檔案管理工作規(guī)定（全套

1、北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定BXJZ01.032018版 本 號：A修 改 號：1受控狀態(tài)：發(fā)放編號：2018年03月15日發(fā)布 2018年04月01日實施北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第1頁 共10 頁1、目的為了加強和規(guī)范公司的檔案工作，有效地保護和利用檔案，為公司的經(jīng)營管理和持續(xù)發(fā)展服務，特制定本規(guī)定。2、適用范圍公司檔案，是指公司各部門各崗位在經(jīng)營、管理各項公務活動中直接形成和承辦的對國家、社會和公司有保存查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。3、職責3.1公司檔案工

2、作是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真面貌的基礎(chǔ)管理工作，也是公司重要的信息資源和寶貴財富。公司各級管理人員都要遵守檔案法，都要提高檔案意識，都有支持檔案工作和保護檔案的責任和義務。3.2公司檔案工作實行集中統(tǒng)一、綜合管理的原則。各部門都應加強對檔案工作的重視和領(lǐng)導，把公司檔案工作列入領(lǐng)導議事日程，把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入各項管理程序和工作計劃；列入各級管理人員的崗位職責及工作考核；保證公司檔案的完整、準確與安全，便于公司檔案的開發(fā)利用。3.3公司檔案工作由一位副總工分管領(lǐng)導，管理部門是公司綜合辦公室，綜合辦公室設檔案管理崗位及人員；各地區(qū)部（含工業(yè)項目監(jiān)理部）由主任工程師分

3、管，現(xiàn)場項目監(jiān)理機構(gòu)由總監(jiān)主管并設專人負責文件材料的管理工作。3.4綜合辦公室及其檔案管理人員依法履行下列職責：3.4.1貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；3.4.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；3.4.3監(jiān)督、指導本公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。3.4.4 公司檔案管理人員應當忠于職守，遵紀守法，積極學習檔案及其它相關(guān)的專業(yè)知識，努力提高業(yè)務工作能力，作好檔案工作。4、基本內(nèi)容：4.1行政管理4.1.1公司設立與運作 公司設立/晉級的文件材料；董事會股東會

4、監(jiān)事會、的文件材料；經(jīng)理辦公會議、公司工作會議、業(yè)務會議文件材料；文秘、機要保密工作；機構(gòu)設置；公司規(guī)章制度、標準化管理的文件材料；周邊關(guān)系與協(xié)調(diào)；外事工作；各類工作總結(jié)。4.1.2法律事務 各種法律事務活動中形成的文件材料。4.1.3審計 各項審計工作中形成的文件材料4.1.4人力資源 上級通知、崗位定員、招聘/聘任、調(diào)配；工資、職稱評定、員工培訓（含教材）等工作中形成的文件材料。4.1.5醫(yī)療、衛(wèi)生、后勤、福利 衛(wèi)生監(jiān)督與管理、員工防病治病、計劃生育等工作，生活福利、員工住房管理等工作中形成的文件材料。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BX

5、JZ01.03-2018第2頁 共10頁4.2經(jīng)營管理4.2.1計劃、統(tǒng)計 公司重大經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年/季/月（度）計劃、各項專業(yè)發(fā)展計劃、各種統(tǒng)計報表、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析等工作形成的文件材料。4.2.2財務管理 上級下達的有關(guān)文件、資金/會計/成本管理、固定資產(chǎn)/清產(chǎn)核資管理、監(jiān)理收費、勞動保護、社會/醫(yī)療/意外保險文件材料；財務計劃/總結(jié)/等文件材料。4.2.3合同管理 除本公司工程監(jiān)理業(yè)務以外的各種合同類文件材料。4.3工程監(jiān)理 二級類目代碼按地區(qū)設，即以監(jiān)理部地區(qū)名稱的漢語拼音大寫字頭表示，監(jiān)理合同及規(guī)劃、進度/造價/質(zhì)量控制、監(jiān)理通知/月報/紀要/總結(jié)/日志等。詳見附表2

6、（“質(zhì)量監(jiān)督項目”參照此執(zhí)行）。4.4設備設施及其他物資用品4.4.1交通工具 從申請（計劃）、購置、使用、報廢整個生命周期中形成的應歸檔文件材料。4.4.2辦公設備 同4.4.1內(nèi)容4.4.3通訊設備 同4.4.1內(nèi)容4.4.4電器設備 同4.4.1內(nèi)容4.4.5家器具 同4.4.1內(nèi)容4.4.6工器具 同4.4.1內(nèi)容4.4.7房地產(chǎn) 同4.4.1內(nèi)容4.4.8其它物資用品 同4.4.1內(nèi)容4.5技術(shù)管理4.5.1技術(shù)管理 計算機、網(wǎng)絡技術(shù)應用、開發(fā)、引進與革新；其他新技術(shù)、新知識的推廣應用及合理化建議等工作形成的文件材料。4.5.2檔案、圖書 檔案工作、圖書資料工作形成的文件材料。4.6

7、會計 公司會計工作中形成的會計憑證、帳簿、報表等文件材料。4.7員工檔案 分為在職員工、離退員工、死亡員工，公司員工的履歷材料、自傳材料、鑒定、考核材料、獎勵與處分、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料、招聘材料、工資、保險、福利待遇、出國、退休、離職、調(diào)動等材料、其他可供組織參考的材料。4.8黨群工作4.8.1黨務工作 綜合性工作、黨代會、其它有關(guān)會議等。4.8.2組織工作 組織建設、黨員管理、黨費管理等。4.8.3共青團工作 組織建設、團員會議、團費管理等。4.8.4工會工作 取代會、勞保福利、女工工作、文體活動等。4.9企業(yè)文化與CI4.9.1企業(yè)文化 企業(yè)文化建設工作形成的文件材料。

8、4.9.2 CI工作 CI工作形成的（MI）、（BI）、（VI）文件材料。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第3頁 共10頁5、工作程序5.1文件材料的立卷、歸檔5.1.1 應歸檔的文件材料，任何部門和個人都不得占為己有和拒絕歸檔。必須按檔案法和本規(guī)定有關(guān)條款規(guī)定向公司綜合辦公室移交,集中統(tǒng)一保管。5.1.2歸檔范圍：一般包括各部門各崗位在業(yè)務工作中產(chǎn)生、形成或承辦的有保存查考價值的各類載體的文字、圖表、圖形、聲像等信息記錄。具體范圍見附表1、附表2。5.1.3歸檔時間：一般,各部門應將其承辦完畢并整理、立卷的應歸檔

9、文件材料，于次年四月一日前(會計檔案可隔年；員工檔案按企業(yè)員工檔案管理工作規(guī)定；工程監(jiān)理的應歸檔文件材料應在工程竣工驗收后三月內(nèi)。)移交公司綜合辦公室檔案管理人員集中保管，并辦理交接手續(xù)。特殊情況，征得公司總經(jīng)理（或總經(jīng)理委托人）同意可推遲移交時間。5.1.4應歸檔文件材料的整理、立卷（組卷）及移交：本著“誰形成”、“誰承辦” 誰負責立卷的原則，各部門應將其工作中形成，承辦完畢的各類應歸檔文件材料，按本規(guī)定5.3“案卷的質(zhì)量要求”和5.7“檔案分類及檔號編制方案”中的分類要求，分類整理、立卷（監(jiān)理案卷封面和案卷脊背中的檔號項可暫不填寫，移交后由綜合辦統(tǒng)一填寫），依次經(jīng)項目總監(jiān)或本部門領(lǐng)導審核簽

10、字后（在“案卷備考表”和“檔案移交憑證”中簽字），交綜合辦公室檔案管理人員審驗，審驗合格后辦理交接手續(xù)（檔案管理人員和綜合辦公室負責人在“檔案移交憑證”上簽字），詳見附表4。其中，監(jiān)理檔案除向本公司綜合辦公室移交外，還要向建設單位和城建檔案館移交。此部分監(jiān)理檔案的組卷，要事先征求建設單位和城建檔案館的意見，按其要求進行組卷、移交，辦理交接手續(xù)。5.2案卷的質(zhì)量要求（紙質(zhì)）5.2.1案卷應由“案卷裝具”及在“案卷裝具”內(nèi)依次排列的“卷內(nèi)目錄”、“卷內(nèi)文件”、“卷內(nèi)備考表”四部分組成。5.2.2總體質(zhì)量要求：內(nèi)容齊全完整、真實準確、手續(xù)完備；制作材料耐久、幅面尺寸規(guī)范、書寫繪制整潔清晰；組卷系統(tǒng)合

11、理。5.2.3具體質(zhì)量要求：5.2.3.1歸檔文件應為原件，已破損的文件應予修整。5.2.3.2文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。且應采用耐久性強的書寫材料書寫（如：碳素墨水、藍黑墨水）。不得使用易褪色的書寫材料（如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）。字跡模糊或易退變的文件應予復制。傳真件應用熱熔式定影的復印機復印件歸檔。5.2.3.3文件印章宜用印泥，而不宜用印油。5.2.3.4文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（圖紙宜采用國家標準圖幅），紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。5.2.3.5卷內(nèi)有書寫、繪制內(nèi)容的頁面都要編寫頁號，頁號從“1”開始

12、；單面書寫的文件頁號在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙一律在右下角；成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號?！鞍妇矸饷妗?、“卷內(nèi)目錄”、“卷內(nèi)備考表”不編寫頁號。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第4頁 共10 頁5.2.3.6文件的整理立卷應遵循文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用的原則。5.2.3.7案卷內(nèi)不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。5.2.3.8案卷裝訂不宜過厚，一般不超過40mm。且必須

13、剔除金屬物。5.2.3.9案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。 卷盒的外表尺寸為310mm*220mm，厚度分別為20、30、40、50毫米。 卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為2030毫米。卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。5.2.3.10“案卷封面”、“卷內(nèi)目錄”、“卷內(nèi)備考表”的規(guī)格統(tǒng)一為：297mm210mm。并用70g以上白色書寫紙制作。脊背制作用150g白色書寫紙。其格式見有關(guān)表格樣式。5.2.3.11文書類歸檔文件（黨群、行政、經(jīng)營、技術(shù)、企業(yè)文化CI）：a. 整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為

14、一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文可為一件。b. 裝訂時應按件裝訂。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。c. 卷內(nèi)文件應依分類方案和排列順序逐件在文件首頁的右上角加蓋檔號章，檔號章內(nèi)容包括類別號、案卷號、件號。d. 該類歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面，為方便利用，卷內(nèi)宜同時存放該卷相應的卷內(nèi)目錄。其格式見“有關(guān)表格樣式”。5.2.3.12監(jiān)理文件（及其它工程建設類）：a.該類文件可按項目、單位工程、分部工程、專業(yè)、階段、文種等組卷。見“施工階段監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限表（立卷類目

15、）”。b.卷內(nèi)文件材料同一問題，可按時間、責任者或重要程度排列。有圖樣的文件應文字在前,圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。c.內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。文件的內(nèi)容及其深度必須符合相應規(guī)范、標準的要求。d.案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固。e .“卷內(nèi)目錄”和“備考表”不裝訂。5.2.3.13設備、會計、員工檔案：可按國家現(xiàn)行的專門管理規(guī)定執(zhí)行。5.2.4封面、目錄、備考表的填寫5.2.4.1案卷封面/脊背a.案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代

16、字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。b.立卷單位（編制單位）：應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。c.起止日期：應填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第5頁 共10頁d.保管期限：應填寫“文件材料歸檔范圍及保管期限表”劃定的保管期限，也可在脊背上用色標區(qū)分；紅色代表永久,黃色代表長期，綠色代表短期。e.密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。f.檔號：應按本規(guī)定第八章第四十六條的規(guī)定填寫。g.檔案館號：應填寫國家檔案行政部門賦予的檔案館代碼，沒有時

17、不填。5.2.4.1封面（）5.2.4.2卷內(nèi)目錄a.序號：應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。b.文件編號：應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。c.責任者應填寫文件材料的形成部門或主要責任者，多個責任者時可填寫兩個。d.文件材料題名：應填寫文件材料的全稱，其原題名不確切或無題名時應自擬題名但應用“ ”號括起。e.日期：應填寫文件材料的形成日期。f.頁號：應填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。g.頁次：應填寫每件文件材料的首頁上標注的頁號。5.2.4.3卷內(nèi)備考表a.說明：包括案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。b.立卷

18、人：應由責任立卷人簽名。c.立卷日期：應填寫完成立卷的日期。d.檢查人（審核人）：應由案卷質(zhì)量審核者簽名。e.檢查日期：應填寫審核的日期。f.互見號：應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。5.3檔案的保管5.3.1為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案壽命，最大限度的提供檔案資源的共享和開發(fā)利用。各級管理人員都應認真按“文件材料歸檔范圍及保管期限表”及有關(guān)要求，及時整理、立卷（組卷）、歸檔入庫集中統(tǒng)一保管。5.3.2會計檔案原則上保持形成時的原貌，個別案卷需要調(diào)整的，應協(xié)同形成部門和會計人員進行整理，出納人員不得兼管會計檔案。5.3

19、.4入庫檔案可按類別、保管期限、載體等進行排架。5.3.5檔案柜架都應按柜架中的檔案內(nèi)容進行標識。5.3.6要認真做好防塵、防光、防潮、防高溫、防火、防盜、防蟲、有害氣體等各項防護工作。5.3.7檔案柜架應與墻壁保持一定距離，柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降濕。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第6頁 共10頁5.3.8要每天做好庫房溫濕度記錄，（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應控制在1424，有設備的庫房日變化幅度不超過2；相對濕度應控制在4560%，有設備的庫房日變

20、化幅度不超過5%（潮濕地區(qū)應配備去濕機和空調(diào)設備）及庫房整潔。5.3.9檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按器材要求定期檢查、更換。5.3.10要安全使用電器設備，定期檢查電器線路。庫內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。5.3.11檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾。5.3.12檔案在任何情況下均應避免陽光直射。檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應有窗簾、窗板等遮陽措施。5.3.13對庫存的各類檔案，要隨時進行認真檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變、褪色、老化，蟲蛀等情況，要及時提出書面報告，并進行修補、復制等搶救。5.3.14非檔案

21、管理人員原則上不得進入庫房，如因工作需要，必須在檔案管理人員陪同下進入庫房。5.3.15聲像、電子文檔的保管按國家有關(guān)標準、規(guī)定執(zhí)行。5.4檔案的查、借與復制5.4.1任何人查、借閱和復制檔案，均許辦理登記手續(xù)。5.4.2外單位人員查、借閱須經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理委托人簽批。5.4.3查、借、復制人事、財會及關(guān)系公司整體利益的依據(jù)、憑證性檔案和其它有密級的重要檔案，須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導和總經(jīng)理及簽批，并填寫保密檔案材料摘抄、復印登記簿；未經(jīng)批準查不準私自將檔案帶出閱檔室。5.4.4每人每次借閱一般不得超過五卷（件），借閱時間超過一周，確因工作需要延期的，應及時辦理續(xù)借手續(xù)。5.4.5查、借、復制時，必須

22、注意保證檔案的整潔、完好，嚴禁勾畫、涂抹、撕損、剪貼。歸還時要認真檢查有無損壞，是否齊全完整。5.5檔案的保密管理5.5.1凡查、借、復制有密級的檔案，必須嚴格本規(guī)定第五章及公司保密制度的規(guī)定辦理。5.5.2全體管理人員必須做到：5.5.2.1不在私人通信（含電話、計算機網(wǎng)絡通訊）中涉及密級事項；5.5.2.2不在公共場所和親友面前談論密級事項；5.5.2.3未經(jīng)批準不得攜帶有密級的檔案材料外出。5.5.2.4不得泄露或擅自公布人事、會計及其他有密級的檔案內(nèi)容。5.5.3全體管理人員，應隨時保持高度的保密意識，發(fā)現(xiàn)問題及時妥善處理，并向領(lǐng)導報告。5.6檔案的鑒定銷毀北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司

23、標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第7頁 共10頁5.6.1檔案鑒定銷毀工作，由檔案鑒定小組負責組織實施。鑒定小組由檔案管理人員、財會人員、人事管理、綜合辦公室負責人、公司分管副總或總經(jīng)理等組成（具體人員見“北海鑫誠監(jiān)理公司檔案鑒定小組人員名單”）。 5.6.2已超過保管期限的檔案需要銷毀時，先由檔案管理人員提出檔案銷毀清冊，報檔案鑒定小組鑒定、確認、簽批。5.6.3經(jīng)鑒定、確認、簽批后,可銷毀的安排專人執(zhí)行,仍有保存價值的,要重新劃定保管期限并寫出鑒定報告。特殊檔案要報請上級主管部門審批。5.6.3銷毀時，要在指定地點由兩人以上監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)

24、銷人員要在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊一式兩份，一份報上級檔案主管部門，一份存檔。5.6.4北海鑫誠監(jiān)理公司檔案鑒定小組：組長：公司總經(jīng)理組員：公司主管領(lǐng)導、綜合辦公室負責人及檔案管理人員、財會人員、人事管理人員。5.7檔案分類及檔號編制5.7.1本章內(nèi)容適用于北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司全部文件材料的分類立卷、檔號編制及案卷排架。5.7.2本分類以北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司形成的全部檔案材料為對象，根據(jù)公司目前的各項管理職能考慮到公司今后持續(xù)發(fā)展，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，力圖保持其有機聯(lián)系，便于管理和開發(fā)利用，將公司檔案分為8大類，即“行政”、“經(jīng)營”、“監(jiān)理”、“設備”、“技術(shù)”、“會計”

25、、“員工”“黨群”“企業(yè)文化與CI” 9個一級類目。各級類目的標識代碼用阿拉伯數(shù)字表示，二級及二級以下類目可根據(jù)文件材料的種類、數(shù)量靈活設置，一般不超過三級。詳見第四十六條“北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司檔案分類表”。5.7.3聲像、照片等其它非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)檔案有著不可分割的聯(lián)系，因此不單獨設置類目，但可視其內(nèi)容特征，與紙質(zhì)檔案對應分類編號。并根據(jù)其載體形式和保管要求的不同，采用相應的裝具進行保管。對于電子文件暫參照電子文件歸檔及電子檔案管理辦法執(zhí)行，今后我們將據(jù)此制定實施細則或管理辦法。5.7.4分類表見附表35.7.5檔號的編制5.7.5.1檔號采用如下

26、結(jié)構(gòu)：案卷順序號年度號/項目號（設計代碼、部門/單位） 類別號（保管期限）n a.類別號：可由數(shù)字或字母表示，上下級位之間用“.”隔開。北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第8頁 共10頁“行政”、“經(jīng)營”、 “技術(shù)”、 “黨群”等類別按保管期限分類排架時，類別號后加保管期限代碼（Y-永久 C-長期 D-短期），并用“.”隔開；b.項目號：可按設計項目號或項目名稱規(guī)范簡稱的漢語拼音大寫字頭表示；c.案卷順序號：根據(jù)數(shù)量案卷監(jiān)理案卷可按項目或地區(qū)、案卷目錄流水編號；其它類別的案卷可按類別、保管期限、案卷目錄或年度流水編制

27、順序號。5.7.5.2范例企業(yè)設立與運作案卷順序號年度號a.行政類： 11 2010 001 宣傳工作案卷順序號年度號b.經(jīng)管類： 232010 002 c.工程監(jiān)理： 3NN - XSHY 001工程監(jiān)理南寧（地區(qū)監(jiān)理部）案卷順序號（監(jiān)理合同及規(guī)劃）秀山花園（住宅小區(qū)工程）案卷順序號交通設備d.設備設施類：3001會計報表案卷順序號年度號5、會計： 3 2010 001 6、職工： 01 002死亡員工案卷順序號項目號（部門/單位）北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第9頁 共10 頁5.8工作責任追究5.8.1有下

28、列行為之一的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分： 5.8.1.1損毀、丟失檔案的； 5.8.1.2擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的； 5.8.1.3抽換、涂改、偽造檔案的； 5.8.1.4盜竊、隱匿檔案的；5.8.1.5擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；5.8.1.6不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； 5.8.1.7明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； 5.8.2構(gòu)成犯罪的，要依法追究刑事責任。5.9附則5.9.1立卷、歸檔工作流程：立卷歸檔工作流程圖見附表4。5.9.2有關(guān)表格樣式：（見附件）5.9.2.1監(jiān)理案卷案卷內(nèi)、外封面5.9.2.2監(jiān)理案卷卷內(nèi)目錄5

29、.9.2.3監(jiān)理案卷卷內(nèi)備考表5.9.2.4卷內(nèi)目錄（不裝訂案卷）5.9.2.5歸檔文件目錄（行政、經(jīng)營、技術(shù)、黨群、企業(yè)文化CI）5.9.2.6案卷分類目錄5.9.2.7檔案移交憑證（內(nèi)部使用）5.9.2.8案卷移交目錄5.9.2.9有密級檔案查（借）閱復制審批登記表5.9.2.10檔案借閱登記簿6、編制依據(jù)：中華人民共和國檔案法歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000建設工程監(jiān)理規(guī)范GB/T503192000建設工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T503282001科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T118222000檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定1991年12月26日國家檔案局發(fā)布工業(yè)企業(yè)檔案分類試行

30、規(guī)則（1991.7.4國家檔案局發(fā)布）企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案分類方法暫行規(guī)定（1999.11.11國家檔案局發(fā)布草稿）工程建設監(jiān)理操作規(guī)程SB 01-01-99 （北海鑫誠監(jiān)理公司標準）北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司標 題版本號：A作業(yè)文件檔案管理工作規(guī)定修改號：1序號：BXJZ01.03-2018第10頁 共10頁7、本規(guī)定自2010年4月1日起實施。公司其它有關(guān)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。8、附錄表附表1 北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司文件歸檔范圍及保管期限附表2 施工階段監(jiān)理文件歸檔范圍及保管期限表（立卷類目）附表3 北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司檔案及分類表附表4 立卷

31、、歸檔工作流程圖9、有關(guān)表格樣式附表5 北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司工程建設監(jiān)理檔案（封面）附表6 卷內(nèi)目錄附表7 卷內(nèi)備考表附表8 歸檔文件目錄附表9 案卷移交目錄附表10 檔案移交憑證編寫人：審核人：批準人：批準時間：附表1北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司文件歸檔范圍及保管期限表序號歸檔范圍保管期限11.11.222.12.22.33455.15.1.15.1.25.1.35.25.2.15.2.266.16.26.377.17.288.18.299.19.21010.110.2上級機關(guān)召開的重要會議文件材料主要文件材料其它文件材料上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料直屬上級機關(guān)頒發(fā)的，屬本公司主管業(yè)務的，

32、和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本公司主管業(yè)務并要執(zhí)行的重要的文件材料直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務并要執(zhí)行的一般文件材料其它需要執(zhí)行的文件材料黨和國家領(lǐng)導人、上級機關(guān)視察、檢查本公司工作時形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料本公司行政辦公會的記錄、紀要、討論通過的文件 本公司召開會議的文件材料本公司召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料典型材料、代表發(fā)言、簡報小組會議記錄、參考材料 一般專業(yè)會議文件材料紀要、通知、總結(jié)、講話、報告、重要的聲像材料 典型材料、代表發(fā)言、簡報 本公司制發(fā)的(包括與其它單位聯(lián)合制發(fā)的)文件材料方針、政策法

33、規(guī)性的，重要業(yè)務問題的 一般業(yè)務問題的 事務性有參考價值的 本公司各種普查工作形成的文件材料綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告 原始記錄 本公司專題、典型的調(diào)查報告重要的 一般的 本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復方針政策性的重要問題的 一般事務性問題的 本公司工作活動的工作總結(jié)、報告主要職能活動年度和年度以上的、重要專題的半年的、季度的、一般專題的長期短期永久長期短期永久永久永久長期短期長期短期永久長期短期永久長期永久短期永久短期永久長期1111.111.21212.112.213141515.115.21616.116.2171819202122232424.124.224.32525.125

34、.225.3262727.127.228本公司規(guī)劃、計劃、控制數(shù)字年度和年度以上的季度的、月份的本公司的統(tǒng)計報表匯總的、年度和年度以上的、專題的季度的、月份的本公司機構(gòu)的設置、撤并、更名、人員編制、啟用信印文件材料本公司內(nèi)部機構(gòu)負責人任免的文件材料本公司勞動模范、先進工作者等的文件材料省級以上的地、縣級以下的本公司對有關(guān)人員的處分材料影響大、問題嚴重的一般的員工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、退休、職務聘任、撫恤、死亡等文件材料本公司員工、黨員名冊本公司黨、團、工會的報告、總結(jié)、會議、介紹信、團員名冊等本公司組織沿革、大事記本公司征地、建購房等的文件材料本公司財會、物品、檔案等的文件材料重要的（保管、

35、銷毀清冊）一般的本公司在工程監(jiān)理工作活動中形成和承辦的有關(guān)文件材料（詳見：施工監(jiān)理文件歸檔范圍及保管期限表（立卷類目）本公司對外簽定的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件材料有歷史意義和長遠利用價值的重要的一般的本公司外出考察、參加會議、友好往來等活動形成的文件材料重大的活動的主要文件材料一般活動的審批手續(xù)、考察報告其他文件材料本公司與其他公司或單位之間協(xié)商工作的往來文件材料本公司下屬公司或部門報送的總結(jié)、報告、統(tǒng)計表年度和年度以上的年度以下的本公司編輯的并反映主要職能業(yè)務活動的出版物永久短期永久短期永久長期永久長期永久長期長期永久長期永久永久永久長、短長期永久長期短期永久長期短期短期長期短期永久附表2施工

36、階段監(jiān)理文件歸檔范圍及保管期限表（立卷類目）歸 檔 文 件保管期限1監(jiān)理合同及監(jiān)理規(guī)劃/細則監(jiān)理合同長期項目監(jiān)理機構(gòu)及人員名單（含總監(jiān)任命通知、變更）長期監(jiān)理規(guī)劃(含節(jié)能監(jiān)理規(guī)劃、安全文明施工監(jiān)理方案)長期監(jiān)理實施細則長期2監(jiān)理月報監(jiān)理月報長期3監(jiān)理會議紀要監(jiān)理會議紀要長期4監(jiān)理通知單、聯(lián)系單監(jiān)理通知單長期監(jiān)理聯(lián)系單長期5進度控制工程開工復工報審表長期工程開工/復工暫停令長期月進度計劃報審表短期工程進度照片短期6質(zhì)量控制不合格項目通知短期質(zhì)量事故報告及處理意見長期定位放線及樓層軸線放線報審表短期檢驗批質(zhì)量驗收記錄（建筑、安裝各專業(yè)）長期分項工程質(zhì)量驗收記錄（建筑、安裝各專業(yè)）長期基礎(chǔ)、主體工程

37、驗收記錄長期幕墻工程驗收記錄長期分部工程質(zhì)量驗收記錄（建筑、安裝各專業(yè)）長期套住宅逐套驗收匯總表 長期單位工程逐套驗收匯總表 長期單位工程質(zhì)量驗收記錄(全部)長期竣工驗收（報告、意見書、證明書等） 長期竣工驗收備案表(包括各專項驗收認可文件)長期7造價控制工程進度款支付證書及審核記錄短期工程竣工決算審核意見書短期8安全控制17種監(jiān)理用表在監(jiān)理過程中發(fā)生的部分長期各類專項安全措施審批長期9各類合同管理工程延期報告及審批長期合同爭議、違約及處理意見長期合同變更材料長期10監(jiān)理工作總結(jié)監(jiān)理工作總結(jié)長期工程質(zhì)量評估報告長期11監(jiān)理業(yè)務手冊監(jiān)理業(yè)務手冊長期12其它應歸檔的文件資料如：監(jiān)理日記、監(jiān)理臺帳（

38、包括建筑設備進場臺帳、試塊見證取樣記錄臺帳、鋼材見證取樣記錄臺帳、鋼材焊接試驗見證取樣記錄臺帳、材料質(zhì)量情況臺帳等5張表）、旁站記錄、收發(fā)文登記簿等。注：1、此表適用于2007年7月1日以后竣工的工程歸檔；2、公司在歸檔時，將第6項- 、第7項項及第12項作資料附件。附表3北海鑫誠建設監(jiān)理有限責任公司檔案分類表一級類目代碼及名稱二級類目代碼及 名 稱基 本 范 圍1行政管理1、公司設立與運作公司設立/晉級的文件材料；董事會、股東會、監(jiān)事會、的文件材料；經(jīng)理辦公會議、公司工作會議、業(yè)務會議文件材料；文秘、機要保密工作；機構(gòu)設置；公司規(guī)章制度、標準化管理的文件材料；周邊關(guān)系與協(xié)調(diào)；外事工作；各類工

39、作總結(jié)。2、法律事務各種法律事務活動中形成的文件材料。3、審計各項審計工作中形成的文件材料。4、人力資源 上級通知、崗位定員、招聘/聘任、調(diào)配；工資、職稱評定、員工培訓（含教材）等工作中形成的文件材料。5、醫(yī)療、衛(wèi)生、后勤、福利、衛(wèi)生監(jiān)督與管理、員工防病治病、計劃生育等工作，生活福利、員工住房管理等工作中形成的文件材料。2經(jīng)營管理1、 計劃、統(tǒng)計公司重大經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年/季/月（度）計劃、各項專業(yè)發(fā)展計劃、各種統(tǒng)計報表、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析等工作形成的文件材料。2、財務管理上級下達的有關(guān)文件、資金/會計/成本管理、固定資產(chǎn)/清產(chǎn)核資管理、監(jiān)理收費、勞動保護、社會/醫(yī)療/意外保險文件材料；財務計劃/總結(jié)/等文件材料。3、合同管理除本公司工程監(jiān)理業(yè)務以外的各種合同類文件材料。3