時間管理--高效人士必備的習慣(PPT 70頁).ppt

1、時間管理 -高效人士必備的習慣,引 言,或許你常有這樣的感嘆：明明已經(jīng)很努力,為什么事情還是做不完?除了工作,怎么還是工作?轉(zhuǎn)眼間一天過去了,為何啥事也沒做成?于是你不禁自問,時間究竟跑哪里去了?顯然,時間并沒有跑哪里去,它仍舊以一個鐘頭60分鐘、一天1440分鐘、一周168小時的速度在飛逝。 不論你的職務(wù)高低、年齡輩分、性別差異，每個人都在平等的“消費”著它。但同樣的時間，在不同的人面前，就會體現(xiàn)出不同的價值，如何利用好時間，如何讓它發(fā)揮出最大的價值，成了每個人所關(guān)心的問題?？蛇z憾的是，人們雖然懂得時間的重要性，確不知道如何利用好時間。,人生的時間分配是怎樣的？,人的壽命有長有短，這里取一個

2、平均值：70歲。你可以看看自己70年的時間是怎么度過的。人一生中站立的時間最長，在不知不覺中站了30年。睡臥的時間居第二位：23年。準備一把舒適的椅子吧，坐著的時間居第三位，人一生要坐17年。盡管勞動是生活的必需，可人用于工作的時間總共才1012年。人補充能量的時間竟是工作時間的一半：一生中要在飯桌上度過6年。等車的滋味難受嗎?人一生花在等車上的時間是36年，這要由家到工作單位的遠近而定。以等一次車10分鐘計算，人一生要在車站上度過170個晝夜。長嘴就要說話，人一生用于交談的時間需要2年。從“新聞聯(lián)播”開始計算，至正常的就寢時間止，人一生就要在電視機前度過2128天(晝夜)，約6年。其余的內(nèi)容

3、我們以天計數(shù)。人一生要笑：623天。做飯：560天。感冒：500天。學習：440天。這440晝夜是指學校以外的學習。接受中小學義務(wù)教育：405天。節(jié)日活動、家庭聚會、學友聯(lián)誼：375天。書信往來、填各類表格：305天。,案例,美國一位著名的大學教授，曾經(jīng)向數(shù)百人提出這樣的問題：如果今天是你生命的最后一天，你有什么感觸？結(jié)果很多人回答的是沒有多讀書，沒有好好的約束自己，沒有嘗試新的事物，沒有多花點時間與家人相處等等。,小故事,有兩個人到非洲考察，迷路了，忽然一只兇猛的獅子朝他們跑過來，其中一人馬上從旅行袋中拿出運動鞋穿上。另外一個人便搖搖頭說：“沒用，你怎么跑也跑不過獅子。”同伴說：“嗨，你當然

4、不知道，在這個緊要的關(guān)頭最重要的是我要比你跑的快?！?故事的啟示,在現(xiàn)代商業(yè)社會必須與 時間競爭,時間的定義,時間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的。 時間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。 過去 現(xiàn)在 未來,時間的特征,時間是不可替代的 時間沒有辦法儲存 時間無法增加 時間借不到、買不到、租不到 時間以穩(wěn)定的速度無法阻擋的消失,故事啟示,爭取時間重要 合理分配時間更重要,爭取時間重要 合理分配時間更重要,那么時間管理是,時間管理理論的歷史進程,第四代時間管理,屬于自然法則和羅盤理論 優(yōu)點：效率方向?qū)?第三講 第四代時間管理,第四代時間管理的要素與核心 完成人生的四大需求與能力 現(xiàn)代時間管理強調(diào)

5、自然法則,自然法則-農(nóng)場法則,1、農(nóng)業(yè)上有一種播種收割定律，耕作的時序以及收割的多寡，受自然法則影響。 2、無論是國家還是個人，均存在一個均衡點。 3、人與社會、群體之間都有一種相互依存、依賴的關(guān)系，這種關(guān)系，能從心靈的深處，滿足個人的心理、物質(zhì)、精神及社會文化四種需求。四種需求的結(jié)合，將內(nèi)心的那種熱忱釋放出來，找到真正的自我。,人生的領(lǐng)域,1,1,課程內(nèi)容,時間管理是什么？ 如何進行時間管理時間管理的五大法寶 明確目標 分清輕重緩急 合理地分配時間 制定規(guī)則 合理授權(quán),大石塊 沙子 水,最大限度的裝滿小桶,時間的價值,無形價值 把時間投資于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭

6、關(guān)系、人際關(guān)系等。 有形價值 所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社交關(guān)系、會在以后帶來有形的報酬。,你的時間價值幾何,你的時間價值：每天/每小時/每分鐘 元,時間管理是研究如何合理、有效地組織、運用時間資源，以達到工作和生活的目標。,時間管理核心理念Time Management,Work smarter, not harder,時間管理法寶之一Time Management,明確目標,愛麗絲漫游奇境記對白,“請你告訴我，我該走哪條路？” “那要看你想去哪里？”貓說。 “去哪兒無所謂。”愛麗絲說。 “那么走哪條路也就無所謂了?！必堈f。,人要有明確的目標。,人不是因為工作而有目標，而是因為目標而工作,設(shè)

7、定目標,設(shè)定目標的原則,設(shè)定有效目標的原則可以用SMART來表示. 設(shè)定目標的SMART原則 R可以被證明和觀察（強調(diào)成果）,No wind favors him who has no destined port. 風不會偏愛沒有目的港的人,設(shè)定目標,制定計劃,那么實際上你正計劃著失敗,如果你沒有認真做計劃,目標計劃書,時間分配不合理,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,帕雷托原則 （Pareto Principle）,80/20原則,必須做的,應(yīng)該做的,可以做的,美國某鋼鐵公司總裁舒瓦普向一位效率專家利請教：

8、“ 如何更好地執(zhí)行計劃的方法？ ” 利聲稱可以給舒瓦普一樣東西，在 10 分鐘內(nèi)能把他公司業(yè)績提高 50% 。接著，利遞給舒瓦普一張白紙，說： “ 請在這張紙上寫下你明天要做的 6 件最重要的事。 ” 舒瓦普用了約 5 分鐘時間寫完。利接著說： “ 現(xiàn)在用數(shù)字標明每件事情對于你和公司的重要性次序。 ” 舒瓦普又花了約 5 分鐘做完。利說：“ 好了，現(xiàn)在這張紙就是我要給你的。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不看其它的，只做第一項，直到完成為止。然后用同樣辦法對待第 2 項、第 3 項 直到下班為止。即使只做完一件事，那也不要緊，因為你總在做最重要的事。你可以試著每天這樣做，直到

9、你相信這個方法有價值時，請將你認為的價值給我寄支票。 ” 一個月后，舒瓦普給利寄去一張 2.5 萬美元的支票，并在他的員工中普及這種方法。 5 年后，當年這個不為人知的小鋼鐵公司成為世界最大鋼鐵公司之一。,設(shè)定優(yōu)先順序的好處,只做重要而且是必要的任務(wù) 每一次只集中在一件事情上,設(shè)定目標,制定計劃,逐日調(diào)整,時間已具體確定的事件 時間沒有具體確定的待處理事項 電話、記錄等信息,每日計劃表,時間管理法寶之二Time Management,分清輕重緩急,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性,重要的事：對個人工作

10、生活會產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。,時間管理矩陣的應(yīng)用案例,李經(jīng)理把要做的當天任務(wù)羅列出來：,制定明天時間計劃 接待一個老同學 向總經(jīng)理匯報工作 舉行辦公會議 給外地客戶打電話 與同事聊一部電影 到門診部看病,打分標準,重要性、緊急性分數(shù)表,時間管理重要性與緊迫性示意圖,緊急 不緊急,重要 不重要,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,M1擴大,重要，非緊急,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,M2縮小,時間管理法寶之三Time M

11、anagement,合理地分配時間,你屬于哪種行為模式？,獅子型,考拉型,緊迫感 喜競爭 走路、動作較快 進餐迅速 討厭耽擱 不耐心,放松 作決定需要一定時間 走路、動作較緩 若有所思 樂于傾聽 耐心,合理地分配時間核心要點一：根除拖延,拖延的代價,浪費了今天 每天都是一個遺憾的生活 逃避積極的人生 健康不良 待處理問題的不斷增多 長期在壓力下工作的憂慮,與拖延決戰(zhàn),承認：拖延是一種無益的生活方式 把大工作分解 當機立斷，直接面對不愉快的工作 給自己設(shè)定最后時限 獎勵自己,做事拖延的解決,要有能力辨認事情的重要性 自我分析，認清自己 先做最重要的事情 監(jiān)控自己的進度,管理好書桌才能管理好時間,

12、合理地分配時間核心要點二：桌面整潔,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情 工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得 每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置 每天下班前將辦公桌整理就緒 把不再需要的東西堅決扔掉,活動,文件的處理,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級 處理,A B C,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一次 每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案 堅決扔掉不必要的文件,善用零星時間,通勤時間 旅途時間 等候時間 看病 交費 等電話 等汽車、飛機,不要隨便打發(fā)你的零星時間,合理地分配時間核

13、心要點三：零存整取,測試一下你的時間安排方式,合理分配時間核心要點四：發(fā)掘工作慣性,發(fā)掘工作慣性,晨間型 晚間型 隨時型,和自己的生物鐘合拍,時間管理法寶之四Time Management,制定規(guī)則,工作應(yīng)于何時截止,樹立一個何時完成的目標,影響縮小在最小范圍內(nèi),持之以恒,自我制定規(guī)則、自我遵守紀律,充分利用記事本,待辦瑣事 物品清單,把腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,一樣的演講不要只講一次,時間管理法寶之五Time Management,合理授權(quán),爭取外援，節(jié)約時間,輸出,輸出,輸入,輸入,一人包打天下者,追求團隊協(xié)作者,合理授權(quán),放棄喜歡做的事 放棄

14、怕失去控制的心理 授權(quán) 把任務(wù)交給人，培訓他們并通知相關(guān)人員 隨時準備提供建議并進行解答,總結(jié)：時間管理的十一條金律,金律一:要和你的價值觀相吻合 你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。 金律二:設(shè)立明確的目標 成功等于目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標;你必須把今年度4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，并依次排列重要性，然后依照你的目標設(shè)定一些詳細的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進行。

15、金律三:改變你的想法 美國心理學之父威廉詹姆士對時間行為學的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做,時間管理的十一條金條玉律,金律四:遵循20比80定律. 生活中肯定會有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而

16、不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。 金律五:安排“不被干擾”時間 每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。 金律六:嚴格規(guī)定完成期限 帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的帕金森法則(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就

17、會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。 金律七:做好時間日志 你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變,時間管理的十一條金條玉律,金律八:理解時間大于金錢 用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間。假設(shè)與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗? 金律九:學會列清單 把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產(chǎn)生緊迫感