溝通策略(電子郵件寫作)(BA).ppt

1、我的管理溝通能力？,溝通能力測(cè)試,內(nèi)容提綱,管理與商務(wù)活動(dòng)中的Email寫作 溝通策略分析 溝通者策略 溝通對(duì)象策略 信息策略 渠道選擇策略 文化背景策略,作業(yè)/技能訓(xùn)練-1,預(yù)習(xí)教材第一章 撰寫電子郵件 身為某公司的信息主管，最近你比較煩。上個(gè)月公司網(wǎng)站被黑數(shù)據(jù)庫(kù)遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批評(píng)。 昨天天你接到了一份培訓(xùn)通知。你打算參加培訓(xùn)，并著手撰寫一份給主管副總經(jīng)理（李副經(jīng)理）的電子郵件請(qǐng)求批準(zhǔn)。 半年前你曾口頭請(qǐng)示過參加一個(gè)類似的外派培訓(xùn)，但李副經(jīng)理當(dāng)時(shí)以工作繁忙為由沒有批準(zhǔn)。這次應(yīng)該如何說(shuō)服李副經(jīng)理 9月16日晚6時(shí)前提交至：,電子郵件溝通作業(yè)講評(píng),“術(shù)”方面的主要問題電子郵

2、件寫作： 格式有欠規(guī)范（），稱謂不恰當(dāng)（） 主題欄信息內(nèi)容不獨(dú)立、不具體、不豐富（呂子璇） 正文沒有分段或段落過長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)不清晰（） 缺少簽名，或簽名不規(guī)范（）,電子郵件溝通作業(yè)講評(píng),“道”方面的主要問題溝通策略： 再一次“自責(zé)道歉辯解”失策（） 提及曾被否決的提議失策（） 應(yīng)該是勸說(shuō)、而不僅僅是敘述（） 信息主管具有專業(yè)知識(shí)的“可信度” 溝通對(duì)象是關(guān)鍵決策人（） 溝通對(duì)象不一定了解信息安全工作的細(xì)節(jié) 溝通對(duì)象可能有的反對(duì)意見（） 缺少換位思考強(qiáng)調(diào)對(duì)方受益（） 不宜采用間接方式（） “我”不重要（） *如何激發(fā)他們* （）,1、主題欄寫作技巧,用準(zhǔn)確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容 。 主題要

3、具體； 如果要求讀者有所行動(dòng)，盡量使用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)短語(yǔ)； 謹(jǐn)慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會(huì)太重視。,使用信息豐富的主題欄,“管理溝通培訓(xùn)” “辦公自動(dòng)化項(xiàng)目” “請(qǐng)求重新安排管理溝通培訓(xùn)時(shí)間” “辦公自動(dòng)化項(xiàng)目每年節(jié)省50萬(wàn)” 即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長(zhǎng)一些的句子本身就有溝通效果，千萬(wàn)不要忽略這一簡(jiǎn)單而有用的技巧。,2、縮略詞（英文）,我的心情你可懂表情符號(hào),表情符號(hào) emoticon,原則：盡量不要使用！,盡管這些縮略詞和表情符號(hào)可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號(hào)，否則不要使用它們。 你也許是網(wǎng)絡(luò)專家并且對(duì)于各種專業(yè)術(shù)語(yǔ)和字符圖釋了如指掌

4、，可是不要假設(shè)收件人和你一樣專業(yè)。,3、簡(jiǎn)短,盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。 如果不能簡(jiǎn)短，就要預(yù)先說(shuō)明結(jié)構(gòu)。在讀者第一屏所看到的內(nèi)容中，概述你的信息，并通過列出各部分標(biāo)題的形式說(shuō)明結(jié)構(gòu)。這可以使讀者迅速轉(zhuǎn)向他們感興趣的部分。,4、采用適合“快速瀏覽”的排版,采用標(biāo)題 在每一個(gè)要點(diǎn)開始時(shí)加入標(biāo)題或小標(biāo)題。 采用列表和排版 標(biāo)題全部采用大寫字母，或者采用短線標(biāo)示要點(diǎn)。 將信息分成較短的部分 采用短線標(biāo)示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。,5、改變回復(fù)郵件中的主題行,你回復(fù)的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行。 “要求會(huì)議改期” “會(huì)

5、議改期至4月3日”； “辦公自動(dòng)化項(xiàng)目每年節(jié)省50萬(wàn)” “我被說(shuō)服了，同意實(shí)施辦公自動(dòng)化項(xiàng)目”。 “請(qǐng)假” “批準(zhǔn)度假申請(qǐng)”,6、慎用群發(fā)功能！,大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時(shí)給組織中的每個(gè)成員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹(jǐn)慎。 首先想一下，然后再?zèng)Q定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時(shí)間，又能防止在這些瑣事中泄露重要信息。,7、電子郵件適用場(chǎng)合,電子郵件適合傳遞事實(shí)、建議等信息，而不適合傳遞情感。 電子郵件適合傳遞一般性或公開性信息，不適合傳遞機(jī)密性或隱私性信息。,8、不要發(fā)送私人或者機(jī)密郵件,即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)

6、送以前，仔細(xì)考慮如果別人（比如老板）看到這封信會(huì)發(fā)生什么情況。,英國(guó)被曝竊取G8高官電郵 揭密者或系斯諾登,2013-06-17午間特快,E-mail的法律地位,在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的郵件被拿出來(lái)作為反對(duì)那家公司的證據(jù)。 在美國(guó)，電子郵件經(jīng)常用于離婚案和聽證會(huì)上。 Monica Lewinsky 與Linda Tripp之間的電子郵件被由于法院聽證會(huì)。,9、使用電子郵件客戶端程序,Outlook/express Foxmail 智能手機(jī),10、電子郵件使用“十誡”,要寫得簡(jiǎn)短，一封信只涉及一個(gè)主題。標(biāo)題欄的內(nèi)容要清晰。正文的第一段就要明確寫信的目的。在工作郵件中不要摻入個(gè)人的信

7、息，用詞要恰當(dāng)。 要記住，你在電子郵件中說(shuō)的話除了能讓接收它的人看到，還會(huì)被其身邊的人看到。不要發(fā)送任何可能有損人際關(guān)系的信息。 要以簡(jiǎn)短的信息來(lái)宣布或核實(shí)那些沒有爭(zhēng)議的已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)。不要發(fā)冗長(zhǎng)的信息來(lái)討論那些最好面對(duì)面解決的事情。 要發(fā)送夸獎(jiǎng)的話并給對(duì)方的上司也發(fā)一份復(fù)本。不要用電子郵件發(fā)送不滿的回復(fù)。 有與上司相關(guān)的重要信息，要復(fù)制一份發(fā)給上司。不要把你的上司或團(tuán)隊(duì)中的重要人物忽略在外。不要越過上司發(fā)信，即使你知道上司的領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人郵箱地址也不能這樣做。 要對(duì)重要的文件進(jìn)行書面?zhèn)浞荨?重要的信息要口頭核實(shí)。重要事宜不能總靠電子郵件，因?yàn)槭招湃巳舫霾钤谕?，可能無(wú)法收發(fā)郵件。 要成批處理信息。

8、不要在一天里給一個(gè)人發(fā)很多關(guān)于同一件事的信息。 要發(fā)人性化的電子郵件。不要群發(fā)，如果要群發(fā)，也不要把所有接收者的地址列在信件開頭，因?yàn)檫@會(huì)透露敏感信息。 要使用正確的語(yǔ)法和句法，字母大寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要符合規(guī)范。不要全部字母都大寫這相當(dāng)于大喊大叫。,管理溝通首要原則,！效率第一 ！ 內(nèi)部管理的首要追求按時(shí)保質(zhì)完成工作任務(wù)，進(jìn)而有力保障企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。,內(nèi)容提綱,管理與商務(wù)活動(dòng)中的Email寫作 溝通策略分析 溝通者策略 溝通對(duì)象策略 信息策略 渠道選擇策略 文化背景策略,溝通策略,為了獲得期望的聽眾反應(yīng)，需要在書寫或說(shuō)話之前對(duì)溝通進(jìn)行策略性思考 ！ 策略溝通五大構(gòu)成要素： 溝通者策略； 溝通對(duì)象策略； 信息策略； 渠道選擇策略； 文化背景策略。,管理與商務(wù)溝通流派,行為學(xué)派組織的溝通路徑 修辭學(xué)派說(shuō)和寫的主要技巧,Dont haste to type,在開始寫電子郵件前， 你需要首先 ！策略性思考 ！,一、溝通者策略,你的溝通目標(biāo)是什么？ 你所選擇溝通方式是什么？ 你的可信度如何？,二、溝通對(duì)象策略,他們是誰(shuí)？ 他們了解并期待什么？ 他們感覺如何？ 如何說(shuō)服他們？,三、信息策略,