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1、版 次A制定日 (日,月,年)30-07-2002起案部門起案人文 件 更 改 歷 史GMA鄭信舟版次更改原因生效日期審核部門審核人 A第一次發(fā)行版本01-08-2002決裁部門批準(zhǔn)人發(fā) 往 部 門發(fā)行印章NO代號部門簽收NO代號部門簽收1GM總經(jīng)理16HA家電車間2VM副總經(jīng)理173DIR廠長184ISOISO辦公室195QAD品控部206DE開發(fā)工程部217PE生產(chǎn)工程部228PMCPMC部239PUR采購部2410AD行政部2511WH倉庫部2612FE安全設(shè)備部2713PP塑膠車間2814DC噴印車間2915FP 裝配車間30無蓋章為無效文件 備注:1.0 目的、 確保在公司的各個層次
2、和職能部門之間,建立適宜的溝通過程,并對質(zhì)量管理體系的有效性進(jìn)行溝通。2.0 適用范圍、適用于本公司內(nèi)部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有人員。3.0 責(zé)任: 3.1 總經(jīng)辦:組織制定內(nèi)部溝通的方法;檢查溝通方法執(zhí)行情況。 3.2 各部門負(fù)責(zé)人確保與相關(guān)部門的溝通和部門內(nèi)部的溝通方法正確,執(zhí)行有效。4.0 詞語解釋、4.1 內(nèi)部溝通:最高管理者應(yīng)確保在組織內(nèi)建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄟ^程,并確保對質(zhì)量管理體系的有效性進(jìn)行溝通。 5.0 流程圖(無)6 .0 工作程序: 6.1 溝通方式 6.1.1 正式溝通:在公司內(nèi)部,依據(jù)程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書以及公司明文規(guī)定的原則進(jìn)行信息傳遞與交流,從而 進(jìn)行有效的溝通。 6.1
3、.1.1 下行溝通:上級對下級溝通。主要方式是以命令、通知、規(guī)則、公函,手冊,公司規(guī)定等。 6.1.1.2 平行溝通:同級之間的溝通。主要方式是以工作流程、協(xié)商、交流等。 6.1.1.3 上行溝通:下級與上級溝通。主要方式以請示、報告、建議、申請、意見等進(jìn)行溝通,辦公室是公司下 級與上級溝通之中心。 6.1.1.4 全面溝通:主要方式是會議。會議由總經(jīng)辦召開,主要針對溝通的內(nèi)容進(jìn)行討論,協(xié)商,相互交流等, 或者由參加的部門作總結(jié),或者領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表意見。 6.1.2 非正式溝通:是對正式溝通的補充,一方面滿足員工的需求,另一方面也補充了正式溝通系統(tǒng)的不足。本 公司引導(dǎo)非正式溝通向有益方向發(fā)展。 6.
4、2 溝通主要內(nèi)容 6.2.1 質(zhì)量方針:方針制定由公司各部門充分討論,方針發(fā)布后應(yīng)培訓(xùn),做到充分理解。 6.2.2 職責(zé)和權(quán)限:在質(zhì)量手冊中,明確規(guī)定公司各職能及相互關(guān)系,包括職責(zé)和權(quán)限,質(zhì)量手冊每個職能部門 都應(yīng)有一份,并組織學(xué)習(xí)。 6.2.3 體系運作的過程:在公司的日常運作中,按相關(guān)程序文件與作業(yè)指導(dǎo)書的要求及本程序。 6.2.4 體系有效性:本公司按以下四個方面就體系有效性進(jìn)行溝通。a. 目標(biāo)實現(xiàn)分析會,進(jìn)行溝通。詳見質(zhì)量目標(biāo)管理程序。b.內(nèi)部審核:詳見內(nèi)部質(zhì)量審核程序 c.管理評審:詳見管理評審程序d.質(zhì)量改進(jìn)和體系的持續(xù)發(fā)展;詳見持續(xù)改善程序. 6.3 內(nèi)部溝通方法 6.3.1 會
5、議方式:促進(jìn)意見交流,解決有關(guān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題以及公司經(jīng)營決策。其中生產(chǎn)協(xié)調(diào)會由生產(chǎn)部 長主持;有關(guān)影響質(zhì)量體系或質(zhì)量目標(biāo)的會議和公司每年的管理評審會議由管理者代表主持;有關(guān)重大經(jīng)營決策的會議由總經(jīng)理主持;其它會議由相關(guān)部門部長主持召開。對重大事件都必須作會議記錄;對上一 次會議結(jié)果必須進(jìn)行跟蹤和驗證。 6.3.2 內(nèi)部:對質(zhì)量、技術(shù)、工藝等方面突發(fā)事件,需要通報的,使用內(nèi)部溝通形式。 6.3.3 公司的管理制度:所有員工都必須遵守執(zhí)行。 6.3.4 書面通知:公司對所要進(jìn)行的活動發(fā)書面通知給各個部門。 6.3.5 電話:主要用于了解情況及對公司運作指令的補充說明。 6.3.6 培訓(xùn):利用
6、培訓(xùn),加強溝通技藝,詳見培訓(xùn)程序 6.3.7 個別訪問面談,了解員工需求。 6.3.8 聯(lián)絡(luò)書:同級部門之間辦事的一種溝通工具。 6.3.9 合理化建設(shè)、提案制度。 6.3.10 公司通知、公告由總經(jīng)辦發(fā)出。 6.4 外部溝通: 6. 4. 1 總經(jīng)辦和PMC負(fù)責(zé)接收客戶有關(guān)質(zhì)量管理之任何建議或關(guān)切事項,包括產(chǎn)品/服務(wù)相關(guān)訊息、訂單變更、產(chǎn)品抱怨事項等。 6. 4. 2 接收方式為電話、傳真、信件、口述或其他可行方式。 6. 4. 3 若為合約或訂單之變更應(yīng)依合同評審程序之規(guī)定執(zhí)行;若為客戶抱怨則依客戶滿意管理程序執(zhí)行。 6 .4. 4 其它之客戶或相關(guān)團(tuán)體意見則應(yīng)記錄于信息傳遞單,并交由相關(guān)
7、單位進(jìn)行處理,如不能短期內(nèi)處理完成,應(yīng)視情況向原提案單位或人員告知處理情形。 6. 4 .5 采購部負(fù)責(zé)接收與供應(yīng)商有質(zhì)量、交期、建議、服務(wù)的事項。接收方式:電話、傳真、信件或其他可行方式。 6. 4. 6 各項外部意見之處理方式,應(yīng)交付相關(guān)部門或職責(zé)人員進(jìn)行討論,并將處理結(jié)果告知相關(guān)團(tuán)體或個人。 6 .4. 7 各項意見提案及處理結(jié)果,由管理者代表負(fù)責(zé)審查必要時應(yīng)呈總經(jīng)理審核。信息傳遞單應(yīng)視為質(zhì)量管理系統(tǒng)之記錄,并按規(guī)定予以保存。 6. 4. 8 本公司可由下列方式,達(dá)到溝通之效益: 6. 4. 8. 1 透過文件寄發(fā),如傳真、E-mail、郵件等。 6. 4. 8. 2 登門拜訪,并配合書
8、面文件或電子資訊表達(dá)。 6. 4. 9 公司外部意見溝通之各項記錄,依質(zhì)量記錄管理程序規(guī)定辦理。 70 本公司內(nèi)部部門溝通與協(xié)調(diào)方式:溝通形式 適用范圍 溝通內(nèi)容a、正式書面溝通 各部門之間的正常工作交流 -部門工作程序中要求的 (見程序文件之規(guī)定) 各式記錄和報表,工作單據(jù)和其他 要求保存正式 記錄的場合 b、電話溝通 工作執(zhí)行電話日常查詢與交流 -日常工作臨時溝通c、會議溝通 跨部門工作議題討論和重大/突 -品質(zhì)小組例會d、公告欄 廠部的通知、公告發(fā)布的生 -生產(chǎn)調(diào)度安排 產(chǎn)信息和管理制度 -質(zhì)量獎罰情況 8.0 相關(guān)文件與記錄:8.1 相關(guān)文件: a)質(zhì)量目標(biāo)管理程序 b)管理評審程序 c)內(nèi)部質(zhì)量審核程序 d)質(zhì)量記錄管理程序
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