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文檔簡介
1、如何開好團(tuán)隊(duì)會(huì)議,主講:,團(tuán)隊(duì)所有最大最高的成本 -內(nèi)耗,思考:為什么要開會(huì)呢?,影響團(tuán)隊(duì)激勵(lì)士氣,資源共享開發(fā)創(chuàng)意,協(xié)調(diào)矛盾取得共識(shí),傳達(dá)政令和資訊,教育訓(xùn)練培養(yǎng)人才,開展有效的溝通,思考:為什么有些人開會(huì)效率高,有些人開會(huì)效率低呢?,低效率低業(yè)績會(huì)議的表現(xiàn),問答:結(jié)合公司的會(huì)議現(xiàn)狀,你認(rèn)為存在哪幾條?,低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征,低效率低業(yè)績會(huì)議的表現(xiàn),問答:結(jié)合公司的會(huì)議現(xiàn)狀,你認(rèn)為存在哪幾條?,低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征,低效率低業(yè)績的會(huì)議造就了一個(gè)會(huì)議高成本的問題,低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征,會(huì)議的成本分類和計(jì)算,直接成本,時(shí)間成本,機(jī)會(huì)成本,設(shè)施租用+場(chǎng)地+布置+差旅+文件服務(wù)等費(fèi)用,與會(huì)人數(shù)
2、會(huì)議時(shí)長小時(shí)薪資三者的乘積,因開會(huì)而耽誤的工作效益,乘以這個(gè)工作成功的幾率,會(huì)議的高成本,低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征,低效能會(huì)議 效率危機(jī),一個(gè)人喋喋不休地講,一群人默默無“聞”地聽,多數(shù)人七嘴八舌地說,少數(shù)人不知所云地聽,管理層臺(tái)上開大會(huì),基層臺(tái)下開小會(huì),決策表決會(huì)跑題,轉(zhuǎn)變成組織擴(kuò)大會(huì),會(huì)議低效率危機(jī)的4個(gè)特征,低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征,有效的會(huì)議應(yīng)該是,會(huì)而有議,議而有論,行而有果,論而有行,果而有報(bào),執(zhí)行力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì),其團(tuán)隊(duì)會(huì)議也一定是高效的。如何才能利用會(huì)議,培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)做高效和超強(qiáng)的執(zhí)行力呢?從團(tuán)隊(duì)成員的主人翁心態(tài)抓起,尊重團(tuán)隊(duì)成員的意見和建議,讓團(tuán)隊(duì)成員通過會(huì)議形成一種合力,最終達(dá)成團(tuán)隊(duì)目標(biāo)
3、。,高效會(huì)議的7個(gè)特征,1.給予尊重、支持、表揚(yáng),讓與會(huì)者融進(jìn)會(huì)議,主 持 人,與 會(huì) 者,尊重:1.不要有偏見 2.有禮貌地仔細(xì)地傾聽,支持:1.不要中途打斷或催促 2.對(duì)發(fā)言者的講話內(nèi)容表示支持與興趣,表揚(yáng):1.及時(shí)肯定,如引導(dǎo)大家鼓掌 2.對(duì)某人批評(píng)前,先對(duì)他作一番鼓勵(lì)和夸獎(jiǎng),團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,2.大家都可以提問,一起發(fā)現(xiàn)問題,會(huì)議是一個(gè)集合的載體,通過會(huì)議使不同的人、不同的 想法匯聚一堂,相互碰撞,從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。,會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,2.大家都可以提問,一
4、起發(fā)現(xiàn)問題,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,2.大家都可以提問,一起發(fā)現(xiàn)問題,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,2.大家都可以提問,一起發(fā)現(xiàn)問題,3.自由發(fā)言、一問一答,共同分析問題,不予批評(píng),自由鳴放,歡迎大量方案,遵守三個(gè)準(zhǔn)則,有四條原則,提出自己的案,會(huì)議之前準(zhǔn)備,會(huì)議中自由聯(lián)想,想法說完再評(píng)論,確認(rèn)要討 論的問題,準(zhǔn)備 會(huì)場(chǎng),組織 人員,宣布 主題,頭腦 風(fēng)暴法,整理問 題,找出 重點(diǎn)問題,會(huì)后 評(píng)價(jià),流程,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,4.圍繞核心討論,針對(duì)同一問題,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,預(yù)先告知,會(huì)議主持人,終止辯論,簡明歸納,高效能會(huì)議
5、的七個(gè)特征,5.總結(jié)討論內(nèi)容,一起研究方法,注意:相關(guān)決策人必 須在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng),總結(jié)討論內(nèi)容時(shí),主持人緊密聯(lián)系以下四項(xiàng)要點(diǎn):,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,6.歸納、總結(jié)、點(diǎn)評(píng),考慮每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的意見,“術(shù)業(yè)有專攻”,每個(gè)人都有自己擅長的領(lǐng)域,如果僅僅依靠一個(gè)人的智慧,考慮問題時(shí)難免有所疏漏。通過開會(huì)集思廣益,形成對(duì)某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法,這樣可以讓組織決策更科學(xué)。,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,7.百花齊放、百家爭鳴,積極參與討論,不要做自始自終都沒有 發(fā)言的那個(gè)人!,積極參與討論是會(huì)議對(duì)每一位與會(huì)人員的要求。無論你是主持人、主講者還是與會(huì)者,有技
6、巧、有號(hào)召力的講話都能使會(huì)議取得成功。,團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征,高效能會(huì)議的七個(gè)特征,思考:如何舉行高效能會(huì)議呢?,首先要考慮的是會(huì)議召開的時(shí)間,也就是說會(huì)議召開的時(shí)間必須有利于會(huì)議目的的達(dá)成。 其次,就是要充分考慮每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。 把會(huì)議安排在與會(huì)者都能參加的合適的時(shí)間。 提前預(yù)設(shè)一個(gè)時(shí)間。 是否可以采用電話會(huì)議或者網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的形式,以確保每位與會(huì)人員都能按預(yù)定的時(shí)間參會(huì)。,一. 準(zhǔn)確的會(huì)議召開、結(jié)束的時(shí)間,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,一天中有哪些時(shí)間適合開會(huì)呢,以下是建議表:,高效能會(huì)議的舉行,二. 明確的會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員 開會(huì)地點(diǎn) 會(huì)議的地理位置; 與會(huì)議的內(nèi)容、
7、規(guī)模、級(jí)別相稱; 自然條件適宜; 交通的方便; 相對(duì)中心;,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,三. 會(huì)議所需的相關(guān)設(shè)備 會(huì)議相關(guān)的設(shè)備主要有:多媒體投影機(jī)、幻燈片、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、數(shù)目監(jiān)視器、電視墻、燈光設(shè)備、攝像機(jī)、音響設(shè)備、辦公設(shè)備和其他設(shè)備。,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,四. 與會(huì)者明確的分工、責(zé)任 會(huì)議的目的,給予了每一位與會(huì)者不同的分工及相應(yīng)的責(zé)任。在開會(huì)之前,組織者應(yīng)當(dāng)把與會(huì)人員的具體分工傳達(dá)至每一名與會(huì)人員。,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,與會(huì)者在積極參與討論的過程中,應(yīng)注意以下幾點(diǎn): 注意交流方式 真誠待人,以求共識(shí) 大膽提出疑問 以理
8、服人、以實(shí)服人 避免長篇大論 及時(shí)調(diào)整自己的發(fā)言內(nèi)容,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,五. 明確的會(huì)議目的和會(huì)議議程 會(huì)議目的的確定,大致分為以下三步: 1.評(píng)估組織目的 2.針對(duì)議題列量化指標(biāo) 3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,會(huì)議議程 會(huì)議議程是為完成議題而做出的會(huì)議順序計(jì)劃,是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。明確的會(huì)議目的,將有助于會(huì)議議程的制定。,籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素,高效能會(huì)議的舉行,六. 與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的會(huì)前了解 第一步:了解會(huì)議需求 第二步:擬定自己的發(fā)言稿 第三步,制定相關(guān)文件,高效能會(huì)議的舉行,高效會(huì)議一定是簡練、有序、流暢
9、、少干擾因素、沒有重復(fù)的會(huì)議,遵守8大鐵律是會(huì)議議程貫徹、流程有序、質(zhì)量高效的保障,是會(huì)議組織者應(yīng)該關(guān)注的重要內(nèi)容。,高效能會(huì)議的紀(jì)律,1.內(nèi)容相近會(huì)議合并,盡可能減少無意義會(huì)議2.大會(huì)、長會(huì)少開,小會(huì)簡開3.高成本會(huì)議少開、短開,或以其他方式替代4.減少會(huì)議參加者,避免無關(guān)人員到會(huì)5.與會(huì)者先將工作安排好,避免臨時(shí)退會(huì)6.控制會(huì)議時(shí)間7.確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束8.要有清晰、準(zhǔn)確的會(huì)議記錄,高效能會(huì)議的紀(jì)律,1.內(nèi)容相近會(huì)議合并,盡可能減少無意義會(huì)議,高效能會(huì)議的紀(jì)律,直接取消的會(huì)議:,按以往經(jīng)驗(yàn)無法得出會(huì)議決議的會(huì),沒有明確的會(huì)議目的和會(huì)議議程的會(huì),相關(guān)決策人、關(guān)鍵意見人無法到會(huì)的會(huì),高效能
10、會(huì)議的紀(jì)律,2.大會(huì)、長會(huì)少開,小會(huì)簡開,會(huì)后總結(jié),會(huì)議執(zhí)行,會(huì)議分工與準(zhǔn)備,會(huì)議立項(xiàng),高效會(huì)議第一鐵律:評(píng)估會(huì)議的必要性,如果議程要求的時(shí)間很長,就改成一系列的短時(shí)間會(huì)議,如果會(huì)議時(shí)間超過兩小時(shí)或者涉及的問題太多時(shí),會(huì)議效率下降,3.高成本會(huì)議少開、短開,或以其他方式替代,如果有比開會(huì)更好的方法就無須舉行會(huì)議,如果你是唯一可以作決策的人就無須召開會(huì)議,節(jié) 省 會(huì) 議 成 本,高效能會(huì)議的紀(jì)律,4.減少會(huì)議參加者,避免無關(guān)人員到會(huì),會(huì)議的參與人員,應(yīng)該和會(huì)議的議題密切相關(guān),在會(huì)議中,可能有幾個(gè)議案,某些議案只與部分人相關(guān),機(jī)動(dòng)的控制會(huì)議時(shí)間,高效能會(huì)議的紀(jì)律,5.與會(huì)者先將工作安排好,避免臨時(shí)
11、退會(huì),合理的安排工作時(shí)間,每天留些“機(jī)動(dòng)時(shí)間”處理突發(fā)事件,成功的會(huì)議不僅需要合格的組織者,還需要優(yōu)秀的參與者,高效能會(huì)議的紀(jì)律,6.控制會(huì)議時(shí)間,調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn),一個(gè)半小時(shí)是開會(huì)的最佳時(shí)長,最長不要超過兩個(gè)小時(shí),一旦超出兩個(gè)小時(shí),大家的精力,反應(yīng)力和注意力就會(huì)明顯下降,進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)議低效。 確實(shí)會(huì)議比較長,中間應(yīng)安排時(shí)間休息,一般最好不超過15分鐘。,高效能會(huì)議的紀(jì)律,如何控制會(huì)議時(shí)間呢?,及時(shí)提醒發(fā)言者,控制每一個(gè)議題時(shí)間,盡量避免討論與會(huì)議議題無關(guān)的內(nèi)容,準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議,高效能會(huì)議的紀(jì)律,6.控制會(huì)議時(shí)間,7.確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束,提醒或中止過長的發(fā)言,提前檢查會(huì)議所需設(shè)備正常運(yùn)行,選擇合適的日期,需要提前通知,高效
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