秘書會(huì)議管理內(nèi)容

1、秘書會(huì)議管理內(nèi)容一、會(huì)議管理 1、會(huì)議籌備方案的擬訂 內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。 作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。 （1）組建會(huì)議籌備委員會(huì) （2）分成籌備小組 （3）形成籌備方案 （4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案 2、會(huì)務(wù)檢查工作程序 內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。 （1）開會(huì)檢查的程序 1）會(huì)議籌備

2、機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知 3）召開協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題 4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí) （2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序 1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn) 2）制作檢查單，以便記錄和匯總 3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄 4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正 3、會(huì)議文件審核工作程序 內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了

3、會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。 （1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審 （2）主觀秘書進(jìn)行初審 （3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審 （4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審 4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案 內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題），出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。 （1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況 （2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案 （3）討論會(huì)議緊急情況 （4）確定會(huì)議應(yīng)急方案 5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行 是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界

4、對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。 （1）了解議題和議程 （2）準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì) （3）有效引導(dǎo)議題 6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序 （1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 （2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案 （3）實(shí)施應(yīng)急方案 （4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援 （5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通） 7、會(huì)議總結(jié)工作程序 內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。 （1）對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿 （2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論 （3）總結(jié)定稿 （4）印發(fā) （5）

5、歸檔 （6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié) 二、事務(wù)管理 1、禮賓次序確定步驟 亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。 （1）確定禮賓次序方案 （2）提前通知有關(guān)各方 （3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序 2、安排涉外迎送工作程序 （1）確定迎候人員 （2）準(zhǔn)備迎賓的物品 （3）見(jiàn)面講究禮節(jié) （4）送行前的拜訪 （5）安排送行儀式 3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序 會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益

6、，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。 （1）約定 （2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng) （3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排 （4）迎接客人 （5）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談 （6）送別客人 4、西餐禮儀 （1）赴宴前的準(zhǔn)備 1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容 2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變 3）到別人家赴宴需要帶禮物 4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝 5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴 （2）西餐的座次安排 主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐 （3）入席、退席禮節(jié) 1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋 3）暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放

7、在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席 （4）餐具的使用方法與席間禮節(jié) 1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃雞、蝦、魚的方法 3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中 4）吃意大利面條的方法 5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi) 8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致 9）談話聲音一定要輕 （5）西餐的飲酒禮儀 1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴會(huì)開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上 5、招待會(huì)的禮儀 （1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明

8、時(shí)段、不需要客人回復(fù) （2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益 （3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩 6、不同辦公模式的特點(diǎn) （1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。 （2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工 （3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：

9、減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。 （4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。 （5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。 （6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。 （7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。 （8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員

10、工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。 7、選擇辦公模式的工作程序 （1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題 （2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式 （3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度 （4）先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式 （5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失 8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序 （1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求 （2）設(shè)計(jì)平面圖 （3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾 （4）采光、溫度和通風(fēng) 9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序 （1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程 （2）確定衡量流程的關(guān)鍵

11、指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià) （3）尋找所存在問(wèn)題和差距的原因 （4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案 （5）實(shí)施改進(jìn)方案 10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程 （1）確定問(wèn)題 （2）分析有關(guān)資料 （3）確定造成問(wèn)題的可能的原因 （4）提出可能的解決方案 11、突發(fā)事件的預(yù)防措施 發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。 （1）以書面形式確定緊急情況處理程序 （2）根據(jù)書面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn) （3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名 （4）實(shí)行緊急情況模擬演練 （5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

12、 （6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況 （7）保證定期檢查和更新設(shè)備 12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施 （1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序 （2）用這些程序培訓(xùn)所有人員 （3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序 （4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫的程序 （5）明確員工在緊急情況下的職責(zé) （6）保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員 （7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況 （8）保證定期檢查和更新設(shè)備 13、處理突發(fā)事件的流程 （1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng) （2）查找問(wèn)題的原因 （3）成立臨時(shí)指揮中心 （4）控制源頭，釜底抽薪 （5）召開新聞發(fā)布會(huì) 14、上司交辦

13、事項(xiàng)督查的程序 直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作 （1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦 （2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦 （3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦 （4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦 （5）督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查 （6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢 （7）辦結(jié)回告 （8）對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估 （9）立卷和歸檔 15、制定工作計(jì)劃的方法 （1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù) （2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù) （3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序 （4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息 （5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)

14、和估算的時(shí)間要求 （6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人 （7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表 （8）確保計(jì)劃順利實(shí)施 （9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理 16、制定工作計(jì)劃的程序 （1）估量機(jī)會(huì) （2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo) （3）確定計(jì)劃工作的前提條件 （4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案 （5）評(píng)價(jià)各種備選方案 （6）選擇方案 （7）擬訂分計(jì)劃 （8）編制預(yù)算 17、制定承辦期限規(guī)定的程序 企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定 （1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定 （2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn) （3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期 （4）確

15、定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期 18、辦公室工作評(píng)估的程序 實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。 （1）建立一套完整的目標(biāo)體系 （2）制定目標(biāo) （3）組織實(shí)施 （4）檢查和評(píng)估 19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序 （1）提出購(gòu)買申請(qǐng) （2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi) （3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商 （4）簽訂供貨合同 （5）貨物入庫(kù) （6）支付貨款 20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序 （1）確定預(yù)算的核算基數(shù) （2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 （3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格 （4）編寫預(yù)算方案 （5）征求意見(jiàn)，完善方案 21、辦公資源管理程序

16、包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。 （1）了解本單位所有辦公資源的基本情況 （2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理 （3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況 （4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 22、信息開發(fā)的主要形式 對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程。 （1）剪報(bào) （2）索引 （3）目錄編制 （4）文摘 （5）信息資料冊(cè) （6）簡(jiǎn)訊 （7）調(diào)查報(bào)告 23、信息開發(fā)的程序 （1）確定主題 （2）分析信息材料 （3）選擇信息開發(fā)方法 （4）選擇開發(fā)信息的

17、形式 （5）形成信息產(chǎn)品 24、信息利用的工作程序 通過(guò)有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。 （1）熟悉信息的內(nèi)容 （2）確定利用需求 （3）確定信息利用服務(wù)的途徑 （4）獲取信息 （5）提供信息 25、信息反饋的工作程序 將信息使用過(guò)程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過(guò)程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。 （1）明確目標(biāo) （2）選擇信息反饋的方法 （3）獲取反饋信息 （4）加工分析反饋信息 （5）傳遞反饋信息 （6）利用反饋信息 三、文書處理與擬寫 1、文書審核的工作程序 對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。 （1）明確審核范圍 （2）確定是否需要行文 （3）審核文書內(nèi)容 （4）檢查文字