第1講 辦公自動化概述.ppt

1、2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),1,第1講 辦公自動化概述,1. 辦公自動化系統(tǒng)的組成 2. 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng) 3. 辦公自動化通用軟件 4. Office 2003的組成 5. 文件的新建和打開 6. 文件管理 7. 多窗口顯示文件，窗口的排列 8. Office共享，發(fā)布網(wǎng)頁,上機實驗,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),2,1. 辦公自動化系統(tǒng)的組成,(1) 辦公自動化定義 美國麻省理工學院季思曼教授的定義：將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學與行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術難以處理、且量非常大而且結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務上的一項綜合技術。 1985

2、年，我國的專家學者在全國第一次辦公自動化規(guī)劃會議上，將辦公自動化定義為：利用先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業(yè)務借助于各種設備，并由這些設備與辦公人員構(gòu)成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),3,1. 辦公自動化系統(tǒng)的組成,(2) 辦公自動化系統(tǒng)組成 硬件：微機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、投影儀、UPS等。 軟件：操作系統(tǒng)、各種語言處理程序、應用軟件。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),4,OA硬件 微機,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),5,OA硬件 打印機,噴墨打印機,針式打印機,激光打印

3、機,一體機(掃描、復印、傳真、打印),2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),6,OA硬件 復印機,按技術分類 模擬復印機 數(shù)碼復印機 按應用范圍分類 辦公型復印機 工程圖紙復印機 便攜式復印機,便攜式復印機,工程圖紙復印機,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),7,OA硬件 掃描儀,類型：手持式、滾筒式和平板式三種。 分辨率DPI：每一英寸長度的點數(shù)。 色彩位數(shù)：共可表示顏色數(shù)目。 感光元件：使用CCD能達到較高分辨率。 接口：SCSI、EPP和USB。,手持式掃描儀,平板式掃描儀,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),8,OA硬件 傳真機,類型

4、 熱敏紙傳真機 (也稱為卷筒紙傳真機) 熱轉(zhuǎn)印式普通紙傳真機 激光式普通紙傳真機 (也稱為激光一體機) 噴墨式普通紙傳真機 (也稱為噴墨一體機),2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),9,OA硬件 投影儀,類型 家用視頻型：亮度在1000流明左右，對比度較高，投影的畫面寬高比多為16:9，各種視頻端口齊全，適合播放電影和高清晰電視 商用數(shù)據(jù)型：主要顯示微機輸出的信號，用來商務演示辦公和日常教學，功能全面，對于圖像和文本以及視頻都可以演示,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),10,2. 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng),(1) 辦公自動化所需技術 網(wǎng)絡技術：主要采用Intra

5、net，設置防火墻，先從單位內(nèi)部的局域網(wǎng)開始，然后向本系統(tǒng)或本行業(yè)延伸，最終形成廣域網(wǎng)。 Web技術：Web技術的核心是超文本標識語言(HTML)和超文本傳輸協(xié)議(HTTP)，并向動態(tài)HTML、JavaScript、ActiveX等技術發(fā)展。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),11,(1) 辦公自動化所需技術,數(shù)據(jù)倉庫技術：集成各種數(shù)據(jù)庫并轉(zhuǎn)換成面向科目的格式，便于用戶訪問、分析，最后作出戰(zhàn)略決策。 多媒體技術：檔案庫中照片、領導批示字跡保存、發(fā)聲電子詞典、視頻會議等。 電子郵件技術：除了簡單的電子郵件發(fā)送功能外，更重要的功能是實現(xiàn)用于復合文檔的分布、文檔的傳遞或?qū)徟裙ぷ?/p>

6、流程，以及在線討論。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),12,2. 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng),(2) 新型辦公室 網(wǎng)絡化辦公室：將各種辦公設備連成局域網(wǎng)，進而通過公用網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)聯(lián)成廣域網(wǎng)。 無紙化辦公室：在無紙辦公環(huán)境下，計算機、應用軟件、通信網(wǎng)絡是三個最基本的要素。大量電子文件的產(chǎn)生，就是無紙辦公的主要標志。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),13,(2) 新型辦公室,虛擬辦公室：把傳統(tǒng)辦公室變成時間上全天候，空間上是辦公人員所能達到的一切場所的辦公室。廣義地說，虛擬辦公室就是各種各樣的信息網(wǎng)絡。 無人辦公。如無人售貨、自動存取款、傳真及電子郵件自動收發(fā)、辦

7、公大樓各項自動監(jiān)控功能等 移動辦公。人們可使用便攜辦公設備，通過網(wǎng)絡完成信息交換、傳達指令、匯報工作等。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),14,3. 辦公自動化通用軟件,Office：Microsoft公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。 WPS：金山公司，包括WPS文字、WPS表格、WPS演示。 永中Office：無錫永中公司，集成了文字處理、電子表格和簡報制作三大應用，可以在Windows、Linux和Mac OS下運行。 Open Office：Sun公司，主要有文書、簡報、表格、繪圖、公式和數(shù)據(jù)庫管理。,20

8、20/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),15,4. Office 2003組成,Word：文字處理 Excel：電子表格 PowerPoint：演示文稿 Access：數(shù)據(jù)庫管理 FrontPage：網(wǎng)頁制作 Outlook：個人信息管理器和通信程序。如管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人和任務等。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),16,4. Office 2003組成,Publisher：創(chuàng)建和設計出版物軟件，比Word更強調(diào)設計。可添加文本、圖形、表格、藝術字等，并可產(chǎn)生PDF格式。 InfoPath：信息收集管理程序，用于創(chuàng)建表單、填寫表單。如制作報銷單、考勤卡、調(diào)

9、查表、保險單等，并可連接到數(shù)據(jù)庫、Web服務等。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),17,4. Office 2003組成,OneNote：信息管理工具。綜合電子筆記本和傳統(tǒng)筆記本的優(yōu)勢，隨意書寫和記錄，并可對輸入信息進行組織和管理。如會議記錄、課堂筆記與信息收集，包括圖片、音頻、視頻等信息。 Visio：繪圖軟件。功能十分專業(yè)，適合不同領域、不同行業(yè)用戶使用。,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),18,5. 文件的新建與打開,單擊“常用工具欄”的“新建”按鈕：直接新建一個空白的文檔窗口 選擇“文件”/“新建”命令：顯示“新建文檔”任務窗格,2020/10

10、/4,大學計算機信息科技教程(第二版),19,5. 文件的新建與打開,“我的電腦”窗口中雙擊Word文檔文件 “文件”/“打開”命令 單擊“常用工具欄”的“打開”按鈕 “文件”菜單底部選擇最近曾打開過的文檔名 “開始工作”任務窗格的“打開”區(qū)域選擇最近曾打開過的文檔名,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),20,5. 文件的新建與打開,“文件”菜單,“窗口”菜單,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),21,6. 文件管理,文件查找：在“打開”對話框中選擇“工具”/“查找”命令,文本內(nèi)容,已找到文件,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),22,6.

11、 文件管理,文件屬性：選擇“文件”/“屬性”命令,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),23,6. 文件管理,文件加密：在“另存為”對話框中單擊“工具”按鈕，并選擇“安全措施選項”命令,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),24,7. 多窗口顯示文件窗口的排列,往下拖動,多窗口顯示文件：選擇“窗口”/“拆分”命令,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),25,7. 多窗口顯示文件窗口的排列,窗口的排列：選擇“窗口”/“全部重排”命令,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),26,8. Office共享發(fā)布網(wǎng)頁,Office共享：選擇“插入”/“對象”命令,在Word文檔中插入Excel表,2020/10/4,大學計算機信息科技教程(第二版),27,8. Office共享發(fā)布網(wǎng)頁