企業(yè)不可不知的十大文檔管理隱患.doc

1、謝謝閱讀企業(yè)不可不知的十大文檔管理隱患1企業(yè)不可不知的十大文檔管理隱患企業(yè)能否在如今競(jìng)爭(zhēng)激烈大環(huán)境中脫穎而出，其中重要決定性因素在于企業(yè)管理，而企業(yè)管理中的“重頭戲”文檔管理是企業(yè)管理中極為重要的環(huán)節(jié)。然而很多企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中，大量的成本與人力資源悄然流失而企業(yè)管理者卻渾然不知，企業(yè)資本積累成為了棘手的問題，卻找不出導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)不升反降的原因。筆者經(jīng)過對(duì)多家企業(yè)的調(diào)研分析，總結(jié)出了企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可不知的十大隱患。企業(yè)管理中的十大隱患隱患一：難以做到文件統(tǒng)一備份在企業(yè)中，幾乎人人一臺(tái)電腦，由成百上千的員工組成的企業(yè)，所產(chǎn)生的文檔數(shù)目非常龐大，其中就不乏很多對(duì)于企業(yè)而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個(gè)電

2、腦系統(tǒng)硬盤損壞或病毒感染導(dǎo)致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲(chǔ)分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個(gè)不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。隱患二：機(jī)密資料安全受到威脅在接受調(diào)查的企業(yè)中，大多數(shù)管理者都認(rèn)為自己企業(yè)的文件需要加入嚴(yán)格的保密措施，但實(shí)際上并沒有多少企業(yè)將其付諸行動(dòng)。企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動(dòng)現(xiàn)象十分常見，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況，調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 85% 的職員可以輕松的下載這些具有“競(jìng)爭(zhēng)力”的資料和信息， 78% 的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價(jià)賣出給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，嚴(yán)

3、重情況可能會(huì)給企業(yè)造成高達(dá)上千謝謝閱讀謝謝閱讀萬元的直接 失， 接 失更是不可 量。 患三：文件 找困 文件 找困 是企 中最常 的 之一。企 運(yùn) 中所 生文件量極大且存 分散，忘 文件名或存 位置的 象 有 生。據(jù)相關(guān) ，企 中平均每人每天在 找上浪 的 20 分 ，根據(jù) 算，那么每人每年有 11 天都是在 找，由幾十人，幾百人 成的企 浪 的就是幾十甚至上百萬的支出， 些 性支出大量吞噬者企 的利 ，無形中增加了大量的成本。 患四： 文檔 存 如今， 有很多企 仍停留在管理 文檔的 段。一些公司 然以 子文檔 主要信息 體，但 或 檔整理 仍然會(huì)大量使用 公 。 公 的浪 已 境造成了很大

4、 力。除此之外， 文檔極 存，不 需要占用大量的存放空 ，并且非常容易腐 霉造成不可修復(fù)的 壞，并且完全無法 索。任何 出 都會(huì)使得以前的信息 料流失， 要重新投入成本 研。由于無法 索，只能翻箱倒柜逐個(gè) 找，造成了大量 與材料的浪 ，不 企 來極大的困 ， 與 下“ 色 公”理念相背離。 患五：文檔版本混亂在企 運(yùn)作 程中往往會(huì) 生數(shù)量 大的文檔，每份文檔每天都要 大量工作人 的反復(fù) ，包括如：合同、 價(jià) 、方案等重要文件，根本無法做到版本 一，版本混淆造成工作失 在所 免。如 合同 用了已作 的合同原本；在 行生 ，將原始的生 稿件當(dāng)做最新 稿件，察 后再重新生 ， 批次 品作 ，浪 了大

5、量的生 原料， 延 了 品的 交期 些情況往往 致企 利 不升反降，使企 蒙受巨大的 失。 患六：文件 以流通、共享謝謝閱讀謝謝閱讀企業(yè)內(nèi)部常有幾十個(gè)甚至幾百個(gè)部門及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，同部門、項(xiàng)目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享文件。如果企業(yè)沒有為自己的員工提供便利的文件共享手段，那么文件發(fā)送、更新將變得非常浪費(fèi)時(shí)間，文件檢索和電子檔案管理的難度很大，致使工作效率極為低下，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。隱患七：無法集中管理所有文件隨著企業(yè)文件量成倍增長(zhǎng)，越來越多的文件散亂儲(chǔ)存在數(shù)十臺(tái)至數(shù)百臺(tái)電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無法實(shí)現(xiàn)的理想。每個(gè)員工的文件組織和命名習(xí)慣各不相

6、同，哪些文件有價(jià)值，哪些沒價(jià)值，其他人很難知曉。這進(jìn)一步加重了文件的分散性。企業(yè)文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者無法收集文件、無法統(tǒng)一規(guī)范，就難以組織和重用。在文件嚴(yán)重分散的企業(yè)中，員工離職、工作交接時(shí)，文件流失、知識(shí)斷層是常態(tài)。甚至往往會(huì)因?yàn)闆]時(shí)間交接，造成大量的知識(shí)文件不為人知，喪失價(jià)值。這些現(xiàn)象成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。隱患八：審批速度緩慢文件流轉(zhuǎn)過程控制也是企業(yè)文檔管理中難以控制的環(huán)節(jié)，企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉(zhuǎn)，只能逐個(gè)尋找審批人，經(jīng)常需要數(shù)月時(shí)間才能完成整個(gè)流程，想全部按時(shí)完成流轉(zhuǎn)過程是絕對(duì)無法實(shí)現(xiàn)的。據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)，企業(yè)遠(yuǎn)程管理和文件流轉(zhuǎn)的成

7、本約占總成本的 10% 左右，文件流轉(zhuǎn)的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進(jìn)程，給企業(yè)帶來不必要的時(shí)間與成本的浪費(fèi)。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。隱患九：無法記錄操作歷史企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個(gè)員工每時(shí)每刻都在對(duì)文檔進(jìn)行操作，每謝謝閱讀謝謝閱讀個(gè)員工對(duì)哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)；有時(shí)重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時(shí)間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。隱患十：手動(dòng)編號(hào)費(fèi)時(shí)費(fèi)力企業(yè)進(jìn)行文檔管理，給文件編號(hào)是必不可

8、少的環(huán)節(jié)。通過文件編號(hào)可以節(jié)省很多查找文件的時(shí)間，并且能夠使文檔更具有條理性。但是企業(yè)文檔經(jīng)年積累成千上萬，根本無法做到對(duì)所有文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)或錯(cuò)誤，造成文檔錯(cuò)認(rèn)混淆，嚴(yán)重影響工作。如與客戶簽訂合同時(shí)，由于文件編號(hào)混亂，誤將客戶的合同調(diào)換后交給對(duì)方，不僅影響了公司的信譽(yù)，同時(shí)還觸犯了合同中保密責(zé)任的相關(guān)條款，使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失，這種現(xiàn)象極為常見。致得 E6 為企業(yè)帶來福音先進(jìn)的企業(yè)管理者都知道，如若對(duì)上述問題置之不理，就會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成深遠(yuǎn)的影響，做好文檔管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。然而對(duì)于上述問題的解決，光靠人

9、力管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的，必須要借助現(xiàn)代化管理工具進(jìn)行輔助。因此，致得 E6 協(xié)同文檔管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)于上述種種問題，致得文檔管理專家給予完整的解決方案，給眾多飽經(jīng)困擾的企業(yè)帶來了福音。據(jù)悉，致得軟件是中國(guó)軟件產(chǎn)業(yè)新時(shí)期創(chuàng)新力量的代表之一。致得軟件經(jīng)過多年的潛心研究，經(jīng)數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習(xí)慣，不斷的對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行升級(jí)改進(jìn)，研發(fā)出了謝謝閱讀謝謝閱讀一套完整、成熟的致得 E6 協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，為上述問題提供了一套完美的解決方案。致得 E6 協(xié)同文檔管理系統(tǒng)可以集中統(tǒng)一管理電子文檔、紙質(zhì)文檔、數(shù)字資產(chǎn)（圖片、 CAD 圖紙、音頻、視頻）、ISO 文控等各類文件，以解決企業(yè)文檔管理難題實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)營(yíng)為目標(biāo)，通過“與Office 集成、權(quán)限控制、全文索引、協(xié)同編輯、版本管理、互聯(lián)網(wǎng)訪問、CAD 圖紙預(yù)覽、多媒體在線播放、文檔在線借閱、目錄規(guī)則應(yīng)用、審批流程管理和ISO 文控”等功能，有效地解決了上述文檔管理中的難題。系統(tǒng)還支持紙質(zhì)文檔電子化，能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約大量紙質(zhì)成本；同時(shí)通過權(quán)限控制、數(shù)據(jù)與文件完整備份、文檔存儲(chǔ)加密等功能來保證企業(yè)內(nèi)部機(jī)密文件與數(shù)據(jù)的安全性；系統(tǒng)具有完善的自動(dòng)編號(hào)與修訂版管理功能，杜絕