如何了解下屬的工作職責(zé)與職位分析(ppt 45頁(yè)).ppt

1、如何了解部屬的工作職責(zé),大綱,組織的基本概念 職位分析 職位說(shuō)明書(shū) 實(shí)際演練,組織的基本概念,組織運(yùn)作的原理,組織運(yùn)作是透過(guò)一群人，在不同功能部門(mén)里承擔(dān)不同的任務(wù)與職責(zé)，完成組織的使命，促使組織不斷成長(zhǎng)與發(fā)展，創(chuàng)造最大利潤(rùn)，也給予組織內(nèi)人員成長(zhǎng)與發(fā)揮其才能的空間。 而任何一個(gè)組織皆須具備下列四大要素： 明確的工作目標(biāo)。 清晰的職位層次序列。 流暢的意見(jiàn)溝通路線(xiàn)。 有效的協(xié)調(diào)與合作體系。,組織設(shè)計(jì)的原則,監(jiān)督幅度 剔除重復(fù) 權(quán)責(zé)一致 授權(quán)原則 命令統(tǒng)一 名稱(chēng)統(tǒng)一,充實(shí)職能 職掌明確 報(bào)告系統(tǒng)明確 組織彈性 職能配置標(biāo)準(zhǔn)化 程序方法標(biāo)準(zhǔn)化,職位分析、職位說(shuō)明書(shū)建立、職位評(píng)價(jià)作業(yè)的實(shí)施是提供公司一個(gè)

2、檢核及管理的工具，以有效地達(dá)成下列目的 ： 建立職級(jí)架構(gòu) 評(píng)估與控制員額數(shù)目 落實(shí)部門(mén)職責(zé)劃分 厘清個(gè)人工作之上下游關(guān)系 建立人員征聘基準(zhǔn) 界定人員訓(xùn)練需求 訂定績(jī)效評(píng)估的評(píng)核標(biāo)準(zhǔn) 奠定薪資制度建立的基礎(chǔ),職位分析,什么是職位分析？,職位分析是將企業(yè)組織內(nèi)部各崗位工作的內(nèi)容、責(zé)任性質(zhì)，以及員工應(yīng)具備的基本條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過(guò)程，又稱(chēng)為工作分析 職位分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動(dòng)，專(zhuān)注于收集、分析、整合工作相關(guān)資訊，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、人力資源管理及其他管理機(jī)能的基礎(chǔ),職位分析的目的,是指全面了解、獲取與工作有關(guān)的詳細(xì)信息的過(guò)程 是對(duì)組織中某特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（

3、任職資格）的描述和研究了解過(guò)程 是指定職務(wù)說(shuō)明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過(guò)程 職務(wù)分析為確定職務(wù)內(nèi)容提供了主要依據(jù) 是任何為了證明人員選擇方法和工作績(jī)效之間 關(guān)系的研究中所不可缺少的部分,職位分析帶來(lái)的效益,增加高附加價(jià)值的工作,減少低效益的工作,創(chuàng)造整體性整合效益的工作,利用外部資源優(yōu)化效益的工作,基本概念與相關(guān)術(shù)語(yǔ),要素,任務(wù),職責(zé),職務(wù),職位,要素,職位分析的內(nèi)容,職位分析在于了解工作的五大特征： 工作的輸出特征 工作的輸入特征 工作的轉(zhuǎn)換特征 工作的關(guān)連特征 工作的動(dòng)態(tài)特征,何時(shí)做職位分析,建立一個(gè)新的組織 工作內(nèi)容、性質(zhì)發(fā)生變化 重新定崗定員 制度建立的需要,職位分析的前置作業(yè),成立項(xiàng)目小組

4、外部專(zhuān)家顧問(wèn)、人力資源部、公司高階主管 準(zhǔn)備相關(guān)資料 組織結(jié)構(gòu)圖、部門(mén)職責(zé)說(shuō)明書(shū)、工作流程圖 設(shè)計(jì)相關(guān)工具及表格 工作日志、調(diào)查問(wèn)卷、訪談表、現(xiàn)場(chǎng)觀察、 工作說(shuō)明書(shū)格式,誰(shuí)來(lái)做工作分析,人力資源管理者 組織內(nèi)的主管人員 在職員工 透過(guò)三者的共同努力與合作來(lái)完成,一般部門(mén)在職位分析中起的作用,員工及其直接上級(jí)主管需協(xié)同人力資源部門(mén)人員觀察和分析正在進(jìn)行的工作，填寫(xiě)問(wèn)卷、接受訪談等，然后編寫(xiě)出一份工作說(shuō)明和工作規(guī)范。 最后，由承擔(dān)工作的員工及其上級(jí)主管來(lái)審核和修改能反映出他們工作活動(dòng)和職責(zé)的那些結(jié)論性描述。,常用的職位分析方法,問(wèn)卷調(diào)查法 觀察法 工作日志法 訪談法 關(guān)鍵事件法,職位說(shuō)明書(shū),職位說(shuō)

5、明書(shū)的來(lái)源和目的,職務(wù)說(shuō)明書(shū)是根據(jù)職務(wù)分析所得到的資料，而對(duì)工作的職務(wù)、所負(fù)的責(zé)任、以及應(yīng)具備的條件所做成的書(shū)面文件 即：職位分析的直接結(jié)果，就是產(chǎn)生職位描述、職位規(guī)范，進(jìn)而形成職位說(shuō)明書(shū) 目的：確認(rèn)工作職責(zé)，并說(shuō)明工作的范圍和內(nèi)容。,職位描述和職位規(guī)范的編寫(xiě),職位描述(Job Description)：對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作安全等方面的書(shū)面描述文件。 職位規(guī)范(Job Specification)：全面反映對(duì)工作承擔(dān)者在個(gè)性特征、技能以及工作背景等方面的要求的書(shū)面文件。,職位描述與職位規(guī)范的區(qū)別,編寫(xiě)目的的區(qū)別：職位描述是以“工作”為中心對(duì)職位進(jìn)行深入的說(shuō)明，為職位評(píng)價(jià)、

6、職位分類(lèi)及人事管理提供依據(jù)。職位規(guī)范是在工作描述的基礎(chǔ)上，解釋什么樣的人才能勝任此一職位的工作，以便為招聘、培訓(xùn)、考核、選拔、任用提供依據(jù) 內(nèi)容范圍的區(qū)別：職位描述的內(nèi)容很廣泛，包括對(duì)職位的性質(zhì)、特征、程序、方法的說(shuō)明，而職位規(guī)范的內(nèi)容則主要涉及到該職位對(duì)任職人員資格條件的要求,職位描述的價(jià)值,對(duì)員工：工作描述可以幫助員工了解工作的內(nèi)容及義務(wù)，并且讓員工了解組織對(duì)他們的期望值。 對(duì)管理者：書(shū)面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的沖突。當(dāng)工作描述中所包含的義務(wù)沒(méi)有做到時(shí)，管理者就有了采取糾正行動(dòng)的依據(jù)。,職位規(guī)范的價(jià)值,對(duì)員工：職位規(guī)范可讓員工了解每一職位所需具備之最低任職要求，從而依

7、自己有興趣之職系或職位，訂定相關(guān)職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。 對(duì)管理者：有一清晰標(biāo)準(zhǔn)之招聘標(biāo)準(zhǔn)，可提高人員選拔及任用之適任性。,職位說(shuō)明書(shū)的失敗原因,員工及部門(mén)主管因工作忙碌，配合意愿低，為免麻煩，僅以口頭約定代替，不落書(shū)面文字 工作描述撰寫(xiě)不清，和實(shí)際工作內(nèi)容差異太大 修改增刪不便，工作變動(dòng)后或因職位之更替頻繁，其內(nèi)容早不合實(shí)際，流于形式 對(duì)工作說(shuō)明書(shū)編制過(guò)程之相關(guān)理念不清楚，格式及形式無(wú)法充分發(fā)揮其功能，導(dǎo)致誤用 對(duì)工作說(shuō)明書(shū)與整個(gè)管理制度之聯(lián)結(jié)，欠缺系統(tǒng)性之構(gòu)想，無(wú)法有效支持其它制度之設(shè)計(jì)，限制其可能之功能發(fā)揮。,職位說(shuō)明書(shū),填寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)的一般原則,以簡(jiǎn)潔而直接的方式填寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)，用詞力求簡(jiǎn)單

8、 系針對(duì)“職位”，而非針對(duì)“個(gè)人” 主管仍有權(quán)指定其他相關(guān)的職責(zé)或工作 職位說(shuō)明書(shū)的長(zhǎng)度并不能表示該職位的重要程度 職位規(guī)范中需避免種族、性別、年齡、身體殘疾方面的歧視。,基本資料,職位名稱(chēng)：本職位現(xiàn)行職位名稱(chēng)。如：人力資源專(zhuān)員、系統(tǒng)分析師、行政助理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等。 職位代碼：系統(tǒng)中本職位之代碼 職位類(lèi)別：本職位為管理職或?qū)I(yè)職，及其工作性質(zhì)為何 所屬處部門(mén)：本職位所屬之職能組織。如：人力資源部。 所屬單位：本職位所屬最小功能單位，如：訓(xùn)練課、電子工程課 職位層次：本職位所屬之專(zhuān)業(yè)及能力階層,職位描述,面對(duì)內(nèi)外部客戶(hù) 內(nèi)部伙伴 外部顧客 工作內(nèi)容與職責(zé)概述 職責(zé)范圍 負(fù)責(zé)程度：主要負(fù)責(zé)部分支持

9、要達(dá)成的目的,職位規(guī)范,職位資格 教育程度及專(zhuān)業(yè)類(lèi)別：本職位需具備之學(xué)歷及專(zhuān)業(yè) 職位專(zhuān)長(zhǎng)類(lèi)別 培訓(xùn)證照要求：與本職位工作相關(guān)所需必備之培訓(xùn)經(jīng)歷或?qū)I(yè)證照 資歷與經(jīng)驗(yàn) 職位標(biāo)準(zhǔn) 主要知識(shí)技能項(xiàng)目描述重要程度 操作技能項(xiàng)目描述重要程度 其他人格特質(zhì)項(xiàng)目描述重要程度,職位設(shè)計(jì)的主要原則,因事設(shè)崗原則：職位設(shè)置應(yīng)按照企業(yè)各部門(mén)職責(zé)范圍來(lái)設(shè)定職位，而不應(yīng)該“因人設(shè)崗”，“職位”和“人”的關(guān)系應(yīng)是“設(shè)置”和“配置”的關(guān)系 職位的規(guī)范：職位名稱(chēng)及職責(zé)范圍均應(yīng)加以規(guī)范，且職位名稱(chēng)應(yīng)該很接近工作內(nèi)容的性質(zhì) 最少職位數(shù)原則：考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，并盡可能地縮短職位之間訊息傳遞時(shí)間 人事相宜原則：根據(jù)職位對(duì)

10、人的素質(zhì)要求，選擇相應(yīng)的工作人員，并將人安排到合適的職位上。,職位說(shuō)明書(shū)實(shí)例,職位說(shuō)明書(shū)實(shí)例,人事行政助理 DSP軟件工程師 產(chǎn)品專(zhuān)員,實(shí)際演練,職位類(lèi)別,A主管職 B管理行政職 C技術(shù)職 D生產(chǎn)職,職位層次,B1非專(zhuān)業(yè)人員/助理 ：?jiǎn)渭儚氖聢?zhí)行性、操 作性之工作 B2專(zhuān)業(yè)人員 ：需具備策劃、思考能力，能獨(dú)立進(jìn)行工作 B3基層主管/資深專(zhuān)業(yè)人員：需至少具備在該專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域3年以上工作經(jīng)驗(yàn) B4中階主管/高級(jí)項(xiàng)目人員：需至少具備在該專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域5年以上工作經(jīng)驗(yàn),面對(duì)內(nèi)外部客戶(hù),指擔(dān)任本職位者在執(zhí)行工作時(shí)，不論對(duì)公司內(nèi)、外，以文字或口頭，透過(guò)溝通、協(xié)調(diào)、接洽之表達(dá)方式，進(jìn)行其正常而合理接觸之必要性，進(jìn)而形

11、成良好之人際關(guān)系及工作關(guān)系，有助其任務(wù)之完成。 內(nèi)部伙伴：指本職位因工作需要，需與公司內(nèi)所屬單位以外之那些人員進(jìn)行聯(lián)系及合作 外部顧客：指因工作需與公司外部單位或人員之必要接觸對(duì)象 具體寫(xiě)明接觸內(nèi)容，如資料交換、談判溝通、協(xié)調(diào)等,職責(zé)范圍,條理分明：職位之主要工作職責(zé)明確而肯定。 工作職責(zé)應(yīng)以重要程度為順序排列 每一要點(diǎn)之開(kāi)始，要以肯定之動(dòng)詞開(kāi)始 每一行動(dòng)動(dòng)詞后均應(yīng)有其受詞，以及可能之行動(dòng)目的及結(jié)果。 如：培訓(xùn)專(zhuān)員：執(zhí)行公司教育訓(xùn)練活動(dòng)，以提高員工之專(zhuān)業(yè)及管理技能 敘述現(xiàn)在應(yīng)該做的工作，而非過(guò)去是怎么做的，也不是將來(lái)要怎么做或?qū)?lái)計(jì)劃要做的工作,不得有否定的詞句 避免使用縮寫(xiě)或簡(jiǎn)稱(chēng) 避免含糊、

12、不明確的詞句，如設(shè)法、盡力、嘗試等。 避免使用技術(shù)性的詞句或文字 避免使用敘述式的填寫(xiě)方式 避免使用“得”或“偶爾”等文字,提供參考之動(dòng)詞,督導(dǎo)、分析、執(zhí)行、評(píng)估、協(xié)助、審核、參加、收集、整合、協(xié)調(diào)、擬訂、指導(dǎo)、編輯、檢查、維護(hù)、操作、調(diào)查、規(guī)劃、采購(gòu)、修訂、記錄、提供、研究、訓(xùn)練、實(shí)施、發(fā)放、追蹤、觀察、比較、提供、等等,教育程度及專(zhuān)業(yè)類(lèi)別,教育程度：指擔(dān)任本職位最低必要之教育層次，而非填寫(xiě)者目前之教育程度。如初中、高中、專(zhuān)科、本科、碩士等。 專(zhuān)業(yè)類(lèi)別：如“電機(jī)系”、“會(huì)計(jì)系”、“資訊管理系”，或較大彈性之“工商管理相關(guān)科系”、“機(jī)械工程相關(guān)科系”等，如能與職位描述所需專(zhuān)業(yè)類(lèi)別越相近越好。,職位專(zhuān)長(zhǎng)類(lèi)別,A：行政管理類(lèi) D：工業(yè)工程類(lèi) E：電子類(lèi) M：機(jī)械類(lèi) S：軟件類(lèi) I：資訊管理類(lèi) O：其他,經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn),指擔(dān)任本職位所需之必要該專(zhuān)業(yè)或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)，以便能有相應(yīng)具備之工作經(jīng)驗(yàn)，執(zhí)行其日常工作，并能達(dá)成任務(wù)目標(biāo)。 若本職位需有主管工作經(jīng)驗(yàn)，則需注明需具備之擔(dān)任主管經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)。,主要知識(shí)技能操作技能,指擔(dān)任本職位需已具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及能力；因工作之難易度