn)不符時不得用印。6、1、 6 用印時應嚴格遵守下列規(guī)定:(1) 空白紙張及文件空白處不得用印 ; 無正文的蓋章頁應在此頁適當處注明文件名稱。(2) 嚴禁在合同、協(xié)議、承諾書、確認函等法律文件上使用法定代表人印章。(3) 對外具有法律效力的多頁文件如 ( 合同、協(xié)議、證明 ) 等應加蓋騎縫章。(4) 如需加蓋印章的股東會決議、授權委托書、承諾函等法律文件應先由法定代表人或其她相關人員簽字后 , 方可用印。6、1、7 加蓋印章須端正 , 蓋在單位名稱與日期上 , 騎年壓月。印章顏色應

7、按規(guī)定使用紅色或藍色。6、1、8 印章使用完畢后 , 印章保管人員應在用章審批單上簽署自己的姓名及有關信息。6、1、9用章審批單就是印章使用的原始憑證 , 印章保管人員應及時整理 , 裝訂成冊 , 交由檔案管理人員保管。6、1、10 集團董事會辦公室將聯(lián)合法律事務人員每年分兩次對印章使用情況進行抽查 , 并對抽查結果進行通報。6、2 印章的外借6、2、1 在一般情況下 , 印章不得外借。如因工作需要必須外借時 , 申請人應填寫用章審批單 , 由印章管理部門負責人簽字后 , 方可外借。財務專用章嚴禁外借。6、2、2 外借印章辦事時 , 按程序批準后 , 由專管員帶章辦理 , 并在印章外借登記表中

8、記錄。6、2、3 歸還印章時 , 印章保管人員應注意檢查就是否為原借出印章 , 確認無誤后記錄歸還人姓名、歸還時間等事項。6、2、4 所辦事項完成后 , 如需延長借用時間 , 須經借用審批的有關領導同意后方可延長 , 印章保管人員不得自行應允延長借用。7、 印章的停用、銷毀7、1 因公司注銷或更名 , 所注銷或更名前公司印章 ( 包括法人印章、合同專用章、財務專用章與法定代表人印章等 ) 由印章歸口管理部門交董事會辦公室停用封存 , 統(tǒng)一進行銷毀。7、2 因損壞或時間過長不能繼續(xù)使用 , 重新刻制進行更換后的舊章由印章歸口辦理部門上交董事會辦公室停用封存 , 統(tǒng)一進行銷毀。7、3 所有印章的銷

9、毀應由董事會辦公室、集團法律事務人員、集團財務管理部門會簽 , 報集團董事長審批同意后 , 由三方指定負責人共同銷毀。8、罰則8、1 違規(guī)用印或用印失誤 , 但未造成直接經濟損失的 , 視情節(jié)輕重, 給予印章管理人員處罰。8、2 違規(guī)用印 , 給公司造成一定經濟損失的 , 給予印章管理人員處罰 , 并賠償給公司所造成的損失 ; 違規(guī)用印 , 給公司造成重大經濟損失的 , 視情節(jié)輕重 , 給予印章管理人員處罰 , 并賠償給公司造成的經濟損失 , 同時視情節(jié)重輕 , 給予印章主管領導處罰。8、3 未嚴格按照審批程序刻制或銷毀印章的 , 視情節(jié)輕重 , 給予相關人員處罰。8、4 未經任何審批 , 以謀