項目七Word文檔高級編排 (2).ppt

1、項目七 Word文檔高級編排,文檔的高級編排包括如為文檔分頁、分節(jié)，添加頁眉和頁腳，使用樣式編排文檔以及為文檔添加批注，修訂文檔等。,知識目標 了解分隔符的作用，掌握為文檔設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳的方法。 了解樣式的作用，掌握在文檔中創(chuàng)建并應(yīng)用樣式的方法。 掌握為文檔添加批注以及修訂文檔的方法。 了解郵件合并功的作用，掌握其應(yīng)用方法。 能力目標 能夠根據(jù)需要將文檔分成不同的節(jié)，并為不同的節(jié)設(shè)置頁眉和頁腳。 能夠利用樣式快速設(shè)置文檔的字符和段落格式。 能夠通過添加腳注和尾注對文檔中某些文本進行注釋。 能夠在審閱文檔時為文檔添加批注，以及使用修訂突出顯示對文檔所做的修改。 能夠使用郵件合并功能批

2、量創(chuàng)建內(nèi)容相同，但抬頭和地址等不同的公文、信件等。,本項目任務(wù)列表,任務(wù)一 設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳 任務(wù)二 應(yīng)用樣式 任務(wù)三 審閱文檔 任務(wù)四 應(yīng)用郵件合并,任務(wù)一 設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳,一、設(shè)置分隔符 二、添加頁眉、頁腳和頁碼 三、修改與刪除頁眉和頁腳 四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳,當文檔內(nèi)容滿一頁時，Word會自動轉(zhuǎn)到下一頁，但在實際應(yīng)用中經(jīng)常會遇到需要強制換頁的情況。此外，在編排長文檔時經(jīng)常需要將文檔分節(jié)，以滿足不同的頁面設(shè)置。利用Word提供的分隔符功能，用戶可以輕松實現(xiàn)這些操作。,一、設(shè)置分隔符,Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁符。通過為文檔分頁和分節(jié)，可以靈活

3、安排文檔內(nèi)容。 節(jié)是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節(jié)中，才可以對同一文檔中的不同部分進行不同的頁面設(shè)置，如設(shè)置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。 此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時，系統(tǒng)會自動分頁。如果要對文檔進行強制分頁，可通過插入分頁符實現(xiàn)。,確定插入點,分節(jié)符列表中其他選項的意義如下： 選擇“連續(xù)”選項，表示新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當前頁中。 選擇“偶數(shù)頁”選項，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一偶數(shù)頁上。如果該分節(jié)符已經(jīng)在一個偶數(shù)頁上，則其下面的奇數(shù)頁為一空頁。 選中“奇數(shù)頁”選項，表示新節(jié)中的內(nèi)容顯示在下一個奇數(shù)頁上。,二、添加頁眉、頁腳和頁碼,頁眉和頁腳分別位于頁面的頂

4、部和底部，常用來插入頁碼、時間和日期、作者姓名或公司徽標等內(nèi)容。,選擇系統(tǒng)內(nèi)置頁眉樣式后輸入頁眉文本,添加系統(tǒng)內(nèi)置的頁腳樣式,添加頁碼,三、修改與刪除頁眉和頁腳,要修改頁眉和頁腳內(nèi)容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，此時可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具 設(shè)計”選項卡的“頁眉和頁腳”中重新選擇一個樣式。,刪除頁眉線,四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳,使用Word編排長文檔（1節(jié)或多節(jié)）時，每節(jié)的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳內(nèi)容和位置有時候也不相同。例如，在編排雙面打印或印刷的文檔時，通常

5、將偶數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠左顯示，而奇數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠右顯示。,選中“選項”組中的“奇偶頁不同”和“首頁不同”復(fù)選框，此時在文檔中以不同文字標識每節(jié)頁眉和頁腳，在相應(yīng)的地方輸入頁眉和頁腳即可,可在此設(shè)置頁碼的格式,任務(wù)實施設(shè)計雜志內(nèi)頁頁眉和頁腳,對文檔進行分節(jié)，然后設(shè)置奇偶頁不同的頁眉和頁腳。,操作步驟見視頻7-1,任務(wù)二 應(yīng)用樣式,一、樣式的分類 二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式 三、修改和清除樣式,樣式是一系列格式的集合，它是Word中最強有力的工具之一，使用它可以快速統(tǒng)一或更新文檔的格式。例如，一旦修改了某個樣式，所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容格式會自動更新。同時，利用樣式還可輔助提取目錄。,一、樣式

6、的分類,在Word 2007中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。 字符樣式只包含字符格式，如字體、字號、字形等，用來控制字符的外觀。要應(yīng)用字符樣式，需要先選中要應(yīng)用樣式的文本。 段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。當需要對一個段落應(yīng)用段落樣式時，只需將插入點置于該段落中即可。用戶可以對一段文本應(yīng)用段落樣式，對其中的部分文字應(yīng)用字符樣式。 鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設(shè)置，它既可用于段落，也可用于選定字符。,二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式,在Word 2007中，系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式，如“正文”、“標題1”

7、、“標題2”和“標題3”等，用戶在編排文檔時可直接套用這些樣式，也可以根據(jù)需要創(chuàng)建或修改樣式。,應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置的樣式,創(chuàng)建（自定義）樣式,應(yīng)用自定義樣式,三、修改和清除樣式,在列表中選擇“刪除XXX”，會將所選樣式刪除（但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式）；選擇“清除X個實例的格式”，會將應(yīng)用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個實例”選項，可選中文檔中應(yīng)用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應(yīng)用該樣式的文本將應(yīng)用正文樣式,修改樣式,任務(wù)實施設(shè)置故事文檔格式,利用樣式為文檔“中國經(jīng)典故事”中的序言和故事標題應(yīng)用樣式。,先對段落應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置標題樣式，然后修改系統(tǒng)副標題和正文樣式。,操

8、作步驟見視頻7-2,任務(wù)三 審閱文檔,一、為文檔添加批注 二、修訂文檔,Word 2007提供了審閱文檔的功能，它主要包括兩方面，一是文檔審閱者可通過為文檔添加批注的方式，對文檔的某些內(nèi)容提供自己的看法和建議，而文檔原作者可據(jù)此決定是否修改文檔；二是文檔審閱者在文檔修訂模式下修改原文檔，而文檔作者可決定是拒絕還是接受修訂。,利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對某些內(nèi)容的說明或建議。同時，Word 2007還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對不同審閱者的批注加以區(qū)別。,一、為文檔添加批注,如果多人用同一臺電腦為文檔添加批注，為標識批注者的身份，可設(shè)置Office用戶名稱。批注者名

9、稱默認為安裝Office軟件時注冊的用戶名,為文檔添加批注,選中要添加批注的文字，或直接將插入點置于要添加批注的地方,查看批注,刪除批注,二、修訂文檔,使用Word 2007的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進行的修改。,修訂文檔,查看修訂內(nèi)容,接受某處修訂,單擊“拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入點移至下一處修訂,接受所有修訂,拒絕所有修訂,任務(wù)實施審閱習(xí)指導(dǎo)說明文檔,打開文檔，進入修訂狀態(tài)，閱讀文檔并進行修訂操作，然后相應(yīng)地接受或拒絕修訂。,修訂后的文檔效果,任務(wù)四 應(yīng)用郵件合并,一、創(chuàng)建主文檔 二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 三、郵件合并,在日常辦

10、公事務(wù)處理中，經(jīng)常會遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個人，這時我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個問題。 執(zhí)行郵件合并操作時涉及兩個文檔，主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。 在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，然后將它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標識數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個文檔，就可以為每個收件人創(chuàng)建郵件。,一、創(chuàng)建主文檔,創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進行設(shè)置。,二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源,用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如Microsoft Outlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫，或Word文檔等。下面以一個現(xiàn)成的Excel數(shù)據(jù)源為例進行介紹。,三、郵