6BUSINESS+LETTERS+商務(wù)信函.ppt

1、Principles of Good Communication,Consideration. Courtesy. Clarity. Conciseness. Concreteness. Correctness. Completeness.,Parts of the business letter,The letterhead. The date. Inside name and address. Attention line The salutation. The subject line. The body. The complimentary close. The signature.

2、Copy notation. Enclosure notation. Postscript.,書信基本知識(shí)有關(guān)詞匯,letter head 信頭 date 日期 inside name and address信內(nèi)名稱和地址 salutation 稱呼語 subject 主題 complimentary close 結(jié)尾敬語 signature 簽名 attention 請(qǐng)某人親閱/辦理 enclosure 附件 postscript 附言 carbon copy 副本抄送 references 查閱編號(hào) mailing notation 郵寄說明,BUSINESS LETTERS 商務(wù)信函,商

3、務(wù)信函（business letters）是國際商務(wù)活動(dòng)總書面交流信息的主要手段之一，它代表公司形象，是企業(yè)對(duì)外公共宣傳關(guān)系中重要的手段。商務(wù)信函涉及到商務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿商務(wù)活動(dòng)的始終，內(nèi)容廣泛，通常包括 建立業(yè)務(wù)關(guān)系(establish business relationship)、 詢盤(inquiry)、 發(fā)盤(offer)、 還盤(counter-offer)、 受盤(acceptance)、 訂立合同(placing order)、 保險(xiǎn)(insurance)、 裝運(yùn)(shipment)、 索賠(claim)等各個(gè)方面。,Forms of business communicat

4、ion-Internal Communication,Memo Report Staff newsletter Minutes Notice Circular E-mail Questionnaires,Forms of business communication-External Communication,Letter Telex Fax Telegram Leaflet Press release Invitation E-mail,Formats of the Business Letter,Full block form. Modified block form with inde

5、nted paragraphs.,商務(wù)信函的具體要求,一、在語氣上，要以收函人為中心，應(yīng)該禮貌而且友好。 要經(jīng)常使用一些第一、二人稱的代詞，諸如I 、We、 You等；盡量多用一些直接和肯定的語氣而避免使用否定句等，這都體現(xiàn)了其語言追求禮貌、尊敬的特點(diǎn)。例如： Please let us know 勝過You fail to tell us。,二、在選詞上力求準(zhǔn)確清楚，避免使用一些陳詞、長詞及詞義重復(fù)。 例如： We regret to advise you that we can not accept your offer 就應(yīng)該改為：We are sorry to tell you tha

6、t we can not accept your offer。,三、在內(nèi)容表達(dá)上要直接簡(jiǎn)練，能夠傳達(dá)足夠信息且能夠做到機(jī)智的表達(dá)。 一般要根據(jù)寫信者所要表達(dá)的中心思想分段。正文每段的文字不宜過長，尤其是開頭和結(jié)尾兩段，更要以簡(jiǎn)短為宜。例如： Please let us know whenever we can be helpful 則比whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us表達(dá)好一些。,四、商務(wù)書信的語言須準(zhǔn)確、完整，包含一切必要的信息，對(duì)重要信息遺漏會(huì)損害公司形象，同時(shí)對(duì)于另對(duì)方不悅的事情，也應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地表達(dá)出來，而不能直接地陳述。例如：,Thank you very much for your inviting me to speak at your annual get-together of your staff members and friends in the business circle. Much to my regret, I can not go because