采購流程優(yōu)化

1、采購流程優(yōu)化摘要 隨著信息化的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用越來越重要，但是許多中小企業(yè)的信息化運(yùn)用很落后。文章從中小企業(yè)的采購現(xiàn)狀入手，分析中小企業(yè)現(xiàn)有采購流程中存在的問題。根據(jù)中小企業(yè)采購流程中存在的問題對中小企業(yè)的采購進(jìn)行整合優(yōu)化，再在整合的基礎(chǔ)上提出整個流程的優(yōu)化，并提出具體的優(yōu)化流程及優(yōu)化步驟，最后提出采購流程優(yōu)化后實(shí)現(xiàn)的效益。關(guān)鍵詞 中小企業(yè); 采購整合優(yōu)化; 采購流程優(yōu)化; 采購效率采購是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營活動的首要步驟，是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提。但是，對中小企業(yè)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在中小企業(yè)的經(jīng)營管理非常落后，對現(xiàn)代化科技手段的運(yùn)用非常低，采購還停留在人工化采購階段

2、。無論何種采購方式，采購流程都是控制優(yōu)化采購的關(guān)鍵。各中小企業(yè)由于信息化的制約，采購的流程大多比較簡單，缺乏現(xiàn)代化的手段。中小企業(yè)可以通過采購流程的優(yōu)化來降低成本，提高效率。近年來，很多學(xué)者從不同的角度對信息化影響下的采購活動進(jìn)行了研究和探索，研究工作和成果有助于我們理解和完善中小企業(yè)采購活動的流程，但總體來說，和國外相比，這一領(lǐng)域還較為薄弱。1 中小企業(yè)采購現(xiàn)狀采購是指企業(yè)取得一定的產(chǎn)品和服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要活動。而采購流程就是企業(yè)從尋找出合適的供應(yīng)商開始到收到貨物付款的一系列的中間活動。從調(diào)查研究未來的我國中小企業(yè)現(xiàn)有的狀況來看，企業(yè)的采購流程呈現(xiàn)出以下幾個特點(diǎn)。

3、1. 1 各個公司之間獨(dú)立采購，且單一業(yè)務(wù)獨(dú)立采購由于中小企業(yè)存在著行業(yè)、規(guī)模和不同地域的差異，同一地區(qū)的中小企業(yè)或者是采購物資相同的中小型企業(yè)之間的采購都是相獨(dú)立的，企業(yè)之間沒有共同采購、信息共享的意識。且企業(yè)內(nèi)部的采購物資也是各種物資之間獨(dú)立采購，沒有不同物資同一家供應(yīng)商采購的意識。中小企業(yè)橫向、縱向之間缺乏戰(zhàn)略合作伙伴之間的聯(lián)系，不正當(dāng)競爭的現(xiàn)象大量存在。由于單個公司的力量較弱，單一業(yè)務(wù)獨(dú)立采購力量更弱，加大了高價采購的風(fēng)險、供應(yīng)商的供貨風(fēng)險以及為了減少貨源短缺而加大庫存造成的風(fēng)險，同時多次數(shù)的采購耗費(fèi)了大量的人力、物力、財力。1. 2 采購數(shù)量少，受市場影響大受企業(yè)規(guī)模的限制，中小企業(yè)

4、的采購數(shù)量不會很大，對供應(yīng)商來說大多是量少次數(shù)多的采購。同時，由于物資少，企業(yè)與供應(yīng)商的討價議價能力較弱，享受到的規(guī)模優(yōu)勢很少。但是從企業(yè)自身角度來說，企業(yè)由于規(guī)模小，資金相對不是特別的充足，對價格的變化較敏感，市場上價格的輕微變化就能引起企業(yè)的巨大的反應(yīng)，導(dǎo)致企業(yè)抗風(fēng)險能力較弱。1. 3 供應(yīng)商不穩(wěn)定，缺乏貨源保證機(jī)制由于企業(yè)采購規(guī)模小，與供應(yīng)商之間的關(guān)系大多是臨時性的關(guān)系。遇到緊急情況時，采購人員很有可能需重新尋找供應(yīng)商，企業(yè)供貨得不到保障。同時，在企業(yè)不同的發(fā)展階段，對物資的需求和采購的要求都會有差異，因而，在企業(yè)外部復(fù)雜的生產(chǎn)經(jīng)營大環(huán)境影響下，企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系趨向復(fù)雜化。現(xiàn)在中小企業(yè)

5、大多實(shí)行采購批次少、采購量大的采購，以保障供貨，但是這無形中加重了企業(yè)的庫存負(fù)擔(dān)，造成企業(yè)資金積壓，給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失。1. 4 信息化程度低，采購效率低中小企業(yè)大多是家族式企業(yè)，企業(yè)規(guī)模較小、基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息化程度較低，電子商務(wù)普及程度比較低，更不用說電子采購了。企業(yè)基本上靠人工采購，沒有高效的采購信息系統(tǒng)，采購效率得不到提高。傳統(tǒng)的采購流程中不涉及電子采購，流程簡單，但是實(shí)施過程時間長，效率過低。1. 5 采購流程簡單，監(jiān)督機(jī)制不健全從整體上看采購流程簡單，信息化程度較低，所有的步驟基本完全是靠采購人員完成。采購人員是一次完整采購的核心。由于中小企業(yè)規(guī)模較小，信息化程度不高，采購流程

6、大多是根據(jù)銷售人員的申請實(shí)施，采購人員再根據(jù)申請經(jīng)采購主管批準(zhǔn)去采購物資。采購過程中由采購人員快速的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品入庫過程，采購中間時間短，采購人員沒有時間實(shí)現(xiàn)市場調(diào)查。訂單式采購，采購人員直接按照訂單尋找供應(yīng)商，采購流程原始、簡單，并且缺乏現(xiàn)代化的監(jiān)督機(jī)制，完全由采購人員自主決定采購的權(quán)限較大。因此，在采購過程中對采購人員的監(jiān)督特別重要。2 基于信息化的中小企業(yè)采購整合優(yōu)化基于信息化的電子采購涉及的角色眾多，如中小企業(yè)、供應(yīng)商電子采購平臺等。各個中小企業(yè)通過電子采購平臺的采購，有助于實(shí)現(xiàn)各個中小企業(yè)之間、各個中小企業(yè)與原料、輔料、服務(wù)供應(yīng)商之間的信息交流與共享。電子采購平臺的設(shè)立為各個中小企業(yè)的采

7、購提供一個統(tǒng)一的交互平臺，通過現(xiàn)有采購流程的優(yōu)化及電子化，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)信息的共享，采購工作的協(xié)同，使采購行為更加規(guī)范，工作更加高效，管理更加科學(xué)，通過電子采購平臺的采購希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)包括以下幾點(diǎn)。2. 1 為各個中小企業(yè)提供全面及時的采購綜合信息服務(wù)各個中小企業(yè)通過平臺可了解到其他中小企業(yè)的資源需求信息、供應(yīng)商的供應(yīng)信息、外包資源信息等，并提供基本的分類檢索的功能，方便信息査找。中小企業(yè)可以通過平臺尋找出可供挑選的供應(yīng)商、共同的資源需求方。2. 2 整合各個中小企業(yè)的力量，強(qiáng)化中小企業(yè)的采購影響力從現(xiàn)有的狀況來看，各個分子公司之間相互的聯(lián)系較少，沒有規(guī)模采購的優(yōu)勢。中小企業(yè)通過

8、平臺，在平臺中尋找出最合適的供應(yīng)商，各個中小企業(yè)之間也可以通過平臺，尋找出有共同需求的企業(yè)，通過平臺整合采購需求，加強(qiáng)中小企業(yè)在采購中的影響力。2. 3 加強(qiáng)中小企業(yè)與供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系現(xiàn)在供應(yīng)商與需求商的關(guān)系一般都是臨時性的關(guān)系，或是長期合作的關(guān)系，很少甚至是沒有戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的形成。企業(yè)之間相互競爭的狀況不斷，由于供貨出現(xiàn)的問題導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營情況也是不斷。通過電子采購平臺對供應(yīng)商評價和監(jiān)督，挑選出最適合的供應(yīng)商，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，建立完整的供應(yīng)鏈機(jī)制。2. 4 從整體上控制中小企業(yè)的采購成本對于各個中小企業(yè)來說，通過虛擬平臺，中小企業(yè)可以與其他同需求的企業(yè)合作，發(fā)揮采購的規(guī)

9、模優(yōu)勢，加強(qiáng)與供應(yīng)商的議價能力; 各個中小企業(yè)通過采購平臺尋找出最為合適的供應(yīng)商，減少采購和儲存成本; 各個中小企業(yè)通過虛擬平臺尋找原料、輔料、服務(wù)的供應(yīng)商，減少了中小企業(yè)之間獨(dú)自尋找供應(yīng)商的成本; 各個中小企業(yè)之間可以增加協(xié)調(diào)度，減少物資緊缺時原材料的采購和運(yùn)用成本。規(guī)范化或者固定化中小企業(yè)的采購業(yè)務(wù)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。中小企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過平臺的采購可以將中小企業(yè)的采購流程規(guī)范化，簡化流程，節(jié)約資源。2. 5 實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)采購一體化通過平臺，中小企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)各種原料、輔料、服務(wù)供應(yīng)商的尋找。減少各個中小企業(yè)獨(dú)自通過不同渠道尋找不同供應(yīng)商的消耗。3 中小企業(yè)采購優(yōu)化的效益通過電子平

10、臺的采購，給中小企業(yè)帶來了巨大的效益。3. 1 提高了采購的效率、降低了綜合采購成本采購平臺有助于中小企業(yè)采購信息的獲取，減少了尋找供應(yīng)商的成本; 中小企業(yè)也可以通過平臺尋找到共同物料的需求商，增強(qiáng)采購力量與供應(yīng)商進(jìn)行談判，加強(qiáng)了與供應(yīng)商的討價議價能力; 通過平臺建立類似于供應(yīng)商的機(jī)制，從信息化的程度上保證了企業(yè)的一體化; 與傳統(tǒng)的紙質(zhì)采購相比，電子化采購減少了出錯率，避免了紙質(zhì)的浪費(fèi)，減少了采購成本; 通過交易平臺的監(jiān)督，避免了中小企業(yè)獨(dú)立尋找供應(yīng)商交易的風(fēng)險。通過平臺，從整體上保證了中小企業(yè)尋_找供應(yīng)商的快速性; 增加了企業(yè)尋找產(chǎn)品需求商的途徑; 減少了采購人員直接采購的復(fù)雜性與耗時性; 保證采購的及時性; 提高了采購的公開性與透明性，規(guī)范了采購行為; 提高了中小企業(yè)的采購效率。3. 2 提高了中小企業(yè)的信息化水平采購平臺使中小企業(yè)可以通過虛擬平臺實(shí)現(xiàn)相關(guān)的業(yè)務(wù)，如網(wǎng)上下單、網(wǎng)上確認(rèn)收貨、網(wǎng)上評價等。提高了整個企業(yè)的運(yùn)作效率。企業(yè)信息技術(shù)的發(fā)展，使企業(yè)能夠以敏銳的反應(yīng)滿足市場需求。電子化采購能夠加強(qiáng)企業(yè)之間的相互協(xié)作、增強(qiáng)市場反應(yīng)能力、加強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。4 結(jié)論采購是企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)活動，沒有電子采購也形成不了電子商務(wù)。企業(yè)應(yīng)該采用現(xiàn)代化的采購理念，從根本上改善對采購的認(rèn)識，調(diào)整采購流程，提升企業(yè)的競爭力，使企業(yè)融入到現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)之中。從以上分析