企業(yè)行政工作之雜談

1、企業(yè)行政工作之雜談 企業(yè)行政工作可是一個吃力不討好的苦差事，工作難做、成效甚微、得罪人多、滿意度低；但同時也是一個結(jié)交三教九流、兩道兼吃、磨練口才、修煉身心、通向社會的大熔爐?，F(xiàn)就個人對行政工作的一點粗淺看法與您切磋交流，觀念和見解不妥之處，請指正并諒解。 您所在的企業(yè)，作為一個具有非常好發(fā)展前景且擁有高學(xué)歷、高知識、高素質(zhì)的經(jīng)營團隊的企業(yè)，彼此溝通，隨時交流，深度合作，團隊利益至上應(yīng)該是這個企業(yè)的根基?？筛咧巧痰膱F隊往往有問題、有意見都是悶在肚子里，不會喜形于色，這些人都是內(nèi)斂到家的大內(nèi)高手，每個人都有一套自己的處事哲學(xué)和行事風(fēng)格，從來不會輕易示人的。在這樣的企業(yè)要如何做好行政事務(wù)工作，是一

2、種全新的考驗和嘗試。 一、對行政工作要有自己獨特的認(rèn)識和見解 1、行政部門是企業(yè)的綜合樞紐、服務(wù)中心。擔(dān)負(fù)著上情下達、下情上報、對外交往和后勤保障等繁重工作，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，這就要求行政工作人員具有敏銳性、預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗。行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好各種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，使領(lǐng)導(dǎo)能輕裝上陣，集中精力研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化

3、表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍；同時要做好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。只有行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施、環(huán)境設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序、激勵政策)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，才能確保行政體系在各種條件下有效健康運行。 2、行政是事無巨細(xì)、溝通協(xié)調(diào)的工作。要想做好這份工作，吃喝拉撒睡、上下里外中，都必須在你的視線范圍內(nèi)。一要了解自己的工作性質(zhì)是什么；二要明白自己的工作量，三要清楚自己的工作需要和哪些部門或同事緊密相聯(lián)和配合，和同事處理好關(guān)系，這是進入工作的根本。行政部門是上下聯(lián)絡(luò)和溝通的

4、中間體，既要取信于上，也要取信于下。要做好中間潤滑劑的角色，不被上下兩部分?jǐn)D壓研磨碎。一定要手勤，不要一味去指揮別人做，自己舉手之勞的事，決不派人；記?。焊晒ぷ餍枰⒓醋?，以避免遺忘或其他意外；每天提前上班，各處走一圈，將問題收集，一上班就處理或安排掉（切記：寧做第一個上班的人，不做第一個下班的人）。 3、行政工作在服務(wù)上要平等協(xié)商，它既不低人一等，也不高人一籌。對兄弟部門，要相互尊重、相互支持；對員工要滿腔熱情。不能只是坐等指示，奉命辦事，被動工作，而應(yīng)圍繞中心工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，積極做好服務(wù)。不做事后“小諸葛”，要拾遺補缺，既能發(fā)現(xiàn)問題，又善于提出解決問題的辦法和建議。出于公心，不向領(lǐng)導(dǎo)進

5、讒言，如果領(lǐng)導(dǎo)兩次提醒你某項工作做的不好，但你覺得自己很努力做了，沒有功勞也有苦勞，那么你就應(yīng)該考慮是不是有其它做的不夠好的地方了，看付出與成效是否成正比，答案如果是NO，那就要和領(lǐng)導(dǎo)溝通了，是什么原因？或是要卷鋪蓋走人？！ 做工作既要為領(lǐng)導(dǎo)，也要兼顧各部門和同時之間的利益關(guān)系，否則你將一事無成，落得左右不是人的尷尬境地。 二、行政部門既是服務(wù)部門同時又是監(jiān)督執(zhí)行部門 1、有人把行政部門戲稱為“不管部”，無事不管，無事不問。既要有和紳般的圓滑、也要有紀(jì)曉嵐式技巧，否則是難以做好行政工作的。要經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣。 2、行政工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，但要做好

6、行政工作，又必須主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。不消極等待，要主動著手，提前準(zhǔn)備，對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。 3、要發(fā)揮行政的整體功能，保證工作的順利進行，不僅要求行政內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致，而且，其他業(yè)務(wù)部門也要相互配合，同時，還要全體員工的支持和幫助。首先，要善于協(xié)調(diào)內(nèi)部的關(guān)系，通過協(xié)調(diào)各個不同職能的工作，充分發(fā)揮各方面的主觀能動性和個人的聰明才智，有效地形成合力，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。同時，要根據(jù)各個階段的工作任務(wù)，區(qū)別輕重緩急，突出工作重點，兼顧其他工作。因為行政處于聯(lián)系上下，溝通左右，協(xié)調(diào)各方的地位，決定了它整天處

7、于各種矛盾的中心。在處理各種矛盾時，就要看你的手段和技巧，不能出現(xiàn)偏頗或閃失。在這種情況下，大的來講行政就要從既維護全局利益出發(fā)，又保護工作積極性的角度，出面做好協(xié)調(diào)工作，求同存異，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗，把各部門的積極性，引導(dǎo)到確保全局工作任務(wù)的完成上來，但事實上這就是一個做人的學(xué)問，八面玲瓏，上下左右通吃不但是共產(chǎn)黨的辦公室主任的本領(lǐng)，也是所有做行政工作人的必修之課。 4、行政工作有許多大事急事，何謂之大事，行政的辦文、辦會、辦事的范疇中都會遇到大事，如領(lǐng)導(dǎo)交辦的是大事，涉及到全局性的是大事，關(guān)系到企業(yè)運作的也是大事，影響到企業(yè)形象和聲譽更是大事。大事因為其重要性而必須擺在工作的首要位置，

8、辦大事要絕對保證時效和質(zhì)量，絲毫不得馬虎和大意。但對日?，嵥榉彪s的事務(wù)性工作，即通常認(rèn)為的“小事”，也不能輕視麻痹。因為小事不做，或者馬虎應(yīng)付，一旦出了錯漏，小事就會釀成大錯，搞出大亂子，對工作造成不良后果，甚至?xí)绊懝ぷ鞯娜?。所以行政工作你作為領(lǐng)導(dǎo)不一定要面面俱到，但一定要鎮(zhèn)的住、擺的平、理的順。必要時還能運用康熙王朝里姚督的“三必?fù)帷⑷亟恕笔侄巍?5、正確處理“過”與“不及”的關(guān)系：一定要把握“度”，掌握分寸。行政在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖，進諫言，瞎摻和。 6、老板通常都沒時間閱讀冗長的文書。因此，學(xué)會編寫簡

9、潔的文字報告和編制賞心悅目的表格就顯得尤為重要。即便是再復(fù)雜的問題，最好將其濃縮闡述在一頁A4紙上。有必要詳細(xì)說明的問題，再用附件形式附在報告或表格后面。讓老板僅僅瀏覽一頁紙或一張表格便可知道事情的概況。如其對此事感興趣或認(rèn)為重要，可以通過閱讀附件里的資料來了解詳情。7、具備對問題的分析、歸納、總結(jié)能力比常人要強。要具有找出規(guī)律性的東西并駕馭，從而達到事半功倍的效果。注意收集各類信息資料，包括各種政策、報告、計劃、方案、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)流程、管理制度、考核方法、行業(yè)發(fā)展動態(tài)等等。尤其重視競爭對手的信息。因為任何成熟的業(yè)務(wù)流程本身就是很多經(jīng)驗和教訓(xùn)的積累，遇到用時，就可以信手拈來。這在任何教科書上

10、是無法找到的，也不是那個老師能夠傳授的。 總之，任何人去做行政工作不要認(rèn)為自己學(xué)歷高，什么事情都可以搞定，這就錯了，因為行政處事能力它要求的是實實在在的東西，而不是文憑那“千呼萬喚始出來，猶抱琵琶半遮面”的朦朧狀態(tài)?！坝兄菊?，事競成，破釜沉舟，百二秦觀終屬楚；苦心人，天不負(fù)，臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。” 三、用什么心態(tài)來做好行政服務(wù)工作呢？ 個人認(rèn)為，在行政的工作中，對于增進理解、化解矛盾、改進工作、為人處事的心態(tài)非常重要。 真誠少假意：就是真心誠意地對待自己的工作和同事。中庸有云：“誠者自成也”。以誠待人，是為人之本。是否對行政工作有一顆真誠熱愛的心，是否對同事有一種樸素誠懇的服務(wù)態(tài)度，是決

11、定能否做好行政工作的首要因素。行政就象是一個小社會，外迎內(nèi)接的事務(wù)樁樁件件看似小事，卻又總是與單位的形象與工作緊密聯(lián)系著。如果不是抱著一種全心全意服務(wù)的態(tài)度去做，很難想象能把那些紛繁瑣碎的事務(wù)處理得井井有條并使各方滿意。 公正少雜念：矛盾的背后，總是牽扯到利益。不同的觀點，不同的利益，也就會產(chǎn)生不同的立場。要協(xié)調(diào)好這些矛盾，就需要站在一個公正的立場上，不以親亂紀(jì)，不以疏廢事。只有自身位置擺正了，才能起到以身作則之效。行政事務(wù)繁瑣，接觸人員復(fù)雜，對管理工作要求也高。如果在協(xié)調(diào)處理事務(wù)時，不能做到一碗水端平，就容易讓矛盾激化。因此，要求別人做到的，自己要首先做到；要求別人不做的，自己要帶頭遵守。若

12、能做到不偏不倚，在協(xié)調(diào)處理矛盾時，通常也就可游刃有余了；如果沒有做到，也要學(xué)會偷吃知道擦干凈嘴巴的道理。 熱心少冷語：關(guān)心同事，提供熱情周到的服務(wù)，這既是處世的基本準(zhǔn)則，也是行政的工作性質(zhì)所要求。俗話說：“好言一句三冬暖，惡語傷人六月寒”。有了熱心，才會有熱語和笑顏。見客下菜、出門看天氣。行政工作不可能做到一碗水端的很平，總有輕重緩急、主次之分，不可能沒有人情事故，你必須學(xué)會圓滑處事和事后打圓場的本領(lǐng)。 耐心少虛情：日常工作中，矛盾總是不可避免的。常常因為觀點不同，或者信息失真，造成種種誤會，這也是人之常情。面對這些情況，如果選擇逃避，那只會讓矛盾或誤會越積越深。因此一旦出現(xiàn)矛盾，就必須以積極

13、的態(tài)度去面對。而矛盾或誤會通常是成易化難，要消彌誤會，化解分岐，往往非朝夕之功，這時就需要耐心。要耐得往性子，忍受別人一時的不理解甚至冷嘲熱諷，耐著性子傾聽別人的意見、解除別人心中的疑惑或不滿，需要有磨破嘴皮的功夫和船上垂釣的耐心。 細(xì)心少粗放：風(fēng)起于青萍之末，小事里總能窺見大智慧。俗話說，細(xì)節(jié)決定成敗。只有平時細(xì)心觀察事物，才能及時發(fā)現(xiàn)問題，防微杜漸，將矛盾化解在萌芽狀態(tài)。行政工作千頭萬緒，象資產(chǎn)管理、后勤服務(wù)、文稿審核、接上送下、人力資源等等，都是看似小事，卻能影響大局的要事。如果工作不細(xì)心，很容易造成丟三落四，甚至影響到單位形象。因此，切不可因為小事而大意，毛手毛腳，要注意平時點點滴滴經(jīng)

14、驗的積累。特別是對一些失誤和錯漏之處，要及時總結(jié)教訓(xùn)，避免重蹈覆轍。 平常心少牢騷：在行政工作中，要守得住原則，經(jīng)得住誤解，正確面對得失，這就需要有一顆平常心。安事立命有容乃大，為人處事無欲則剛，才能做到待人接物不卑不亢，寵辱不驚。工作中遭遇誤解或反對等壓力并不可怕，可怕的是面對得失不能保持平常心，或因一時失志而一蹶不振，或因一時得意而忘乎所以，人生大悲大喜過甚，結(jié)果往往是失去自我。而以坦然的態(tài)度對待得與失，縱有千般煩惱困惑，也可消彌于無形。保持了良好的心態(tài)，不要牢騷怪話滿天飛，也就為做好行政工作打造了一個堅實的平臺。 行政工作中不可能總是一帆風(fēng)順，我想有這樣的心態(tài)，或許可以使工作做得更穩(wěn)妥些

15、、更扎實些。 四、上面談的只是理論上的東西，現(xiàn)實的企業(yè)生活中是怎么樣呢？ 行政工作就像圍棋一樣，黑白兩極、361個點、縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)，理不斷、剪還亂。行政公作要學(xué)會棄子的效應(yīng)和圍棋中小尖的道理，即使你有這樣的功底，學(xué)會了所有的規(guī)律，也不一定你能玩得好。因此還需熟讀和掌物論語、孟子、大學(xué)、中庸。這些古董內(nèi)容涉及很廣：博大精深，無所不包，一個為人處事的方法，可以讓你經(jīng)營事業(yè)和人生，才能達到無往不利、左右逢源的高超境界，但別人的為人處事之道絕不是金科玉律，如果你要想讓人生充實一點，讓成功的可能大一點，最現(xiàn)實而又較積極的做法是，一采百家之言，“擇其善者而從之”。然后自己在實踐中去感受、去體驗，只有這樣

16、，才能不斷發(fā)現(xiàn)自身缺陷，獲得完美的為人處事的嫻熟技術(shù)。 五、行政工作就是一個“修身”與“養(yǎng)性”結(jié)合起來的做人的道理 一是“欲仁得仁”。即在修身與養(yǎng)性問題上，個體自身首先要有這方面的內(nèi)在欲求，主體是自己的事情，自己都沒有對“仁”的追求，那怎么能夠“成仁”呢？荀子勸學(xué)篇云：君子博學(xué)而日參省乎己，則知明而行無過矣。意即站在一個新的高度，重新審視自己，方覺得渺小如滄海一粟；因此自己首先要“欲仁”，才能“得仁”,沒有這個前提，什么也實現(xiàn)不了。所以孔子曰：“仁遠(yuǎn)乎哉？我欲仁，斯仁至矣?！薄澳芙∑?，可謂仁之方也已?！?二是“善學(xué)知仁”。自我修身與養(yǎng)性，不斷地加強自身的學(xué)習(xí)，只有這樣才能知善惡、辨是非、區(qū)美丑、明事理，故“唯善學(xué)者方能知仁也”。強調(diào)“學(xué)”與“思”的統(tǒng)一，“學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”，善不善“學(xué)”，關(guān)鍵看會不會“思”，只學(xué)不思枉學(xué)！在社會生活中“多見”、“多聞”，擇其善者而從之；多見而識之，知之次也?！泵献恿夯萃酰豪衔崂弦约叭酥?，幼吾幼以及人之幼，天下可運于掌，古之人所以大過人者，無他焉，善推其所為而已矣。另外，還要善于在生活中向有德之人學(xué)習(xí)，時刻注意將自己的思想和行為與他們相對比，主動地“見賢思齊”。“三人行，必有我?guī)熝桑瑩衿渖普叨鴱闹?，其不善者而改之?！币粋€人只有通過這樣的學(xué)習(xí)和思考，才能真正感知“仁”的存在，真正把握“仁”